430/2018

Innan en utgift betalas ska ämbetsverket eller inrättningen kontrollera att den handling som utgiften baserar sig på är riktig både sakligt och numeriskt sett. Servicecentret svarar dock för sådana kontrollåtgärder i fråga om godkännande av ersättningar på grund av resa som statskontoret med stöd av 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten har bestämt att det ska ansvara för.

Innan en utgift betalas ska den godkännas av den som har förordnats till denna uppgift med stöd av den ekonomistadga som avses i 69 b §. Den som godkänner utgiften ska kontrollera att grunden för utgiften är riktig. Godkännandet ska dateras och undertecknas. Av anteckningen om godkännande ska det framgå på vilka konton utgiften ska bokföras.

Ett utgiftsbeslut kan också räknas som godkännande av en utgift, om det har fattats efter föredragning och beloppet per förfallodag för de enskilda utgiftsposter som förfaller till betalning med stöd av utgiftsbeslutet, eller grunden för bestämmandet av utgifter mot vederlag, har specificerats i utgiftsbeslutet eller om grunden för utgiftsbeslutet är ett av arbetsgivaren på förhand utfärdat skriftligt reseförordnande där utgifterna för resor och logi samt övriga reseutgifter som grundar sig på statens tjänste- eller arbetskollektivavtal specificerats separat och de faktiska kostnaderna inte överstiger dem. Dessutom krävs det att datum och underskrift framgår av utgiftsbeslutet samt att de bokföringskonton som ska användas vid bokföringen av utgiften och den handling som uppvisar utgiften utan svårighet kan kopplas till utgiftsbeslutet.

För säkerställande av att budgetbokföringen är fullständig och tillförlitlig ska det mellan affärsbokföringen och budgetbokföringen varje månad och i samband med bokslutet uppgöras en avstämningskalkyl. Avstämningskalkylen förvaras som en del av bokföringsenhetens bokföringsmaterial.

Bokföringsmaterial som hör till statens centralbokföring omfattar statens i 1 mom. avsedda bokföringsböcker, i 54 § avsedda kontouppgifter och i 42 e § avsedda avstämningskalkyler som gjorts upp utifrån kontouppgifterna, i 54 a § 2 mom. avsedda fullmakter och anmälningar som gäller användningen av dem samt kontoförteckningar och övrigt material som behövs för att sköta centralbokföringen. I fråga om statskontorets skyldighet att bevara bokföringsmaterial gäller vad som föreskrivs särskilt.

Bokföringsenheterna och statliga fonder utanför budgeten ska för centralbokföringen varje kalendermånad i den form och vid den tidpunkt som statskontoret bestämmer sända statskontoret sina kontouppgifter och övriga uppgifter som behövs för skötseln av centralbokföringen. Uppgifter som sänds för centralbokföringen ska undertecknas på behörigt sätt.

Över nationalförmögenhet och anläggningstillgångar i ämbetsverks och inrättningars besittning ska det upprättas bokföring av anläggningstillgångar. Statskontoret får meddela närmare föreskrifter om bokföringen av anläggningstillgångar.