1786/2009

Ämbetsverkens och inrättningarnas bokföring samt centralbokföringen består av affärsbokföring och budgetbokföring. Bokföringen för statliga fonder utanför budgeten är affärsbokföring.

Verifikat får upprättas och anteckningar i bokföringen göras i maskinläsbara datamedier, och verifikaten, bokföringsböckerna och det övriga bokföringsmaterialet får förvaras samtidigt enbart i maskinläsbara datamedier.

Vid bokföring i ett maskinläsbart datamedium ska sättet att utföra registreringarna och deras samband med bokslutet kunna konstateras utan svårighet. Bokföringsenheten ska vid behov återge bokföringsmaterial som finns i ett maskinläsbart datamedium i vanlig läsbar skriftlig form.

Vid bokföring i ett maskinläsbart datamedium ska en beskrivning av förfarandet uppgöras. Beskrivningen ska förses med anteckningar om tillämpningsperioden och förvaras så ordnad att det utan svårigheter kan fastställas på vilket sätt databehandlingen har utförts.

Statskontoret meddelar närmare föreskrifter om förfarandena enligt 1 mom., uppgörande av en beskrivning av förfarandet enligt 3 mom. och avstämning av bokföring i ett maskinläsbart datamedium.

Vid bokföringen ska principerna för dubbel bokföring iakttas, om inte något annat föreskrivs nedan. I 54 a § föreskrivs om kontroll av fullmakter.

För varje kassa ska det föras kassabok, i vilken alla mottagna och erlagda betalningar införs. Kassaboken avslutas varje dag, om inte något annat bestäms i bokföringsenhetens ekonomistadga.

Bokföringsenheten kan, om det i en kassa används kassaterminal eller någon motsvarande anordning eller om betalningsrörelsen är ringa, bestämma att kassan inte behöver föra kassabok.

För säkerställande av att budgetbokföringen är fullständig och tillförlitlig ska det mellan affärsbokföringen och budgetbokföringen varje månad och i samband med bokslutet uppgöras en avstämningskalkyl. Avstämningskalkylen förvaras hos bokföringsenheten tillsammans med motsvarande kontoredogörelse.

Huvudboken för bokföringsenhetens affärsbokföring ska omfatta de konton som avses i 42 b § 1 mom.

Huvudboken för bokföringsenhetens budgetbokföring ska omfatta de konton som avses i 42 b § 2 mom.

En dagbok för bokföringen och en huvudbok för affärsbokföring och budgetbokföring ska upprättas minst en gång per månad. Senast i samband med bokslutet ska det göras en sammanställning över dagboken och huvudböckerna som omfattar hela finansåret och utifrån vilken det kan konstateras att räkenskapsböckerna finns bevarade i sin helhet.

Bokföringsenheten bestämmer, med beaktande av arten och omfattningen av redogörarens verksamhet, hurdan bokföring denne ska föra.

Redogöraren ska för varje kalendermånad tillställa bokföringsenheten en undertecknad redovisning för sina affärstransaktioner. Om redogörarens betalningsrörelse är ringa, kan redovisning med bokföringsenhetens tillstånd avges för en längre redovisningsperiod. Redovisning kan dock ges för högst ett finansår. Bokföringsenheten ska granska redovisningen.

Huvudboken för statens affärsbokföring uppgörs på basis av data från bokföringsenheternas affärsbokföring. Huvudboken för statens budgetbokföring uppgörs på basis av data från bokföringsenheternas budgetbokföring. Ändringar i bokföringsenheternas kontouppgifter och registreringar i centralbokföringen ska dokumenteras på ett verifierbart sätt.

Bokföringsmaterial som hör till statens centralbokföring omfattar ovan i 1 mom. avsedda statens bokföringsböcker, i 54 § avsedda kontoredogörelser och avstämningskalkyler, i 54 a § 2 mom. avsedda fullmakter och anmälningar som gäller användningen av dem, kontoförteckningar och övrigt material som behövs för att sköta centralbokföringen. Statskontoret ska förvara bokföringsmaterial i enlighet med vad som bestäms eller föreskrivs särskilt.

Bokföringsenheterna och sådana statliga fonder utanför budgeten som separat utsetts av statskontoret ska för centralbokföringen varje kalendermånad på det sätt och vid den tidpunkt som statskontoret bestämmer tillställa statskontoret sina kontodata och de kontoredogörelser som baserats på dem samt den avstämningskalkyl som avses i 42 e §. Kontoredogörelsen ska undertecknas på behörigt sätt. Till kontoredogörelsen ska fogas de övriga data som statskontoret bestämmer och som behövs för skötseln av centralbokföringen.

Vid kontrollen av fullmakter antecknas de fullmakter som beviljats i samband med behandlingen av budgeten och som grundar sig på lag samt användningen av dem. I samband med kontrollen av fullmakter följs också utgifterna för användningen av fullmakten samt behoven av anslag till följd av användningen av fullmakten under kommande finansår.

Statskontoret meddelar närmare föreskrifter om detaljerna i kontrollen av fullmakter. Anmälan om fullmakterna och deras användning ska göras hos statskontoret på det sätt som detta bestämmer.

Bokföringsenheternas bokslut ska upprättas på ett enhetligt sätt.

I fråga om bokslut för statliga fonder utanför budgeten ska bestämmelserna i denna förordning om bokföringsenheternas bokslut iakttas i tillämpliga delar, om inte något annat föreskrivs.

Finansministeriet meddelar vid behov närmare föreskrifter om statsbokslutet samt bokslutet för bokföringsenheter och statliga fonder utanför budgeten och bilagorna till dessa samt om upprättandet av boksluten.

Statskontoret meddelar nödvändiga föreskrifter om hur bokslutsuppgifterna och boksluten tekniskt ska tillställas statskontoret samt dessutom nödvändiga anvisningar om bokföringsenheternas bokslut och bilagorna till dessa samt om upprättandet av bokslutet.

En bokföringsenhet ska upprätta bokslut för varje finansår. Bokslutet ska bestå av

Bokföringsenhetens uppgifter i de bokslutskalkyler som avses i 1 mom. 2–5 punkten och i bilagorna till dem för det avslutade finansåret ska utarbetas och sändas till statskontoret inom den tid som det bestämmer. Bokslutet ska upprättas och godkännas senast den 15 mars efter finansåret.

Cheferna för de ämbetsverk och inrättningar som hör till bokföringsenheten ska alla för egen del godkänna och underteckna bokföringsenhetens bokslut. Om ämbetsverket eller inrättningen har en styrelse eller ett motsvarande kollegialt organ för den högsta ledningen och beslutsfattandet, godkänner och undertecknar också detta organ bokslutet för ämbetsverket eller inrättningen i fråga. Den minister som är chef för ministeriet godkänner och undertecknar ministeriets bokslut på föredragning av den tjänsteman som sköter kanslichefens uppgifter vid ministeriet. Om också en annan minister har förordnats att behandla ärenden som hör till ministeriets ansvarsområde, godkänner och undertecknar denna minister bokslutet när det gäller det egna uppgiftsområdet.

Sedan bokslutet har godkänts ska bokföringsenheten utan dröjsmål sända det till ministeriet, statens revisionsverk och statskontoret. Bokslutet läggs ut på den informationstjänst som statskontoret administrerar och som finns tillgänglig i ett allmänt datanät, om inte något annat följer av offentlighetslagen i fråga om vissa delar av bokslutet.

I utfallskalkylen för bokföringsenhetens budget ska det enligt specificeringen i den detaljerade indelningen av budgeten anges

Bokslutskalkylerna ska bekräftas med specifikationer till balansräkningen.

Den verksamhetsberättelse som ingår i bokföringsenhetens bokslut ska innehålla

På bokslutet för statliga fonder utanför budgeten tillämpas i övrigt vad som i denna förordning föreskrivs om bokföringsenheternas bokslut.

I balansräkningen upptas som separata förmögenhetsposter den nationalförmögenhet samt de anläggningstillgångar, omsättningstillgångar och finansieringstillgångar som bokföringsenheten besitter.

Besittningsöverföringar mellan bokföringsenheterna registreras i affärsbokföringen till beloppet av den anskaffningsutgift som inte registrerats som kostnad för nyttigheten efter det att de avdrag som avses i 66 f och 66 g § har gjorts fram till tidpunkten för överföringen.

Specifikationerna till balansräkningen får i enlighet med vad statskontoret bestämmer göras i ett maskinläsbart datamedium förutsatt att de vid behov kan tas fram i vanlig läsbar skriftlig form.

Specifikationerna till balansräkningen ska dateras och undertecknas av dem som upprättat dem. En specifikation i ett maskinläsbart datamedium bekräftas med en kod som anger vem som har upprättat den samt tidpunkten för upprättandet.

När det gäller inkomster av överlåtelse av en prestation som till sin omfattning är betydande och består av olika faser, och när den del av inkomsterna som motsvarar överlåtelsefasen eller prestationsgraden har hänförts som inkomst för finansåret i statsbudgeten enligt 5 b § 2 mom., ska överlåtelsen av prestationen i affärsbokföringen tas upp som intäkt på grundval av överlåtelsefasen eller prestationsgraden. Bokföringsenheten ska iaktta samma grund när alla inkomster som avses i detta moment tas upp som intäkter.

Bilagorna till bokföringsenheternas bokslut ska innehålla

Varje ministerium ska årligen senast den 15 juni efter finansåret ge ett motiverat ställningstagande till bokslutet för de bokföringsenheter och statliga fonder som hör till ministeriets förvaltningsområde samt till de åtgärder som föranleds av bokslutet och den revisionsberättelse som statens revisionsverk gjort upp om det samt av andra redogörelser för och utlåtanden om verksamheten och ekonomin vid bokföringsenheten eller den statliga fonden utanför budgeten. För beredningen av ställningstagandet ska varje ministerium utarbeta och skaffa de redogörelser och utvärderingar som behövs.

I ställningstagandet till bokslutet ska ministeriet

Utfallskalkylen för statsbudgeten görs upp på basis av huvudboken för statens budgetbokföring och uppgifterna från kontrollen av fullmakter. Utfallskalkylen innehåller uppgifter om budgetinkomster och budgetutgifter specificerade enligt avdelning och huvudtitel samt avdelning eller huvudtitel, kapitel och moment samt en på samma sätt specificerad jämförelse mellan utfallet av inkomstpostkontona och anslagskontona och statsbudgeten. I utfallskalkylen ska det ingå uppgifter om de reservationsanslag som överförts från de föregående finansåren och om de reservationsanslag som överförts till det följande finansåret. I samband med utfallskalkylen lämnas uppgifter om fullmakterna och användningen av dem under finansåret, utgifterna för användningen under finansåret och behoven av anslag för användningen under senare finansår specificerade enligt huvudtitel samt huvudtitel och moment.

Statens intäkts- och kostnadskalkyl samt statens balansräkning och finansieringsanalys görs upp på basis av den huvudbok för statens affärsbokföring som grundar sig på bokföringsenheternas kontouppgifter i enlighet med de scheman för intäkts- och kostnadskalkylen, balansräkningen och finansieringsanalysen som finansministeriet fastställt. Verkningarna av ämbetsverkens och inrättningarnas interna intäkter och kostnader samt interna fordringar och skulder elimineras med iakttagande av ärendets vikt. Finansministeriet meddelar vid behov närmare föreskrifter.

För upprättandet av statsbokslutet och bilagorna till det ska bokföringsenheten och statens fonder utanför budgeten före en av statskontoret utsatt tidpunkt tillställa statskontoret de redogörelser, baserade på bokföringsenheternas eller fondernas bokföring och bokslut, som statskontoret bestämmer.

I fråga om ämbetsverk och inrättningar som är bokföringsenheter ska de förfaranden som avses i 1 mom. också omfatta de uppgifter som ankommer på dem som bokföringsenheter.

Varje bokföringsenhet ska ha en ekonomistadga. Om bokföringsenheten omfattar flera ämbetsverk och inrättningar, ska ekonomistadgan godkännas av det ämbetsverk eller den inrättning som enligt det beslut genom vilket bokföringsenheten utsetts ska godkänna ekonomistadgan. Ämbetsverket eller inrättningen ska dock först höra de övriga ämbetsverk och inrättningar som hör till samma bokföringsenhet.

I ekonomistadgan ska det ingå närmare bestämmelser om

I ekonomistadgan kan det dessutom meddelas andra bestämmelser om verksamheten vid de ämbetsverk och inrättningar som hör till bokföringsenheten. I ekonomistadgan kan det föreskrivas att bestämmelser om en del av de frågor som gäller förvaltningens interna verksamhet och som enligt denna förordning hör till ekonomistadgan i stället ska meddelas i något annat reglemente i enlighet med vad ämbetsverket eller inrättningen beslutar.

Ekonomistadgan ska upprättas så att den tillsammans med de författningar som utfärdats om förvaltningen av ämbetsverken och inrättningarna och de arbetsordningar som utfärdats med stöd av författningarna skapar lämpliga och tillräckliga grunder för de förfaranden inom den interna kontrollen som avses i 69 och 69 a §.

Statskontoret kan meddela föreskrifter om innehållet i och upprättandet av ekonomistadgorna för bokföringsenheterna. Ekonomistadgan och de andra reglementen som avses i 2 mom. samt ändringarna i dem ska tillställas respektive ministerium, statens revisionsverk och statskontoret för kännedom.

Vid statskontoret kan det för främjande av god bokföringssed finnas en statlig bokföringsnämnd, nedan bokföringsnämnden, som på ansökan av en statlig myndighet, en bokföringsenhet, en fond utanför budgeten eller ett statligt affärsverk kan ge utlåtanden och rekommendationer om tillämpningen av de bestämmelser, föreskrifter och anvisningar som gäller deras bokföring och bokslut samt ta initiativ eller utfärda rekommendationer om statens bokföring och upprättandet av bokslut samt utvecklandet av dessa. Bokföringsnämnden kan vid behov också ge utlåtanden om allmänt viktiga projekt som gäller utvecklande av bokföringen.

Arvoden och resekostnadsersättningar till bokföringsnämndens medlemmar, suppleanter och sakkunniga fastställs av finansministeriet. Nämnden ska årligen före utgången av mars för statskontoret göra upp en berättelse över sin verksamhet under föregående kalenderår. Berättelsen ska tillställas finansministeriet för kännedom.

Lös egendom som tagits ur bruk får överlåtas utan vederlag, förutsatt att överlåtelsen anses vara motiverad och ändamålsenlig med tanke på statens intressen,

Statliga ämbetsverk och inrättningar samt statliga fonder utanför budgeten får ta emot donations- och testamentsmedel ( donationsmedel ), om medlen kan användas för ändamål som är i överensstämmelse med uppgifterna för det ämbetsverk, den inrättning eller den fond som är mottagare och om villkoren i anslutning till donationsmedlen är godtagbara och det även i övrigt kan anses korrekt att ta emot medlen.

Donationsmedel ska betalas tillbaka, om de inte kan användas för det anvisade ändamålet. Om det inte är möjligt att betala tillbaka donationsmedlen, ska de användas för ett ändamål som närmast motsvarar det ursprungliga syftet med donationen.