6.5.2024

Oikeudesta tietojen poistamiseen sekä tietojen säilyttämisestä ja säilytysajoista

Yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin. Yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan e alakohdassa säädetysti edellä mainittua 17 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta, jos käsittely on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Edelleen yleisen tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 65 perustelukappaleen mukaan luonnollisella henkilöllä olisi oltava oikeus ”tulla unohdetuksi”, jos tietojen säilyttäminen rikkoo tätä asetusta tai rekisterinpitäjään sovellettavaa unionin oikeutta tai jäsenvaltion lainsäädäntöä. Rekisteröidyllä olisi erityisesti oltava oikeus siihen, että hänen henkilötietonsa poistetaan ja ettei niitä käsitellä sen jälkeen, kun henkilötietoja ei enää tarvita niitä tarkoituksia varten, joita varten ne kerättiin tai jota varten niitä muutoin käsiteltiin, tai kun hän on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä tai kun hänen henkilötietojensa käsittely ei muutoin ole tämän asetuksen säännösten mukaista.

Vuonna 2019 irtisanotun matkapuhelinliittymän osalta vireillesaattajan pyyntöä tietojen poistamisesta ei ollut toteutettu. Henkilötietoja on kerrottu säilytettävän niin kauan kuin niille on tarvetta esimerkiksi keskeneräisten asioiden, laskutuksen, reklamaatioiden tai takuuaikojen puitteissa. Edelleen on todettu, että vireillesaattajan osalta asiakastietojen käsittelytarve oli liittynyt mahdollisten laskutusreklamaatioiden käsittelyyn. Tällaisia laskutusprosessissa käsiteltäviä asiakastietoja on kerrottu pääsääntöisesti säilytettävän kolme vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt. Perusteena tälle on mainittu velan vanhentumisesta annetun lain (728/2003) 4 §:ssä säädetty saatavien yleinen kolmen vuoden vanhentumisaika.

Tarkentavaan kysymykseen annetun vastauksen yhteydessä 5.12.2023 on kuitenkin kerrottu, että rekisterinpitäjä oli vuonna 2022 kehittänyt tietojen poistamista koskevaa menettelyään. Tässä yhteydessä sopimussuhteen perusteella käsiteltävien tietojen säilytysaika oli lyhentynyt, ja on nyt kerrotusti pääsääntöisesti kolme vuotta asiakassuhteen päättymisestä.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan e alakohdassa on säädetty henkilötietojen säilytyksen rajoittamisesta. Henkilötiedot on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. Henkilötiedon säilytysajan on siis oltava mahdollisimman lyhyt. Yleisen tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 39 perustelukappaleen mukaan henkilötietoja olisi käsiteltävä vain, jos käsittelyn tarkoitusta ei voida kohtuullisesti toteuttaa muilla keinoin. Henkilötietoja ei näin ollen olisi säilytettävä pidempään kuin on tarpeen.

Todettakoon, että 29 artiklan mukainen tietosuojatyöryhmä on antanut käytännön ohjeita (”läpinäkyvyyttä koskevat ohjeet) läpinäkyvyyden periaatteesta. (Asetuksen 2016/679 mukaista läpinäkyvyyttä koskevat suuntaviivat, WP260 rev.01, annettu 29.11.2017, viimeksi tarkistettu ja hyväksytty 11.4.2018.) Näiden ohjeiden mukaan säilytysaikaan (tai sen määrittämiskriteereihin) voivat vaikuttaa esimerkiksi lakisääteiset vaatimukset tai alakohtaiset ohjeet. Tarvittaessa eri henkilötietoryhmille ja/tai käsittelytarkoituksille olisi määritettävä erilaiset säilytysajat. (Asetuksen 2016/679 mukaista läpinäkyvyyttä koskevat suuntaviivat, WP260 rev.01, annettu 29.11.2017, viimeksi tarkistettu ja hyväksytty 11.4.2018, s. 38–39.)

Annetussa lisäselvityksessä on täsmennetty, että laskutusprosessissa käsiteltävillä asiakastiedoilla, joita rekisterinpitäjä oli edelleen vireillesaattajan osalta säilyttänyt, tarkoitetaan perushenkilötietoja sekä välitys- ja sijaintitietoja. Säilytettäviä perushenkilötietoja ovat asiakkaan yksilöintitiedot, yhteystiedot sekä tiedot eri palveluita koskevien asiakkuuksien alku- ja muutos- ja loppumispäivämääristä, tiedot tilatuista tuotteista ja palveluista sekä palveluiden voimassaolotiedot ja toimitusosoitteet, tiedot laskuista sisältäen tiedot siitä, mihin palveluihin ne ovat kohdistuneet, laskutuspäivämäärät sekä laskutetut summat, tiedot vireillesaattajan selailuhistoriasta rekisterinpitäjän omat sivut -palvelussa (jota kautta vireillesaattajalla on annetun lisäselvityksen mukaan pääsy laskutustietoihinsa) sekä tiedot vireillesaattajan ja rekisterinpitäjän välisestä viestinnästä. Näiden tietojen lisäksi rekisterinpitäjä oli säilyttänyt tietoja vireillesaattajan tekemistä markkinointikielloista ja markkinointilupien tiloista.

Velan vanhentumisesta annetun lain (728/2003) 4 §:ssä on säädetty yleisestä vanhentumisajasta. Tämä aika on kolme vuotta. Mainitun lainkohdan mukaan velka vanhentuu kolmen vuoden kuluttua 5–7 §:ssä tarkoitetusta ajankohdasta, jollei vanhentumista ole sitä ennen katkaistu. Saman lain 5 §:ssä säädetysti vanhentumisaika alkaa kulua eräpäivästä, jos se on velallista sitovasti ennalta määrätty. Edelleen saman lain 7 §:n 1 momentin 1 kohdassa säädetysti vanhentumisaika sopimusrikkomukseen perustuvassa hyvityksessä alkaa kulua siitä, kun ostaja on havainnut virheen tai puutteen kaupan kohteessa. Lain esitöissä todetusti tämä viimeksi mainittu 7 §:n 1 momentin 1 kohta koskee vanhentumisaikaa suorituksen virheellisyyteen tai muihin sopimusrikkomuksiin perustuvissa hyvityksissä. Vanhentuminen alkaa, kun ostaja tai muu suorituksen saaja on havainnut virheen tai puutteen kaupan kohteessa tai muun virheellisyyden toisen sopijapuolen suorituksessa taikka hänen olisi pitänyt se havaita. (Ks. HE 187/2002 vp, s. 45. Todettakoon lisäksi, että yleisesti suoritusta pidetään virheellisenä, jos se poikkeaa sovitusta tai siitä tasosta, jota pidetään tavanomaisena laatutasona, ks. HE 187/2002 vp, s. 46.)

Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että saadun selvityksen perusteella rekisterinpitäjällä on lähtökohtaisesti oikeus käsitellä matkapuhelinliittymäasiakkaidensa määrittelemiään perushenkilötietoja siten, että niiden säilyttämisaikana voidaan pitää kolmea vuotta siitä, kun asiakkuussuhde rekisterinpitäjään on päättynyt. (Tämä päätös ei per se koske välitys- ja sijaintitietoja, joille rekisterinpitäjä on määritellyt muun säilytysajan kuin nyt arvioitavana olevan asiakkuussuhteen päättymisestä laskettavan kolmen vuoden säilytysajan.) Selvyyden vuoksi on todettava, että asiassa ei ole esitetty perusteita, joiden nojalla tällaisia tietoja olisi kuitenkaan ollut asianmukaista säilyttää kolmea vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt. Asianmukaisena pidettävä kolmen vuoden säilyttämisaika lasketaan siis edellä todetusti asiakassuhteen päättymisestä. Mikäli tällaiset henkilötiedot poistettaisiin ennen kuin kolme vuotta on kulunut asiakkuussuhteen päättymisestä, ei rekisterinpitäjällä välttämättä olisi mahdollisuutta puolustautua tilanteessa, jossa ostaja tai muu velkoja esittää virheeseen perustuvia vaatimuksia.

Edellä esitetyn perusteella rekisterinpitäjällä oli ollut yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan e alakohdassa säädetty peruste evätä vireillesaattajan heinäkuussa 2018 esittämä pyyntö vuonna 2019 irtisanottuun matkapuhelinliittymään liittyvien vireillesaattajan henkilötietojen poistamisesta.

Lopuksi todettakoon, että vireillesaattajan edellä mainittuun matkapuhelinliittymään liittyvät henkilötiedot on sittemmin poistettu. Näin ollen asiassa ei ole tarkemmin arvioitava, tulisiko rekisterinpitäjä nyt määrätä poistamaan nämä tiedot.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 25 artiklassa on säädetty sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta. Mainitun artiklan 2 kohdassa säädetysti rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan, että oletusarvoisesti käsitellään vain käsittelyn kunkin erityisen tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tämä velvollisuus koskee kerättyjen henkilötietojen määriä, käsittelyn laajuutta, säilytysaikaa ja saatavilla oloa. Yleisen tietosuoja-asetuksen 25 artiklan 2 kohta asettaa yhdessä säilytyksen rajoittamista koskevan 5 artiklan 1 kohdan e alakohdan kanssa selvän velvoitteen rekisterinpitäjälle varmistua siitä, että henkilötietoja säilytetään niiden käsittelytarkoituksen kannalta ainoastaan tarpeellinen aika.

Vuonna 2007 päättyneeseen asiakkuussuhteeseen liittyviä vireillesaattajan henkilötietoja oli kuitenkin vielä heinäkuussa 2018 sisältynyt rekisterinpitäjän tietojärjestelmiin, vaikka tietojen olisi pitänyt poistua rekisterinpitäjän itsensä määrittelemän säilyttämisajan mukaan tietojärjestelmistä automaattisessa poistoprosessissa kolmen vuoden kuluttua sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakassuhde on päättynyt. Huolimatta siitä, että kysymyksessä olevia tietoja oli säilytetty teknisestä virhetilanteesta johtuen huomattavasti kauemmin kuin rekisterinpitäjän itsensä määrittelemä säilytysaika olisi edellyttänyt, ei rekisterinpitäjä ollut poistanut tietoja edes vireillesaattajan heinäkuussa 2018 rekisterinpitäjälle esittämän pyynnön perusteella. Nämä tiedot oli poistettu manuaalisesti rekisterinpitäjän tietojärjestelmistä vasta maaliskuussa 2020.

Edellä esitetyn perusteella rekisterinpitäjällä ei ole ollut yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan e alakohdassa säädettyä perustetta evätä vireillesaattajan heinäkuussa 2018 esittämää pyyntöä vuonna 2007 päättyneeseen asiakkuussuhteeseen liittyvien vireillesaattajan henkilötietojen osalta.

Apulaistietosuojavaltuutettu antaa rekisterinpitäjälle yleisen tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan b alakohdan nojalla huomautuksen. Rekisterinpitäjä on toiminut moitittavalla tavalla, sillä se ei ollut vireillesaattajan pyynnöstä huolimatta poistanut sellaisia tietoja, joiden olisi pitänyt poistua rekisterinpitäjän tietojärjestelmistä jo useampi vuosi ennen vireillesaattajan esittämää pyyntöä. Nämä tiedot oli poistettu rekisterinpitäjän tietojärjestelmistä manuaalisesti vasta maaliskuussa 2020. Apulaistietosuojavaltuutettu kiinnittää huomiota siihen, että rekisterinpitäjältä on pyydetty selvitystä 6.3.2020 päivätyllä selvityspyynnöllä, ja 3.4.2020 päivätyssä selvityksessä on todettu edellä mainittu, eli se, että tiedot on poistettu vasta maaliskuussa 2020.