893/2003

Utöver vad som bestäms i reglementet för statsrådet och i förordningen om statsrådets kansli gäller beträffande statsrådets kansli (kansliet), dess organisation och interna arbetsfördelning vad som bestäms i denna arbetsordning samt i bestämmelser och anvisningar som givits med stöd av olika författningar.

I fråga om personalens deltagande i beredningen av beslutsfattandet i kansliet iakttas vad som bestäms i lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (651/1988) och i de avtal om samarbete inom statsrådets kansli som ingåtts med stöd av nämnda lag.

Statssekreteraren leder och övervakar i egenskap av statsministerns närmaste medhjälpare kansliets verksamhet. Direkt under statssekreteraren lyder i funktionellt hänseende förvaltnings- och utvecklingsenhetens ansvarsområde för sakkunnigtjänsterna för den politiska ledningen, ekonomiska rådets sekretariat, statsrådets informationsenhet och statsrådets EU-sekretariat samt statsrådets säkerhetsenhet till den del fråga är om säkerhetstjänsten för statsrådet och statsrådets medlemmar samt statsrådets kansli och justitiekanslersämbetet.

Statssekreteraren koordinerar samarbetet mellan statsministerns specialmedarbetare och de andra ministrarnas specialmedarbetare.

När personalen och i synnerhet statsministerns medarbetare byts ut ansvarar förvaltningsdirektören för att den nya personalen får nödvändig information om de ärenden, förfaringssätt och andra samarbetsfrågor som hör till kansliets ansvarsområde.

Förmannen för varje verksamhetsenhet leder den underlydande personalens verksamhet samt ansvarar för att uppgifterna sköts effektivt.

Understatssekreteraren fastställer verksamhetsenheternas interna underenheter och närförmännen för dessa när det gäller arbetsledningsuppgifter. Understatssekreteraren fastställer också närförmännens deltagande när det gäller bedömningen av arbetets kravnivå och arbetsprestationen inom ramen för det nya lönesystemet.

För planeringen och genomförandet av förberedelserna med tanke på undantagsförhållanden deltar statsrådets säkerhetschef i ministeriernas beredskapschefs- och beredskapssekreterarverksamhet samt är statsrådsborgens skyddschef.

Understatssekreteraren är kansliets beredskapschef och leder kansliets beredskapskommitté.

Kansliets beredskapssekreterare är en till uppgiften förordnad tjänsteman.

Trots den fastställda arbetsfördelningen är varje tjänsteman skyldig att utföra de uppgifter som statsministern, statssekreteraren, understatssekreteraren eller vederbörande förman för en verksamhetsenhet anvisar.

Föredragande i kansliet är, utöver vad som föreskrivs eller bestäms särskilt, de förmän och andra tjänstemän som ålagts att bereda och föredra ett ärende.

Statsministerns specialmedarbetare utför de uppgifter som statsministern eller statssekreteraren uppdrar åt dem utan att vara föredragande i kansliet.

Statsministerns och ministerns specialmedarbetare skall på begäran ges den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter. Specialmedarbetarna skall på motsvarande sätt ge understatssekreteraren och kansliets andra tjänstemän den information de behöver för att kunna sköta sina uppgifter och omedelbart informera dem om frågor som gäller kansliets ansvarsområde.

Statsministern och ministerns specialmedarbetare skall utföra sina uppgifter i nära samarbete med kansliets övriga verksamhetsenheter.

För behandlingen av vittsyftande och principiellt viktiga frågor som gäller kansliet och dess förvaltningsområde har kansliet en ledningsgrupp. Statssekreteraren är ordförande för ledningsgruppen och understatssekreteraren är vice ordförande. Till ledningsgruppen hör som medlemmar verksamhetsenheternas förmän, eller när de har förhinder deras ersättare. Till ledningsgruppen hör dessutom en företrädare för personalen eller dennes ersättare, vilka personalorganisationerna tillsammans väljer för ett kalenderår i sänder.

Statsministerns och ministerns specialmedarbetare kan delta i ledningsgruppens möten.

Ledningsgruppen sammanträder vid behov på kallelse av statssekreteraren eller understatssekreteraren. Ledningsgruppen kan anta en sekreterare och höra sakkunniga. Protokoll skall föras över mötena.

Ledningsgruppen skall

Verksamhetsenheternas förmän sammanträder vid behov under understatssekreterarens ledning för att bereda ärenden.

Förmännens möte sammankallas av understatssekreteraren. Förmännen kan anta en sekreterare och höra sakkunniga. Protokoll skall föras över mötena.

Förvaltnings- och utvecklingsenheten handlägger ärenden som gäller

Ett eget ansvarsområde inom enheten utgör sakkunnigtjänsterna för den politiska ledningen, vars förman är en tjänsteman som förordnats till uppgiften. Ansvarsområdet omfattar ärenden som gäller

Dessutom handlägger verksamhetsenheten alla de ärenden som inte ankommer på andra verksamhetsenheter.

Förvaltnings- och utvecklingsenhetens verksamhet leds av förvaltningsdirektören.

Statsrådets informationsenhet skall

Informationsenhetens verksamhet leds av statsrådets informationschef.

Statsrådets EU-sekretariat skall

Statsrådets EU-sekretariat leds av chefen för EU-sekretariatet.

Statsrådets sessionsenhet handlägger ärenden som gäller

Statsrådets sessionsenhets verksamhet leds av ett regeringsråd.

Statsrådets translatorsbyrå handlägger ärenden som gäller

Translatorsbyråns språktjänst samlar, lagrar och standardiserar termer och benämningar som förekommer inom förvaltningen i Finland samt deras motsvarigheter på främmande språk och ger information om dem både till den offentliga förvaltningen och till allmänheten.

Chefen för translatorsbyrån leder byråns verksamhet samt granskar personligen i första hand alla texter som publiceras i författningssamlingen.

De biträdande cheferna sköter granskningen av andra vid translatorsbyrån översatta texter än de ovan nämnda samt översättningen av juridiskt svåra texter och är vid behov ställföreträdare för chefen för byrån.

Informationstjänsten handlägger ärenden som gäller

Informationstjänstens verksamhet leds av chefen för informationstjänsten.

Statsrådets säkerhetsenhet handlägger ärenden som gäller

Statsrådets säkerhetsenhets verksamhet leds av statsrådets säkerhetschef.

Statsrådets festvåning, Ständerhuset, Bjälbo, Königstedt och statens gästhus är statsrådets representationslokaler.

Förvaltnings- och utvecklingsenheten för en förteckning över semestrar och annan frånvaro och var och en skall tillställa ansvarsområdet av enhetsförmannen godkända anmälningar om semester och frånvaro.

Verksamhetsenheternas förmäns semestrar och frånvaro skall dock godkännas av understatssekreteraren.

Statsministern ger statssekreteraren reseförordnanden. Statssekreteraren ger understatssekreteraren samt statsministerns och ministerns specialmedarbetare reseförordnanden.

Chefen för EU-sekretariatet ger EU-sekretariatets tjänstemän reseförordnanden som gäller tjänsteresor till EU-organens sammanträden och till andra därmed jämförbara EU-sammanträden. Chefen för EU-sekretariatet ger även tjänstemän som deltar i Europeiska rådets mötesdelegationer reseförordnanden.

Transportchefen ger ministrarnas chaufförer reseförordnanden som hänför sig till transportuppgifter.

Understatssekreteraren ger övriga reseförordnanden för resor som betalas med anslag som anvisats kansliet. Understatssekreteraren ger dem som hör till statsministerns delegation på arbetsresor reseförordnanden. Understatssekreteraren beviljar tillstånd att använda tjänstebil samt att använda egen bil på tjänsteresor.

Vid beredningen av ärenden som även berör någon annan verksamhetsenhets ansvarsområde skall ärendena i god tid diskuteras med den verksamhetsenhet som berörs.

Innan ett ärende föredras för statsministern eller statssekreteraren för avgörande eller föredragningslistan gällande ärendet delas ut, skall föredraganden tillställa understatssekreteraren och verksamhetsenhetens förman handlingarna eller muntligen referera ärendet för dem. Handlingarna skall tillställas eller ärendet refereras för verksamhetsenhetens förman också när ett ärende avgörs av understatssekreteraren.

Föredragningslistan för republikens presidents session, statsrådets allmänna sammanträde eller finansutskottet får inte annat än av tvingande skäl delas ut innan ärendet har refererats för statsministern eller ministern och han eller hon har godkänt att det tas upp till föredragning.

Statssekreteraren, understatssekreteraren och vederbörande förmän skall i god tid i förväg informeras om alla de med tanke på deras uppgifter viktiga ärenden som är under beredning samt om planerade ändringar som hänför sig till personalens arbetsuppgifter.

Varje förman för en verksamhetsenhet skall hålla understatssekreteraren underrättad om de viktigaste ärendena som är under behandling i verksamhetsenheten.

Kansliets information till offentligheten eller anordnandet av informationsmöten skall på förhand diskuteras med antingen statsministern, statssekreteraren eller understatssekreteraren. Detta gäller dock inte information från kommittéer, kommissioner, arbetsgrupper och andra sidoorgan som lyder under kansliet.

Om de praktiska informationsarrangemangen överenskoms med statsrådets informationschef.

En tjänsteman som i offentligheten kommer att företräda kansliet skall vid behov på förhand informera sina förmän om detta.

Genom beslut av statsministern, statssekreteraren eller understatssekreteraren kan projekt startas och arbetsgrupper tillsättas för särskilda beredningsuppgifter.

Beroende på ärende beslutar statsministern, statssekreteraren eller understatssekreteraren om kansliets representanter i utomstående instansers organ.

Utöver vad som annars har bestämts avgör statsministern ärenden som gäller

En tjänsteman som arbetar som translator och vars lön betalas enligt högst löneklass A 23 utnämns av chefen för statsrådets translatorsbyrå.

Andra tjänstemän än sådana som nämns i 1 mom. och vilkas lön betalas enligt högst löneklass A 23 utnämns av understatssekreteraren.

Utöver vad som i övrigt har bestämts i denna arbetsordning avgör understatssekreteraren ärenden som gäller

Utöver vad som i övrigt föreskrivs avgör förvaltningsdirektören ärenden som gäller

En till uppgiften förordnad tjänsteman vid förvaltnings- och utvecklingsenheten avgör ärenden som gäller

På anställning av personal i arbetsavtalsförhållande tillämpas vad som i 28 och 29 § bestäms om utnämning av tjänstemän.

Verksamhetsenheternas förmän avgör ärenden som gäller verksamheten vid den egna enheten.

Ärenden i vilka det krävs ett skriftligt förvaltningsbeslut avgörs dock av verksamhetsenhetens förman endast i det fall att förmannen uttryckligen har getts rätt därtill i denna arbetsordning.

Användningen av anslag som genom beslut av understatssekreteraren anvisats en verksamhetsenhet eller ett ansvarsområde avgörs av verksamhetsenhetens förman, förmannen för ansvarsområdet eller någon annan ansvarig person. Hit hör också beställningar och leveransavtal. Verksamhetsenhetens förman godkänner enhetens utgifter och inkomster. En till uppgiften förordnad tjänsteman vid statsrådets säkerhetsenhet avgör ärenden som gäller utgifter om högst 168 000 euro som betalas med anslag som anvisats statsrådets säkerhetsenhet.

Uppgifter om sådana offentliga myndighetshandlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet ger den som handlägger ärendet. Beslut som gäller överlåtande av en sekretessbelagd eller annan myndighetshandling fattas av verksamhetsenhetens förman.

Ekonomichefen avgör ärenden som gäller

I fråga om utnämningar som verkställs av statsrådets kansli beviljas annan tjänstledighet än sådan som avses i 31 § 6 punkten av utnämnaren.

Tjänster vid statsrådets kansli förklaras lediga av understatssekreteraren.

Vad som i denna arbetsordning bestäms om statsministern gäller i tillämpliga delar ministern för handläggning av ärenden som hör till statsrådets kanslis ansvarsområde i fråga om ärenden som hör till sistnämnda ministers ansvarsområde.

Denna arbetsordning träder i kraft den 1 november 2003 och genom den upphävs den arbetsordning för statsrådets kansli som gavs den 22 mars 2001 (277/2001) jämte ändringar.

Åtgärder som verkställigheten av arbetsordningen förutsätter får vidtas innan arbetsordningen träder i kraft.