261/2000

Utöver vad som bestäms i reglementet för statsrådet och i förordningen om statsrådets kansli skall beträffande statsrådets kansli (kansliet), dess organisation och interna arbetsfördelning gälla vad som bestäms i denna arbetsordning.

Om kansliets resultatstyrning, ekonomiplanerings- och redovisningssystem, betalningsrörelse, bokföring samt interna revision och kontroll bestäms i ekonomistadgan för statsrådets kansli.

Om statsrådets arkivs och registratorskontors uppgifter och verksamhet bestäms närmare i arkivstadgan för statsrådets kansli och i instruktionen för statsrådets arkiv, vilka fastställs av kansliet.

I kansliets verksamhet iakttas dessutom de principer för intern information som kansliet fastställt. I frågor som ansluter sig till arbetarskyddet iakttas samarbetsavtalet rörande arbetarskyddet inom statsrådets kansli.

I fråga om personalens deltagande i beredningen av beslutsfattandet i kansliet iakttas vad som bestäms i lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (651/1988) och i de avtal om samarbete inom statsrådets kansli som ingåtts med stöd av nämnda lag.

Statssekreteraren leder de möten för ministeriernas och justitiekanslersämbetets kanslichefer vid vilka behandlas frågor som gäller hur förverkligandet av regeringsprogrammet främjas och följs, effektiveringen av verksamheten inom statsrådet, ministeriernas samarbete samt koordineringen av ministeriernas verksamhet.

Statssekreteraren koordinerar samarbetet mellan statsministerns och de andra ministrarnas specialmedarbetare.

Statssekreteraren är också ordförande för ministeriernas beredskapschefer.

Understatssekreteraren leder kansliets allmänna förvaltning och verksamhet samt beredningen av ärenden som gäller enhetligheten i samt upprätthållandet och utvecklandet av statsrådets verksamhetssystem och dataadministration. Understatssekreteraren är kansliets beredskapschef.

När statsministerns medarbetare byts ut är det i synnerhet understatssekreterarens uppgift att se till att den nya personalen får nödvändig information om de ärenden, förfaringssätt och andra samarbetsfrågor som hör till kansliets verksamhetsområde.

Statssekreteraren för EU-ärenden sköter de ärenden som enligt arbetsordningen hör till förmannen för en verksamhetsenhet.

Statssekreteraren för EU-ärenden och understatssekreteraren för EU-ärenden utför också andra uppgifter som statsministern eller statssekreteraren anvisar dem.

Förmannen för varje verksamhetsenhet leder den underlydande personalens verksamhet samt tillser att uppgifterna sköts med framgång.

För planeringen och genomförandet av förberedelserna med tanke på undantagsförhållanden deltar statsrådets säkerhetschef i ministeriernas beredskapschefs- och beredskapssekreterarverksamhet samt är statsrådsborgens skyddschef. Förvaltningsdirektören är kansliets beredskapssekreterare.

Trots den fastställda arbetsfördelningen är varje tjänsteman skyldig att utföra de uppgifter som statsministern, statssekreteraren, understatssekreteraren eller vederbörande förman anvisar.

Föredragande i kansliet är utöver vad som föreskrivs eller bestäms särskilt även verksamhetsenheternas förmän samt andra tjänstemän som ålagts att bereda och föredra ett ärende.

Statsministerns specialmedarbetare utför de uppgifter som statsministern eller statssekreteraren uppdrar åt dem utan att vara föredragande i kansliet.

Statsministerns och ministerns specialmedarbetare skall på begäran ges den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter.

Statsministerns och ministerns specialmedarbetare skall på motsvarande sätt ge understatssekreteraren och kansliets andra tjänstemän den information de behöver för att kunna sköta sina uppgifter och omedelbart informera dem om frågor som gäller kansliets verksamhetsområde.

För behandlingen av vittsyftande och principiellt viktiga frågor som gäller kansliet och dess förvaltningsområde har kansliet en ledningsgrupp där statssekreteraren är ordförande, understatssekreteraren är vice ordförande samt verksamhetsenheternas förmän samt en av personalorganisationerna för ett år i sänder utsedd företrädare för personalen är övriga medlemmar.

Statsministerns och ministerns specialmedarbetare samt understatssekreteraren för EU-ärenden kan delta i ledningsgruppens möten.

Ledningsgruppen sammanträder vid behov på kallelse av statssekreteraren eller understatssekreteraren. Protokoll skall föras över mötena.

Ledningsgruppen skall

Verksamhetsenheternas förmän sammanträder vid behov under understatssekreterarens ledning för att bereda ärenden.

Vid kansliet finns följande verksamhetsenheter:

Statsministerns specialmedarbetare skall utföra sina uppgifter i nära samarbete med kansliets övriga enheter. För att trygga samarbetet hålls regelbundna möten mellan specialmedarbetarna och kansliets tjänstemannaledning.

Statssekreteraren för EU-ärenden och understatssekreteraren för EU-ärenden samt andra tjänstemän som utsetts särskilt jämställs i förvaltningshänseende med kansliets övriga verksamhetsenheter och i fråga om dem iakttas i tillämpliga delar vad som bestäms om kansliets övriga tjänstemän.

Förvaltnings- och ekonomienheten handlägger ärenden som gäller:

Förvaltnings- och ekonomienheten skall också:

Förvaltnings- och ekonomienheten handlägger dessutom ärenden som inte ankommer på andra verksamhetsenheter.

Förvaltningsenhetens verksamhet leds av regeringsrådet, förvaltningsdirektören.

Statsrådets informationsenhet skall:

Informationsenhetens verksamhet leds av statsrådets informationschef.

Utvecklingsenheten handhar:

Utvecklingsenhetens verksamhet leds av utvecklingschefen.

Statsrådets sessionsenhet handlägger ärenden som gäller:

Sessionsenhetens verksamhet leds av det regeringsråd som utsetts till uppgiften.

Statsrådets translatorsbyrå handlägger ärenden som gäller:

Translatorsbyråns språktjänst samlar, lagrar och standardiserar termer och benämningar som förekommer inom förvaltningen i Finland samt deras motsvarigheter på främmande språk och ger information om dem både till den offentliga förvaltningen och till allmänheten.

Regeringsrådet, chefen för translatorsbyrån leder byråns verksamhet samt granskar personligen i första hand alla texter som publiceras i författningssamlingen.

De biträdande cheferna sköter granskningen av andra vid translatorsbyrån översatta texter än de ovan nämnda samt översättningen av juridiskt svåra texter och är vid behov ställföreträdare för chefen för byrån.

Statsrådets arkiv och registratorskontor skall:

Verksamheten vid statsrådets arkiv och registratorskontor leds av arkivchefen.

Statsrådets säkerhetsenhet handlägger ärenden som gäller:

Säkerhetsenhetens verksamhet leds av statsrådets säkerhetschef.

Enheten för representationslokaler och ämbetsverksservice skall:

Enheten för representationslokaler och ämbetsverksservice koordinerar den vaktmästarservice som sköts av personer som är placerade i kansliets verksamhetsenheter samt den service som ministeriernas vaktmästare sköter i kansliets lokaler.

Statsrådets representationslokaler är statsrådets festvåning, Ständerhuset, statsministerns tjänstebostad Bjälbo och Königstedt.

Verksamheten vid enheten för representationslokaler och ämbetsverksservice leds av det regeringsråd som utsetts till uppgiften, under tiden 21.2.2000―18.2.2001 dock av förvaltningsdirektören vid sidan av egen tjänst.

Statens gästhus är uteslutande i representationsbruk för statens gäster. Om denna användning bestämmer kansliet ensamt.

För planeringen av kansliets personalutbildning har kansliet en utbildningsgrupp till vilken understatssekreteraren utser personer som på ett rättvist sätt representerar kansliets olika verksamhetsenheter. Understatssekreteraren utser en av personerna till ordförande för gruppen.

Utbildningsgruppens uppgifter bestäms i avtalet om samarbete inom statsrådets kansli.

För beredningen och skötseln av utbildningsärenden har kansliet en till uppgiften särskilt utsedd utbildningssekreterare som skall vara sekreterare för utbildningsgruppen samt kontaktperson mellan de organ som utvecklar statens personalutbildning och kansliet.

Personalen skall i mån av möjlighet erbjudas nya, yrkesmässigt mera krävande arbetsuppgifter så att arbetscirkulationen inom kansliet på detta sätt befrämjas. Personalen skall alltid informeras om alla tjänster, arbetsuppgifter och vikariat som blir lediga inom kansliet.

För fastställelse av kanslipersonalens semesterordning och semestrar skall verksamhetsenheterna tillställa förvaltnings- och ekonomienheten sitt förslag före den 15 april varje år.

I kansliet förs en förteckning över semestrar och annan frånvaro. Var och en skall underrätta sin förman samt den som har utsetts att föra förteckningen om semester eller frånvaro.

Statssekreteraren företar tjänsteresor på statsministerns förordnande eller med statsministerns tillstånd och understatssekreteraren på statsministerns eller statssekreterarens förordnande eller med någonderas tillstånd. Statsministerns specialmedarbetare företar tjänsteresor på statsministerns eller statssekreterarens förordnande eller med någonderas tillstånd och ministrarnas specialmedarbetare på statsministerns eller ministerns förordnande eller med någonderas tillstånd. Transportchefen ger ministeriernas chaufförer reseförordnanden som hänför sig till transportuppgifter. Kansliets övriga tjänstemän företar tjänsteresor på understatssekreterarens förordnande eller med understatssekreterarens tillstånd.

Vid beredningen av ärenden som även berör någon annan verksamhetsenhets verksamhetsområde skall ärendena i god tid diskuteras med en behörig tjänsteman vid den verksamhetsenhet som berörs.

Innan ett ärende föredras för statsministern eller statssekreteraren för avgörande eller föredragningslistan gällande ärendet delas ut, skall föredraganden tillställa understatssekreteraren och den förman ärendet gäller handlingarna eller muntligen referera ärendet för dem. Handlingarna skall tillställas eller ärendet refereras för förmannen i fråga också när ett ärende avgörs av understatssekreteraren.

Föredragningslistan för republikens presidents session, statsrådets allmänna sammanträde eller finansutskottet får inte annat än av tvingande skäl delas ut innan ärendet har refererats för statsministern och statsministern har godkänt att det tas upp till föredragning.

Statssekreteraren, understatssekreteraren och vederbörande förman skall i god tid i förväg informeras om alla de med tanke på deras uppgifter viktiga ärenden som är under beredning samt om planerade ändringar som hänför sig till personalens arbetsuppgifter.

Varje förman för en verksamhetsenhet skall hålla understatssekreteraren underrättad om de viktigaste ärendena som är under behandling i verksamhetsenheten, och som ansluter sig till ledningen av kansliet och är centrala med tanke på kansliets verksamhet, samt om skedet i behandlingen av ärendena i fråga.

För utförande av särskilda beredningsuppgifter eller andra uppgifter kan projektgrupper och arbetsgrupper tillsättas genom beslut av statsministern, statssekreteraren eller understatssekreteraren.

Kansliets information till offentligheten eller anordnandet av informationsmöten skall på förhand och efter behov diskuteras med statsministern, statssekreteraren eller understatssekreteraren. Detta gäller dock inte meddelanden från kommittéer eller andra sidoorgan som lyder under kansliet.

Om de praktiska informationsarrangemangen överenskoms med statsrådets informationschef.

En tjänsteman som i offentligheten kommer att företräda kansliet skall vid behov på förhand informera sina förmän om detta.

Statsministern utnämner eller anställer tjänstemän vid kansliet vilkas lön betalas enligt minst löneklass A 24.

En tjänsteman som arbetar som translator och vars lön betalas enligt högst löneklass A 22 utnämns eller anställs av regeringsrådet, chefen för translatorsbyrån.

Övriga tjänstemän vid kansliet utnämns eller anställs av understatssekreteraren.

Intyg över att en tjänsteman har sagt upp sig och att tjänsteförhållandet upphört utfärdas av understatssekreteraren.

Tjänstledighet som en tjänsteman enligt lag eller tjänstekollektivavtal har rätt till beviljas av regeringsrådet, förvaltningsdirektören. Övrig tjänstledighet beviljas av utnämnaren.

Understatssekreteraren avgör, utöver vad som bestäms i 34 § 2 mom., 35 § och 40 § 3 mom., ärenden som gäller:

Regeringsrådet, förvaltningsdirektören avgör, utöver vad som bestäms i 36 §, ärenden som gäller:

Under tiden 21.2.2000―18.2.2001 avgör förvaltningsdirektören dessutom ärenden som gäller:

Annars avgör förvaltnings- och ekonomienhetens regeringsråd de ärenden som avses i 1 mom.

Verksamhetsenheternas förmän avgör ärenden som gäller verksamheten vid den egna enheten.

Ärenden, i vilka det krävs ett skriftligt förvaltningsbeslut, avgörs dock av verksamhetsenhetens förman endast i det fall att förmannen uttryckligen har getts rätt därtill i denna arbetsordning.

Användningen av anslag som genom beslut av understatssekreteraren anvisats en verksamhetsenhet eller ett ansvarsområde avgörs av verksamhetsenhetens förman eller den som enligt den ordinarie arbetsfördelningen är ansvarig för ansvarsområdet. Hit hör också beställningar och leveransavtal.

Verksamhetsenhetens förman har rätt att förbehålla sig behandlingen och avgörandet av ett ärende som ankommer på en underlydande.

Uppgifter om sådana offentliga myndighetshandlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet ger den som handlägger ärendet. Beslut som gäller en sekretessbelagd eller annan myndighetshandling fattas av verksamhetsenhetens förman på föredragning.

Andra ärenden än sådana som gäller enskilda medborgares eller sammanslutningars rätt och fördel samt personalens anställningsförhållanden avgörs utan föredragning, om den som avgör ärendet huvudsakligen också själv har berett det.

Om inte något annat föreskrivs eller bestäms eller något annat följer av särskilda skäl, fattas beslut som gäller kansliets interna personaladministration och ekonomiförvaltning utan föredragning.

Expeditioner i ärenden där flera separata ärenden har avgjorts på samma gång kan undertecknas av föredraganden ensam. I övrigt iakttas vad som i statsrådets reglemente bestäms om undertecknandet av handlingar.

Närmare föreskrifter och anvisningar om arbets- och uppgiftsfördelningen i verksamhetsenheterna meddelas vid behov av förmannen för verksamhetsenheten i fråga eller understatssekreteraren.

Vad som i denna arbetsordning bestäms om statsministern gäller i tillämpliga delar ministern för handläggning av ärenden som hör till statsrådets kanslis verksamhetsområde i fråga om ärenden som hör till denna ministers verksamhetsområde.

Denna arbetsordning träder i kraft den 1 mars 2000 och genom den upphävs den arbetsordning för statsrådets kansli som gavs den 21 februari 2000.