41/2024

1 §

2 §

3 §

1 artikla

Sopimuksen soveltamisala

1. Tätä sopimusta sovelletaan Suomen ja Viron (jäljempänä valtiot ) välillä seuraavasti:

1. kansalaisuudesta riippumatta henkilöiden, jotka on rekisteröity asuvaksi yhdessä valtiossa, ja jotka aikovat muuttaa tai ovat muuttaneet (jäljempänä muuttajat ) toiseen valtioon, tietojen ilmoittamiseen ja rekisteröintiin valtioiden väestörekistereihin. Tietojen ilmoittamiseen ja rekisteröintiin sovelletaan II luvun määräyksiä. Sopimusta ei kuitenkaan sovelleta, jos muuttajan lähtövaltio ei ole saanut 6 artiklassa tarkoitettua ilmoitusta kolmen kuukauden kuluessa ilmoitetusta muutosta;

2. tiedonvaihtoon valtioiden välillä koskien Suomen väestörekisteriin rekisteröityjä Viron kansalaisia ja Viron väestörekisteriin rekisteröityjä Suomen kansalaisia. Tiedonvaihtoon sovelletaan III luvun määräyksiä.

2.Tätä sopimusta sovelletaan valtioiden väestörekistereissä oleviin henkilötietoihin. Velvoite luovuttaa tietoja koskee valtiota ainoastaan siltä osin kuin kyseiset tiedot ovat saatavissa sen väestörekisteristä.

3. Sopimusta sovelletaan tietojen ilmoitusajankohdalla voimassa olleisiin väestörekistereissä oleviin henkilötietoihin ja aiempia tietoja ei luovuteta, ellei sopimuksessa toisin määrätä.

4. Jos olemassa on kansallista lainsäädäntöä, joka koskee henkilötietojen käsittelyä koskevia rajoituksia tai luottamuksellisuutta, mukaan lukien mutta ei ainoastaan suojatut osoitteet, asianomaista lainsäädäntöä sovelletaan tämän sopimuksen mukaisia tietoja luovutettaessa.

2 artikla

Määritelmät

1. Tässä sopimuksessa

a) termi asuinpaikka tarkoittaa

i) Suomessa kotikuntaa ja siellä olevaa asuinpaikkaa; ja

ii) Virossa väestörekisteriin rekisteröityä asuinosoitetta;

b) termi tilapäinen oleskelu tarkoittaa alle 12 kuukauden oleskelua tulovaltiossa. Tilapäisen oleskelun ei yleensä katsota perustavan tässä sopimuksessa tarkoitettua asuinpaikkaa;

c) termi osoite tarkoittaa väestörekisteriin kirjattuja asuinpaikan osoitetietoja. Suomen osalta se tarkoittaa myös väestörekisteriin kirjattuja henkilön tilapäisen asuinpaikan osoitetietoja;

d) termi henkilötunniste tarkoittaa

i) Suomessa henkilötunnusta (personbeteckning);

ii) Virossa henkilötunnusta (isikukood); ja

iii) muuta edellä mainittuihin henkilötunnisteisiin rinnastettavaa väestörekisterissä olevaa henkilön yksilöivää tunnistetta;

e) termi tulovaltio tarkoittaa sitä valtiota, johon henkilö on asettunut asumaan muutettuaan toisesta valtiosta;

f) termi lähtövaltio tarkoittaa sitä valtiota, josta henkilö on muuttanut tulovaltioon;

g) termi väestörekisteriviranomainen tarkoittaa Viron tasavallan sisäministeriötä tai Suomen Digi- ja väestötietovirastoa;

h) termi muut väestörekisteriviranomaiset tarkoittaa väestörekisterin sopimusperusteisia henkilötietojen käsittelijöitä Virossa ja Ahvenanmaan valtionvirastoa Suomessa;

i) termi väestörekisteri tarkoittaa Viron väestörekisteriä ja Suomen väestötietojärjestelmää ;

j) termi kolmas osapuoli tarkoittaa mitä tahansa luonnollista tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä kuin rekisteröityä, väestörekisteriviranomaisia ja henkilöitä, joilla on väestörekisteriviranomaisen välittömän määräysvallan alaisuudessa oikeus käsitellä henkilötietoja.

2. Tulo- ja lähtövaltio määräytyvät jokaisen muuton yhteydessä edellä mainittujen määritelmien mukaan, ja pysyvät kunkin muuton jälkeen samoina siihen saakka, kunnes henkilö taas muuttaa sopimusvaltiosta toiseen.

3. Väestörekisteriviranomainen ilmoittaa toiselle väestörekisteriviranomaiselle, mikäli sen tai muiden väestörekisteriviranomaisten tehtävät siirretään muille kuin edellä mainituille elimille.

3 artikla

Sähköinen tietojenvaihto ja tietojenvaihdon tarkoitus

1. Tässä sopimuksessa mainittuja ilmoituksia voidaan siirtää sähköisesti osapuolten valtioiden väestörekisteriviranomaisten välillä.

2. Valtiot vastaavat omista kuluistaan, jotka aiheutuvat tietojen toimittamisesta ja vastaanottamisesta tämän sopimuksen perusteella.

3. Kumpikin valtio saa käsitellä toiselta valtiolta tämän sopimuksen II ja III luvun mukaisesti saamiaan henkilötietoja ainoastaan omassa väestörekisterissään olevien tietojen ylläpitoon ja korjaamiseen siltä osin, kun se on välttämätöntä viranomaisten lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi. Sen jälkeen, kun toinen valtio on tehnyt merkintöjä väestörekisteriinsä toiselta valtiolta saamiensa henkilötietojen perusteella, tässä väestörekisterissä olevia tietoja voidaan kuitenkin käsitellä kansallisen lainsäädännön ja Euroopan unionin lainsäädännön mukaisesti.

II LUKU: Väestörekisteritietojen ilmoittaminen ja rekisteröinti

4 artikla

Muuttajan velvollisuudet

1. Jommastakummasta valtiosta toiseen muuttavan henkilön on ilmoitettava muutostaan tulovaltion väestörekisteriviranomaiselle tämän valtion lainsäädännön ja määräysten mukaisesti ja niissä annetussa määräajassa.

2. Tämän ilmoituksen yhteydessä muuttajan on ilmoitettava aiempi asuinpaikkansa, sisältäen kunnan, joka oli voimassa hänen lähtövaltiossaan ennen muuttoa, hänen henkilötunnisteensa lähtövaltiossa sekä muut tulovaltion lainsäädännön edellyttämät tiedot. Muuttajan on myös todistettava henkilöllisyytensä kansallisen lainsäädännön tai Euroopan unionin lainsäädännön edellyttämällä virallisella tunnistamismenettelyllä.

3. Muuttajan oleskelun tulovaltiossa tulee myös olla laillinen tulovaltion kansallisen lainsäädännön tai Euroopan unionin lainsäädännön mukaisesti. Tämä sopimus ei muuta kummankaan valtion tai Euroopan unionin lainsäädännössä säädettyjä maassa oleskelun edellytyksiä tai tähän liittyviä velvollisuuksia eikä tee mahdolliseksi poiketa niistä.

5 artikla

Toimivalta päättää henkilön asuinpaikasta

1. Tulovaltion väestörekisteriviranomainen päättää, rekisteröidäänkö muuttajalle asuinpaikka tulovaltiossa. Tämä päätös tehdään tulovaltion lainsäädännön mukaisesti.

2. Jos tulovaltion väestörekisteriviranomainen päättää, että muuttajalle rekisteröidään asuinpaikka tulovaltiossa, hänelle annetaan mahdollisimman pian henkilötunniste noudattaen samoja sääntöjä, joita sovelletaan muusta valtiosta kuin Suomesta tai Virosta tulovaltioon muuttaviin henkilöihin.

3. Lähtövaltion väestörekisteriviranomainen merkitsee muuton rekisteriinsä vasta saatuaan tulovaltion ilmoituksen asuinpaikan rekisteröinnistä.

4. Jos lähtövaltion väestörekisteriviranomainen kiistää asuinpaikan rekisteröinnin perusteena olevien seikkojen todenperäisyyden, se voi neuvotella asiasta tulovaltion vastaavan viranomaisen kanssa.

6 artikla

Muuttajan rekisteröinnistä ilmoittaminen

1. Kun tulovaltion väestörekisteriviranomainen on päättänyt, rekisteröidäänkö muuttajalle asuinpaikka tulovaltiossa, se ilmoittaa päätöksestään kyseiselle henkilölle ja lähtövaltion väestörekisteriviranomaiselle.

2. Lähtövaltion väestörekisteriviranomaiselle luovutetaan seuraavat henkilötiedot:

1) lähtövaltion antama henkilötunniste;

2) nimi;

3) syntymäaika;

4) syntymäpaikka;

5) kansalaisuudet;

6) sukupuoli;

7) tulovaltion antama henkilötunniste;

8) päivä, jona henkilö on muuttanut tulovaltioon;

9) asuinpaikka, sisältäen kunnan;

10) tulovaltion paikallinen väestörekisteriviranomainen.

3. Tämän artiklan 2 kohdan 7–10 alakohdassa mainitut tiedot annetaan ainoastaan, jos päätöksen mukaan henkilölle rekisteröidään asuinpaikka tulovaltiossa.

4. Jos tulovaltion väestörekisteriviranomainen myöhemmin peruuttaa aiemman päätöksen asuinpaikan rekisteröinnistä muuttajalle, lähtövaltiolle lähetetään asiasta ilmoitus, joka sisältää tämän artiklan 2 kohdan 1, 2, 8 ja 9 alakohdassa mainitut tiedot.

7 artikla

Muuttajan henkilötietojen luovuttaminen

Kun lähtövaltion väestörekisteriviranomainen on saanut ilmoituksen siitä, että muuttajalle on rekisteröity asuinpaikka tulovaltiossa, ja on merkinnyt tämän tiedon rekisteriinsä, se luovuttaa tulovaltion väestörekisteriviranomaiselle seuraavat muuttajan henkilötiedot:

1) henkilötunniste lähtövaltiossa ja tulovaltiossa;

2) nimi;

3) syntymäaika ja -paikka;

4) sukupuoli;

5) kansalaisuudet;

6) siviilisääty ja siviilisäädyn muuttumisen päivä;

7) muuttajan nykyisen aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhdekumppanin nimi, syntymäaika ja sukupuoli;

8) muuttajan alle 18-vuotiaiden lasten nimi, syntymäaika ja -paikka ja sukupuoli sekä tiedot siitä, onko muuttaja kunkin lapsen huoltaja vai ei;

9) jos muuttaja on alle 18-vuotias, muuttajan jokaisen vanhemman ja huoltajan nimi, syntymäaika ja -paikka, sukupuoli sekä lähtövaltion antama henkilötunniste.

8 artikla

Asuinpaikan määrittäminen sopimuksen tultua voimaan

1. Tämän sopimuksen voimaantulo ei vaikuta sellaisen henkilön asuinpaikkaan, jolla on asuinpaikka ainoastaan joko Suomessa tai Virossa.

2. Henkilö, jolla on tämän sopimuksen voimaan tullessa asuinpaikka kummassakin valtiossa, säilyttää sopimuksen mukaan asuinpaikan ainoastaan toisessa valtiossa. Henkilö säilyttää sen asuinpaikan, jota hän itse pitää asuinpaikkanaan perhesuhteidensa, toimeentulonsa tai muiden vastaavien seikkojen johdosta ja johon hänellä on edellä mainittujen seikkojen perusteella kiintein yhteys. Jos henkilön omaa käsitystä asuinpaikastaan ei voida selvittää, hän säilyttää asuinpaikan siinä valtiossa, jossa se on viimeksi muuttunut.

3. Sen, kumman asuinpaikan henkilö säilyttää, määrittää sen valtion väestörekisteriviranomainen, jossa henkilön asuinpaikka on viimeksi muuttunut. Kyseinen väestörekisteriviranomainen ilmoittaa päätöksestään toisen valtion väestörekisteriviranomaiselle.

4. Siinä valtiossa, jossa sijaitsevan asuinpaikan henkilö säilyttää, asuinpaikkaan ei tehdä muutoksia. Toisessa valtiossa, jossa sijaitsevan asuinpaikan henkilö menettää, asuinpaikka merkitään päättyneeksi ja henkilö merkitään muuttaneeksi toiseen sopimusvaltioon. Asuinpaikan päättymispäiväksi ja muuttopäiväksi merkitään se päivä, jolloin merkintä tehdään.

9 artikla

Tietojenvaihto henkilön asuinpaikan määrittämisen mahdollistamiseksi

1. Jotta asuinpaikka voidaan määrittää 8 artiklan mukaisesti, kummankin valtion väestörekisteriviranomainen luovuttaa toisen valtion vastaavalle viranomaiselle 9 artiklan 2 kohdassa mainitut henkilötiedot henkilöistä, joilla voidaan väestörekisteritietojen mukaan epäillä olevan asuinpaikka kummassakin valtiossa. Tiedot toimitetaan jokaisesta henkilöstä, jolla on asuinpaikka tiedot toimittavassa valtiossa ja joka tiedot toimittavan valtion väestörekisterin tietojen mukaan on lisäksi:

1) toisen osapuolen valtion kansalainen; tai

2) muun valtion kansalainen, kansalaisuudeton tai kansalaisuudeltaan määrittelemätön ja

a) jolla on aiemmin ollut asuinpaikka toisen osapuolen valtiossa;

b) jolla on tai on ollut tilapäinen osoite toisen osapuolen valtiossa;

c) joka on syntynyt toisen osapuolen valtiossa; tai

d) jolla tiedetään olevan toisen osapuolen valtion antama henkilötunniste.

2. Edellisessä kohdassa mainituista henkilöistä toimitetaan seuraavat henkilötiedot:

1) molempien valtioiden antamat henkilötunnisteet;

2) nimi;

3) syntymäaika ja -paikka;

4) sukupuoli;

5) osoite;

6) osoitteen rekisteröintipäivä.

3. Tässä artiklassa tarkoitettuja toisesta valtiosta saatuja henkilötietoaineistoja saa käyttää ainoastaan 8 artiklassa tarkoitettuun asuinpaikan määrittämiseen. Aineistot on poistettava heti kun niitä ei enää tarvita tähän tarkoitukseen. Aineistossa olevia henkilötietoja saa säilyttää asuinpaikan määrittämisen jälkeen ainoastaan asuinpaikan määrittämistä koskevien päätösten tai rekisterimerkintöjen liitteenä sikäli kuin tämä on kansallisen lainsäädännön tai Euroopan unionin lainsäädännön mukaan välttämätöntä.

III LUKU: Tiedonvaihto maiden väestörekisteriviranomaisten välillä

10 artikla

Väestörekisteriviranomaisten välillä vaihdettavat tiedot

1. Väestörekisteriviranomaiset luovuttavat toisilleen seuraavat Suomen tai Viron väestörekisteriin kirjatut tiedot 1 artiklan 1 kohdan 2 alakohdassa mainituista henkilöistä:

1. perushenkilötiedot;

2. siviilisääty;

3. alle 18-vuotiaat lapset;

4. vanhemmat ja huoltajat, jos rekisteröity on alle 18-vuotias;

5. osoite.

2. Yksityiskohtaiset tiedot, jotka on luovutettava, luetellaan liitteessä, joka on tämän sopimuksen erottamaton osa.

11 artikla

Tietojen toimittaminen

1. Väestörekisteriviranomaisen on toimitettava tämän sopimuksen 10 artiklassa ja liitteessä lueteltujen väestörekisteriin kirjattujen tietojen muutokset toiselle väestörekisteriviranomaiselle vähintään kerran viikossa. Väestörekisteriviranomaiset voivat sopia tietojen toimittamisesta useammin.

2. Tämän artiklan 1 kohdan mukaiseen tietojen toimitukseen on aina sisällytettävä vähintään henkilötunniste. Siihen on sisällytettävä 10 artiklan 1 kohdan mukaiset perushenkilötiedot, mikäli se on teknisesti mahdollista.

3. Mikäli vastaanottavan väestörekisteriviranomaisen väestörekisteriin rekisteröityä henkilöä, jota toimitetut tiedot koskevat, ei ole mahdollista tunnistaa, toimittavan väestörekisteriviranomaisen on vastaanottavan väestörekisteriviranomaisen erillisestä pyynnöstä, ja siinä määrin kuin se on teknisesti toteuttavissa ja toteutettavissa kansallisen lainsäädännön tai unionin lainsäädännön mukaisesti, toimitettava henkilön tunnistamiseen tarvittavat lisätiedot. Näitä lisätietoja käytetään ainoastaan tähän tarkoitukseen.

12 artikla

Tietojen tarkistaminen

Väestörekisteriviranomaiset voivat esittää erillisiä tietopyyntöjä tämän luvun soveltamisalaan kuuluvista henkilöistä tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi. Näitä tietoja toimittava väestörekisteriviranomainen päättää yksittäisten luovutusten menettelyt ja tavat.

13 artikla

Tietojen käsittelyn turvallisuus

1. Väestörekisteriviranomaiset ilmoittavat muille väestörekisteriviranomaisille tästä sopimuksesta sekä sen tietojenkäsittelyn ja tiedonsiirron turvallisuutta koskevista määräyksistä viimeistään tämän sopimuksen voimaantulopäivänä.

2. Jos väestörekisteriviranomainen havaitsee tai sillä on syytä epäillä, että tämän sopimuksen mukaisesti vastaanotettujen tietojen luottamuksellisuutta tai eheyttä on loukattu, sen on ilmoitettava asiasta toiselle väestörekisteriviranomaiselle ja toteutettava tarvittavat suojatoimet viipymättä.

IV LUKU: Loppumääräykset

14 artikla

Tietojen vaihtamiseen liittyvät menettelyt ja tekniset ratkaisut

Väestörekisteriviranomaiset voivat sopia erikseen tietojen toimittamiseen liittyvistä käytännön menettelyistä ja teknisistä ratkaisuista sekä tietojen toimittamisen käyttöönottoa koskevista järjestelyistä.

15 artikla

Voimaantulo

1. Tämä sopimus tulee voimaan toiseksi seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä sen jälkeen, kun on vastaanotettu viimeinen niistä kirjallisista ilmoituksista, joilla valtiot ovat ilmoittaneet toisilleen diplomaattiteitse, että sopimuksen voimaantulon edellyttämät kansalliset oikeudelliset vaatimukset on täytetty.

2. Tätä sopimusta voidaan muuttaa osapuolten keskinäisellä kirjallisella suostumuksella. Nämä muutokset tulevat voimaan siten kuin tämän artiklan ensimmäisessä kohdassa todetaan.

3. Sopimuksen tultua voimaan kumpikin väestörekisteriviranomainen toimittaa toiselle väestörekisteriviranomaiselle 10 artiklassa mainitut tiedot toisen valtion kansalaisista.

4. Viron tasavallan sisäministeriön ja Suomen Väestörekisterikeskuksen välisen 18 päivänä tammikuuta 2005 allekirjoitetun väestörekisteritietojen luovuttamista koskevan sopimuksen voimassaolo päätetään erillisellä sopimuksella, kun tietojenvaihto tämän sopimuksen 1 artiklan 1 kohdan 2 alakohdassa tarkoitetuista henkilöistä alkaa.

5. Väestörekisteriviranomaiset sopivat erikseen aikataulusta, jonka mukaisesti aloitetaan sopimuksen II luvun mukainen väestörekisteritietojen ilmoittaminen ja rekisteröiminen sekä II luvun mukaisen menettelyn käynnistämiseksi tarvittavat 8 ja 9 artiklan mukaiset toimenpiteet.

6. Tämän sopimuksen 10 artiklassa tarkoitettu tietojenvaihto aloitetaan tämän sopimuksen liitteen I.4 kohdassa mainituilla kuolintiedoilla vuoden kuluessa sopimuksen voimaantulosta. Väestörekisteriviranomaiset sopivat erikseen aikataulusta, jonka mukaisesti tietojenvaihtoa laajennetaan kattamaan kaikki tämän sopimuksen liitteessä mainitut tiedot.

16 artikla

Irtisanominen

1. Kumpikin osapuoli voi irtisanoa tämän sopimuksen lähettämällä asiasta kirjallisen ilmoituksen toiselle osapuolelle diplomaattiteitse. Irtisanominen tulee voimaan kuuden kuukauden kuluttua päivästä, jona toinen osapuoli on vastaanottanut irtisanomisilmoituksen.

2. Kumpikin väestörekisteriviranomainen voi milloin tahansa keskeyttää tämän sopimuksen mukaisen tietojenvaihdon välittömästi, jos sillä on syytä epäillä henkilötietojen suojan tai tietojenkäsittelyn turvallisuuden vaarantuvan. Väestörekisteriviranomaisen on ilmoitettava keskeytyksestä toiselle väestörekisteriviranomaiselle kirjallisesti ilman tarpeetonta viivytystä. Väestörekisteriviranomaiset tekevät vilpittömässä mielessä yhteistyötä asian ratkaisemiseksi. Jos ongelmaa ei ratkaista, osapuoli voi irtisanoa tämän sopimuksen kohdan 1 mukaisesti.

3. Jos tämä sopimus irtisanotaan, kummankin valtion väestörekisteriin tehdyt merkinnät, jotka perustuvat tämän sopimuksen määräysten perusteella vaihdettuihin tietoihin, katsotaan edelleen luotettaviksi, jollei muuta näytetä.

Tämän vakuudeksi allekirjoittaneet, hallitustensa siihen asianmukaisesti valtuuttamina, ovat allekirjoittaneet tämän sopimuksen.

Tehty kahtena kappaleena Helsingissä 21 päivänä syyskuuta 2022 suomen, viron ja englannin kielellä, kaikkien tekstien ollessa yhtä todistusvoimaiset. Jos syntyy tulkintaeroja, englanninkielinen teksti on ratkaiseva.