31.5.2024

Työnantajan menettelystä

Helsingin kaupunki siirtyi huhtikuussa 2022 käyttämään uutta Sarastia365 HR -järjestelmää palkanmaksussa. Kaupungin aiemmin käyttämä henkilöstötieto- ja palkanlaskentajärjestelmä (Hijat) oli ollut käytössä vuodesta 1984 lähtien ja oli teknisesti vanhentunut, minkä lisäksi sen ylläpito oli päättymässä. Uuden korvaavan palkkajärjestelmän hankinta on ollut välttämätön palkanmaksun jatkuvuuden varmistamiseksi.

Palkanmaksu-uudistuksen toteuttamisen myötä kaupungin palkanmaksussa ilmeni odottamattomia ongelmia. Palkanmaksupäivinä osa palkoista oli maksettu palkansaajille virheellisesti tai palkka jäänyt hetkellisesti maksamatta osittain tai kokonaan. Uuden palkkajärjestelmän käyttöönoton jälkeen ilmenneet palkanmaksun ongelmat ovat pääosin johtuneet järjestelmän tiedonsiirtoon liittyvistä haasteista, henkilövaihdoksista, toimintatapamuutoksen kokoluokasta, palkkahallinnon asiakkaiden (toimialat, virastot) haasteista sisäistää muutoksia ja järjestelmän käytettävyyteen liittyvistä ongelmista. Nämä ovat olleet sellaisia ennalta arvaamattomia tai näkymättömissä olevia ongelmia, joita voitiin ryhtyä ratkaisemaan vasta niiden ilmetessä.

Helsingin kaupunki organisoi palkanlaskennan tilanteen hallintaa varten laajamittaisen kesäkuusta 2022 heinäkuun loppuun 2023 kestäneen vakauttamishankkeen sekä hankki tuekseen konsulttipalvelua. Palkkavirheiden vähentämiseksi tehtiin virhelähdeanalyysiä sen ymmärtämiseksi, missä prosessin vaiheissa ja mistä syistä virheitä tyypillisimmin syntyy. Tällä tavoin vakauttamisessa kyettiin kohdentamaan vaikuttavia ratkaisuja korjaaviksi toimenpiteiksi. Virhelähdeanalyysien perusteella virheiden syntymisen taustalla tunnistettiin useita syitä, joiden ratkaisemiseksi myös tarvittiin useita toimenpiteitä. Hankkeen kolmelle osa-alueelle organisoitiin loppuvuodesta 2022 yli 20 projektia, joiden toteuttamisella jo kertyneitä palkkavirheitä korjattiin ja estettiin uusien virheiden syntymistä. Lisäksi hankkeessa tehtiin töitä sen eteen, että palkkakirjanpito ja viranomaistiedot esimerkiksi tulorekisterissä ovat oikein.

Virheet ovat olleet hyvin erilaisia, erisuuruisia ja niiden syntysyyt ovat erilaisia. Koko palkka puuttuu tai iso osa palkasta puuttuu -virheet on priorisoitu palkkavirheiden korjaamisessa. Taloushallintopalveluliikelaitoksen datan perusteella koko palkka puuttuu -virheet on pyritty korjaamaan kahdessa arkipäivässä ja iso osa palkasta puuttuu -virheet on pyritty korjaamaan viidessä arkipäivässä siitä, kun niistä on ilmoitettu palkkahallintoon. Kertyneiden virheiden korjaaminen on hidasta siinä tilanteessa, kun palkkavirhe on jo toteutunut. Virheen korjaaminen jälkikäteen ja tietojen oikeellisuuden varmistaminen vaatii usein palkkasihteerin työn lisäksi esihenkilön kontaktointia sekä mahdollisesti myös järjestelmätoimittajan toimenpiteitä. Palkkahallinnon toimintakykyä on kasvatettu tekemällä vakituisia ja määräaikaisia lisärekrytointeja sekä uudistamalla toimintatapoja ja tukemalla osaamisen kehittämistä. Myös palkkaprosessin palkanlaskennan kontrollit on kuvattu ja otettu käyttöön. Todennettujen virheiden määrä on lisäksi ollut merkittävästi ilmoitettuja virheitä alempi.

Palkkavirheiden syntymisessä on ollut laskeva kehitystrendi syksystä 2022 lähtien. Palkanmaksun virheiden määrät on saatu kaupungin korjaavien toimenpiteiden johdosta palkanmaksu-uudistusta edeltänyttä alhaisemmalle tasolle. Edellisen järjestelmän aikana virhemarginaalin on arvioitu olleen noin 5 prosenttia, mutta virheitä koskeva tilastointi ei ole täysin yhteismitallista edellisen järjestelmän ja uuden järjestelmän osalta. Valtaosassa virheistä on kyse osittain puuttuvista palkoista. Kanteessa tarkoitettuna aikana touko-lokakuussa 2023 uusien ja selvittämistä vaativien palkkavirheiden määrä on vähentynyt merkittävästi. Virheosuus on vakiintunut selvästi alle vakauttamishankkeen kolmen prosentin tavoitetason sekä selkeästi alle edellisen palkanmaksujärjestelmän virhetasoksi arvioidun 5 prosenttia. Korjaamatta olevien palkkavirheiden määrä laski lokakuussa 2023 alle tuhanteen. Vuonna 2022 syntyneet virheet on tällä hetkellä kokonaan korjattu. Kaupungin tehostetut toimenpiteet ovat siten vaikuttaneet tavoitellulla tavalla.

Kaupunki on lisäksi toteuttanut useita toimenpiteitä, joilla palkanmaksuongelmien vaikutuksia kaupungin henkilöstöön on lievennetty ja hyvitetty. Kaupunki on laatinut koko henkilöstön käyttöön ohjeistuksen tilanteita varten, joissa työntekijä vaatii vahingonkorvausta työnantajalta palkanmaksun virheellisyyden tai maksamattomuuden aiheuttaman vahingon takia. Kaupunki on maksanut korvausta työntekijöille tilanteissa, joissa palkan väärin maksusta tai maksamattomuudesta on aiheutunut vahinkoa. Kaupunki on maksanut joulukuusta 2022 alkaen takautuvasti viivästysmaksua viivästyskoron lisäksi kaikille, joiden palkka on ollut myöhässä 28.2.2023 mennessä tapahtuneiden palkanmaksuviiveiden johdosta. Viivästysmaksun on ollut vähintään 50 euroa, mutta se on voinut olla suurempi, jos maksettavia viivästyskorkoja on kertynyt useita. Helsingin kaupunki on käynnistänyt syksyllä 2022 aktiivisen yhteistyön Verohallinnon kanssa tulorekisteritietojen saamiseksi ajan tasalle ja verotukseen vaikuttavien epätarkkuuksien poistamiseksi.

Kanteen tarkoittaman ajanjakson palkanmaksun virheet ovat johtuneet pääasiassa palkanmaksujärjestelmän käyttäjien eri vaiheissa tekemistä inhimillisistä virheistä sekä työntekijöiden toimittamista myöhästyneistä tai virheellisistä tiedoista. Erilaisista inhimillisistä ja teknisistä virheistä johtuen palkanmaksussa ei voida saavuttaa täydellistä virheettömyyttä. Osin taustalla on myös palkkajärjestelmän virheellinen toiminta. Tilannetta kokonaisuutena arvioiden kyseessä ei voi olla työ- ja virkaehtosopimuksen palkanmaksumääräyksen tieten rikkomisesta. Virheiden tai niiden määrän perusteella ei voida katsoa myöskään, että kaupungin olisi tullut perustellusti tietää rikkovansa ja työ- ja virkaehtosopimuksen määräystä. Kaupungin menettelystä puuttuu tahallisuuteen tai törkeään huolimattomuuteen rinnastuva piittaamattomuus työ- ja virkaehtosopimuksen määräyksen rikkomisessa.

Hyvityssakosta

Kaupungin menettely ei ole ollut tahallista tai törkeän tuottamuksellista eikä myöskään piittaamatonta työ- ja virkaehtosopimuksen määräyksistä. Kaupunki on pyrkinyt huolellisesti, aktiivisesti ja kaikin käytettävissä olevin keinoin toteuttamaan määräykset oikeasisältöisesti ja -aikaisesti palkanmaksupäivinä touko-lokakuussa 2023.

Kaupunki on pyrkinyt estämään palkanmaksuongelmien syntymisen ja lievittämään niistä johtuvia ongelmia edellä esitetysti muun muassa organisoimalla laajan vakauttamishankkeen ongelmien korjaamiseksi, palkkaamalla palkanlaskentaan lisähenkilökuntaa, luomalla prosessin vahingonkorvausten nopeaa käsittelyä varten sekä maksamalla vapaaehtoisesti viivästysmaksuja ja tukemalla henkilöstöä muilla keinoilla. On selvää, ettei suuren työnantajan palkanmaksu voi olla täysin virheetöntä. Merkittävät virheet, erityisesti koko palkka puuttuu — virheet ovat olleet marginaalisia ja niiden korjaaminen on erityisesti priorisoitu. Lisäksi virheiden korjausvelkaa on tasaisesti purettu. Mahdollisen hyvityssakon määrääminen ei nopeuttaisi jo aloitettuja korjaustoimenpiteitä, eikä hyvityssakolla olisi yksittäisen työntekijän asemaa edistävää vaikutusta.

Ottaen huomioon edellä kerrotut kaupungin toimenpiteet, virheiden syntymisen syyt, virhemäärien laskeva trendi sekä se, että virheitä syntyy tällä hetkellä vähemmän kuin aiemman palkkajärjestelmän aikana, hyvityssakon määräämiselle ei ole perusteita. Kaupungin menettely aiemman palkanmaksujärjestelmän osalta on ollut työntekijäjärjestöjen hyväksymä.

Mahdollisen hyvityssakon määrää arvioitaessa on otettava huomioon edellä selostetut palkanmaksu-uudistuksen jälkeen ilmenneiden palkanmaksuongelmien ennalta-arvaamattomuus ja odottamattomuus, kaupungista johtumattomat syyt palkanmaksun ongelmissa, kaupungin oma-aloitteiset kattavat toimenpiteet palkanmaksuvirheiden korjaamiseksi sekä virheistä aiheutuneiden vahinkojen korvaamiseksi ja hyvittämiseksi työntekijöille. Kaupungin menettelystä ei myöskään ole aiheutunut taloudellista menetystä Sote ry:lle.

Joka tapauksessa käsillä on työehtosopimuslain ja kunnan ja hyvinvointialueen virkaehtosopimuksista annetun lain tarkoittama erityinen syy olla määräämättä hyvityssakkoa, kun kaupungin nyt tarkasteltavana oleva menettely on luonteeltaan sellaista, joka kiistattomasti ei ole johtanut työntekijäjärjestöjen kanteisiin työtuomioistuimessa aiemman palkkajärjestelmän aikana.

Kysymyksenasettelu

Työehtosopimuslain 7 §:n 1 momentin mukaan työehtosopimukseen sidottu työnantaja, joka tietensä rikkoo tai jonka olisi perustellusti pitänyt tietää rikkovansa työehtosopimuksen määräyksiä, voidaan tuomita siitä maksamaan hyvityssakko. Lain 10 §:n 1 momentin mukaan hyvityssakkoon tuomittaessa on otettava huomioon kaikki esiin tulleet asianhaarat, kuten vahingon suuruus, syyllisyyden määrä, toisen osapuolen rikkomukseen mahdollisesti antama aihe ja yhdistyksen tai yrityksen koko. Erityisestä syystä voidaan hyvityssakko jättää tuomitsematta.

Kunnan ja hyvinvointialueen virkaehtosopimuksista annetun lain 20 §:n 1 momentin mukaan työtuomioistuin voi tuomita maksamaan hyvityssakon virkaehtosopimukseen sidotun, joka tietensä rikkoo tai jonka olisi perustellusti pitänyt tietää rikkovansa sopimuksen määräyksiä. Lain 21 §:n 1 momentin mukaan hyvityssakkoon tuomittaessa on otettava huomioon vahingon ja syyllisyyden määrä, toisen osapuolen rikkomukseen mahdollisesti antama aihe ja yhdistyksen, kunnan, kuntayhtymän, hyvinvointialueen tai hyvinvointiyhtymän koko. Erityisestä syystä voidaan hyvityssakko jättää tuomitsematta.

Asiassa sovellettavan sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön työ- ja virkaehtosopimuksen II luvun 18 §:ssä on määrätty, että viranhaltijalle/työntekijälle maksetaan palkka kultakin kalenterikuukaudelta viimeistään sen 16. päivänä. Riidatonta on, että kaupungin määräämä palkanmaksupäivä toistaiseksi voimassa olevassa työ- tai virkasuhteessa oleville on kuun 14. päivä.

Työtuomioistuin on aiemmissa Sote ry:n vireille panemissa asioissa katsonut, että Helsingin kaupungin on perustellut pitänyt tietää rikkovansa työ- ja virkaehtosopimuksen määräyksiä, kun kaupunki on työ- ja virkaehtosopimukseen sidottuna jättänyt maksamatta työntekijöiden ja viranhaltijoiden palkkoja kokonaan tai osittain loka- ja joulukuun 2022 palkanmaksupäivinä (TT 2023:7), tammi- ja helmikuun 2023 palkanmaksupäivinä (TT 2023:24), maaliskuun 2023 palkanmaksupäivänä (TT 2023:58) sekä huhtikuun 2023 palkanmaksupäivänä (TT 2023:59).

Helsingin kaupunki on tässä asiassa myöntänyt, että osaa kaupungin työntekijöiden ja viranhaltijoiden palkoista ei ole joko osittain tai kokonaan pystytty maksamaan työ- ja virkaehtosopimuksen määräysten mukaisesti myöskään touko-, kesä-, heinä, elo-, syys-, sekä lokakuun 2023 palkanmaksupäivinä.

Kaupunki on kuitenkin kiistänyt rikkoneensa tieten työ- ja virkaehtosopimuksen määräyksiä. Kaupunki on vedonnut siihen, että palkkavirheet ovat johtuneet palkanmaksujärjestelmän käyttäjien inhimillisistä virheistä ja haasteista sisäistää muutoksia, työntekijöiden toimittamista myöhästyneistä tai virheellisistä tiedoista sekä osin palkanmaksujärjestelmän virheellisestä toiminnasta. Kaupunki on katsonut pyrkineensä kaikin käytettävissä olevin keinon huolellisesti ja aktiivisesti toteuttamaan työ- ja virkaehtosopimuksen määräyksiä ja estämään palkanmaksuongelmien syntymisen tekemällä laajamittaisia korjaavia toimenpiteitä. Kaupunki on lisäksi korostanut, ettei palkanmaksussa voida päästä täydelliseen virheettömyyteen, minkä palkansaajajärjestöt ovat hyväksyneet.

Arvioitavana on siten kysymys siitä, onko kaupungin katsottava rikkoneen työ- ja virkaehtosopimusta tieten ja onko se tuomittava hyvityssakkoon.

Asiassa esitetty selvitys

Asiassa on kuultu vastaajan todistajana Helsingin kaupungin Taloushallintopalveluliikelaitoksen palkkapalveluiden johtajana 1.2.2023 lukien toiminutta A:ta.

A on kertonut muun ohella, että kaupungin käytössä ollut vanha palkanmaksujärjestelmä oli ollut välttämätöntä uudistaa, ja uuteen palkanmaksujärjestelmään siirryttäessä esihenkilöiden ja palkkasihteereiden välistä tehtävänjakoa oli muutettu. Aiemmasta poiketen esihenkilöiden tehtäväksi tuli palkkatietojen kirjaaminen järjestelmään. Palkkatietojen syöttämisestä vastuussa olevia esihenkilöitä oli tuhansia. A:n mukaan keskeisimmät syyt virheille palkanmaksussa olivat liittyneet siihen, että esihenkilöt eivät olleet noudattaneet palkanmaksun aikatauluja, tai siihen, että he eivät olleet tunteneet tai noudattaneet eri järjestelmiä koskevia ohjeita. Myös itse palkanmaksujärjestelmästä johtuvia virheitä oli havaittu jonkin verran, joskin kanteessa tarkoitettuna aikana järjestelmä oli toiminut paremmin kuin aikaisemmin.

A on kertonut kaupungin ryhtyneen lukuisiin toimiin palkkavirheiden korjaamiseksi. Syksyllä 2022 oli perustettu vakauttamishanke, jolle oli palkattu kokopäiväinen johtaja. Vakauttamishankkeessa oli ollut noin 20 alahanketta, jossa yhtenä kokonaisuutena oli ollut virhelähteiden tunnistaminen ja niihin liittyvän ohjeistuksen ja koulutuksen lisääminen. Kaupunki oli kouluttanut ja ohjeistanut esihenkilöitä. Esihenkilöillä oli ollut saatavilla myös kirjallista ohjeistusta. Näin isossa organisaatiossa ei A:n mukaan ollut mahdollista päästä tilanteeseen, jossa palkanmaksuvirheitä ei lainkaan olisi.

Kaupunki on esittänyt kirjallista todistelua toimenpiteistä, joihin se on asiassa ryhtynyt. Kansliapäällikön 6.7.2022 tekemästä päätöksestä (V2) ilmenee, että kaupunki on osoittanut lähes kahden miljoonan euron suuruisen määrärahan konsulttitoimiston palkkaamiseksi palkkahallinnon vakauttamisen tueksi. Kansliapäällikön 12.10.2022 tekemän päätöksen (V1) mukaan kaupunki on varannut 10.000 euron suuruisen määrärahan palkanmaksu-uudistuksesta johtuvien vahingonkorvausten suorittamiseen. Taloushallintopalveluliikelaitoksen johtokunnan 12.10.2022 tekemästä päätöksestä (V3) käy ilmi, että kaupunki on varannut yhteensä miljoona euroa lisähenkilöstön hankkimiseksi palkkahallinnon tehtäviin henkilöstövuokrausyrityksen kautta. Kaupunginhallituksen 9.1.2023 tekemän päätöksen (V4) mukaan kaupunki on osoittanut vielä kuusi miljoonaa euroa palkanmaksu-uudistuksesta johtuvien korjaustoimenpiteiden suorittamiseen. Kaupunki on ryhtynyt lukuisiin toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi (V5).

Johdon 10.11.2023 antamasta palkanmaksun tilannekuvasta (V6) ilmenee, että palkkavirheitä sisältävien palkkalaskelmien osuus oli ollut toukokuussa 2,6 prosenttia, kesäkuussa 2,2 prosenttia, heinäkuussa 2,1 prosenttia, elokuussa 2,4 prosenttia, syyskuussa 2,1 prosenttia ja lokakuussa 1,8 prosenttia.
Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen toimialalla toukokuussa 2023 kokonaan puuttuvia palkkoja oli ollut 92 ja osittain puuttuvia 2.501. Kesäkuussa oli ollut 61 kokonaan puuttuvaa ja 1.709 osittain puuttuvaa palkkaa, heinäkuussa 40 kokonaan puuttuvaa ja 1.380 osittain puuttuvaa palkkaa, elokuussa 21 kokonaan puuttuvaa ja 854 osittain puuttuvaa palkkaa, syyskuussa 21 kokonaan puuttuvaa ja 503 osittain puuttuvaa palkkaa, lokakuussa 12 kokonaan puuttuvaa ja 334 osittain puuttuvaa palkkaa.

Asian arviointi ja johtopäätökset

Työtuomioistuin on edellä mainituissa aiemmissa ratkaisuissaan katsonut, että Helsingin kaupungin olisi perustellusti pitänyt tietää rikkovansa työ- ja virkaehtosopimuksen palkanmaksua koskevaa määräystä, kun se oli jättänyt työntekijöiden ja viranhaltijoiden palkkoja osittain tai kokonaan maksamatta. Näissä aiemmissa ratkaisuissa kaupunki on vedonnut pääosin samoihin seikkoihin kuin mihin tässä asiassa on vedottu.

Käsillä olevassa asiassa on esitetty tarkempaa selvitystä palkkavirheiden syistä. Palkkapalveluiden johtaja A:n käsityksen mukaan palkkoja on jäänyt kokonaan tai osittain maksamatta pääasiallisesti esihenkilöistä tai yksittäisten työntekijöiden tai viranhaltijoiden menettelystä johtuvista syistä eikä enää niinkään itse järjestelmästä johtuvista syistä. Työtuomioistuin toteaa, että työnantajan päävelvoite työntekijään nähden on palkan maksaminen, ja palkan maksamisella oikeamääräisenä ja oikea-aikaisesti on suuri merkitys palkansaajalle. Kaupungin vastuulla on työnantajana ohjeistaa esihenkilöt asianmukaisesti ja muutoinkin työnjohdollisin keinoin varmistua siitä, että nyt kyseessä olevan kaltaista, pitkään jatkuvaa työ- ja virkaehtosopimuksen vakavaa rikkomista ei palkanmaksun järjestelmämuutoksen ja siihen liittyvien tehtävämuutosten johdosta syntyisi. A:n kertomuksen perusteella kaupunki on ongelmien ilmettyä sinänsä pyrkinytkin lisäämään esihenkilöiden ohjeistusta ja koulutusta. Lisäksi se on ryhtynyt muihin edellä mainittuihin toimiin palkkavirheiden korjaamiseksi ja niiden vähentämiseksi sekä palkanmaksuongelmien vaikutusten lieventämiseksi ja hyvittämiseksi. Esitetyn selvityksen perusteella palkanmaksua koskevat virheet ovat kanteessa tarkoitettuna aikana myös vähentyneet edelleen.

Palkkavirheiden määrää ei kuitenkaan voida pitää kokonaisuutena arvioiden vähäisenä. Sinänsä on selvää, että palkanmaksun täydellinen virheettömyys ei ole Helsingin kokoisessa kaupungissa mahdollista. Asiassa ei ole kuitenkaan esitetty luotettavaa selvitystä siitä, että kaupungin menettely kanteessa tarkoitettuna aikana olisi vastannut työ- ja virkaehtosopimukseen osallisten yhteistä käsitystä sopimuksen oikeasta soveltamisesta.

Johtopäätöksenään työtuomioistuin katsoo, että kaupungin on perustellusti pitänyt tietää rikkovansa työ- ja virkaehtosopimusta eikä asiassa ole esitetty sellaisia erityisiä syitä, joiden perusteella hyvityssakko voitaisiin jättää kokonaan tuomitsematta. Hyvityssakon määrässä on otettu huomioon syyllisyyttä vähentävänä seikkana kaupungin laajamittaiset toimet ongelmien ratkaisemiseksi, jotka ovat vähentäneet palkkavirheiden määrää ja siten vaikuttaneet myös työntekijöille ja viranhaltijoille aiheutuneiden vahinkojen vähenemiseen. Toisaalta hyvityssakon määrässä on otettu huomioon palkanmaksuongelmien pitkän keston merkitys työntekijöille ja viranhaltijoille.

Oikeudenkäyntikulut

Oikeudenkäynnistä työtuomioistuimessa annetun lain 33 a §:n 1 momentin mukaan asianosainen, joka häviää asian, voidaan velvoittaa korvaamaan vastapuolen oikeudenkäyntikulut kokonaan tai osaksi. Milloin asian epäselvyyden vuoksi asianosaisilla on ollut perusteltua aihetta oikeudenkäyntiin, voidaan määrätä, että he saavat pitää oikeudenkäyntikulunsa vahinkonaan. Asian hävitessään Helsingin kaupunki on edellä lausutun pääsäännön nojalla velvollinen korvaamaan Sote ry:n oikeudenkäyntikulut. Kaupunki on hyväksynyt kantajan oikeudenkäyntikuluvaatimuksen määrältään.