Oikeuskansleri tarkasti ulkoministeriön henkilöstöhallintoa
- Keywords
- hyvä hallinto, tarkastus
- Year of case
- 2025
- Date of Issue
- Register number
- OKV/704/71/2024, OKV/2967/71/2024
- Resolved by
- Oikeuskansleri
Oikeuskansleri tarkasti ulkoministeriön henkilöstöhallinnon ja henkilöstöasioihin liittyvän tietohallinnon järjestämistä. Tarkastuksessa arvioitiin laajasti asiakirjoja ja tehtiin ministeriöön kaksi laillisuusvalvontakäyntiä. Ensimmäisen laillisuusvalvontakäynnin aiheena oli muun muassa ulkoministeriöstä valtioneuvoston yleisistunnossa esiteltäviksi laadituissa virkanimitysasiakirjoissa toistuneet virheet.
Oikeuskanslerin laillisuusvalvonnassa oli jouduttu vuosina 2019-2024 puuttumaan poikkeuksellisen usein ulkoministeriöstä valtioneuvoston yleisistunnossa esiteltäviin virkanimitysasioihin. Muun muassa kelpoisuusvaatimusten täyttymisen arvioiminen oli monessa nimitysesityksessä ollut puutteellista, hakijoiden ansioita ei ollut aina kuvattu tasapuolisesti eikä heidän ansioidensa vertailu ollut kiinnittynyt viran vaatimuksiin, nimityksen määräaikaisuudelle ei ollut esitetty asianmukaista perustetta ja muutoksenhausta oli monesti laadittu virheellinen ohje.
Oikeuskanslerin havainnon mukaan ulkoministeriöstä nimitysasioita esitelleet virkamiehet eivät usein olleet tunteneet esittelemäänsä asiaa. Tämä oli käynyt ilmi siitä, että asian esittelijä ei ollut osannut vastata oikeuskanslerinvirastosta esittelylistojen tarkastuksessa esitettyihin kysymyksiin.
Ulkoministeriön mukaan nimitysasiat valmistelee ministeriössä joku muu kuin niiden esittelijä. Ministeriössä on ilmennyt ajattelua, jonka mukaan oikeuskanslerinvirastossa tehty nimitysasiakirjojen tarkastus olisi luonnollinen osa nimitysasioiden valmisteluprosessia. Oikeuskansleri muistutti, että asian esittelijällä on vastuu siitä, että nimitysesitys on valmisteltu hyvän hallinnon mukaisesti. Oikeuskansleri myös painotti, että nimitysasioiden valmistelusta vastaa ministeriö eikä oikeuskansleri riippumattomana laillisuusvalvojana osallistu valmisteluun. Oikeuskansleri totesi, että ministeriön on ryhdyttävä toimiin nimitysprosessien ja esittelyasiakirjojen saattamiseksi lainsäädännön ja ohjeistusten mukaisiksi. Oikeuskanslerinvirastossa seurataan jatkossakin ulkoministeriöstä valtioneuvoston yleisistunnossa esiteltäviä nimitysasioita.
Ulkoministeriössä on kaksi virkajärjestelmää, joita ovat henkilökierrossa mukana olevat yleisvirat ja henkilökierron ulkopuolella lähtökohtaisesti olevat erityisvirat. Oikeuskanslerin havainnon mukaan yleisuran virkamiehet ovat laajasti mukana käsittelemässä ja ratkaisemassa ministeriön henkilöstöhallinnossa esille tulevia asioita. Oikeuskanslerin mukaan ministeriön on syytä tarkastella henkilöstöhallintonsa organisaatiota kriittisesti. Hän totesi, että riski erityyppisille intressiristiriidoille ja epätasapuoliselle menettelylle on suurempi silloin, kun henkilökierrossa mukana olevat henkilöt käsittelevät ja ratkaisevat toistensa asioita kuin silloin, jos asioiden käsittelijöinä ja ratkaisijoina on henkilökierron ulkopuolisia henkilöitä.
Kun ulkoministeriön järjestelmä perustuu henkilökiertoon, on ministeriön oikeuskanslerin mukaan tärkeää kiinnittää erityistä huomiota siihen, että virkamiehet tulevat yhdenvertaisesti kohdelluiksi esimerkiksi häirintää tai muuta epäasiallista kohtelua koskevien ilmoitusten käsittelyssä ja ulkomaanedustuksen korvausten takaisinperinnästä päätettäessä. Oikeuskansleri painotti, että jos henkilöstöhallinnon asioita käsitellään ja ratkaistaan henkilökierrossa olevien virkamiesten voimin, tarve selkeille ja asianmukaisille kirjallisille toimintaohjeille ja prosesseille korostuu entisestään. Ulkoministeriön tulisi lisätä henkilöstöhallinnossa noudatettavien prosessien ja tehtävien ratkaisujen dokumentointia.
Keskusteluja käytiin myös ulkoministeriön tavasta siirtää virantäyttöön liittyviä tehtäviä ostopalvelusopimuksilla ulkopuolisille yksityisille palveluntuottajille. Oikeuskanslerin mukaan ministeriön oikeudellista osaamista on tarpeen vahvistaa, koska näitä edellä mainittuja tehtävien siirtoja hallinnon ulkopuolisille oli tarkasteltu ministeriössä lähinnä siitä näkökulmasta, oliko tehtävän siirto koettu ministeriössä toimivaksi ja kustannustehokkaaksi. Silloin kun kyse on julkisista hallintotehtävistä, tällaisen siirron tulee perustuslain mukaan perustua lakiin tai laissa säädettyyn valtuuteen. Oikeuskansleri kehotti ministeriötä käymään läpi yksityisille palveluntuottajille siirtämänsä henkilöstöhallinnon tehtävät varmistuakseen siitä, ettei siirto ole tapahtunut perustuslain vastaisesti.
Toisen laillisuusvalvontakäynnin teemana oli ministeriön tietohallinto henkilöstöasioissa. Ministeriöllä oli aiemmin ollut vaikeuksia toimittaa siltä pyydettyjä asiakirjoja julkisuuslaissa säädetyissä määräajoissa. Oikeuskanslerin mukaan ministeriön henkilöstöasioita koskeneiden asiakirjapyyntöjen käsittelyssä ja niiden käsittelyn dokumentoinnissa oli tapahtunut positiivista kehitystä. Oikeuskanslerin käytettävissä olleen aineiston perusteella näitä asioita koskeneisiin asiakirjapyyntöihin oli tehtyjen uudistusten seurauksena pystytty vuonna 2024 hyvin vastaamaan.