162/2015

Utöver vad som föreskrivs i reglementet för statsrådet (262/2003) och i förordningen om statsrådets kansli (393/2007) gäller beträffande statsrådets kansli, dess organisation, interna arbetsfördelning, ledning, uppläggningen av verksamheten, de ledande tjänstemännens uppgifter samt beredningen och avgörandet av ärenden vad som föreskrivs i denna arbetsordning samt i bestämmelser och anvisningar som getts med stöd av olika författningar.

Bestämmelser om planeringen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin, uppgifterna för ministeriets bokföringsenhet samt den interna kontrollen finns i ministeriets ekonomistadga.

Bestämmelser om den interna revisionen finns i ministeriets reglemente för intern revision.

Till avdelningen för EU-ärendens uppgifter hör i dess egenskap av statsrådets EU-sekretariat samordning av beredningen och behandlingen av ärenden som behandlas i ministerierna och avgörs inom Europeiska unionen, skötsel av ärenden som gäller ändringar i Europeiska unionens grundfördrag, samordning av dessa ärenden samt av ärenden som gäller fördrag och andra internationella förpliktelser som ska behandlas inom Europeiska unionen, skötseln av horisontella och institutionella frågor som är centrala för utvecklingen av Europeiska unionen, utnämningsärenden som gäller Europeiska unionens institutioner samt företrädande av Finland i Europeiska unionens domstol och i överträdelseförfaranden gällande Finland i dess egenskap av medlem i Europeiska unionen.

Vid avdelningen finns enheten för allmänna EU-frågor, enheten för EU-politik, enheten för EU-informationsförvaltning och enheten för EU-domstolsärenden.

Till avdelningen för ägarstyrnings uppgifter hör beredning och verkställighet av statens allmänna ägarpolitik och ägarstyrning, ägarstyrning av de statligt ägda bolag som lyder under ett ministerium samt samordning av ministeriernas praxis för ägarstyrning och av samarbetet mellan ministerierna.

Till kommunikationsavdelningens uppgifter hör under ledning av statsministern statsrådets gemensamma kommunikation och samordningen av ministeriernas externa kommunikation, den allmänna utvecklingen och samordningen av statsförvaltningens externa kommunikation, utvecklingen och samordningen av innehållet i statsrådets och ministeriernas gemensamma externa nättjänst samt information till allmänheten om EU-ärenden och statsunderstöd i anslutning till detta.

Till strategiavdelningens uppgifter hör prognostisering och planering av samhällspolitiken på lång sikt, samordning av forsknings- och innovationspolitiken och finansieringen av den samt samordning av målen för statens sektorsforskning, samordning av det nationella verkställandet av hållbar utveckling, regeringens strategiarbete och beredningen av regeringens handlingsplan, rapportering om regeringspolitiken samt sekretariatsuppgifter för regeringens strategisessioner och kanslichefsmötena. (21.12.2023/1157)

Vid avdelningen finns enheten för planering av samhällspolitiken och enheten för regeringspolitik.

Till statsrådets förvaltningsenhets uppgifter hör statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunniguppgifter.

Statsrådets förvaltningsenhet ansvarar dessutom för andra sådana ärenden som ska anses höra till skötseln av de uppgifter som hör till statsrådets kansli och som inte hör till någon annan avdelning eller till någon enhet som inte hör till en avdelning.

Vid statsrådets förvaltningsenhet finns informationssektorn, sektorn för intern kommunikation och informationsstöd, översättnings- och språksektorn, sektorn för lokaler och ämbetsverkstjänster samt utvecklingsfunktionen. (19.12.2022/1162)

Inom informationssektorn finns enheten för informationshantering, it-enheten och statsrådets datasäkerhetsgrupp. Vid enheten för informationshantering finns fem informationshanteringsgrupper. Dessa är gruppen för EU-ärenden och internationella ärenden, gruppen för hantering och informationsstyrning av datamaterial, statsrådets registratorskontor för sekretessbelagda handlingar samt två dokumenthanteringsgrupper. Vid it-enheten finns tre grupper. Dessa är gruppen för informationssystemtjänster, gruppen för informationstekniktjänster och gruppen för tekniska infrastrukturtjänster. (20.3.2023/469)

Vid sektorn för lokaler och ämbetsverkstjänster finns enheten för ämbetsverkstjänster, enheten för lokaler och transportgruppen. Vid enheten för ämbetsverkstjänster finns fyra ämbetsverkstjänstgrupper och representationslokalgruppen. (19.12.2022/1162)

4 mom. har upphävts genom F 15.10.2019/1023 . (15.10.2019/1023)

Inom sektorn för intern kommunikation och informationsstöd finns enheten för intern kommunikation och enheten för informationsstöd och publikationer.

Inom översättnings- och språksektorn finns stödenheten för språktjänster, svenska språkenheten och enheten för främmande språk. Vid svenska språkenheten finns författningsöversättningsgrupp 1, författningsöversättningsgrupp 2 och aktualitetsöversättningsgruppen.

Till informationssektorns uppgifter hör

Till uppgifterna för sektorn för lokaler och ämbetsverkstjänster hör

9 § har upphävts genom F 15.10.2019/1023 .

Till sektorn för intern kommunikation och informationsstöds uppgifter hör

Till översättnings- och språksektorns uppgifter hör i statsrådet och ministerierna nödvändiga

Dessutom styr och utvecklar översättnings- och språksektorn kvaliteten på myndighetsspråket vid statsrådet och ministerierna.

Till utvecklingsfunktionens uppgifter hör samordning av utvecklingen av statsrådets kanslis verksamhet och verksamhetsmodeller samt utveckling och samordning av statsrådets och ministeriernas gemensamma projektadministration, kvalitetsarbete, övergripande arkitektur samt övriga verksamhetsmodeller för ledningen.

Vid statsrådets kansli finns som från avdelningarna fristående enheter personalenheten, enheten för statsrådsärenden, ekonomienheten och beredskapsenheten. (20.3.2023/469)

Till personalenhetens uppgifter hör

Till enheten för statsrådsärendens uppgifter hör (20.3.2023/469)

Till ekonomienhetens uppgifter hör

Till beredskapsenhetens uppgifter hör

Vid personalenheten finns statsrådets sekreterargrupp. (21.12.2023/1157)

Vid beredskapsenheten finns följande grupper:

(20.3.2023/469)

Genom ett internt beslut av en avdelning eller en sektor kan det närmare föreskrivas om den interna organiseringen av avdelningen och om uppläggningen av verksamheten samt om ställföreträdarna för tjänstemännen vid avdelningen.

Den interna revisionen har till uppgift att samordna handläggningen av sådana rapporter som avses i lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen (1171/2022) . Närmare bestämmelser om förfarandena i samband med handläggningen av rapporter utfärdas i reglementet för intern revision.

I fråga om den interna revisionens uppgifter gäller dessutom vad som föreskrivs någon annanstans och i reglementet för intern revision.

För behandlingen och beredningen av frågor som gäller kansliet och dess förvaltningsområde har kansliet en ledningsgrupp. Den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod är ordförande för ledningsgruppen, och understatssekreteraren är vice ordförande. Till ledningsgruppen hör avdelningscheferna och övriga tjänstemän som har utsetts till den. Till ledningsgruppen hör dessutom en företrädare för personalen eller dennes ersättare, vilka personalorganisationerna tillsammans väljer inom sig för ett kalenderår i sänder.

Statsministern, en minister, den statssekreterare som har utnämnts för en ministers mandatperiod och specialmedarbetarna kan delta i ledningsgruppens möten.

Ledningsgruppen sammanträder vid behov på kallelse av den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod eller understatssekreteraren. Ledningsgruppen kan anta en sekreterare och höra sakkunniga.

En avdelning och en sektor kan för planeringen och beredningen av ärenden som gäller avdelningens eller sektorns uppgifter ha en ledningsgrupp.

Utöver vad som föreskrivs i reglementet för statsrådet och i förordningen om statsrådets kansli, samordnar den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod samarbetet mellan ministrarnas statssekreterare, statsministerns specialmedarbetare och de andra ministrarnas specialmedarbetare.

Bestämmelser om understatssekreterarens uppgifter finns i förordningen om statsrådets kansli.

Chefen för en avdelning

Det som föreskrivs i 1 mom. gäller i tillämpliga delar chefen för en enhet som inte hör till en avdelning.

Sektorschefen och chefen för utvecklingsfunktionen leder verksamheten inom sitt ansvarsområde och ansvarar för att uppgiften sköts effektivt. Sektorschefen och chefen för utvecklingsfunktionen har till uppgift att särskilt sörja för det samarbete med andra ministerier som gäller deras uppgiftsområde samt för utvecklingen av verksamheten.

Vad som i 19 § föreskrivs om chefen för en avdelning gäller i tillämpliga delar sektorschefen och chefen för utvecklingsfunktionen i frågor som gäller sektorns och utvecklingsfunktionens uppgiftsområde.

Enhetschefen leder enhetens verksamhet och ansvarar för att de uppgifter som hör till enheten sköts effektivt. Gruppchefen leder gruppens verksamhet och ansvarar för att de uppgifter som hör till gruppen sköts effektivt.

Statsministerns specialmedarbetare utför, utan att vara föredragande i kansliet, de uppgifter som statsministern eller den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod uppdrar åt dem.

Statsministerns och en ministers specialmedarbetare ska utföra sina uppgifter i nära samarbete med kansliets avdelningar och enheter.

Föredragande i kansliet är, utöver vad som föreskrivs eller bestäms särskilt, de tjänstemän som ålagts att bereda och föredra ett ärende.

Oavsett den fastställda arbetsfördelningen är varje avdelning, enhet och tjänsteman skyldig att utföra de uppgifter som statsministern, en minister, den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod, understatssekreteraren eller chefen för en avdelning, chefen för en enhet som inte hör till en avdelning, sektorschefen eller enhetschefen anvisar.

Avdelningarna och de övriga enheterna ska samarbeta vid beredningen av ärenden. Den avdelning eller den enhet till vars uppgifter ärendet huvudsakligen hör svarar för ordnandet av samarbetet.

Vid beredningen av ärenden som även berör någon annan avdelnings eller enhets ärenden ska ärendena i god tid diskuteras med den avdelning eller enhet som berörs.

Innan ett ärende föredras för statsministern för avgörande eller föredragningslistan gällande ärendet delas ut, ska föredraganden tillställa den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod, understatssekreteraren samt den avdelningschef, sektorschef och enhetschef till vilken ärendet hör handlingarna eller muntligen referera ärendet för dem. Innan ett ärende föredras för den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod för avgörande eller föredragningslistan gällande ärendet delas ut, ska föredraganden tillställa understatssekreteraren samt den avdelningschef, sektorschef och enhetschef till vilken ärendet hör handlingarna eller muntligen referera ärendet för dem. Handlingarna ska tillställas eller ärendet refereras för avdelningschefen, sektorschefen och enhetschefen också när ett ärende avgörs av understatssekreteraren. (6.10.2016/842)

Innan ett ärende som gäller ägarstyrningsfrågor föredras för en minister för avgörande eller föredragningslistan gällande ärendet delas ut, ska föredraganden tillställa den statssekreterare som har utnämnts för ministerns mandatperiod och chefen för avdelningen för ägarstyrning handlingarna eller muntligen referera ärendet för dem. I ärenden som gäller ledning av kansliets verksamhet, styrning och intern kontroll av kansliets ekonomi samt utvecklande av kansliet ska handlingarna också tillställas den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod och understatssekreteraren eller ärendet refereras för dem.

Föredragningslistan för föredragningen för republikens president, statsrådets allmänna sammanträde eller finansutskottet får inte delas ut innan ärendet har refererats för statsministern eller en minister och han eller hon har godkänt att det tas upp till föredragning, om inte något annat följer av tvingande skäl.

Den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod, den statssekreterare som har utnämnts för en ministers mandatperiod, understatssekreteraren och den chef för en avdelning som saken gäller, chefen för en enhet utanför avdelningarna, sektorschefen och enhetschefen ska i god tid i förväg informeras om alla de med tanke på deras uppgifter viktiga ärenden som är under beredning och om planerade ändringar som hänför sig till personalens arbetsuppgifter.

Varje avdelningschef och chef för en enhet som inte hör till en avdelning ska hålla understatssekreteraren underrättad om de viktigaste ärendena som är under behandling. Sektorschefen, enhetschefen och gruppchefen ska hålla avdelningschefen och även sektorschefen och enhetschefen underrättad om de viktigaste ärendena som är under behandling. (6.10.2016/842)

Kansliets pressmeddelanden till offentligheten eller anordnandet av informationsmöten ska beroende på ärendets innehåll på förhand diskuteras med antingen statsministern, en minister, den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod, den statssekreterare som har utnämnts för ministerns mandatperiod eller understatssekreteraren. Detta gäller dock inte kommunikation i anslutning till kommittéer, kommissioner, arbetsgrupper och andra sidoorgan som lyder under kansliet.

De praktiska kommunikationsarrangemangen överenskoms med chefen för kommunikationsavdelningen.

En tjänsteman som i offentligheten kommer att företräda kansliet ska vid behov på förhand informera sina chefer om detta.

Vid statsrådets kansli finns en samarbetsdelegation för samordning och utveckling av statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunniguppgifter. Avdelningschefen för statsrådets förvaltningsenhet leder delegationen och medlemmar i delegationen är företrädare som utnämnts av ministerierna samt tjänstemän vid statsrådets kansli som utsetts av statsrådets kansli.

I lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (1233/2013) finns bestämmelser om samarbete mellan arbetsgivare och personal.

Statsrådets kansli ordnar samarbetet i fråga om sådana ärenden i anslutning till statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunniguppgifter som gäller personalen vid flera ministerier på det sätt som särskilt har överenskommits med de organisationer som företräder personalen.

Bestämmelser om utövande av beslutanderätten, förbehållande av beslutanderätten och förordnande om beredning i fråga om statsministern, en minister, den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod, understatssekreteraren och andra tjänstemän vid statsrådets kansli finns i reglementet för statsrådet och förordningen om statsrådets kansli.

Utöver vad som annars föreskrivs avgör statsministern i fråga om sitt ansvarsområde ärenden som gäller

Utöver vad som annars föreskrivs avgör understatssekreteraren ärenden som gäller (20.3.2023/469)

Utöver vad som annars föreskrivs avgör chefen för en avdelning ärenden som gäller förordnande av en ställföreträdare för sektorschefen och för andra underlydande tjänstemän och uppgifter som förordnats för avdelningen, om inte ärendet ska avgöras av understatssekreteraren. (6.10.2016/842)

Vad som i 1 mom. föreskrivs om beslutanderätten för chefen för en avdelning gäller i tillämpliga delar chefen för en enhet som inte hör till en avdelning.

Utöver vad som annars föreskrivs avgör chefen för statsrådets förvaltningsenhet ärenden som gäller

Utöver vad som annars föreskrivs avgör chefen för en enhet ärenden som gäller

Vad som i 1 mom. föreskrivs om enhetschefens beslutanderätt gäller chefen för en enhet som inte hör till en avdelning och chefen för en sådan avdelning som inte har några enheter samt andra tjänstemän som förordnats till chefsuppgifter.

Utöver vad som annars föreskrivs avgör chefen för ekonomienheten ärenden som gäller

Utöver vad som annars föreskrivs avgör chefen för personalenheten ärenden som gäller

Användningen av anslag som genom beslut av understatssekreteraren har anvisats i den interna budgeten avgörs i enlighet med beslutet av chefen för en avdelning, chefen för en enhet som inte hör till en avdelning, sektorschefen, enhetschefen, gruppchefen eller någon annan tjänsteman som det beslutats om i den interna budgeten.

Genom beslut av statsministern, en minister, den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod eller understatssekreteraren kan projekt och arbetsgrupper tillsättas för särskilda beredningsuppdrag.

Beroende på ärende beslutar statsministern, en minister, den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod eller understatssekreteraren om kansliets representanter i utomstående instansers organ. Chefen för en avdelning beslutar om utnämningar i ärenden som hör till avdelningens uppgifter och som inte är av samhällelig eller ekonomisk betydelse eller på något annat sätt vittsyftande.

I andra ärenden än sådana som är av samhällelig eller ekonomisk betydelse eller som på något annat sätt är vittsyftande ges kansliets utlåtande beroende på ärende av den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod, understatssekreteraren, chefen för en avdelning eller chefen för en enhet som inte hör till en avdelning. (6.10.2016/842)

Understatssekreteraren fastställer den allmänna semesterplanen för ämbetsverket.

Tiden för semestrarna och semesterordningen liksom avvikelser från dem samt övriga ärenden som gäller beviljande, sparande och flyttande av semester och byte av semesterpenning till ledighet avgörs av understatssekreteraren i fråga om en specialmedarbetare, en chef för en avdelning, en chef för en enhet som inte hör till en avdelning och andra tjänstemän som lyder under understatssekreteraren. (6.10.2016/842)

De ärenden som nämns i 2 mom. avgörs av avdelningens chef i fråga om avdelningens sektorschef och av sektorschefen i fråga om enhetschefen och övriga direkt underlydande tjänstemän. (6.10.2016/842)

Statsministern avgör utnämningen av de tjänstemän vars lön betalas enligt minst kravnivå 17, om inte något annat föreskrivs.

Understatssekreteraren avgör utnämningen av de tjänstemän vars lön betalas enligt kravnivå 13–6 samt utnämningen till tjänsteförhållande för viss tid som understiger ett år för andra än specialmedarbetare, när statsministern är utnämnande instans beträffande motsvarande tjänst.

Chefen för personalenheten avgör utnämningen av de tjänstemän vars lön betalas enligt högst kravnivå 12 samt arvodena för uppdrag och andra motsvarande prestationer. (15.10.2019/1023)

På anställning av personal i arbetsavtalsförhållande tillämpas vad som ovan föreskrivs om utnämning av tjänstemän.

Bestämmelser om beviljande av annan tjänstledighet än sådan som grundar sig på lag eller tjänstekollektivavtal för längre tid än två år för tjänstemän som utnämnts av statsrådets allmänna sammanträde finns i reglementet för statsrådet.

Understatssekreteraren beviljar annan tjänstledighet än sådan som grundar sig på lag eller tjänstekollektivavtal för högst två år för en specialmedarbetare, chefen för en avdelning, chefen för en enhet som inte hör till en avdelning, chefen för en enhet vid en avdelning, ett inspektionsråd och andra tjänstemän som utnämnts av statsrådets allmänna sammanträde.

Understatssekreteraren beviljar annan tjänstledighet än sådan som grundar sig på lag eller tjänstekollektivavtal för längre tid än två år för andra tjänstemän än sådana som avses i 1 mom.

Chefen för personalenheten beviljar annan tjänstledighet än sådan som grundar sig på lag eller tjänstekollektivavtal för högst två år för andra tjänstemän än sådana som avses i 2 mom.

Statsministern ger den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod reseförordnanden. Den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod ger understatssekreteraren och statsministerns specialmedarbetare reseförordnanden. En minister ger den statssekreterare som har utnämnts för ministerns mandatperiod reseförordnanden. Den statssekreterare som har utnämnts för en ministers mandatperiod ger ministerns specialmedarbetare reseförordnanden. (24.9.2021/843)

Understatssekreteraren ger statsministern, ministern, chefen för en avdelning, chefen för en enhet som inte hör till en avdelning och dem som hör till statsministerns delegation på arbetsresor reseförordnanden för tjänsteresor. (31.10.2017/731)

Chefen för en avdelning ger sektorschefen och enhetschefen reseförordnanden. Sektorschefen ger reseförordnanden till enhetscheferna inom den egna sektorn och till chefen för en grupp som inte hör till en enhet. Chefen för en enhet som inte hör till en avdelning ger enhetens tjänstemän reseförordnanden. (19.12.2022/1162)

Chefen för avdelningen för EU-ärenden ger tjänstemän som deltar i Europeiska rådets mötesdelegationer reseförordnanden.

Chefen för transportgruppen ger reseförordnanden som hänför sig till transporten av ministrar. (19.12.2022/1162)

Chefen för en enhet ger andra tjänstemän än de som avses i 1–4 mom. reseförordnanden. I en grupp ges reseförordnanden av gruppchefen. (19.12.2022/1162)

Chefen för ekonomienheten godkänner reseräkningarna för statsministern, en minister, den statssekreterare som har utnämnts för statsministerns mandatperiod, statsministerns och en ministers specialmedarbetare och understatssekreteraren. Dessutom godkänner chefen för ekonomienheten reseräkningarna för de tjänstemän som deltar i Europeiska rådets mötesdelegationer. Understatssekreteraren godkänner reseräkningarna för chefen för en avdelning och reseräkningarna för chefen för en enhet som inte hör till en avdelning. Chefen för en avdelning godkänner sektorschefens och enhetschefens reseräkningar. Sektorschefen godkänner reseräkningarna för en enhetschef inom den egna sektorn och för chefen för en grupp som inte hör till en enhet. Chefen för en enhet som inte hör till en avdelning godkänner tjänstemännens reseräkningar vid enheten. Enhetschefen godkänner tjänstemännens reseräkningar vid enheten. I en grupp godkänns reseräkningarna av gruppchefen. (19.12.2022/1162)

Den som föredrar ett ärende eller någon annan som bereder ärendet lämnar ut uppgifter ur sådana offentliga myndighetshandlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) . Beslut som gäller utlämnande av en sekretessbelagd handling eller någon annan myndighetshandling fattas av enhetschefen.

Understatssekreteraren beslutar om att lämna ut uppgifter ur en handling när det ärende som gäller utlämnandet av uppgifter har hänskjutits till myndigheten för avgörande i enlighet med 14 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Statsrådets festvåning, Ständerhuset, Villa Bjälbo, Königstedt, Statens gästhus samt representationslokalerna i Gardeskvarteret och Sandhamn är statsrådets representationslokaler. Villa Bjälbo kan också användas som statsministerns tjänstebostad.

Vad som i denna arbetsordning föreskrivs om statsministern gäller i tillämpliga delar den minister som har förordnats att behandla ärenden som hör till statsrådets kanslis ansvarsområde i fråga om ärenden som hör till denna ministers ansvarsområde.

Vad som i denna arbetsordning föreskrivs om sektorschefen gäller i tillämpliga delar chefen för utvecklingsfunktionen vid statsrådets förvaltningsenhet, om inte något annat föreskrivs i denna arbetsordning.