29.8.2005

TARJOUSPYYNTÖ JA HANKINTAPÄÄTÖS

Imatran kaupunki on pyytänyt 16.2.2005 päivätyllä tarjouspyynnöllä tarjouksia kopiointi- ja tulostuspalveluista. Tarjouksia on pyydetty neljältä tarjoajalta, jotka kaikki ovat jättäneet tarjouksen. Imatran kaupunginhallitus on päätöksellään 23.5.2005 § 202 hyväksynyt Optimiratkaisut Oy:n tarjouksen kopiokonepalvelusta ajalle 1.7.2005 -
30.6.2010.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo hankintakaudelle on vähintään noin
290.000 euroa ja option piiriin kuuluvat laitteet huomioon ottaen enintään noin 540.000 euroa.

Imatran kaupunki on ilmoittanut markkinaoikeudelle 22.6.2005 toimittamassaan kirjelmässä, että se ei tee hankintasopimusta eikä pane hankintapäätöstä muutoinkaan täytäntöön sinä aikana, kun asiaa käsitellään markkinaoikeudessa.

HAKEMUS

Kaakon X-Partner Oy on vaatinut, että markkinaoikeus kumoaa Imatran kaupunginhallituksen päätöksen 23.5.2005 § 202 ja velvoittaa hankintayksikön korjaamaan virheellisen menettelynsä.

Hakija on perustellut vaatimuksiaan muun ohella seuraavasti.

Tarjouspyyntö on ollut puutteellinen ja antanut vertailussa liikaa mahdollisuuksia tulkintoihin, joita ei voida pitää hyväksyttävinä.

Hankintayksikön olisi joka tapauksessa tullut saattaa tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset vertailukelpoisiksi ja käsitellä tarjouksia vertailua tehdessään tasapuolisesti, jotta hankintapäätös olisi voitu tehdä tarjouspyynnössä valintaperusteeksi esitetyn kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Tarjousvertailussa ei ole kuitenkaan noudatettu riittävää tasapuolisuutta.

Hakija on ainoana tarjoajana ehdottanut toiminnan järjestämistä siten, että kaikki voimassaolevat kopiolaitteiden vuokrasopimukset keskeytetään, että laitekanta korvataan heti hankintakauden alkaessa tarjouksen mukaisilla uusilla laitteilla ja että vuokrasopimukset laaditaan hankintayksikön niin halutessa vain hankintakauden pituisiksi. Hakija on tästä syystä ainoa tarjoaja, jonka tarjouksen kokonaiskustannukset voidaan laskea suoraan tarjouksesta hankintayksikön valitsemalle vertailuajalle jaksotettuna. Voittaneen tarjouksen tarjousvertailussa käytettyihin kustannuksiin ei sen sijaan ole luettu lainkaan 30.6.2010 jälkeen aiheutuvia kustannuksia hankintayksikköä sitovista laitekohtaisista sopimuksista, jotka solmittaisiin viideksi vuodeksi 60 kuukauden pituisen hankintakauden aikana vasta nykyisten sopimusten päätyttyä. Hankintayksikkö ei ole kohdellut hakijaa tasapuolisesti jättäessään huomiotta voittaneen tarjouksen valinnasta vertailujakson päättymisen jälkeen aiheutuvia kustannuksia laitekohtaisesti 3 - 52 kuukauden ajalta.

Voittaneen tarjoajan tarjouksessa on mainittu hinnoittelun laskentaperusteeksi hankintayksikön tarjouspyynnössä ilmoittaman konekohtaisen kopio-/tulostemäärän ylin arvo kussakin laiteluokassa. Kaikille voittaneen tarjoajan laitteille on siten määräytynyt minimilaskutusmäärä kuukaudessa. Tämän laskutusmäärän ja siitä aiheutuvan vähimmäiskustannuksen olisi tullut olla laskennan pohjana tarjousten vertailua tehtäessä.
Tarjousvertailussa on kuitenkin käytetty laitekohtaisen laskennan perustana kunkin laitteen historiatietoihin perustuvaa todellista käyttömäärää, joka on useimmilla koneilla ollut pienempi kuin voittaneen tarjoajan tarjouksessa määritetty minimikäyttömäärä kuukaudessa. Tarjousvertailu onkin hankintayksikön ilmoituksen mukaan tehty voittaneen tarjoajan hintojen osalta tarjouksen jättöajan jälkeen tarkennetuilla hinnoilla, vaikka voittaneella tarjoajalla olisi ollut muiden tarjoajien tavoin mahdollisuus saada jo ennen tarjousten jättöajan päättymistä käyttöönsä aidot käyttöpaikkakohtaiset tiedot ja siten mahdollisuus perustaa hinnoittelunsa näihin tietoihin jo alkuperäisessä tarjouksessaan. Voittaneen tarjoajan tekemät hintamuutokset merkitsevät selvää alennusta alkuperäisen tarjouksen hintoihin, minkä vuoksi niitä ei olisi tullut ottaa vertailussa huomioon.

Hakijan laskelmien mukaan hakijan tarjouksen mukainen hankinnan kokonaiskustannus on ollut tarjousten jättöajan puitteissa annetuilla hinnoilla laskettuna 141.940 euroa edullisempi kuin voittaneen tarjoajan tarjous. Muut eri vaihtoehdot huomioon ottaen hakijan tarjouksen kokonaiskustannus on ollut 670 - 129.344 euroa edullisempi kuin voittaneen tarjoajan tarjous. Hakijan tarjous on ollut myös kokonaistaloudellisesti edullisempi kuin voittanut tarjous.

VASTINE

Imatran kaupunki on vaatinut, että markkinaoikeus hylkää hakemuksen, ja esittänyt perusteluinaan muun ohella seuraavaa.

Tarjoajia on tarjouspyynnössä kehotettu tekemään ehdotuksensa toiminnan järjestämiseksi ja ilmoittamaan palvelun hinta/hinnoitteluperuste. Tarjouspyyntö on ollut kaikille sama, mutta eri tarjoajien näkemys kokonaistaloudellisesti edullisimmasta toimintatavasta on ollut erilainen. Hakija on esittänyt 15 koneelle vanhan sopimuksen katkaisemista ja 29 koneelle vaihtoehtoisesti sopimusten katkaisua tai voimassaoloa sopimuskauden loppuun asti. Muut tarjoajat ovat esittäneet kaikilta osin leasing-sopimusten käyttämistä loppuun ja koneiden korvaamista sen jälkeen tarjousten mukaisilla koneilla. Viimeksi kuvattu vaihtoehto on havaittu vertailujaksolla kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi, koska koneiden korvaaminen uusilla kesken sopimuskausien aiheuttaa hankintayksikölle merkittäviä lisäkustannuksia.

Hankintayksikkö on edelleen todennut tarjousten alkuvaiheen hintavertailussa, että kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen päästään koneiden 60 kuukauden käyttöajalla. Koneen pääomakustannus jakautuu tällöin usealle vuodelle, mikä alentaa yksittäisen kopion hintaa.

Jotta tarjoukset olisivat vertailukelpoisia ja jotta tarjoajia on voitu kohdella tasapuolisesti, hankintayksikkö on pyytänyt kahdelta hinnaltaan edullisimmalta tarjoajalta lisäselvitystä tarjoushinnoista. Hakijalta on pyydetty hinnoitteluvaihtoehto 60 kuukauden käyttöajalle, koska alkuperäinen tarjous oli tehty 48 kuukaudelle. Voittaneelta tarjoajalta on pyydetty samoin perustein selvitys yksikköhinnoista tarjouksessa oletettua pienemmillä kopiomäärillä, koska suurella osalla koneista keskikäyttö on ollut voittaneessa tarjouksessa oletettua vähäisempää. Molemmat selvitykset on tehty alkuperäistä tarjoushintaa muuttamatta, ja tarjoukset ovat tarjoajilta saatujen lisäselvitysten jälkeen antaneet riittävät tiedot tasapuoliseen tarjousten käsittelyyn ja vertailukelpoisten laskelmien tekemiseen tarjoajien esittämien toimintamallien perusteella.

Kustannustarkastelu on tehty 60 kuukauden jaksolle hankintakauden alusta lähtien sekä hakijan että voittaneen tarjoajan osalta. Myös hakijan omat vertailulaskelmat on tehty ilman puitesopimuskauden ulkopuolelle meneviä kustannuksia. Mikäli vertailulaskelmiin lisättäisiin 60 kuukauden jakson yli menevät kustannukset, ne tulisi lisätä myös hakijan edullisimman vaihtoehdon kustannuksiin. Hankintayksikkö on vertaillut myös konekohtaisia kustannuksia 60 kuukaudelta sivuuttaen kysymyksen siitä, mistä ajankohdasta sopimusjakso kulloinkin alkaa, sekä tarkastellut erilaisten kopiomäärien vaikutusta tarjousten hintoihin.
Voittanut tarjous on osoittautunut kaikissa vertailuissa edullisimmaksi.

Tarjoajia on kohdeltu edellä kerrotuin tavoin tasapuolisesti.

LAUSUNTO

Optimiratkaisut Oy on vaatinut, että markkinaoikeus hylkää hakemuksen, ja esittänyt perusteluinaan muun ohella seuraavaa.

Tarjouspyyntö ja hankintamenettely ovat olleet selkeitä ja johdonmukaisia. Väite tarjoajien epätasapuolisesta kohtelusta on perusteeton.
Kaikilla tarjoajilla on ollut mahdollisuus tarjota vaihtoehtoja ja tehdä tarjousten jättämiselle varatun ajan jälkeenkin tarjoukseensa lisäyksiä, jotta tarjoukset on saatu keskenään vertailukelpoisiksi.

Väite siitä, että Optimiratkaisut Oy olisi antanut alennusta tarjousten jättämisen jälkeen, on virheellinen. Voittanut tarjoaja ei ole muuttanut hinnoittelunsa perustetta, vaan se on antanut hankintayksikölle lisäselvitystä pääomakustannuksista ja sivuhinnoista sen varalta, että laitteiden kuukausittaiset käyttömäärät olisivatkin odotettua pienemmät.
Alennuksesta ei voida puhua senkään vuoksi, että lisäselvityksessä ilmoitettu yksikköhinta on suurempi kuin tarjouksessa mainittu vastaava hinta. Kuukausivolyymin kustannusvaikutuksia on käyty läpi hankintayksikön kanssa jo ennen tarjouksen jättämistä.

Hakijan hakemuksessaan esittämät omat laskelmat ovat virheellisiä, sillä Optimiratkaisut Oy:n kokonaiskustannuksiin on niissä lisätty yli
54.000 euroa muun muassa tarjousten jättämisen jälkeen saatua etua.
Väite on virheellinen, koska tällaista etua ei ole, vaan hankintayksikön laskelmissa ovat mukana kaikki kustannukset.

Hakija on lisännyt Optimiratkaisut Oy:n tarjoushintaan myös yli
230.000 euroa sopimusajan jälkeiseltä ajalta huomioimatta jätettyjä kokonaiskustannuksia. Lisäys on ollut aiheeton, sillä hankintayksikkö on laskenut sopimuskauden aikaiset kustannukset huomioimatta sopimuskauden jälkeisiä kustannuksia muidenkaan tarjoajien osalta. Hakijan tarjous on ollut todellisuudessa sopimusajan kokonaiskustannuksiltaan lähes 300.000 euroa kalliimpi kuin Optimiratkaisut Oy:n tarjous.

VASTASELITYS

Hakija on lausunut vastaselityksessään muun ohella seuraavaa.

Tarjouspyynnön erinäiset yksityiskohdat tukevat johtopäätöstä, jonka mukaan kaikki hankinnan kokonaiskustannukset tulee ottaa tarjouksia vertailtaessa huomioon niiden vaihtoehtojen mukaisesti, joita tarjouspyyntö on sallinut tarjoajien esittää.

Hankintayksikölle aiheutuu kaikissa tapauksissa kustannuksia vanhojen sopimusten jäljellä olevista kausista. Hankintayksikön on maksettava joko sopimusten purkamisesta kertakuluna tai sopimustenmukaisia kuluja sopimuskausien loppuun saakka, minkä jälkeen vasta voittaneen tarjouksen mukaiset kustannukset alkavat kertyä. Vanhoista sopimuksista aiheutuvien kulujen tulee näin ollen tavalla tai toisella tulla otetuksi huomioon hankinnan kokonaiskustannuksia laskettaessa. Tarjousten vertailulaskennassa vertailujaksona ei voida vastaavasti pitää vain viittä vuotta, koska todellisia voittaneen tarjouksen kustannuksia jäisi tällöin huomioimatta viiveellä alkaneiden laitekohtaisten sopimuskausien loppupäästä.

Hankintayksikkö on joka tapauksessa jättänyt kertomatta tarjouspyynnössään ja vielä tarjouksia täsmennyttäessäänkin, että hintavertailu suoritetaan kaikkien tarjousten osalta 60 kuukauden jaksolta hankinnan alusta lukien valitusta tarjoustavasta riippumatta. Tarjouspyyntö on tältä osin laadittu muotoon, joka jättää liikaa tulkinnanvaraa.

Voittaneen tarjoajan menettelyä tarjouksia tarkistettaessa on pidettävä jälkitinkimisenä, koska jos laskutettavien tulosteiden vähimmäismäärää pienennetään alkuperäisessä tarjouksessa hinnoitteluperusteeksi ilmoitetusta, pienenee myös kyseisen kopiokoneen kokonaislaskutus. Voittaneen tarjoajan alkuperäisessä tarjouksessa hinta oli laskettu vain yhden minimitulostemäärän perusteella kunkin konetyypin osalta. Myös vähimmäismäärän ylittävien kopioiden hintaa on alennettu, koska alkuperäisessä tarjouksessa ei ollut kuin yksi yksikköhinta eikä tarjouksessa otettu kantaa koneen vähimmäismäärän ylittävään käyttöön. Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli edellytetty, että hinnat ilmoitetaan kiinteästi koko sopimuskaudelle ja että hintojen mahdolliset sopimusaikaiset muutokset yksilöidään selkeästi tarjouksessa.

MARKKINAOIKEUDEN RATKAISUN PERUSTELUT

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatettua menettelyä tulee arvioida ottaen huomioon julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) 1 §:n 1 momentissa ilmaistu lain tarkoitus, joka on tarjousmenettelyyn osallistuvien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaaminen. Hankintalain 6 §:n 3 momentin mukaan ehdokkaita ja tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättä kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa.

Tarjouskilpailuun osallistuvien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi hankinnan kohde ja tarjousten valintaan vaikuttavat seikat tulee kuvata tarjouspyynnössä sellaisella tarkkuudella, että tarjouspyyntö tuottaa yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia.

Tarjouspyynnössä 16.2.2005 tarjouksen valinnan perusteeksi on ilmoitettu kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka arviointiperusteiksi on ilmoitettu tärkeysjärjestyksessä hinta, käyttökustannukset, uskottavuus toiminnasta Imatralla, laatu, huoltopalvelut, esteettiset tai toiminnalliset ominaisuudet, tekninen tuki, toimitusvarmuus, toimitusaika ja ympäristövaikutukset. Hankittavien kopiopalvelujen yksilöinnin osalta tarjouspyynnössä on viitattu liitteeseen, jossa hankintayksikkö on esittänyt arvion sopimuskauden kopiolaitteiden hankintamäärästä sekä laitteiden suorituskykyvaatimukset ja toiminnalliset ominaisuudet. Sanottu liite on samalla toiminut tarjouspohjana, jolle tarjous on tullut täyttää.

Hankintayksikkö on kuvannut tarjouspyyntönsä tarjouspohjaliitteessä voimassaolevan sopimustilanteen kunkin käytössään olevan kopiokoneen osalta ja pyytänyt tarjoajilta ehdotusta toiminnan järjestämiseksi näiden vuosina 2005 - 2009 päättyvien vuokra- ja leasing-sopimusten keskeyttämisen tai jatkamisen osalta.

Tarjouspohjaliitteessä on edelleen pyydetty tarjoajia esittämään hinnoittelunsa joko kiinteinä hintoina per kopio koko sopimuskaudelle tai niin, että "mahdolliset sopimusaikaiset hinnan muutokset (nousevat/laskevat á hinnat) tulee selkeästi yksilöidä tarjouksessa".

Hankintayksikkö ei ole määritellyt hankintakauden pituutta enempää tarjouspyynnössään kuin tarjouspohjaliitteessään, vaan tämäkin seikka on jäänyt tarjouspyyntövaiheessa tarjoajien ehdotusten varaan.

Hankintayksikkö on määrittänyt tarjouspohjaliitteen lopussa tarjoajien täytettäviksi tarkoitettujen osioiden jälkeen hankinnan kohteena olevien koneiden välttämättömät toiminnalliset ominaisuudet. Se on lisäksi määrittänyt koneiden arvioituihin kuukausittaisiin kopio-/tulostemääriin ja kopiointinopeuksiin liittyvät suorituskykyvaatimukset jakaen sanotut vaatimukset kyseisessä taulukossa kuuteen laiteluokkaan sekä esittänyt käytössään olevien koneiden lukumääräisen sijoittumisen näihin laiteluokkiin. Arvioitujen tulostemäärien vaihteluväli on ollut suurimmillaan luokassa 4 (40.000 - 75.000 kopiota), eikä tarjouspyyntöasiakirjoista ilmene, missä määrin nämä suorituskykyvaatimusten yhteydessä esitetyt arviot ovat perustuneet hankintayksikön kokemuksiin todellisista toteutuneista käyttömääristä.

Voittanut tarjoaja on ehdottanut toiminnan järjestämiseksi ratkaisua, jossa laitekannan korvaaminen jakaantuu useaan eri ajanjaksoon, koska monien laitteiden rahoitussopimukset ovat niin alkuvaiheessa, että niiden lunastaminen lisäisi kokonaiskustannuksia merkittävästi ainakin hankintakauden alkuvaiheessa. Voittanut tarjoaja on tarjonnut sopimuskautta sopimuksen mukaan esimerkiksi kolme-, neljä- tai viisivuotiseksi mutta laskenut kuitenkin tarjoushintansa kussakin laiteluokassa viisivuotisen sopimuskauden perusteella. Se on ilmoittanut kopioidensa tarjouksessa mainittujen laiteluokkakohtaisten yksikkösivuhintojen edellyttävän lisäksi, että koneiden käyttömäärät toteutuvat tarjouspohjaliitteen suorituskykyvaatimuksissa esitettyjen enimmäismäärien mukaisesti. Voittanut tarjoaja on siten pidättänyt oikeuden hinnanmuutoksiin kopiomäärien tai sopimusajan muuttuessa.

Hakija on puolestaan tarjonnut toiminnan järjestämiseksi ratkaisua, jossa ensisijaisesti kaikki hankintayksikön käytössä olevat koneet tai ainakin 15 kaupungintalon, kulttuurikeskuksen ja painatuskeskuksen käytössä olevaa konetta vaihdetaan uusiin heti hankintakauden alussa ja jossa vanhat sopimukset näiltä osin keskeytetään. Hakija on tarjonnut hankintakauden pituudeksi neljää vuotta. Se on esittänyt tarjouksessaan laitekohtaiset yksikkösivuhinnat sellaisten kuukausittaisten minimilaskutusmäärien osalta, jotka ovat ainakin pääsääntöisesti tarjouspohjaliitteen suorituskykyvaatimuksissa esitettyjen vähimmäismäärien mukaisia, sekä ilmoittanut sanottuja yksikköhintoja edullisemmat sivuhintansa näiden vähimmäislaskutusmäärien ylittäviltä osin.

Markkinaoikeus toteaa, että hinta ja käyttökustannukset ovat olleet tarjouspyynnön mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden tärkeimmät arviointiperusteet. Toiminnan järjestäminen vanhoja ja uusia koneita koskevien sopimusten yhteensovittamiseksi, koneiden arvioidut käyttömäärät ja sopimuskauden pituus ovat varsin keskeisiä tarjousten hintoihin vaikuttavia tekijöitä, joten niillä on ollut olennaista merkitystä tarjousten laatimisen ja vertailemisen kannalta. Tarjouspyyntö on tässä tapauksessa jättänyt sanotut seikat avoimiksi tai ainakin tulkinnanvaraisiksi ja tarjoajien ehdotusten varaan. Tarjouspyyntö ei ole siten ollut omiaan tuottamaan yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. Hankintayksikkökin on päinvastoin todennut, etteivät tarjoukset ole olleet vertailukelpoisia ja että sen on tullut pyytää kahdelta hinnaltaan edullisimmalta tarjoajalta eli voittaneelta tarjoajalta ja hakijalta lisäselvitystä tarjoushinnoista. Markkinaoikeus katsoo näistä syistä hankintayksikön menetelleen hankintalain 9 §:ssä tarkoitetulla tavalla julkisista hankinnoista annettujen oikeusohjeiden vastaisesti laatiessaan tarjouspyyntönsä edellä kuvatuin tavoin epäselvästi. Asiassa on näin ollen määrättävä hankintalain 9 §:ssä säädetty seuraamus.

Hankintapäätöksen mukaista hankintasopimusta ei ole vielä tehty. Hankintapäätös voidaan siten kumota ja sen täytäntöönpano kieltää. Koska hankintamenettelyn virheellisyys on johtunut epäselvästä tarjouspyynnöstä, virhettä ei ole mahdollista korjata muulla tavalla kuin järjestämällä asiassa kokonaan uusi tarjouskilpailu.

MARKKINAOIKEUDEN RATKAISU

Markkinaoikeus kumoaa Imatran kaupunginhallituksen päätöksen 23.5.2005 § 202 ja kieltää Imatran kaupunkia tekemästä sanotun hankintapäätöksen perusteella hankintasopimusta tai panemasta päätöstä muutoinkaan täytäntöön nyt asetetun 50.000 euron sakon uhalla.

Mikäli Imatran kaupunki aikoo edelleen toteuttaa kysymyksessä olevan hankinnan julkisena hankintana, sen tulee järjestää asiassa uusi tarjouskilpailu, jossa otetaan huomioon tässä päätöksessä mainitut seikat.

MUUTOKSENHAKU

Tähän päätökseen saa hakea muutosta valittamalla korkeimpaan hallinto-oikeuteen. Julkisista hankinnoista annetun lain 12 §:n nojalla markkinaoikeuden päätöstä on valituksesta huolimatta noudatettava, jollei korkein hallinto-oikeus toisin määrää. Uhkasakon asettamista koskevaan päätökseen ei saa erikseen hakea muutosta valittamalla.

Asian ovat ratkaisseet markkinaoikeuden lainoppineet jäsenet Olli Mäkinen, Jussi Karttunen ja Tommi Vuorialho.