28.12.2016

Henkilö oli kaupungin hyvinvointilautakunnalle tekemissään oikaisuvaatimuksissa pyytänyt kahteen kertaan samaa asiakirjaa. Koska oikaisuvaatimuksiin sisältyneitä pyyntöjä ei kaupungin hallinnossa tunnistettu asiakirjapyynnöiksi, niihin ei vastattu ennen kuin apulaisoikeuskansleri teki asiassa selvityspyynnön. Hakijan ensimmäisestä asiakirjapyynnöstä oli tällöin kulunut noin yhdeksän kuukautta. Hakijalle tällöin annettu päätös oli sanamuodoiltaan niin ristiriitainen, ettei siitä ilmennyt, oliko se viranomaisen vai viranhaltijan päätös.

Kaupungin selvityksen mukaan asiakirjapyynnön toimittamatta jääminen johtui siitä, että sitä ei ollut tunnistettu kaupungin kirjaamossa. Asiakirjapyyntöjen käsittely ei kuulunut oikaisuvaatimuksia käsittelevälle jaostolle.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että asiakirjapyynnöt tulee käsitellä julkisuuslain mukaisissa määräajoissa ja niihin tulee antaa valituskelpoinen päätös. Tämä edellyttää tehtyjen asiakirjapyyntöjen tunnistamista. Asiakirjojen huolellisella läpikäymisellä pyynnöt olisi voitu ja pitänytkin tunnistaa sekä kirjaamossa että oikaisuvaatimuksia käsitelleessä hallinnossa. Annetun päätöksen ristiriitaiset sanamuodot antoivat viitteitä siitä, ettei päätöksen tekijällä ollut selvää käsitystä siitä, mitä päätöstä ja missä ominaisuudessa hän oli tekemässä.

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin hyvinvointipalvelut -toimialan huomiota asiakkaiden tietopyyntöasioissa noudatettavien julkisuuslain menettelysäännösten oikeanlaiseen ja täsmälliseen soveltamiseen.