884/2017

Lagen syftar till att

Denna lag ska tillämpas på utbildning och examina om vilka det föreskrivs i

I denna lag föreskrivs det om studentnummer och studentnummerregistret, den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen, studentexamensregistret, antagningsregistret samt högskolornas riksomfattande datalager. Lagen innehåller dessutom bestämmelser om den tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter som Utbildningsstyrelsen ska svara för.

Om inte något annat föreskrivs i denna lag ska personuppgiftslagen (523/1999) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) tillämpas på behandlingen av uppgifter i de register, de informationsresurser, det datalager och den tjänst som avses i denna lag.

Ett studentnummer är en permanent kod som tilldelas en person och som används för att identifiera personen när uppgifter som avses i denna lag förs in, behandlas och lämnas ut.

När i denna lag avsedda uppgifter om en person förs in för första gången ska den som för in uppgiften be Utbildningsstyrelsen om personens studentnummer. Om personen saknar studentnummer ska Utbildningsstyrelsen skapa ett studentnummer. Utbildningsstyrelsen ska meddela den som för in uppgiften studentnumret för kännedom.

Studentnumren bildar ett studentnummerregister. I studentnummerregistret ska dessutom personens namn samt personbeteckningen eller andra behövliga identifikationsuppgifter föras in. Utbildningsstyrelsen är registeransvarig för studentnummerregistret. Studentnummer kan lämnas ut via en teknisk anslutning. De uppgifter som förs in i studentnummerregistret ska bevaras permanent.

De uppgifter som förts in i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen i fråga om den undervisning som avses i lagen om grundläggande utbildning, den utbildning som avses i gymnasielagen och den utbildning som avses i lagen om yrkesutbildning används när en person söker till en utbildning, under utbildningen, i arbetslivet och vid ansökan om utbildningsförmåner.

De uppgifter som förts in i informationsresursen används dessutom för beviljande av finansiering för undervisning och utbildning i enlighet med bestämmelserna i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet (1705/2009).

Uppgifterna kan även utnyttjas när andra myndigheter sköter sådana lagstadgade uppgifter för vilka uppgifterna i informationsresursen behövs.

Uppgifterna i informationsresursen kan dessutom användas vid utvärdering, statistikföring och uppföljning av utbildningen.

Utbildningsstyrelsen är teknisk administratör för informationsresursen. Utbildningsstyrelsen ska svara för informationsresursens allmänna funktion och för den tekniska anslutning som behövs för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter. Utbildningsstyrelsen ska också svara för informationsresursens tillgänglighet, integritet och oföränderlighet samt för dess skydd och bevarande.

Utbildningsanordnarna är registeransvariga för de uppgifter som de har fört in i systemet och svarar för dessa uppgifters innehåll och riktighet. De registeransvariga ska se till att de uppgifter som förs in är aktuella.

Om en sådan registeransvarig som avses i 2 mom. läggs ner och dennes uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, ska Utbildningsstyrelsen vara registeransvarig för de uppgifter som denne fört in i informationsresursen.

Varje registeransvarig är skyldig att i informationsresursen föra in de uppgifter som avses i 7–9 §.

Utbildningsstyrelsen bestämmer närmare hur de som för in uppgifter ska hålla uppgifterna aktuella. Utbildningsstyrelsen meddelar närmare föreskrifter om datastrukturen i fråga om de uppgifter som anges i 7–9 §.

I informationsresursen ska dessutom personernas namn och studentnummer föras in.

En utbildningsanordnare enligt lagen om grundläggande utbildning ska för de elever som den ger utbildning i enlighet med lagen om grundläggande utbildning föra in följande uppgifter i informationsresursen:

En kommun ska i informationsresursen också föra in uppgift om att en läropliktig i fråga om vilken kommunen är skyldig att övervaka att läroplikten fullgörs inte deltar i undervisning som ordnas i enlighet med lagen om grundläggande utbildning.

En utbildningsanordnare ska i informationsresursen dessutom föra in uppgift om att en sådan särskild examen som avses i 38 § i lagen om grundläggande utbildning har avlagts och hur den har bedömts.

En utbildningsanordnare enligt gymnasielagen ska för de studerande som den ger utbildning i enlighet med gymnasielagen föra in följande uppgifter i informationsresursen:

En utbildningsanordnare ska också i informationsresursen föra in uppgift om att ett sådant prov som avses i 12 § 2 mom. i gymnasielagen har avlagts och hur den studerande har bedömts.

En utbildningsanordnare enligt lagen om yrkesutbildning ska för varje studerande som den ger utbildning i enlighet med lagen om yrkesutbildning föra in följande uppgifter i informationsresursen:

Uppgifter ur informationsresursen får lämnas ut till

Utbildningsstyrelsen får utgående från informationsresursen ta fram datamaterial som behövs för utvärdering, utveckling, statistikföring och annan uppföljning samt styrning och finansiering av samt forskning kring undervisningen och utbildningen.

De uppgifter som förs in i informationsresursen ska bevaras permanent.

De uppgifter som gäller tillfälligt avbrytande av studierna och de uppgifter som har bevarats med tanke på beviljandet av finansiering för undervisning och utbildning ska dock bevaras i endast fem år från det att studierna avslutades eller examen avlagdes.

Studentexamensregistret förs och används för ordnande av studentexamen, för bevarande av uppgifter om avlagda studentexamina och prov som hör till examina samt för uppföljning av hur studentexamen fungerar.

Studentexamensnämnden är registeransvarig för studentexamensregistret.

Den registeransvarige ska i registret föra in uppgifter om avläggandet av studentexamen. Anordnarna av gymnasieutbildning ska sända de andra uppgifter som avses i denna paragraf till registret.

I studentexamensregistret införs

Utöver de uppgifter som nämns i 2 mom. kan det i studentexamensregistret också föras in sådana uppgifter om studentexamen i fråga om varje examinand som behövs för ändamålet med registret samt uppgifter om hur examen avlagts och ordnats.

I fråga om personer som har deltagit i studentexamen och sökt till en utbildning som avses i 17 § 3 mom. ska de i 14 § 2 mom. avsedda uppgifter som behövs för antagningen av studerande lämnas ut till antagningsregistret.

Studentexamensnämnden får för publicering lämna ut namnen på dem som godkänts i studentexamen.

Uppgifterna i studentexamensregistret ska bevaras permanent.

Antagningsregistret används för att

Antagningsregistret består av delregister, som omfattar registret för ansökan till högskolorna och registret för ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och övrig utbildning efter den grundläggande utbildningen.

Av antagningsregistrets delregister används

Utbildningsstyrelsen är registeransvarig för antagningsregistret. Universiteten och yrkeshögskolorna ska delta i registerföringen i fråga om det delregister som avses i 17 § 3 mom. 1 punkten och anordnarna av yrkesutbildning, gymnasieutbildning och påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen i fråga om det delregister som avses i 17 § 3 mom. 2 punkten.

Utbildningsstyrelsen svarar för insamlingen av uppgifter till antagningsregistret och för det nationella genomförandet av ansökningssystemen samt för den allmänna informationen, vägledningen och rådgivningen i samband med ansökan till utbildning och antagningen av studerande.

Närmare bestämmelser om den registeransvariges uppgifter utfärdas genom förordning av statsrådet.

I antagningsregistret kan följande föras in:

Förutom de uppgifter som anges 1 mom. kan det i antagningsregistret föras in sådana uppgifter om hälsotillstånd som inverkar på yrkesvalet och uppgifter om arbetserfarenhet och fritidsintressen som den sökande själv uppgett. Dessa uppgifter inhämtas och förs in endast i det fall uppgifterna behövs för antagningen av studerande.

I vart och ett av de delregister som nämns i 17 § 2 mom. kan förutom uppgifter enligt 1 och 2 mom. i denna paragraf också föras in andra uppgifter som behövs med tanke på ändamålet med delregistret och som är relevanta för bedömningen av de sökandes lämplighet för en utbildning eller ett yrke enligt 17 § eller för antagningen av studerande utifrån utbildningspolitiska grunder eller individuella utbildningsbehov.

Den som ansvarar för antagningsregistret har rätt att, utöver de uppgifter som sökanden har uppgett, trots sekretessbestämmelserna få sådana uppgifter som avses i 19 § 1 och 3 mom. ur studentexamensregistret och från Befolkningsregistercentralen, arbets- och näringsmyndigheterna, anordnarna av grundläggande utbildning och påbyggnadsundervisning, universiteten, yrkeshögskolorna, anordnarna av yrkesutbildning och gymnasieutbildning samt ur sådana gemensamma register för två eller flera högskolor som har skapats för antagningen av studerande.

Den som söker till utbildning ska underrättas om vilka uppgifter om honom eller henne som förs in i antagningsregistret.

Trots sekretessbestämmelserna får uppgifter som avses i 19 § 1 och 3 mom., i den utsträckning de uppgifter som avses i 1 mom. behövs och de uppgifter som avses i 3 mom. är nödvändiga för skötseln av mottagarens uppgifter, lämnas ut ur antagningsregistret

Sådana uppgifter som avses i 19 § 2 mom. får lämnas ut endast till de mottagare som nämns i 1 mom. 1 punkten i denna paragraf för antagningen av studerande.

Uppgifterna i antagningsregistret ska bevaras i fem år från det att ett beslut om antagning har fattats. De uppgifter om mottagandet av en studieplats som finns i registret för ansökan till högskolorna ska dock bevaras permanent.

För ett centraliserat bevarande och centraliserad användning av högskolornas uppgifter om studierätt, anmälningar, examina och studieprestationer ska det finnas ett riksomfattande datalager, i vilket datainnehållet i högskolornas register över uppgifter om studerande samlas in och genom vilket antagningsregistret och högskolornas gemensamma antagningstjänster genom en teknisk anslutning datasäkert ges tillgång till detta innehåll. Högskolorna får använda datalagret också i sin övriga verksamhet och vid utlämnande av uppgifter till myndigheter och andra högskolor.

I egenskap av teknisk administratör för datalagret ska undervisnings- och kulturministeriet svara för datalagrets allmänna funktion och för den tekniska anslutning som behövs för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter. Datalagrets tekniska administratör ska svara för datalagrets tillgänglighet, integritet och oföränderlighet samt för dess skydd och bevarande. Den tekniska administratören har inte rätt att bestämma över uppgifterna i datalagret eller lämna ut dem, om inte något annat föreskrivs i denna lag.

Högskolorna är registeransvariga för de uppgifter som de har fört in i systemet och svarar för dessa uppgifters innehåll och riktighet.

Högskolorna ska föra in följande uppgifter i datalagret:

Undervisnings- och kulturministeriet bestämmer hur varje högskola ska hålla innehållet i datalagret aktuellt.

Högskolorna kan med administratören för datalagret komma överens om att i datalagret föra in ett sådant datainnehåll ur ett register som högskolan i fråga ansvarar för som är mer omfattande än vad som avses i 1 mom.

Ur datalagret ska till antagningsregistrets förfogande lämnas ut de i 25 § 1 mom. avsedda uppgifter som förts in i datalagret och som enligt 19 § kan föras in i antagningsregistret.

Högskolorna beslutar i egenskap av registeransvariga om annat utlämnande av uppgifter via datalagret och svarar för att utlämnandet sker på ett lagenligt sätt.

Undervisnings- och kulturministeriet kan utgående från datalagret ta fram datamaterial som behövs för utvärdering, utveckling, statistikföring samt annan uppföljning och styrning av utbildningen och forskningen.

De uppgifter som avses i 25 § 1 mom. ska bevaras i datalagret permanent.

Utbildningsstyrelsen administrerar en tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter där de uppgifter om personer som finns i de register och informationsresurser som avses i denna lag förs samman och centraliserat för kontroll och vidareutnyttjande tillhandahålls personerna själva och lämnas ut till dem som har rätt att få uppgifterna.

Med hjälp av tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter utlämnas

Via användargränssnittet i tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter kan en person kontrollera och vidareutnyttja sina egna uppgifter i de register och informationsresurser som avses i denna lag.

Uppgifter i de register och informationsresurser som avses i denna lag kan lämnas ut till myndigheter via tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter med stöd av den rätt att få uppgifter myndigheten har enligt lag eller på grundval av en lagstadgad uppgift.

Myndigheterna får uppgifter ur tjänsten genom en teknisk anslutning. Utbildningsstyrelsen kan öppna en teknisk anslutning för en sådan myndighet som med stöd av denna eller någon annan lag har rätt att behandla uppgifterna. När en myndighet begär uppgifter ska den meddela Utbildningsstyrelsen för vilket ändamål uppgifterna ska användas och lämna annan information som behövs för att klarlägga förutsättningarna för att lämna ut uppgifterna samt redogöra för hur uppgifterna kommer att skyddas på behörigt sätt.

Via tjänsten kan uppgifter lämnas ut i enlighet med 2 och 3 mom. också till Utbildningsfonden.

En person om vilken det förts in uppgifter i ett sådant register eller en sådan informationsresurs som avses i denna lag kan i tjänsten ge ett specifikt samtycke till att en uppgift i det aktuella registret eller informationsresursen lämnas ut till en myndighet eller någon annan aktör samt återkalla sitt samtycke. Ur tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter får uppgifter lämnas ut i elektronisk form med samtycke från den berörda personen.

Uppgifter som lämnas ut bevaras inte i Utbildningsstyrelsens tjänst.

Utbildningsstyrelsen ska i egenskap av administratör för tjänsten svara för tjänstens allmänna funktion och öppningen av tekniska anslutningar.

Utbildningsstyrelsen svarar för lagenligheten vid utlämnandet av uppgifter via tjänsten och för klarläggandet av förutsättningarna för att öppna tekniska anslutningar.

Utbildningsstyrelsen svarar för tjänstens tillgänglighet och skyddet av denna och samlar in loggdata om användningen av tjänsten. Loggdata bildar ett loggdataregister för vilket Utbildningsstyrelsen är registeransvarig.

Utbildningsstyrelsen är skyldig att underrätta de registeransvariga om att en teknisk anslutning öppnas.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 2018.

Genom denna lag upphävs lagen om antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret (1058/1998). De uppgifter som förts in i antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret enligt den lagen ingår i de register och informationsresurser med samma namn som avses i denna lag.

Med avvikelse från bestämmelserna i 3 § 2 mom. kan ett studentnummer på begäran av utbildningsanordnaren eller högskolan tilldelas en elev eller studerande som är elev eller studerande den 1 oktober 2017 eller därefter. På den registeransvariges begäran kan ett studentnummer också tilldelas en person som ännu inte har ett studentnummer och om vilken det har förts in uppgifter i de register eller informationsresurser som avses i 31 § 2 mom. före ikraftträdandet av denna lag.

I den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen införs de i 7–9 § avsedda uppgifterna om personer som vid ikraftträdandet av denna lag är elever eller studerande hos den aktuella utbildningsanordnaren, inklusive sådana studier, utbildnings- och examensdelar och delområden inom studierna eller utbildningen som har genomgåtts före ikraftträdandet av lagen. I informationsresursen ska det dock inte föras in uppgifter om sådana studier på årskurser inom den grundläggande utbildningen som genomgåtts före ikraftträdandet av lagen.

I den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen ska det dessutom föras in uppgifter om sådana år 2017 avlagda yrkesinriktade grundexamina som avses i lagen om grundläggande yrkesutbildning (630/1998), inklusive hur de har bedömts.

De uppgifter som avses i 2 och 3 mom. ska vara införda i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen senast den 28 februari 2018.

Trots det som föreskrivs i 2 och 3 mom. får utbildningsanordnaren i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen föra in uppgifter om sådana studier som avses i 7 och 8 § och som har genomförts tidigare än vad som anges i 2 mom. och uppgifter om sådana yrkesinriktade grundexamina som avlagts tidigare än vad som anges i 3 mom., förutsatt att Utbildningsstyrelsen har meddelat en föreskrift om datastrukturen för sådana uppgifter.

Om förskoleundervisning ordnas på en sådan plats som avses i 1 § 2 eller 3 mom. i lagen om småbarnspedagogik (36/1973) ska de i 7 § i denna lag avsedda uppgifterna om eleverna i förskoleundervisning föras in i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen från och med den 1 januari 2019.

I 8 § avsedda uppgifter om Reifeprüfung-examina som avlagts före den 1 januari 2019 ska inte föras in i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen.

När det gäller de examenstillfällen för studentexamen som anordnas 2018 ska de provprestationer och bedömningsanteckningar som avses i 14 § 2 mom. i denna lag föras in i studentexamensregistret endast beträffande sådana elektroniska prov som avses i 1 § 2 mom. i lagen om anordnande av studentexamen.

Statsrådets förordning om förfarandet vid ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och förberedande utbildning efter den grundläggande utbildningen (294/2014) förblir i kraft också till den del den utfärdats med stöd av 1 a § i lagen om antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret.