47/1998

Med ett maskinläsbart datamedium avses

Med delbokföring avses bokföring från vilken uppgifter maskinellt förs över till huvudbokföringen i form av affärshändelser eller sammanställningar av sådana eller genom att sammanställningar av noteringarna i delbokföringen registreras. Från delbokföringen får uppgifter även överföras till huvudbokföringen via en annan delbokföring.

Utöver vad som i 2 kap. 8 § 1 mom. bokföringslagen bestäms om att ta fram uppgifter i ett datamedium i vanlig läsbar form, skall den bokföringsskyldige till sitt förfogande ha ett datasystem eller en metod genom vilken valda uppgifter eller händelser i bokföringsmaterialet vid behov kan utsättas för granskning och överföras till ett annat maskinläsbart datamedium utan oskäligt dröjsmål.

En verifikation eller annat bokföringsmaterial som har avbildats från pappersform skall kunna matas ut i läsbar form på papper och på så sätt att de, med undantag av färgerna, är likadana som verifikationen eller det andra materialet i original.

En verifikation som har förts in i ett datamedium skall kunna matas ut i läsbar form på papper på så sätt att alla de uppgifter som bokföringslagen och andra lagar förutsätter av verifikationen kan ses oförändrade fastän verifikationens form inte motsvarar den ursprungliga verifikationen. Dessa uppgifter skall vid behov finnas tillgängliga också på datorskärmen med samma innehåll som de har utmatade på papper.

Bokföringsnoteringarna får göras i ett maskinläsbart datamedium så att till en verifikation som skall förvaras i maskinläsbar form fogas verifikationens nummer, datum och andra bokföringsnoteringar samt andra uppgifter som gäller behandling och godkännande av affärshändelsen.

En bokföringsskyldig som följer den metod som avses i 1 mom. skall genom avstämning eller på något annat sätt visa att del- eller grundbokföringens verifikationer, affärshändelser och bokföringsnoteringar har behandlats som en helhet i huvudbokföringen. Delbokföringens saldon skall månadsvis avstämmas mot saldona för motsvarande konton i huvudboken.

Under räkenskapsperioden skall bokföringsmaterialet förvaras i två maskinläsbara datamedier. För förvaringen får ett sådant datamedium användas i vilket uppgifter kan lagras på nytt.

Om verifikationerna även förvaras i original på papper, behöver den bokföringsskyldige endast använda ett maskinläsbart datamedium, som skall vara säkrat, för den förvaring som avses i 1 mom.

Den som har fått i uppdrag att sköta bokföringen får förvara flera bokföringsskyldigas uppgifter i samma maskinläsbara datamedium.

Under den tid för upprättande av bokslut som avses i 3 kap. 6 § bokföringslagen skall det bokföringsmaterial, som med stöd av detta beslut skall bevaras, överföras till två maskinläsbara datamedier som förvaras permanent och i fråga om vilka varderas datainnehåll till sin riktighet skall kontrolleras innan ett datamedium som har använts för tillfällig förvaring tas i bruk för annat ändamål eller görs obrukbart. Med permanent förvaring avses tiden för bevaring enligt 2 kap. 10 § bokföringslagen.

Bokföringsuppgifter som har lagrats i ett sådant maskinläsbart datamedium som avses i 1 mom. får inte ändras. För förhindrande av att ändringar görs skall sådana maskinläsbara datamedier användas där de uppgifter som en gång har lagrats i dem inte kan ersättas med nya uppgifter eller också skall sådana metoder användas där det genom en kontrollkalkyl eller på något annat sätt kan påvisas att uppgifterna är oförändrade.

Bestämmelserna i 4 § 2 och 3 mom. tillämpas också på permanent förvaring av bokföringsuppgifter i ett maskinläsbart datamedium.

Ett maskinläsbart datamediums skick skall kontrolleras med jämna mellanrum. I samband med att apparaturen byts ut skall filerna konverteras eller uppgifterna matas ut i någon annan form som bokföringslagen tillåter, om systemet eller metoden inte är konvertibel med den nya apparaturen. Om den tekniska lagringsformen för en uppgift som finns i ett maskinläsbart datamedium ändras, skall det efter konverteringen säkerställas att uppgiften är oförändrad.

Ett maskinläsbart datamedium skall förvaras i ett säkert rum, som inte står i direkt förbindelse med ett sådant rum där ett annat maskinläsbart datamedium med samma innehåll förvaras.

I ett maskinläsbart datamedium skall finnas en anteckning om tidpunkten då materialet har lagrats.

I ett maskinläsbart datamedium eller i en separat handling skall finnas en anteckning som med hjälp av verifikationsnummer, bokföringsbokens namn, tidsgränser eller någon annan identifiering utvisar vilka uppgifter som finns i mediet.

Bokföringsnoteringarna i huvudbokföringen får göras som sammanställning, om noteringarna i delbokföringen eller i grundbokföringen innehåller de överföringar som sammanställningen bildas av, specificerade per verifikation.

I stället för överföringar får sammanställningen utgöras av ett penningbelopp som har avskilts från affärshändelserna och som har noterats som en egen uppgift i grundbokföringen. Det sammanräknade beloppet av dem utgör sammanställningens belopp.

En verifikation som skall registreras som en sammanställning i huvudbokföringen skall numreras så att registreringskedjan från delbokföringen eller grundbokföringen till sammanställningen och vidare till huvudbokföringen utan svårigheter kan konstateras ( sammanställd verifikation ). Som numrering av en sammanställd verifikation får användas grundbokföringens kod och sammanställningens datum.

En sammanställning får registreras i huvudbokföringen som en sammanställd verifikation som täcker högst en månad eller fyra veckor.

Delbokföring eller sammanställning av sådan skall avstämmas mot huvudbokföringen minst en gång per räkenskapsperiod. I avstämningen skall saldona på delbokföringens konton jämföras med saldona på motsvarande konton i huvudbokföringen.

Om en bokföringsskyldig till en annan bokföringsskyldig överlåter eller av en sådan tar emot bokföringsuppgifter i maskinläsbar form, skall de avstämmas minst en gång per räkenskapsperiod.

En bokföringsskyldig får som grundbokföring använda kontoutdrag som ett penninginstitut har gett, om de erhålls minst månadsvis.

Om kontoinsättnings- och kontouttagningstransaktioner i ett kontoutdrag har noterats som sammanställningar, skall dessa specificeras i kontoutdraget eller i en bilaga till det på ett sätt som motsvarar huvudbokföringen.

Noteringarna i huvudbokföringen får göras från den grundbokföring som skall upprättas över kontoutdragen i form av sammanställda verifikationer som täcker en period av en månad eller fyra veckor.

En bokföringsskyldig som tillämpar metoden enligt 1 mom. skall utan dröjsmål per dag notera betalningar som har gjorts kontant i en särskild grundbokföring i kronologisk ordning. Kontantbetalningar får införas i huvudbokföringen som sammanställda verifikationer som täcker en period av en månad eller fyra veckor med iakttagande av bestämmelserna i detta beslut.

En bokföringsskyldig som följer metoden i 1 mom. skall ordna sin bokföring så att från den kan fås de uppgifter som förutsätts i mervärdesskattelagen (1501/1993), lagen om förskottsuppbörd (1118/1996) och i andra lagar som inverkar på bokföringen till den del som dessa uppgifter gäller den bokföringsskyldige.

Med en rättelseanteckning avses rättelse av en bokföringsnotering som har konstaterats felaktig utan att någon ny verifikation behövs. Med en rättelseanteckning får följande uppgifter i en ursprunglig bokföringsnotering rättas:

Utöver vad som bestäms i 1 mom. får ett sådant verifikationsnummer rättas som identifierar en ursprunglig verifikation som verifierar en affärshändelse. Rättelsen skall göras så att registreringskedjan till den ursprungliga verifikationen kvarstår.

Med en rättelseanteckning får bokföringsöverföringar läggas till en ursprunglig bokföringsnotering. Dylika tillägg skall skiljas åt från de ursprungliga bokföringsöverföringarna.

Med en rättelseanteckning får en ursprunglig bokföringsnotering inte utplånas. Om en gjord bokföringsnotering visar sig omotiverad, får den makuleras med tillämpning av bestämmelserna i detta kapitel.

En rättelseanteckning får göras under räkenskapsperioden samt sedan räkenskapsperioden har gått ut under den tid för upprättande av bokslut som anges i 3 kap. 6 § bokföringslagen.

Till en rättad bokföringsnotering i maskinläsbar form skall fogas en av datorn gjord användarstämpel som utvisar vem som har gjort rättelsen och när den har gjorts.

Om en rättelseanteckning har gjorts i en separat delbokföring från vilken uppgifterna har överförts som sammanställningar till huvudbokföringen, skall av rättelsen göras en överföring eller en sammanställd överföring till huvudbokföringen. En bokföringsskyldig skall med avstämningsutredningar påvisa att uppgifterna i delbokföringen efter rättelsen motsvarar noteringarna i huvudbokföringen.

En bokföringsskyldig skall, när revisorn eller myndigheten kräver detta, göra upp en dagbok eller en huvudbok som också innehåller de rättade bokföringsnoteringarna i ursprunglig form överstreckade eller på annat sätt tydligt makulerade och vid rättelse i maskinläsbar form försedda med användarstämpel.

Om bokföringsnoteringarna i grundbokföringen görs i vanlig läsbar form på papper, skall på det antecknas både makulerade och rättade bokföringsnoteringar.

Bokföringsnämnden kan på det sätt som bestäms i bokföringslagen meddela anvisningar och utlåtanden om tillämpningen av detta beslut.