277/2001

Utöver vad som bestäms i reglementet för statsrådet och i förordningen om statsrådets kansli gäller beträffande statsrådets kansli (kansliet), dess organisation och interna arbetsfördelning vad som bestäms i denna arbetsordning.

Om kansliets resultatstyrning, ekonomiplanerings- och redovisningssystem, betalningsrörelse, bokföring samt interna revision och kontroll bestäms närmare i ekonomistadgan för statsrådets kansli.

Om kansliets arkivfunktion bestäms närmare i arkivstadgan för statsrådets kansli och i instruktionen för statsrådets arkiv, vilka fastställs av kansliet.

I kansliets verksamhet iakttas dessutom de principer för intern information som kansliet fastställt. I frågor som ansluter sig till arbetarskyddet iakttas samarbetsavtalet rörande arbetarskyddet inom statsrådets kansli.

I fråga om personalens deltagande i beredningen av beslutsfattandet i kansliet iakttas vad som bestäms i lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (651/1988) och i de avtal om samarbete inom statsrådets kansli som ingåtts med stöd av nämnda lag.

Statssekreteraren leder de möten för kanslicheferna vid vilka behandlas frågor som gäller hur förverkligandet av regeringsprogrammet främjas och följs, effektiveringen av verksamheten inom statsrådet, ministeriernas samarbete samt koordineringen av ministeriernas verksamhet.

Statssekreteraren koordinerar samarbetet mellan statsministerns specialmedarbetare och de andra ministrarnas specialmedarbetare.

Statssekreteraren är också ordförande för ministeriernas beredskapschefer.

Understatssekreteraren leder kansliets allmänna förvaltning och verksamhet samt ansvarar för ordnandet av kansliets interna revision. Understatssekreteraren är kansliets beredskapschef och leder kansliets beredskapskommitté.

När personalen och i synnerhet statsministerns medarbetare byts ut ansvarar förvaltningsdirektören för att den nya personalen får nödvändig information om de ärenden, förfaringssätt och andra samarbetsfrågor som hör till kansliets verksamhetsområde.

Förmannen för varje verksamhetsenhet leder den underlydande personalens verksamhet samt ansvarar för att uppgifterna sköts med framgång.

För planeringen och genomförandet av förberedelserna med tanke på undantagsförhållanden deltar statsrådets säkerhetschef i ministeriernas beredskapschefs- och beredskapssekreterarverksamhet samt är statsrådsborgens skyddschef.

Som kansliets beredskapssekreterare verkar en till uppgiften förordnad tjänsteman.

Trots den fastställda arbetsfördelningen är varje tjänsteman skyldig att utföra de uppgifter som statsministern, statssekreteraren, understatssekreteraren eller vederbörande förman anvisar.

Föredragande i kansliet är utöver vad som föreskrivs eller bestäms särskilt de förmän samt andra tjänstemän som ålagts att bereda och föredra ett ärende.

Statsministerns specialmedarbetare utför de uppgifter som statsministern eller statssekreteraren uppdrar åt dem utan att vara föredragande i kansliet.

Statsministerns och ministerns specialmedarbetare skall på begäran ges den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter. Specialmedarbetarna skall på motsvarande sätt ge understatssekreteraren och kansliets andra tjänstemän den information de behöver för att kunna sköta sina uppgifter och omedelbart informera dem om frågor som gäller kansliets verksamhetsområde.

Statsministern och ministerns specialmedarbetare skall utföra sina uppgifter i nära samarbete med kansliets övriga verksamhetsenheter.

För behandlingen av vittsyftande och principiellt viktiga frågor som gäller kansliet och dess förvaltningsområde har kansliet en ledningsgrupp. Statssekreteraren är ordförande för ledningsgruppen och understatssekreteraren är vice ordförande. Till ledningsgruppen hör som medlemmar förvaltningsdirektören och hans ersättare samt verksamhetsenheternas förmän, eller när de har förhinder deras ersättare. Till ledningsgruppen hör dessutom en företrädare för personalen eller dennes ersättare, vilka personalorganisationerna tillsammans väljer för ett kalenderår i sänder.

Statsministerns och ministerns specialmedarbetare kan delta i ledningsgruppens möten.

Ledningsgruppen sammanträder vid behov på kallelse av statssekreteraren eller understatssekreteraren. Ledningsgruppen kan anta en sekreterare och höra sakkunniga. Protokoll skall föras över mötena.

Ledningsgruppen skall

Verksamhetsenheternas förmän sammanträder vid behov under understatssekreterarens ledning för att bereda ärenden. I sammanträdena kan även förvaltningsdirektörens ersättare delta.

Förmännens möte sammankallas av understatssekreteraren. Förmännen kan anta en sekreterare och höra sakkunniga. Protokoll skall föras över mötena.

Vid kansliet finns följande verksamhetsenheter:

Förvaltnings- och utvecklingsenheten består av tre ansvarsområden och de uppgifter som står direkt under förmannen för verksamhetsenheten. Till ansvarsområdena hör följande uppgifter:

Förman för ansvarsområdet är ett regeringsråd, förvaltningsdirektörens ersättare.

Sakkunnigtjänster för den politiska ledningen:

Förman för verksamhetsområdet är en konsultativ tjänsteman.

Dataadministrationen:

Förman för ansvarsområdet är dataadministrationschefen.

Uppgifter som står direkt under verksamhetsenhetens förman:

Dessutom handlägger enheten alla de ärenden som inte ankommer på andra verksamhetsenheter.

Förvaltnings- och utvecklingsenhetens verksamhet leds av förvaltningsdirektören.

Statsrådets informationsenhet skall

Informationsenhetens verksamhet leds av statsrådets informationschef.

Statsrådets EU-sekretariat skall

Statsrådets EU-sekretariat leds av chefen för EU-sekretariatet.

Statsrådets sessionsenhet handlägger ärenden som gäller

Statsrådets sessionsenhets verksamhet leds av ett regeringsråd.

Statsrådets translatorsbyrå handlägger ärenden som gäller

Translatorsbyråns språktjänst samlar, lagrar och standardiserar termer och benämningar som förekommer inom förvaltningen i Finland samt deras motsvarigheter på främmande språk och ger information om dem både till den offentliga förvaltningen och till allmänheten.

Chefen för translatorsbyrån leder byråns verksamhet samt granskar personligen i första hand alla texter som publiceras i författningssamlingen.

De biträdande cheferna sköter granskningen av andra vid translatorsbyrån översatta texter än de ovan nämnda samt översättningen av juridiskt svåra texter och är vid behov ställföreträdare för chefen för byrån.

Informationstjänsten handlägger ärenden som gäller

Informationstjänstens verksamhet leds av chefen för informationstjänsten.

Statsrådets säkerhetsenhet handlägger ärenden som gäller

Statsrådets säkerhetsenhets verksamhet leds av statsrådets säkerhetschef.

Statsrådets festvåning, Ständerhuset, statsministerns tjänstebostad Bjälbo, Königstedt och statens gästhus är statsrådets representationslokaler.

För planeringen av kansliets personalutbildning har kansliet en utbildningsgrupp till vilken understatssekreteraren utser representanter för kansliets olika verksamhetsenheter.

Om utbildningsgruppens uppgifter bestäms i kansliets samarbetsavtal.

För fastställelse av kanslipersonalens semesterordning och semestrar skall verksamhetsenheterna tillställa förvaltnings- och utvecklingsenheten sitt förslag före den 15 april varje år.

Ansvarsområdet för förvaltning och ekonomi vid förvaltnings- och utvecklingsenheten för en förteckning över semestrar och annan frånvaro och var och en skall tillställa ansvarsområdet anmälningarna om semester och frånvaro, vilka skall godkännas av enhetsförmannen.

Statsministern ger statssekreteraren reseförordnanden. Statsministern eller statssekreteraren ger understatssekreteraren och statsministerns specialmedarbetare reseförordnanden.

Chefen för EU-sekretariatet ger EU-sekretariatets tjänstemän reseförordnanden som gäller tjänsteresor till EU-organens sammanträden och till andra därmed jämförbara EU-sammanträden. Chefen för EU-sekretariatet ger även tjänstemän som deltar i Europeiska rådets mötesdelegationer reseförordnanden.

Transportchefen ger ministeriernas chaufförer reseförordnanden som hänför sig till transportuppgifter.

Förmannen för en verksamhetsenhet eller ett ansvarsområde ger underlydande tjänstemän reseförordnanden för resor mellan statsrådets kanslis lokaler.

Understatssekreteraren ger övriga reseförordnanden för resor som betalas med anslag som anvisats kansliet. Understatssekreteraren ger dem som hör till statsministerns delegation på arbetsresor reseförordnanden. Understatssekreteraren beviljar tillstånd att använda egen bil på tjänsteresor.

Vid beredningen av ärenden som även berör någon annan verksamhetsenhets verksamhetsområde skall ärendena i god tid diskuteras med vederbörande tjänsteman vid den verksamhetsenhet som berörs.

Innan ett ärende föredras för statsministern eller statssekreteraren för avgörande eller föredragningslistan gällande ärendet delas ut, skall föredraganden tillställa understatssekreteraren och den förman ärendet gäller handlingarna eller muntligen referera ärendet för dem. Handlingarna skall tillställas eller ärendet refereras för förmannen i fråga också när ett ärende avgörs av understatssekreteraren.

Föredragningslistan för republikens presidents session, statsrådets allmänna sammanträde eller finansutskottet får inte annat än av tvingande skäl delas ut innan ärendet har refererats för statsministern och statsministern har godkänt att det tas upp till föredragning.

Statssekreteraren, understatssekreteraren och vederbörande förman skall i god tid i förväg informeras om alla de med tanke på deras uppgifter viktiga ärenden som är under beredning samt om planerade ändringar som hänför sig till personalens arbetsuppgifter.

Varje förman för en verksamhetsenhet skall hålla understatssekreteraren underrättad om de viktigaste ärendena som är under behandling i verksamhetsenheten.

Genom beslut av statsministern, statssekreteraren eller understatssekreteraren kan startas projekt och tillsättas arbetsgrupper för utförande av särskilda beredningsuppgifter.

Beroende på ärende utser statsministern, statssekreteraren eller understatssekreteraren kansliets representanter till utomstående instansers organ.

Kansliets information till offentligheten eller anordnandet av informationsmöten skall på förhand och efter behov diskuteras med statsministern, statssekreteraren eller understatssekreteraren. Detta gäller dock inte meddelanden från kommittéer eller andra sidoorgan som lyder under kansliet.

Om de praktiska informationsarrangemangen överenskoms med statsrådets informationschef.

En tjänsteman som i offentligheten kommer att företräda kansliet skall vid behov på förhand informera sina förmän om detta.

Utöver vad som annars har bestämts avgör statsministern ärenden som gäller

En tjänsteman som arbetar som translator och vars lön betalas enligt högst löneklass A 22 utnämns av chefen för statsrådets translatorsbyrå.

Andra tjänstemän än sådana som nämns i 1 mom. och vilkas lön betalas enligt högst löneklass A 23 utnämns av understatssekreteraren.

Utöver vad som i övrigt har bestämts i denna arbetsordning avgör understatssekreteraren ärenden som gäller

Förvaltningsdirektören avgör ärenden som gäller

Regeringsrådet vid förvaltnings- och utvecklingsenheten avgör ärenden som gäller

På anställning av personal i arbetsavtalsförhållande tillämpas vad som i 31 och 32 § bestäms om utnämning av tjänstemän.

Verksamhetsenheternas förmän avgör ärenden som gäller verksamheten vid den egna enheten.

Ärenden, i vilka det krävs ett skriftligt förvaltningsbeslut, avgörs dock av verksamhetsenhetens förman endast i det fall att förmannen uttryckligen har getts rätt därtill i arbetsordningen.

Användningen av anslag som genom beslut av understatssekreteraren anvisats en verksamhetsenhet eller ett ansvarsområde avgörs av verksamhetsenhetens förman, förmannen för ansvarsområdet eller någon annan ansvarig person. Hit hör också beställningar och leveransavtal. Verksamhetsenhetens förman godkänner enhetens utgifter och inkomster. Regeringsrådet vid förvaltnings- och utvecklingsenheten godkänner dock sådana utgifter och inkomster som hör till hans ansvarsområde.

Uppgifter om sådana offentliga myndighetshandlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet ger den som handlägger ärendet. Beslut som gäller en sekretessbelagd eller annan myndighetshandling fattas av verksamhetsenhetens förman på föredragning.

Ekonomichefen avgör ärenden som gäller

I fråga om utnämningar som verkställs av statsrådets kansli beviljas annan tjänstledighet än sådan som avses i 35 § av utnämnaren.

Tjänster vid statsrådets kansli förklaras lediga av den som har rätt att besluta om utnämningar.

Närmare föreskrifter och anvisningar om arbets- och uppgiftsfördelningen vid verksamhetsenheterna meddelas vid behov av förmannen för verksamhetsenheten i fråga eller av understatssekreteraren.

Vad som i denna arbetsordning bestäms om statsministern gäller i tillämpliga delar ministern för handläggning av ärenden som hör till statsrådets kanslis ansvarsområde i fråga om ärenden som hör till sistnämnda ministers ansvarsområde.

Denna arbetsordning träder i kraft den 1 april 2001 och genom den upphävs den arbetsordning för statsrådets kansli som gavs den 1 juli 2000 (618/2000).

Åtgärder som verkställigheten av arbetsordningen förutsätter får vidtas innan den träder i kraft.