550/2008

Valtioneuvostosta annetun lain (175/2003) 7 §:n mukaisesti ministeriö jakautuu osastoihin ja tarpeen mukaan muihin toimintayksikköihin ministeriön tehtävien tarkoituksenmukaiseksi hoitamiseksi.

Ministeriön järjestysmuodosta ja toiminnan yleisestä järjestämisestä säädetään ulkoasiainministeriöstä annetussa valtioneuvoston asetuksessa (1171/2005) . Tarkempia säännöksiä asiasta annetaan tässä työjärjestyksessä.

Toimintayksiköllä tarkoitetaan tässä työjärjestyksessä ministeriön organisaatioon kuuluvia osastoja ja yksikköjä sekä työjärjestyksessä määriteltyjä palvelukokonaisuuksia.

Osastolla, oikeuspalvelulla, kansalaispalveluilla ja hallintopalveluilla on työjärjestys, jossa määrätään toimintayksikön tehtävistä ja työnjaosta sekä annetaan tarvittaessa tarkempia määräyksiä toiminnasta. Lisäksi osastoihin ja edellä mainittuihin palvelukokonaisuuksiin kuulumattomalla toimintayksiköllä voi olla työjärjestys. Työjärjestyksessä voidaan määrätä henkilöstömäärältään suurten toimintayksiköiden jakautumisesta ryhmiin.

Osastopäällikkö tai osastojaon ulkopuolisen toimintayksikön päällikkö vahvistaa työjärjestyksen sekä tarvittaessa määrää henkilöstön sijoittumisesta ryhmiin ja tekee esityksiä ryhmän esimiehen tehtävään määräämisestä. Ryhmän esimiehen tehtävään määrätään tehtäväänmääräämispäätöksellä.

Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että ulkoasiainhallinnon:

Ulkoasiainhallinnon sisäisestä valvonnasta ja sen menettelyiden järjestämisestä vastaa kansliapäällikkönä toimiva valtiosihteeri.

Ministeriön ja edustustojen sisäinen valvonta toteutetaan ensisijaisesti huolehtimalla sisäisen valvonnan tavoitteiden saavuttamisen turvaavilla toimintatavoilla ja työjärjestelyillä sekä toimintaketjuihin ja menettelyihin sisältyvinä johtamis-, ohjaus-, seuranta- ja raportointitoimenpiteillä ulkoasiainhallinnon kaikissa toimintayksiköissä. Ministeriön osastot ja yksiköt sekä edustustot vastaavat sisäisen valvonnan edellyttämistä toimenpiteistä omalla vastuualueellaan ja omissa tehtävissään siten kuin tehtävistä ja vastuista säädetään valtioneuvoston asetuksessa ulkoasiainhallinnosta (256/2000) , jäljempänä ulkoasiainhallintoasetus, ja tässä työjärjestyksessä. Ministeriön sisäisiin määräyksiin ja ohjeisiin sisällytetään tarvittavat yksityiskohtaisemmat määräykset menettelyistä, joilla sisäisen valvonnan tavoitteiden saavuttaminen varmistetaan.

Sisäisen valvonnan tehtävät ja vastuu niiden asianmukaisesta hoitamisesta kuuluu ulkoasiainhallinnon eri toimintayksiköille ja virkamiehille ulkoasiainhallintoasetuksessa ja tässä työjärjestyksessä säädettyjen tehtävä- ja vastuujakojen mukaisesti.

Sisäisen valvonnan asianmukaisuuden ja riittävyyden varmistamiseksi sekä muita johdon määräämiä tarkastus- ja arviointitehtäviä varten ministeriössä on toiminnallisesti riippumaton sisäisen tarkastuksen yksikkö.

Yksikkö sijoittuu kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin alaisuuteen. Alivaltiosihteeri, jonka vastuualueeseen kuuluu kehitysyhteistyö, toimii valtiosihteerin apuna kehitysyhteistyön tarkastusta koskevissa asioissa.

Sisäisestä tarkastuksesta määrätään tarkemmin valtion talousarviosta annetussa asetuksessa (1243/1992) , jäljempänä talousarvioasetus, tarkoitetussa sisäisen tarkastuksen ohjesäännössä.

Ulkoasiainministeriön taloussäännössä määrätään talousarvioasetuksessa säädetyllä tavalla tarkemmin hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnittelun, valtion talousarvion toimeenpanon ja tulos- ja tilinpäätösraportoinnin menettelyiden yksityiskohdista sekä ulkoasiainhallinnon taloushallintotehtävien hoidosta ja siihen liittyvistä sisäisen valvonnan yksityiskohdista.

Henkilöstö voi vaikuttaa työhönsä ja työoloihinsa vaikuttavaan, viraston toimintaa koskevaan päätöksentekoon siten, kuin yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa annetussa laissa (651/1988) säädetään ja sen nojalla yhteistoimintasopimuksin sovitaan.

Sisäisessä viestinnässä noudatetaan avoimuuden ja vastuullisuuden periaatetta. Ministeriön johdon viestintä on säännöllistä, avointa ja vuorovaikutteista. Johtoryhmät ja toimintayksiköt tiedottavat aktiivisesti käsiteltävänä olevista asioista.

Ministeriön toiminta on tulosjohdettua. Ministeriön ja edustustojen välillä noudatetaan tulosohjausta.

Ministeri johtaa ministeriön toimintaa apunaan ministeriön johtoryhmät. Kansliapäällikkönä toimiva valtiosihteeri vastaa ministeriön tulosjohtamisesta, ohjaa osastopäälliköitä ja suoraan alaisuudessaan olevien yksiköiden päälliköitä sekä asettaa näille tulostavoitteet. Oikeuspalvelusta, kansalaispalveluista, protokollapalveluista, hallintopalveluista ja talousyksiköstä vastaava alivaltiosihteeri toimii valtiosihteerin kansliapäällikkönä alaisuudessa ohjaten mainittujen toimintayksikköjen päälliköitä ja asettaa näille toimintayksiköille tulostavoitteet. Toimintayksikköjen päälliköt ohjaavat alaisuuteensa kuuluvien yksikköjen päälliköitä ja asettavat niille tulostavoitteet.

Ministeriön toimintayksiköt vastaavat niille asetettujen tulostavoitteiden saavuttamisesta sekä tavoitteiden saavuttamista vaarantavien seikkojen tunnistamisesta ja hallinnasta omalla tehtäväalueellaan.

Osastot ja muut toimintayksiköt vastaavat ministeriön strategioiden toteuttamisesta sekä toiminnan tuloksellisuudesta ja sisäisestä valvonnasta. Toiminnan tuloksellisuutta ja tulosvastuuta painotetaan ministeriön johtamisessa ja edustustojen ohjauksessa.

Kansliapäällikkönä toimiva valtiosihteeri johtaa edustustojen tulosohjausta. Osastot ja muut toimintayksiköt huolehtivat edustustojen tulosohjauksesta kukin toimialallaan. Talousyksikkö huolehtii tulosohjauksen järjestämisestä.

Ministeriön johtoryhmän tehtävänä on käsitellä valmistavasti hallinnonalan toimintaa ja taloutta koskevat strategisesti tärkeät asiat sekä muut asiat, jotka puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ottaa ministeriön johtoryhmän käsiteltäväksi. Ministeriön johtoryhmään kuuluvat ulkoasiainministeri ja muut hallinnonalan ministerit, valtiosihteeri kansliapäällikkönä ja alivaltiosihteerit.

Ministeriön johtoryhmän virkamieskokoonpanoon kuuluvat ryhmän virkamiesjäsenet. Tällä kokoonpanolla ministeriön johtoryhmä käsittelee ja yhteensovittaa kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin ja alivaltiosihteerien tehtäviin kuuluvia asioita.

Ministeriön johtoryhmän puheenjohtajana toimii ulkoasiainministeri, varapuheenjohtajina muut hallinnonalan ministerit ja sihteerinä kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämä virkamies. Virkamieskokoonpanon puheenjohtajana on kansliapäällikkönä toimiva valtiosihteeri ja varapuheenjohtajana osastojaon ulkopuolisista palvelukokonaisuuksista vastaava alivaltiosihteeri. Ryhmä kokoontuu ministerin tai kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin kutsusta tai muulla ryhmän päättämällä tavalla.

Ministeriön laajennettu johtoryhmä osallistuu hallinnonalan toimintaa koskevien laajakantoisten ja periaatteellisesti tärkeiden asioiden käsittelyyn sekä käsittelee valmistavasti muut asiat, jotka johtoryhmän puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ottaa johtoryhmän käsiteltäväksi. Johtoryhmän tehtävänä on lisäksi edistää ministeriön sisäistä tiedonkulkua.

Johtoryhmään kuuluvat valtiosihteeri kansliapäällikkönä, alivaltiosihteerit, osastopäälliköt, hallintojohtaja, viestintäjohtaja, oikeuspäällikkö, kansalaispalvelupäällikkö, protokollapäällikkö, pohjoismaisen yhteistyön sihteeristön päällikkö, ulkoasiainhallinnon tarkastaja, suunnittelu- ja tutkimuspäällikkö, talousjohtaja, tietohallintojohtaja, henkilöstöjohtaja, kiinteistö- ja hankintapalvelujen toimialajohtaja, turvallisuusjohtaja, kehitysevaluoinnin yksikön päällikkö ja kansallisen turvallisuusviranomaisen päällikkö sekä henkilöstöjärjestöjen nimeämät edustajat. (8.6.2016/436)

Johtoryhmän puheenjohtajana toimii valtiosihteeri kansliapäällikkönä. Varapuheenjohtajana toimivat alivaltiosihteerit kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämässä järjestyksessä sekä sihteerinä kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämä virkamies. Johtoryhmä kokoontuu kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin kutsusta tai muulla johtoryhmän päättämällä tavalla.

Avainryhmä käsittelee valmistavasti seuraavien virkojen ja tehtävien täyttämistä koskevat asiat:

(8.6.2016/436)

Lisäksi avainryhmä voi ottaa käsiteltäväkseen muita henkilöstöpoliittisesti merkittäviä virkanimityksiä ja tehtävään määräämistä koskevia asioita.

Avainryhmään kuuluvat valtiosihteeri kansliapäällikkönä ja alivaltiosihteerit. Hallintojohtajalla ja henkilöstöjohtajalla on oikeus olla läsnä avainryhmän kokouksissa.

Avainryhmän puheenjohtajana toimii valtiosihteeri kansliapäällikkönä, varapuheenjohtajana hallintopalveluista vastaava alivaltiosihteeri ja sihteerinä kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämä virkamies. Avainryhmä kutsutaan koolle puheenjohtajan määräämällä tavalla.

Valinta- ja koulutusryhmä tekee esityksiä ja antaa lausuntoja avustajan virkasuhteeseen nimittämistä sekä harjoittelua ja koulutusta koskevissa asioissa.

Ryhmän puheenjohtajana toimii palveluista vastaava alivaltiosihteeri, varapuheenjohtajana henkilöstöjohtaja ja sihteerinä henkilöstöhallinnon määräämä virkamies. Ryhmän muita jäseniä ovat hallintojohtaja, henkilöstösuunnitteluyksikön päällikkö, henkilöstön kehittämis- ja työhyvinvointiyksikön päällikkö, Kavaku-kurssin kuraattori sekä henkilöstöjärjestöjen nimeämät edustajat. Lisäksi ryhmän jäseneksi voidaan kutsua enintään kaksi muuta henkilöä, jotka eivät ole ulkoasiainhallinnon virkamiehiä. Ryhmä kutsutaan koolle puheenjohtajan määräämällä tavalla. (8.6.2016/436)

Hankintatoimen ohjausryhmä käsittelee valmistavasti hankintatoimen laajakantoisia ja periaatteellisesti merkittäviä asioita ja seuraa hankintatoimelle asetettujen strategisten tavoitteiden saavuttamista. Ohjausryhmän tavoitteena on edistää hankintatoimen yhtenäisyyttä ja varmistaa, että hankintatoimea kehitetään strategisten tavoitteiden mukaisesti.

Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii hallintojohtaja, varapuheenjohtajana virastopalveluyksikön päällikkö ja sihteerinä puheenjohtajan määräämä virkamies. Ryhmän muita jäseniä ovat tietohallintojohtaja, kiinteistöjohtaja, talousjohtaja, hankintapäällikkö sekä kehityspoliittisen, Afrikan ja Lähi-idän ja Amerikan ja Aasian osastojen nimeämät osastopäälliköt tai yksikön päälliköt. Lisäksi jäseninä ovat virastopalveluyksikön ja toimialapolitiikan yksiköiden nimeämät hankintaneuvonnan edustajat ja enintään kolme muiden osastojen tai palveluiden edustajaa, joiden nimeämisestä päättää valtiosihteeri kansliapäällikkönä. Ohjausryhmä kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai muulla ryhmän päättämällä tavalla.

Osastopäällikön apuna osaston johtamisessa on johtoryhmä, joka käsittelee valmistavasti merkittävimmät osaston toimintaan liittyvät asiat ja muut osastopäällikön määräämät asiat. Vastaava johtoryhmä on oikeuspalvelulla, kansalaispalveluilla ja hallintopalveluilla. Lisäksi muullakin kuin edellä mainituilla toimintayksiköillä voi olla johtoryhmä.

Johtoryhmän puheenjohtajana on osaston, palvelukokonaisuuden tai yksikön päällikkö, joka myös määrää varapuheenjohtajan, muut jäsenet ja sihteerin sekä mahdolliset muut johtoryhmän kokoukseen kutsuttavat virkamiehet. Johtoryhmä kutsutaan koolle puheenjohtajan määräämällä tavalla.

Kehityspoliittinen ohjausryhmä toimii osastojen ja ministeriön johdon tukena. Se antaa strategisia suosituksia kehityspoliittisten tavoitteiden asettamisessa, resurssien jakamisessa sekä tulosten arvioinnissa ja hyödyntämisessä vaikuttavuuden parantamiseksi. Lisäksi sillä on neuvoa-antava rooli kehitysyhteistyön tuloksia koskevan ulkoisen viestinnän tehostamisessa.

Kehityspoliittisen ohjausryhmän puheenjohtajana toimii ministeri. Hänen ollessaan estynyt puheenjohtajana toimii kehityspoliittisen osaston päällikkö ja varapuheenjohtajana kehityspoliittisen osaston apulaisosastopäällikkö. Muita jäseniä ovat Eurooppa-osaston, itäosaston, Amerikan ja Aasian osaston sekä Afrikan ja Lähi-idän osaston päälliköt, kehitysevaluoinnin yksikön päällikkö ja varajäseniä näiden sijaiset. Kehityspoliittisen ohjausryhmän kokouksiin voivat osallistua myös muut kehitysyhteistyömäärärahoja hallinnoivat osastot tai palvelut. Ohjausryhmän sihteerinä toimii puheenjohtajan määräämä virkamies. Ohjausryhmä kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai muulla ryhmän päättämällä tavalla.

Kehitysyhteistyön laaturyhmä käsittelee kehityspoliittisen osaston antamassa kehitysyhteistyön laaturyhmäohjeessa määritellyt kehitysyhteistyöhankkeiden ja -ohjelmien sekä muiden rahoitettaviksi valmisteltavien toimien suunnitelmat ennen kuin ratkaisuesitys 90 §:n tarkoittamassa asiassa tehdään. Laaturyhmä ei kuitenkaan käsittele asioita, jotka koskevat valtion talousarvion monenkeskisen kehitysyhteistyön käyttösuunnitelmakohdassa jo tarkemmin kohdennettuja määrärahoja, humanitaarista apua, sisäisen tarkastuksen yksikön hallinnoimia kehitysyhteistyömäärärahoja eikä hankkeita, jotka ministeri erityisistä ulko- ja turvallisuuspoliittisista syistä ratkaisee ilman tässä tarkoitettua käsittelyä. Laaturyhmän tavoitteena on varmistaa toimien yhdenmukaisuus voimassa olevan kehityspolitiikan kanssa sekä se, että toimet täyttävät ministeriön laatuvaatimukset. Laaturyhmä antaa suosituksensa tai muun palautteen suunnitelmille. Esittelevä osasto ottaa palautteen huomioon ratkaisuesityksensä valmistelussa.

Laaturyhmän puheenjohtajana toimii kehityspoliittisen osaston apulaisosastopäällikkö ja jäseninä Afrikan ja Lähi-idän, Amerikan ja Aasian, Eurooppa- ja itäosaston nimeämät edustajat; kehityspoliittisen osaston nimeämät kolme edustajaa, sekä niiden muiden osastojen tai palveluiden nimeämät edustajat, joiden osallistumisen laaturyhmä asian luonteen johdosta katsoo tarpeelliseksi. Laaturyhmän sihteerinä toimii puheenjohtajan määräämä virkamies. Laaturyhmä kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai muulla ryhmän päättämällä tavalla.

Ministeriössä on valmiustoimikunta, joka käsittelee kriisitilanteisiin ja poikkeusoloihin varautumista koskevia hallinnonalan suunnitelmia ja toimenpiteitä.

Valmiustoimikunnan puheenjohtajana ja ulkoasiainhallinnon valmiuspäällikkönä toimii kansalaispalvelupäällikkö tai määrätty sijaisensa. Valmiussihteerinä toimii turvallisuusjohtaja tai määrätty sijaisensa.

Valmiustoimikunnan tarkemmista tehtävistä, kokoonpanosta ja valmiuspäällikön sijaisena toimivasta varapuheenjohtajasta määrätään valmiustoimikunnan asettamispäätöksessä.

Väestönsuojelua ja pelastustoimintaa varten ministeriössä on suojelujohtaja, jona toimii kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämä virkamies. Suojelujohtajan tehtävänä on valmistella ja toteuttaa ministeriölle kuuluvia väestönsuojeluun ja pelastustoimintaan liittyviä tehtäviä. Suojelujohtajan sijaisena ja apulaissuojelujohtajana toimii kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämä virkamies.

Ministeriön pelastusorganisaatiosta ja pelastustoimenpiteistä määrätään ministeriön pelastussuunnitelmassa, jonka vahvistaa valtiosihteeri kansliapäällikkönä. Jokainen virkamies on velvollinen hoitamaan ne tehtävät, jotka hänelle pelastussuunnitelmassa mahdollisesti määrätään.

Ministerin erityisavustaja toimii ministerin avustajana ja suorittaa ministerin hänelle antamia tehtäviä toimimatta ministeriössä esittelijänä. Ministerin erityisavustajalle on pyynnöstään annettava ne tiedot, joita hän tarvitsee tehtävänsä suorittamiseksi.

Ministerin erityisavustajalla on oikeus osallistua ministeriön johtoryhmän ja laajennetun johtoryhmän sekä muiden suunnittelu- ja valmisteluelinten kokouksiin.

Ulkoasiainministeriöstä annetun valtioneuvoston asetuksen (1171/2005) mukaisesti ministeriössä on poliittinen osasto, taloudellisten ulkosuhteiden osasto, kehityspoliittinen osasto, Eurooppa-osasto, itäosasto, Amerikan ja Aasian osasto, Afrikan ja Lähi-idän osasto sekä viestintäosasto. Ministeriössä on osastojaon ulkopuolisina toimintoina oikeuspalvelu, kansalaispalvelut, protokollapalvelut, hallintopalvelut, talousyksikkö, sisäisen tarkastuksen yksikkö, suunnittelu- ja tutkimusyksikkö sekä kehitysevaluoinnin yksikkö.

Lisäksi ministeriössä on kansallinen turvallisuusviranomainen.

Poliittisella osastolla on seuraavat yksiköt:

Taloudellisten ulkosuhteiden osastolla on seuraavat yksiköt:

Kehityspoliittisella osastolla on seuraavat yksiköt:

Eurooppa-osastolla on seuraavat yksiköt:

Itäosastolla on seuraavat yksiköt:

Amerikan ja Aasian osastolla on seuraavat yksiköt:

Afrikan ja Lähi-idän osastolla on seuraavat yksiköt:

Viestintäosastolla on seuraavat yksiköt:

Hallintopalveluihin kuuluvat seuraavat yksiköt:

Henkilöstöjohtajan alaiset yksiköt ovat henkilöstösuunnitteluyksikkö, henkilöstöpalveluyksikkö ja henkilöstön kehittämis- ja työhyvinvointiyksikkö. Tietohallintojohtajan alaiset yksiköt ovat tiedon- ja palvelunhallintayksikkö ja viestityskeskus.

Oikeuspalveluun kuuluvat seuraavat yksiköt:

Kansalaispalveluihin kuuluvat seuraavat yksiköt:

Poliittisen osaston tehtäviin kuuluu ministeriön sisäinen yhteensovittaminen keskeisissä ulko- ja turvallisuuspoliittisissa asioissa, taloudellisten ulkosuhteiden osaston tehtäviin kuuluu ministeriön sisäinen yhteensovittaminen keskeisissä kauppapoliittisissa asioissa ja kehityspoliittisen osaston tehtäviin kuuluu ministeriön sisäinen yhteensovittaminen keskeisissä kehityspoliittisissa asioissa.

Poliittisen osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Taloudellisten ulkosuhteiden osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Kehityspoliittisen osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Eurooppa-osaston maantieteelliseen alueeseen kuuluvat Alankomaat, Albania, Andorra, Belgia, Bosnia-Hertsegovina, Bulgaria, Espanja, Irlanti, Islanti, Iso-Britannia, Italia, Itävalta, Kosovo, Kreikka, Kroatia, Kypros, Latvia, Liechtenstein, Liettua, Luxemburg, Makedonia (FYROM), Malta, Monaco, Montenegro, Norja, Portugali, Puola, Pyhä istuin, Ranska, Romania, Ruotsi, Saksa, San Marino, Serbia, Slovakia, Slovenia, Sveitsi, Tanska, Tsekki, Turkki, Unkari ja Viro.

Eurooppa-osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Itäosaston maantieteelliseen alueeseen kuuluvat Venäjä sekä Armenia, Azerbaidzhan, Georgia, Kazakstan, Kirgisia, Moldova, Tadzhikistan, Turkmenistan, Ukraina, Uzbekistan ja Valko-Venäjä.

Itäosaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Amerikan ja Aasian osaston maantieteelliseen alueeseen kuuluvat Yhdysvallat ja Kanada, Argentiina, Brasilia, Chile, Kolumbia, Meksiko, Peru ja sekä muut Latinalaisen Amerikan maat ja Karibian maat sekä Afganistan, Filippiinit, Indonesia, Intia, Japani, Kiina, Korean tasavalta, Korean demokraattinen kansantasavalta, Malesia, Mongolia, Myanmar, Nepal, Pakistan, Singapore, Thaimaa, Vietnam ja muut Aasian maat sekä Australia, Uusi-Seelanti ja muu Oseania. (24.6.2014/513)

Amerikan ja Aasian osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Afrikan ja Lähi-idän osaston maantieteelliseen alueeseen kuuluvat Afrikan, Lähi-idän ja Persianlahden alueen maat.

Afrikan ja Lähi-idän osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Viestintäosaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Hallintopalvelujen yksiköille kuuluvat tässä pykälässä säädetyt tehtävät niiltä osin kuin ne eivät kuulu valtioneuvoston yhteisten palvelujen piiriin. Tarkemmat tehtävät ja työnjako määritellään hallintopalvelujen työjärjestyksessä.

Henkilöstöhallinnon yksiköiden tehtäviin kuuluvat henkilöstöhallinto ja henkilöstön kehittäminen, työsuojelu ja työhyvinvointi, yleishallinto, edustustoverkon muutosten koordinointi sekä kunniakonsuliasiat.

Tietohallinnon yksiköiden tehtäviin kuuluvat ulkoasiainhallinnon toimialasidonnaisen tiedon hallinta ja tietoturvallisuus sekä niihin liittyvien palvelujen ja järjestelmien hallinnointi.

Kiinteistö- ja hankintapalveluyksikön tehtäviin kuuluvat kiinteistö- ja toimitilahallinto, hankinta-, tekniset tuki- ja logistiikkapalvelut, materiaalihallinto sekä ulkoasiainhallinnon hankintatoimen ja ympäristöasioiden ohjaus.

Turvallisuusyksikön tehtäviin kuuluvat turvallisuusasiat.

Talousyksikön tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Oikeuspalvelun tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Kansalaispalvelujen tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Protokollapalvelujen tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Sen lisäksi, mitä ministeriön taloussäännössä on sisäisestä valvonnasta määrätty, sisäisen tarkastuksen yksikön tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Kehitysevaluoinnin yksikön tehtäviin kuuluu:

Suunnittelu- ja tutkimusyksikkö on toiminnallisesti suoraan ulkoasiainministerin alaisuudessa ja hallinnollisesti valtiosihteein kansliapäällikkönä alaisuudessa. Yksikön tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Tässä työjärjestyksessä valtiosihteerillä kansliapäällikkönä tarkoitetaan kansliapäällikkönä toimivaa valtiosihteeriä, jonka tehtävistä säädetään valtioneuvoston ohjesäännön 45 §:ssä ja talousarvioasetuksen 63 §:ssä.

Ministeriössä on neljä alivaltiosihteeriä, joiden tehtävät jakautuvat seuraaviin kokonaisuuksiin:

Alivaltiosihteeri:

Osastopäällikkö:

Viestintäosastoa johtaa viestintäjohtaja, jolla on soveltuvilta osin samat tehtävät ja ratkaisuvalta kuin osastopäälliköllä.

Osastopäällikön avuksi osaston johtamisessa voidaan määrätä apulaisosastopäällikkö, jonka tehtävänä on:

Apulaisosastopäällikkö voidaan lisäksi määrätä samalla toimimaan osastoon kuuluvan yksikön päällikkönä.

Hallintopalveluja johtaa hallintojohtaja, oikeuspalvelua johtaa oikeuspäällikkö, kansalaispalveluja johtaa kansalaispalvelupäällikkö ja protokollapalveluja johtaa protokollapäällikkö. Näissä johtotehtävissä toimivilla on soveltuvin osin samat tehtävät ja ratkaisuvalta kuin osastopäälliköllä.

Yksikköä johtaa yksikönpäällikkö, jollei toisin ole säädetty.

Henkilöstöhallintoa johtaa henkilöstöjohtaja ja tietohallintoa johtaa tietohallintojohtaja. Heidän alaisuudessaan toimivat asianomaisten yksikköjen päälliköt. Yksikköjen päällikköinä toimivat myös talousjohtaja, kiinteistö- ja hankintapalvelu -toimialajohtaja sekä turvallisuusjohtaja.

Yksikönpäällikkö:

Sisäisen tarkastuksen yksikköä johtaa ulkoasiainhallinnon tarkastaja, jolla on soveltuvin osin samat tehtävät kuin osastopäälliköllä.

Suunnittelu- ja tutkimusyksikköä johtaa suunnittelu- ja tutkimuspäällikkö, jolla on soveltuvin osin samat tehtävät kuin yksikön päälliköllä.

Kiertävä suurlähettiläs hoitaa toimialueeseensa kuuluvissa maissa soveltuvin osin niitä tehtäviä, jotka kuuluvat suurlähetystölle.

Kiertävä suurlähettiläs toimii ministeriössä sijoitettuna siihen yksikköön, jonka hoitamaan alueeseen hänen toimialueensa kuuluu.

Käsiteltävien asioiden valmistelusta vastaa se toimintayksikkö, jonka tehtäviin asia kuuluu. Jos asia kuuluu useamman kuin yhden osaston tai muun toimintayksikön tehtäviin, vastaa valmistelusta se toimintayksikkö, jonka tehtäviin asia pääasiallisesti kuuluu. Tällöin muiden toimintayksikköjen kanssa on asiasta neuvoteltava tai niiltä on pyydettävä lausunto.

Ministeri tai valtiosihteeri kansliapäällikkönä voivat määrätä asian valmistelusta vahvistetusta työnjaosta poiketen. Poikkeuksista työnjakoon voivat vastaavasti määrätä alivaltiosihteeri, osastopäällikkö ja määriteltyjä palvelukokonaisuuksia johtavat virkamiehet vastuualueellaan käsiteltävien asioiden osalta.

Virkamies on lisäksi vahvistetusta työnjaosta riippumatta velvollinen suorittamaan ne tehtävät, jotka häneen esimiesasemassa oleva toimintayksikön päällikkö tai ministeri vahvistetusta työnjaosta poiketen yksittäistapauksessa määrää hänen suoritettavakseen.

Valtioneuvostosta annetun lain 25 §:n mukaisesti ministeriössä asiat ratkaistaan esittelystä, jollei valtioneuvoston asetuksella erityisestä syystä toisin säädetä. Ratkaisusta ilman esittelyä säädetään valtioneuvoston ohjesäännön (262/2003) 38 §:ssä ja ulkoasiainministeriöstä annetun valtioneuvoston asetuksen 7 §:ssä.

Valtioneuvoston esittelijöistä säädetään valtioneuvostosta annetun lain (175/2003) 21 §:ssä .

Ministeriössä päätettäviä asioita esittelevät valtioneuvoston esittelijät sekä ulkoasiainsihteeri, lakimies, lainsäädäntösihteeri, turvallisuuspäällikkö, tietotekniikkapäällikkö, ylitarkastaja, tarkastaja, taloussuunnittelija, kamreeri, taloussuunnittelupäällikkö, talouspalvelupäällikkö, kehityspolitiikan neuvonantaja ja ne muut virkamiehet, jotka ministeriö määrää esittelijöiksi. (18.12.2013/1280)

Tasavallan presidentin esittelyn, valtioneuvoston yleisistunnon tai raha-asiainvaliokunnan istunnon esittelylistaa ei saa jakaa ennen kuin ministeri on hyväksynyt sen ottamisen esittelyyn, jollei ministeri ole hyväksynyt muuta menettelytapaa.

Hanketta, projektia tai muuta erityistä tehtävää varten voidaan asettaa työryhmä, jonka jäseniksi voidaan määrätä ministeriön henkilöstöä vahvistetusta työnjaosta riippumatta ja kutsua jäseniä myös ministeriön ulkopuolelta.

Työryhmän asettamisesta päättää valtiosihteeri kansliapäällikkönä. Pääasiallisesti tietyn osaston tai palvelukokonaisuuden tehtäviin liittyvän työryhmän asettamisesta päättää kuitenkin asianomaisen toimintayksikön päällikkö. Tällaiseen työryhmään voidaan määrätä myös muun toimintayksikön henkilöstöä asianomaisen esimiehen suostumuksella.

Työryhmän asettamispäätöksessä määrätään työryhmän tehtävistä, kokoonpanosta, työn aikataulusta, työtä ohjaavasta toimintayksiköstä ja työryhmälle mahdollisesti asetettavista kuulemis-, tiedottamis- tai muista velvoitteista. Projektia varten asetetun projektiryhmän tulee esittää sitä ohjaavan toimintayksikön tai projektia varten asetetun valvontaryhmän hyväksyttäväksi projektisuunnitelma ennen työnsä suorittamista.

Valtiosihteeri kansliapäällikkönä ratkaisee, sen lisäksi mitä valtioneuvoston ohjesäännön 45 §:ssä on säädetty, seuraavat asiat:

Alivaltiosihteeri, jonka vastuualueeseen kuuluvat hallintopalvelut, ratkaisee asiat, jotka koskevat ulkoasiainneuvosten sijoittamista ministeriön toimintayksikköön tehtäväänmääräämispäätöksellä.

Osastopäällikkö ratkaisee seuraavat asiat:

Kehityspoliittisen osaston päällikkö ratkaisee 63, 90 ja 91 §:ssä määrätyn lisäksi kehitysyhteistyöhankintojen kategoriasuunnitelmaa koskevat asiat.

Yksikönpäällikkö ratkaisee seuraavat asiat:

Ulkoasiainhallinnon tarkastaja ja suunnittelu- ja tutkimuspäällikkö sekä soveltuvin osin kiertävä suurlähettiläs ratkaisevat seuraavat asiat:

Hallintojohtaja ratkaisee 63 §:ssä määrätyn lisäksi seuraavat asiat:

Henkilöstöjohtaja ratkaisee 64 §:ssä säädetyn lisäksi seuraavat asiat:

Henkilöstösuunnittelupäällikkö ratkaisee 64 §:ssä säädetyn lisäksi seuraavat asiat:

Henkilöstöpalvelupäällikkö ratkaisee 64 §:ssä säädetyn lisäksi seuraavat asiat:

Henkilöstöpalveluyksikön virkamiehet ratkaisevat henkilöstöpalvelupäällikön ohella 69 §:n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettuja asioita, jotka ovat raha-arvoltaan enintään 30 000 euroa sisäisen työnjakonsa puitteissa.

Henkilöstön kehittämis- ja työhyvinvointiyksikön päällikkö ratkaisee 64 §:ssä säädetyn lisäksi asiat, jotka koskevat koulutusmäärärahojen käyttöä, jollei joiltakin osin toisin säädetä.

Matkahallintopäällikkö ratkaisee matkakustannusten korvauksiin liittyvät asiat, jotka koskevat:

Tietohallintojohtaja ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi seuraavat asiat:

Kiinteistö- ja hankintapalvelujen toimialajohtaja ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi seuraavat asiat:

Kiinteistö- ja hankintapalveluyksikön virkamiehet ratkaisevat kiinteistö- ja hankintapalvelu -toimialajohtajan ohella 73 §:n 1 momentin 3–4 kohdassa tarkoitettuja asioita sisäisen työnjakonsa sekä käyttöönsä osoitettujen määrärahojen puitteissa. Hankintapäällikkö ja virastopalvelupäällikkö ratkaisevat vahvistetun työnjaon ja käyttöönsä osoitettujen määrärahojen puitteissa materiaali- ja palveluhankintoja, jotka ovat raha-arvoltaan alle 100 000 euroa.

Yksikön muut virkamiehet ratkaisevat vahvistetun työnjaon ja käyttöönsä osoitettujen määrärahojen puitteissa materiaali- ja palveluhankintoja, jotka ovat raha-arvoltaan alle 25 000 euroa.

Turvallisuusjohtaja ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi asiat, jotka koskevat:

Talousjohtaja ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi taloussuunnitteluun ja taloushallintoon kuuluvat asiat sekä yksikön tehtäviin liittyvät ministeriön sisäiset ja edustustoihin kohdistuvat määräykset ja ohjeet (normit), siltä osin kuin ne eivät kuulu muun virkamiehen tai ministerin ratkaistavaksi.

Talousyksikön talouspalveluista vastaava virkamies ratkaisee asiat, jotka koskevat ministeriön kirjanpitoa ja maksuliikettä.

Kansalaispalvelupäällikkö ratkaisee 63 §:ssä määrätyn lisäksi asiat, jotka koskevat edustuston valtuuttamista ottamaan vastaan meriselitys.

Konsuliasioiden yksikön päällikkö ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi seuraavat asiat:

Maahantulo- ja passiasioiden yksikön päällikkö ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi seuraavat asiat:

Protokollapäällikkö ratkaisee 63 §:ssä määrätyn lisäksi asiat, jotka koskevat vieraiden valtioiden ja kansainvälisten järjestöjen diplomaattisten edustajien Suomen lainsäädäntöön ja kansainvälisiin sopimuksiin perustuvia erioikeuksia ja vapauksia.

Protokollapalvelujen veroasioita käsittelemään määrätty virkamies ratkaisee lausunnot Wienin diplomaattisuhteita koskevan yleissopimuksen tarkoittamista verovapauksista ja oikeudesta arvonlisäveron palautukseen arvonlisäverolain (1501/1993) mukaisesti.

Protokollapalvelujen oleskelulupa-asioita hoitamaan määrätty virkamies ratkaisee asiat, jotka koskevat oleskelulupien myöntämistä vieraiden valtioiden ja kansainvälisten järjestöjen Suomessa olevien edustustojen diplomaattisen, hallinnollisen ja teknisen henkilökunnan jäsenille sekä heidän perheenjäsenilleen.

Kaksikäyttötuotteiden vientiä koskevat lupa-asiat ratkaisee vientivalvonta-asioiden yksikön päällikkö.

Ministeri päättää Itämeren, Barentsin ja arktisen yhteistyön määrärahojen sekä rahastoissa olevien lähialueyhteistyömäärärahojen käytön yleisistä linjauksista.

Määrärahojen käytöstä hankkeisiin, ohjelmiin ja muihin kohteisiin päättää itäosaston päällikkö.

Venäjän yksikön päällikkö päättää kuitenkin seuraavista asioista:

Ministeri ratkaisee asiat, jotka koskevat varsinaisen kehitysyhteistyön määrärahojen ja valtuuksien tulosaluekohtaista jakamista.

Ministeri ratkaisee asiat, jotka koskevat varsinaisen kehitysyhteistyön määrärahojen ja valtuuksien käyttämistä kehitysyhteistyön hankkeisiin ja ohjelmiin, jollei toisin ole säädetty.

Kehityspoliittisen osaston päällikkö ratkaisee kuitenkin 1 momentissa tarkoitetut asiat 500 000 euroon saakka, jollei kyse ole avustuksesta suomalaiselle yhdistykselle tai säätiölle taikka vastaavalle ulkomaiselle yksityisoikeudelliselle yhteisölle, humanitaarisesta avusta, avustuksesta suomalaiselle yliopistolle tai ammattikorkeakoululle, sisäisen tarkastuksen yksikön hallinnoimista kehitysyhteistyömäärärahoista tai muusta yhteiskunnallisesti merkittävästä asiasta. Asiat, jotka tämän momentin mukaan ratkaisee kehityspoliittisen osaston päällikkö, tulee saattaa ministerin tietoon ennen ratkaisun tekemistä. Humanitaarisen avun ja politiikan yksikön päällikkö ratkaisee ministeriä kuultuaan kuitenkin 1 momentissa tarkoitetut kiireelliset asiat, jos kyse on humanitaarisesta avusta laajamittaisten ja äkillisten kriisien helpottamiseksi.

Ministeri ja 2 momentin mukaisen ratkaisuvaltansa rajoissa kehityspoliittisen osaston päällikkö voivat antaa ministeriön esittelijänä toimivan virkamiehen ratkaistavaksi asian, joka koskee avustuksen tai muun taloudellisen etuuden myöntämisen muodossa tapahtuvaa määrärahojen tarkempaa kohdentamista hankkeen tai ohjelman sisällä.

Kiertävä suurlähettiläs ratkaisee tarkoitukseen osoitettujen varsinaisen kehitysyhteistyön määrärahojen puitteissa toimialueellaan asiat, jotka koskevat määrärahojen käyttämistä kehitysyhteistyön paikallisiin hankkeisiin sekä näihin liittyviä sopimuksia ja muita oikeustoimia.

Varsinaisen kehitysyhteistyön määrärahoja hallinnoivien osastojen virkamiehet ratkaisevat vahvistettujen määrärahojen ja valtuuksien sekä tämän pykälän säännösten asettamissa rajoissa vastuualueellaan asiat, jotka koskevat kehitysyhteistyön suunnittelua, 90 §:n nojalla tehtyjen päätösten täytäntöönpanoa ja täytäntöönpanon valvontaa sekä edellä mainittuihin asioihin liittyviä sopimuksia, toimeksiantoja ja muita sitoumuksia.

Osastopäällikkö ratkaisee seuraavat 1 momentissa tarkoitetut asiat:

(8.6.2016/436)

Yksikönpäällikkö ratkaisee seuraavat 1 momentissa tarkoitetut asiat:

Jos 3 momentissa tarkoitettu asia ei kuulu minkään yksikön vastuualueeseen, sen ratkaisee osastopäällikkö.

Osastopäällikkö ja yksikönpäällikkö voivat valtuuttaa muun ulkoasiainhallinnon virkamiehen allekirjoittamaan sitoumuksen tai sopimuksen, jonka osastopäällikkö tai yksikönpäällikkö on hyväksynyt.

Valtionasiamiehenä EU:n tuomioistuimessa toimii EU-tuomioistuinasiat -yksikön päällikkö ja Euroopan ihmisoikeustuomioistuimessa ihmisoikeustuomioistuin- ja -sopimusasioiden yksikön päällikkö. Toiminnasta valtionasiamiehenä muissa tapauksissa ja valtionasiamiesten sijaisista määrätään tarvittaessa erikseen ministeriön päätöksellä.

Ulkoasiainministeriölle kansainvälisistä tietoturvallisuusvelvoitteista annetun lain (588/2004) nojalla kuuluvia tehtäviä hoitamaan määrätty yksikkö toimii kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin alaisuudessa.

Kansallinen turvallisuusviranomainen ratkaisee asiat, jotka kuuluvat kansallisen turvallisuusviranomaisen ratkaisuvaltaan lainsäädännön ja Suomea sitovien kansainvälisten tietoturvavelvoitteiden perusteella.

Virkamatkamääräyksen antaa:

(22.6.2010/597)

Edustustoon sijaiseksi tai perehdyttämistä varten virkamatkalle lähetettävälle virkamiehelle virkamatkamääräyksen antaa kuitenkin henkilöstöjohtaja.

Kriisinhallintatehtävissä ja vastaavissa muissa tehtävissä virkamatkalle lähetettävälle virkamiehelle, jota ei ole sijoitettu mihinkään toimintayksikköön, virkamatkamääräyksen antaa sen toimintayksikön päällikkö, jonka määrärahoista matkan kustannukset suoritetaan.

Matkamääräyksen antamisessa työsuhteessa olevalle työntekijälle noudatetaan soveltuvin osin virkamiehiä koskevia säännöksiä.

Tapauksissa, joissa ratkaisuvalta ei määräydy 1–4 momentin tai 82 §:n mukaisesti, virkamatkamääräyksen antaa hallintojohtaja.

Ulkoasiainministeriön määrätessä virkamatkalle virkamiehen, jonka virkapaikka on edustustossa, virkamatkamääräyksen antaa sen toimintayksikön päällikkö, jonka valmistelemaan asiaan tai tehtäviin matka liittyy. Jos matka ei liity minkään toimintayksikön toimintaan, virkamatkamääräyksen antaa valtiosihteeri kansliapäällikkönä.

Jos samalle virkamatkalle osallistuu virkamiehiä eri toimintayksiköistä, virkamatkamääräyksen antava virkamies voi asianomaisen esimiehen suostumuksella antaa virkamatkamääräyksen myös alaisuuteensa kuulumattomalle virkamiehelle.

Matkakustannusten korvaaminen ulkoasiainhallinnon ulkopuoliselle henkilölle kuuluu toimintayksikön päällikön ratkaisuvaltaan työjärjestyksen 63–65 §:n mukaisesti.

Ulkoasiainministeri vahvistaa kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin vuosiloman. Kansliapäällikkönä toimiva valtiosihteeri vahvistaa alivaltiosihteerien, ulkoasiainhallinnon tarkastajan sekä suunnittelu- ja tutkimuspäällikön vuosilomat.

Valtiosihteeri kansliapäällikkönä ja vastuualueensa osalta alivaltiosihteeri vahvistaa osastopäällikön sekä palvelukokonaisuuden päällikön ja talousjohtajan vuosiloman. (22.6.2010/597)

Osastopäällikkö, hallintojohtaja, viestintäjohtaja, oikeuspäällikkö, kansalaispalvelupäällikkö, protokollapäällikkö, henkilöstöjohtaja ja tietohallintojohtaja vahvistavat apulaisosastopäällikön, yksikönpäällikön sekä muun suoraan alaisuudessaan toimivan virkamiehen vuosiloman. (12.12.2012/805)

Ulkoasiainhallinnon tarkastaja vahvistaa alaisensa henkilöstön vuosilomat.

Yksikönpäällikkö vahvistaa alaisensa henkilöstön vuosilomat.

Valtiosihteerin kansliapäällikkönä ollessa estynyt sijaisena toimivat alivaltiosihteerit ja hallintojohtaja valtiosihteerin kansliapäällikkönä määräämässä järjestyksessä.

Alivaltiosihteerin ollessa estynyt sijaisena toimii vastuualueeseen kuuluvan osaston tai palvelukokonaisuuden päällikkö tai tämän sijainen sen mukaan kuin asianomainen alivaltiosihteeri määrää.

Osastopäällikön ollessa estynyt sijaisena toimii apulaisosastopäällikkö. Osastopäällikön muista sijaisista sekä osastopäällikön alaisten yksikköjen sijaisuuksista määrätään osaston työjärjestyksessä tai osastopäällikön erillisellä päätöksellä.

Hallintojohtajan, oikeuspäällikön, kansalaispalvelupäällikön ja protokollapäällikön sijaisista sekä palvelukokonaisuuksiin kuuluvien yksikköjen päälliköiden sijaisuuksista määrätään palvelukokonaisuuden työjärjestyksessä tai palvelukokonaisuuden päällikön erillisellä päätöksellä.

Muissa kuin edellä 1-4 momentissa tarkoitetuissa tapauksissa sijaisuuksista ja tehtävien hoidosta virkamiehen estyneenä ollessa määrää asianomaisen toimintayksikön päällikkö.

Ministeriön suoritteen maksuttomuudesta ja hinnoittelusta tapauksissa, joissa maksu ei määräydy suoraan ulkoasiainhallinnon suoritteiden maksuista annetun ulkoasiainministeriön asetuksen säännösten nojalla päättää vastuualueensa osalta kunkin yksikön päällikkö.

Tämä työjärjestys tulee voimaan 1 päivänä syyskuuta 2008 ja sillä kumotaan 22 päivänä joulukuuta 2005 annettu ulkoasiainministeriön työjärjestys (1174/2005) siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen.

Ennen työjärjestyksen voimaantuloa voidaan ryhtyä sen täytäntöönpanon edellyttämiin toimenpiteisiin.

Tämän työjärjestyksen voimaantullessa oikeudellisen osaston päällikkönä toimiva henkilö toimii työjärjestyksen voimaantultua oikeuspäällikkönä, protokollaosaston päällikkönä toimiva protokollapäällikkönä, hallinnollisen osaston osastopäällikkönä toimiva hallintojohtajana ja hallinnollisen osaston apulaisosastopäällikkönä toimiva henkilöstöjohtajana kunnes nämä tehtävät on asianmukaisessa järjestyksessä täytetty.