1058/1998

Antagningsregistret består av

Registeransvarig för antagningsregistret är Utbildningsstyrelsen. I registerföringen deltar universiteten och yrkeshögskolorna i fråga om det delregister som avses i 1 mom. 1 punkten samt anordnarna av yrkesutbildning, gymnasieutbildning och påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen i fråga om det delregister som avses i 1 mom. 2 punkten.

Utbildningsstyrelsen svarar för samlandet av data i antagningsregistret och för genomförandet på riksplanet av ansökningssystemen samt för den allmänna informationen, vägledningen och rådgivningen i anslutning till ansökan och antagning till utbildning.

Närmare bestämmelser om den registeransvariges uppgifter utfärdas genom förordning av statsrådet.

Av antagningsregistrets delregister används

Antagningsregistret används för att

I antagningsregistret kan följande införas:

I antagningregistret kan förutom de uppgifter som räknas upp i 1 mom. föras in uppgifter om hälsotillstånd som inverkar på yrkesvalet samt uppgifter om arbetserfarenhet och fritidsintressen enligt vad den sökande själv meddelat. Dessa uppgifter begärs och införs endast i det fall att de behövs för antagningen av studerande.

I vart och ett av de delregister som nämns i 1 § 1 mom. får förutom uppgifter enligt 1 och 2 mom. också införas andra uppgifter som behövs med tanke på delregistrets ändamål och som är relevanta för bedömningen av om de sökande lämpar sig för en utbildning eller ett yrke enligt 2 § eller för antagningen av studerande utifrån utbildningspolitiska grunder eller individuella utbildningsbehov.

Den registeransvarige för antagningsregistret har rätt att utöver de uppgifter som sökanden har lämnat och trots bestämmelserna om tystnadsplikt få de uppgifter som avses i 3 § 1 och 3 mom. ur studentexamensregistret, av Befolkningsregistercentralen, arbets- och näringsmyndigheterna, anordnarna av grundläggande utbildning och påbyggnadsutbildning, universiteten, yrkeshögskolorna, anordnarna av yrkesutbildning och gymnasieutbildning samt ur sådana gemensamma register för två eller flera universitet som har bildats för antagningen av studerande. (30.12.2013/1262)

Den som söker till utbildning skall underrättas om vilka uppgifter om honom som införs i antagningsregistret.

Uppgifter som avses i 3 § 1 och 3 mom. får lämnas ut ur antagningsregistret utan hinder av bestämmelserna om tystnadsplikt i den mån de behövs för att mottagaren ska kunna sköta sina uppgifter, som följer:

Uppgifter som avses i 3 § 2 mom. får lämnas ut endast till de mottagare som nämns i 1 mom. 1 punkten för antagningen av studerande.

Uppgifter som avses i 1 mom. kan lämnas ut även i maskinläsbar form eller med hjälp av en teknisk anslutning. Innan uppgifterna lämnas ut med hjälp av en teknisk anslutning ska den som begär att få uppgifterna lämna en utredning som visar att uppgifterna skyddas på det sätt som avses i 32 § 1 mom. i personuppgiftslagen (523/1999) .

I fråga om offentlighet för och utlämnande av uppgifter ur antagningsregistret ska i övrigt bestämmelserna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) tillämpas.

Uppgifterna i antagningsregistret förvaras fem år efter det att beslut om antagning har fattats.

Uppgifter som behövs för utvärdering och uppföljning av utbildningen eller uppgifter som av andra skäl är värdefulla som källmaterial för forskning förvaras dock varaktigt enligt vad arkivverket bestämmer särskilt.

Studentnumret som avses i 9 a § samt de identifikationsuppgifter som studentnumret baserar sig på förvaras dock varaktigt. (30.12.2013/1262)

För centraliserad förvaring och användning av högskolornas uppgifter om studierätter, anmälningar, examina och studieprestationer finns det ett riksomfattande datalager, i vilket datainnehållet i högskolornas register över uppgifter om studerande samlas och genom vilket detta innehåll datasäkert med hjälp av en teknisk anslutning görs åtkomligt för antagningsregistret och högskolornas gemensamma antagningssystem. En högskola får använda datalagret också i sin övriga verksamhet och vid utlämnande av uppgifter till myndigheter och andra högskolor.

I egenskap av teknisk administratör för datalagret svarar undervisnings- och kulturministeriet för datalagrets allmänna funktion och för den tekniska anslutning som behövs för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter. Datalagrets tekniska administratör svarar för datalagrets lättillgänglighet, integritet och oföränderlighet samt för dess skydd och förvaring. Den tekniska administratören får varken bestämma om uppgifterna i datalagret eller lämna ut dem, om inte något annat föreskrivs i denna lag.

Högskolorna är registeransvariga för den information de fört in och svarar för innehållet i och riktigheten av de uppgifter som de fört in i systemet.

Högskolorna ska föra in följande uppgifter i datalagret:

Undervisnings- och kulturministeriet bestämmer hur varje universitet ska uppdatera innehållet i datalagret.

Högskolorna kan komma överens med huvudmannen för datalagret om att i datalagret föra in sådant datainnehåll ur ett register som högskolan svarar för som är mer omfattande än vad som avses i 1 mom.

Högskolan lämnar med hjälp av en teknisk anslutning till antagningsregistret ut de uppgifter i datalagret som avses i 6 c § 1 mom. och som enligt 3 § kan införas i antagningsregistret.

Högskolan beslutar i egenskap av registeransvarig om annat utlämnande av uppgifter via datalagret och svarar för att utlämnandet görs i enlighet med lag.

Undervisnings- och kulturministeriet kan med hjälp av datalagret producera datamaterial som behövs för utvärdering, utveckling, statistikföring samt annan uppföljning och styrning av utbildningen och forskningen.

De uppgifter som avses i 6 c § 1 mom. ska förvaras i datalagret permanent.

Studentexamensregistret förs och används för ordnande av studentexamen, för förvaring av uppgifter om avlagda studentexamina och prov som hör till examina samt för uppföljning av hur studentexamen fungerar.

Registeransvarig för studentexamensregistret är studentexamensnämnden.

Den registeransvarige inför uppgifter om avläggandet av studentexamen i registret. Anordnaren av gymnasieutbildning ska sända de andra uppgifter som avses i denna paragraf till registret. (22.4.2016/279)

I studentexamensregistret införs

(22.4.2016/279)

I studentexamensregistret kan förutom uppgifter enligt 2 mom. också införas sådana uppgifter om studentexamen i fråga om varje examinand som behövs för registrets ändamål samt om hur examen avlagts och ordnats.

Uppgifterna i studentexamensregistret förvaras varaktigt.

Uppgifter enligt 8 § 2 mom. om de personer som har deltagit i studentexamen och som sökt till någon sådan utbildning som avses i 2 § 1 mom. utlämnas till antagningsregistret då dessa uppgifter behövs för antagningen av studerande.

Studentexamensnämnden får för publicering lämna ut namnet på dem som godkänts i studentexamen.

På utlämnande av uppgifter ur studentexamensregistret tillämpas i övrigt vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. (22.4.2016/279)

Studentnumret är en kod som bildas av 11 siffror. Studentnumret kan användas för att identifiera en person när uppgifter som avses i denna lag sparas, hanteras och lämnas ut.

Studentnumret ges när personens uppgifter för första gången sparas i antagningsregistret. När studentnumret ges används personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift för att identifiera personen. Studentnumret är permanent.

Studentnumret kan sparas i antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret. I fråga om utlämnande av studentnumret tillämpas vad som i denna lag föreskrivs om att utlämna personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift.

På antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret tillämpas utöver denna lag vad som någon annanstans i lag bestäms om behandling av personuppgifter.

Närmare bestämmelser om verkställigheten av denna lag kan utfärdas genom förordning.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1999.

Åtgärder som verkställigheten av lagen förutsätter får vidtas innan lagen träder i kraft.

Uppgifter om dem som har deltagit i studentexamen och som sökt till någon sådan utbildning som avses i 2 § 1 mom. 1–3 punkten får ur studentexamensregistret utlämnas till antagningsregistret innan denna lag träder i kraft.