550/2008

I enlighet med 7 § i lagen om statsrådet (175/2003) indelas ett ministerium i avdelningar och vid behov i andra verksamhetsenheter för att ministeriets uppgifter ska kunna skötas ändamålsenligt.

I statsrådets förordning om utrikesministeriet (1171/2005) föreskrivs om ministeriets organisationsform och den allmänna organiseringen av verksamheten. Närmare bestämmelser utfärdas genom denna arbetsordning.

Med verksamhetsenheter avses i ministeriets organisation avdelningar och enheter samt de tjänster som preciseras i arbetsordningen.

Avdelningarna, rättstjänsten, de konsulära tjänsterna och de administrativa tjänsterna har egna arbetsordningar med bestämmelser om uppgifter och arbetsfördelning och vid behov med närmare bestämmelser om verksamheten. Även verksamhetsenheter som inte hör till avdelningarna eller de nämnda tjänsterna kan ha egen arbetsordning. I en arbetsordning kan det ingå bestämmelser om att en enhet med stor personal ska indelas i grupper.

Avdelningschefen eller, utanför uppdelningen på avdelningar, chefen för en verksamhetsenhet fastställer arbetsordningen, beslutar vid behov om hur personalen ska fördelas på grupper och gör framställningar om chefsförordnanden för grupperna. Till uppgiften som chef för en grupp förordnas genom beslut om förordnande till uppgift.

Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att

Statssekreteraren som är kanslichef svarar för den interna kontrollen inom utrikesförvaltningen och för hur den ska ske.

Den interna kontrollen i ministeriet och på beskickningarna genomförs i första hand genom verksamhetsformer och arbetsarrangemang som säkerställer att målen för den interna kontrollen förverkligas samt genom integrerade åtgärder avseende ledning, styrning, uppföljning och rapportering i samtliga verksamhetsenheter inom utrikesförvaltningen. Ministeriets avdelningar och enheter samt beskickningarna svarar inom sina respektive ansvarsområden och uppgifter för de åtgärder som den interna kontrollen förutsätter, på det sätt som är föreskrivet om uppgifter och ansvar i statsrådets förordning om utrikesförvaltningen (256/2000) , nedan utrikesförvaltningsförordningen, och i denna arbetsordning. Mer detaljerade bestämmelser som behövs om förfarandet för att säkerställa att målen för den interna kontrollen uppnås tas in i ministeriets interna föreskrifter och anvisningar.

Uppgifterna inom den interna kontrollen och ansvaret för att de sköts på lämpligt sätt kommer an på utrikesförvaltningens olika verksamhetsenheter och tjänstemän i enlighet med uppgifts- och ansvarfördelningen i utrikesförvaltningsförordningen och denna arbetsordning.

Vid ministeriet finns en funktionellt sett oberoende enhet för intern revision för att säkerställa att den interna kontrollen är relevant och tillräcklig och för andra revisions- och utvärderingsuppdrag som ledningen bestämmer.

Enheten lyder under statssekreteraren som är kanslichef. Understatssekreteraren som ansvarar för utvecklingssamarbetet biträder statssekreteraren i ärenden som gäller revision av utvecklingssamarbetet.

Närmare bestämmelser om den interna revisionen finns i reglementet för intern kontroll som avses i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) , nedan budgetförordningen.

Samordningen av handläggningen av de rapporter som avses i lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen (1171/2022) lyder under förvaltningsdirektören.

I utrikesministeriets ekonomistadga bestäms närmare på det sätt som anges i budgetförordningen om detaljerna för verksamhets- och ekonomiplaneringen på förvaltningsområdet, förfarandet för verkställigheten av statsbudgeten och resultat- och bokslutsrapporteringen samt om skötseln av utrikesförvaltningens ekonomiförvaltning och därtill hörande intern kontroll.

Personalen kan påverka det beslutsfattande som har betydelse för arbetet och arbetsförhållandena och gäller ämbetsverkets verksamhet så som bestäms i lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (1233/2013) och som avtalas med stöd av samarbetsavtal.

I intern kommunikation iakttas öppenhet och ansvar. Ministerieledningens kommunikation är regelbunden, öppen och interaktiv. Ledningsgrupperna och verksamhetsenheterna informerar aktivt om aktuella ärenden.

Inom ministeriet tillämpas resultatorienterad ledning. Mellan ministeriet och beskickningarna tillämpas resultatstyrning.

Ministern leder verksamheten vid ministeriet biträdd av en politisk statssekreterare och ministeriets ledningsgrupp. Statssekreteraren som är kanslichef har ansvaret för den resultatorienterade ledningen av ministeriet i enlighet med de mål som ministern sätter upp i verksamhets- och ekonomiplaneringsprocessen, styr avdelningscheferna och cheferna för sina direkt underlydande enheter och ställer upp resultatmål för dem. Den understatssekreterare som har ansvar för rättstjänsten, de konsulära tjänsterna, protokolltjänsterna, de administrativa tjänsterna och ekonomienheten lyder under statssekreteraren som kanslichef och styr cheferna för de nämnda verksamhetsenheterna och ställer upp resultatmål för dem. Cheferna för verksamhetsenheterna styr cheferna för sina underlydande enheter och ställer upp resultatmål för dem.

Ministeriets verksamhetsenheter har ansvar för att resultatmålen på uppgiftsområdet uppnås och för identifiering av och uppsikt över omständigheter som kan inverka på detta.

Avdelningarna och de övriga verksamhetsenheterna svarar för att ministeriets strategier genomförs, för att arbetet leder till resultat och för den interna kontrollen. Avdelningen svarar för styrningen av beskickningarna inom avdelningens verksamhetsområde. I ledningen av ministeriet och styrningen av beskickningarna betonas resultatet och resultatansvaret.

Statssekreteraren som är kanslichef leder resultatstyrningen av beskickningarna. Avdelningarna och de övriga verksamhetsenheterna har hand om beskickningarnas resultatstyrning inom sina respektive ansvarsområden. Ekonomienheten lägger upp resultatstyrningen.

Ministeriets ledningsgrupp behandlar strategiskt viktiga ärenden inom förvaltningsområdet samt andra ärenden som ordföranden tar upp till behandling. Den behöriga ministern avgör ärendet. Ministeriets ledningsgrupp består av utrikesministern och de övriga ministrarna inom förvaltningsområdet, den politiska statssekreteraren, statssekreteraren som kanslichef, understatssekreterarna och avdelningscheferna för politikavdelningen och regionavdelningarna.

Ordförande för ministeriets ledningsgrupp är utrikesministern och vice ordförande de övriga ministrarna inom förvaltningsområdet och statssekreteraren som kanslichef. Sekreterare för ledningsgruppen är den tjänsteman som statssekreteraren som kanslichef förordnar till uppgiften. Gruppen sammanträder på kallelse av utrikesministern.

Tjänstemannaledningens sammanträde ska förberedelsevis behandla vittsyftande ärenden som rör verksamheten inom förvaltningsområdet och som ordföranden för sammanträdet tar upp till behandling. Efter behandlingen i tjänstemannaledningens sammanträde kan ärendena vid behov vidarebefordras för behandling i ministeriets ledningsgrupp. Sammanträdet ska dessutom främja den interna kommunikationen vid ministeriet. Tjänstemannaledningens sammanträde ska bestå av statssekreteraren som kanslichef, understatssekreterarna, avdelningscheferna, administrationsdirektören, kommunikationsdirektören, rättschefen, konsulära chefen, protokollchefen, strategidirektören och EU-direktören. Företrädare som utsetts av personalorganisationerna har rätt att delta i sammanträdet.

Ordförande för tjänstemannaledningens sammanträde är statssekreteraren som kanslichef och vice ordförande är understatssekreterarna. Sekreterare är en tjänsteman som förordnas av statssekreteraren som kanslichef. Tjänstemannaledningens sammanträde sammankallas av statssekreteraren som kanslichef.

Nyckelgruppen ska förberedelsevis behandla ärenden som gäller besättande av följande tjänster och uppdrag:

Dessutom kan nyckelgruppen ta ärenden till behandling som gäller andra tjänsteutnämningar och förordnanden som är av personalpolitisk betydelse.

Nyckelgruppen består av statssekreteraren som kanslichef och understatssekreterarna. Administrationsdirektören och personaldirektören har rätt att närvara vid nyckelgruppens möten.

Ordförande för nyckelgruppen är statssekreteraren som kanslichef, vice ordförande den understatssekreterare som ansvarar för de administrativa tjänsterna och sekreterare en tjänsteman som statssekreteraren som kanslichef förordnar. Nyckelgruppen sammankallas på det sätt som ordföranden bestämmer.

Urvals- och utbildningsgruppen gör framställningar och ger utlåtanden i ärenden som gäller utnämning till tjänsteförhållande av attachéer samt praktik och utbildning.

Ordförande för gruppen är den understatssekreterare som ansvarar för tjänsterna, vice ordförande personaldirektören och sekreterare en tjänsteman som förordnas av personalförvaltningen. Övriga medlemmar i gruppen är administrationsdirektören, chefen för personalenheten, chefen för enheten för personalutveckling och arbetshälsa, diplomatkursens kurator samt representanter som utses av personalorganisationerna. Vidare kan högst tre andra personer som inte är tjänstemän inom utrikesförvaltningen kallas till medlemmar i gruppen. Gruppen sammankallas på det sätt som ordföranden bestämmer.

11 b § har upphävts genom F 30.8.2021/807 .

Vid ledningen av en avdelning biträds avdelningschefen av en ledningsgrupp som förberedelsevis behandlar de viktigaste ärendena som hänför sig till avdelningens verksamhet och andra ärenden som avdelningschefen bestämmer. Rättstjänsten, de konsulära tjänsterna och de administrativa tjänsterna har motsvarande ledningsgrupper. Också andra verksamhetsenheter än de nämnda kan ha en ledningsgrupp.

Ordförande för ledningsgruppen är chefen för en avdelning, för tjänster eller för en enhet. Denna chef utser också vice ordförande, övriga medlemmar och sekreterare, liksom eventuella andra tjänstemän som ska kallas till ledningsgruppens möten. Ledningsgruppen sammankallas på det sätt som ordföranden bestämmer.

Utvecklingspolitiska styrgruppen fungerar som stöd för avdelningarnas och ministeriets ledning i frågor som gäller utvecklingspolitik. Den ger strategiska rekommendationer som hänför sig till utvecklingspolitiska mål, genomförandet av målen, resursfördelning, utvecklingspolitisk kommunikation samt utvärdering och utnyttjande av resultat för bättre genomslag, och den kan, om avdelningarna så önskar, behandla också andra gemensamma frågor som gäller utvecklingspolitik.

Ministern är ordförande för utvecklingspolitiska styrgruppen. Vid beredningen av samordningen av resurserna för utvecklingssamarbetet och vid beredningen av sådana riktlinjer och frågor av stor bärvidd som gäller utvecklingspolitiken är den understatssekreterare som ansvarar för utvecklingspolitik ställföreträdare för ordföranden. I övrigt fungerar chefen för utvecklingspolitiska avdelningen som ställföreträdare för ordföranden och biträdande avdelningschefen som ställföreträdare för denne. Medlemmar i styrgruppen är företrädare ur ledningen för politiska avdelningen, avdelningen för internationell handel, regionavdelningarna och avdelningen för kommunikation och Finlandsbild samt chefen för enheten för utvärdering av utvecklingssamarbetet, och ersättare är ställföreträdarna för dessa. I utvecklingspolitiska styrgruppens möten får också andra avdelningar eller tjänster som administrerar anslag för utvecklingssamarbete delta. Styrgruppens sekreterare är en tjänsteman som förordnas av ordföranden. Styrgruppen sammanträder på kallelse av ordföranden eller på något annat sätt som gruppen bestämmer.

Innan ett finansieringsförslag i ett ärende som avses i 90 § läggs fram ska utvecklingssamarbetets kvalitetsgrupp behandla projekt- och programplanerna för utvecklingssamarbetet som fastställs i utvecklingspolitiska avdelningens anvisningar för gruppen samt planerna för andra åtgärder som förbereds för finansiering. Kvalitetsgruppen behandlar dock inte ärenden som gäller redan i statens budgetproposition i dispositionsplanen under punkten multilateralt utvecklingssamarbete närmare fördelade anslag, humanitärt bistånd, anslag för utvecklingssamarbete som administreras av enheten för intern revision eller projekt som ministern av särskilda utrikes- och säkerhetspolitiska skäl avgör utan den behandling som avses här. Kvalitetsgruppens mål är att säkerställa att åtgärderna är förenliga med gällande utvecklingspolitik och att de uppfyller ministeriets kvalitetskrav. Kvalitetsgruppen ger rekommendationer eller annan respons på planerna. Den föredragande avdelningen ska beakta responsen i beredningen av finansieringsförslaget.

Ordförande för kvalitetsgruppen är utvecklingspolitiska avdelningens biträdande avdelningschef och vice ordförande är två företrädare för utvecklingspolitiska avdelningen. Ambulerande medlemmar i kvalitetsgruppen är företrädare för de avdelningar och tjänster som behöver delta med anledning av arten av de ärenden som behandlas. Sekreterare för kvalitetsgruppen är en tjänsteman som förordnas av ordföranden. Kvalitetsgruppen sammanträder på kallelse av ordföranden eller på annat sätt som gruppen beslutar. Vid kvalitetsgruppens möten ska minst två personer vara närvarande, varav en är ordföranden eller en vice ordförande för kvalitetsgruppen.

Vid ministeriet finns en beredskapskommitté som behandlar de planer och åtgärder inom förvaltningsområdet som gäller beredskap inför krissituationer och undantagsförhållanden.

Ordförande för beredskapskommittén och beredskapschef vid utrikesförvaltningen är konsulära chefen eller chefens förordnade ställföreträdare. Beredskapssekreterare är säkerhetschefen eller säkerhetschefen förordnade ställföreträdare.

Beredskapskommitténs närmare uppgifter, sammansättning och vice ordförande, som är ställföreträdande beredskapschef, bestäms i det beslut genom vilket gruppen tillsätts.

Ministeriet har en skyddschef för befolkningsskydd och räddningsverksamhet. Skyddschef är en tjänsteman som förordnas av statssekreteraren som är kanslichef. Skyddschefen bereder och verkställer ministeriets uppgifter inom befolkningsskyddet och räddningsverksamheten. Ställföreträdare för skyddschefen och biträdande skyddschef är en tjänsteman som förordnas av statssekreteraren som är kanslichef.

Ministeriets räddningsorganisation och räddningsåtgärder fastställs i ministeriets räddningsplan som bekräftas av statssekreteraren som kanslichef. Alla tjänstemän är skyldiga att sköta de uppgifter som i räddningsplanen eventuellt åläggs dem.

Ministrarnas specialmedarbetare biträder ministrarna och utför de uppgifter som ministrarna uppdrar åt dem. Specialmedarbetare är inte föredragande vid ministeriet. De ska på begäran ges den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter.

Ministrarnas specialmedarbetare har rätt att delta i ministerieledningsgruppens möten och tjänstemannaledningens sammanträde såväl som i andra planeringsorgans och beredande organs möten.

I enlighet med statsrådets förordning om utrikesministeriet (1171/2005) finns det vid ministeriet en politisk avdelning, en avdelning för internationell handel, en utvecklingspolitisk avdelning, en euroatlantisk avdelning, en avdelning för Asien och Oceanien, en avdelning för Afrika, Mellanöstern och Latinamerika samt en avdelning för kommunikation och Finlandsbild. Utanför uppdelningen på avdelningar finns det vid ministeriet dessutom en rättstjänst, konsulära tjänster, protokolltjänster, administrativa tjänster, en ekonomienhet, en enhet för intern revision, en EU-enhet, en strategienhet samt en enhet för utvärdering av utvecklingssamarbetet.

Vid ministeriet finns dessutom en nationell säkerhetsmyndighet.

Den utvecklingspolitiska kommissionen är kopplad till den understatssekreterare som ansvarar för utvecklingssamarbete och utvecklingspolitik i enlighet med statsrådets förordning om utvecklingspolitiska kommissionen (1071/2019) .

Vid ministeriet finns ett funktionellt sett oberoende dataskyddsombud för övervakningen av utrikesförvaltningens dataskydd och för tryggandet av kraven i dataskyddslagstiftningen.

Dataskyddsombudet är administrativt placerat vid administrationsdirektören.

Närmare bestämmelser om dataskyddsombudets uppgifter och ställning finns i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning).

Vid politiska avdelningen finns följande enheter:

Vid avdelningen för internationell handel finns följande enheter:

Vid utvecklingspolitiska avdelningen finns följande enheter:

Vid euroatlantiska avdelningen finns följande enheter:

Som en del av enheten Nordeuropa och regionalt samarbete finns ett sekretariat för nordiskt samarbete, vars chef föredrar ärendena som hör till sekretariatets ansvarsområde direkt för den minister som ansvarar för nordiskt samarbete.

23 § har upphävts genom F 24.7.2024/483 .

Vid avdelningen för Asien och Oceanien finns följande enheter:

Vid avdelningen för Afrika, Mellanöstern och Latinamerika finns följande enheter:

Vid avdelningen för kommunikation och offentlig diplomati finns följande enheter:

Till de administrativa tjänsterna hör följande enheter:

Enheter som lyder under personaldirektören är personalenheten och enheten för personalutveckling och arbetshälsa. Under datadirektören lyder enheten för it- och systemtjänster, kommunikationscentralen, it-förvaltningen inom ansvarsområdet och frågor som gäller offentlighetslagen. Verksamheter som lyder under sektorchefen för fastighets- och upphandlingsförvaltningen är upphandlingsförvaltning, logistik och enheten för fastighetstjänster. Enheter som lyder under säkerhetsdirektören är säkerhetsenheten och enheten för it- och cybersäkerhet.

Till rättstjänsten hör följande enheter:

Till de konsulära tjänsterna hör följande enheter:

29 a § har upphävts genom F 8.6.2016/436 .

Till den politiska avdelningen hör ministeriets interna samordning av viktigare utrikes- och säkerhetspolitiska frågor, till avdelningen för internationell handel hör den interna samordningen av viktigare handelspolitiska frågor och till utvecklingspolitiska avdelningen samordningen av viktigare utvecklingspolitiska frågor.

Till politiska avdelningens uppgifter hör

Till uppgifterna vid avdelningen för internationell handel hör

Till utvecklingspolitiska avdelningens uppgifter hör

Till euroatlantiska avdelningens uppgifter hör

35 § har upphävts genom F 24.7.2024/483 .

Till uppgifterna vid avdelningen för Asien och Oceanien hör

Till uppgifterna vid avdelningen för Afrika, Mellanöstern och Latinamerika hör

Avdelningen har till uppgift att driva utrikesförvaltningens mål med hjälp av kommunikation och Finlandsfrämjande arbete. Avdelningen planerar, utvecklar och genomför kommunikationen och Finlandsfrämjandet inom förvaltningsområdet i samverkan med ministeriets ledning, avdelningar, servicesektorer och beskickningar.

Till uppgifterna vid avdelningen för kommunikation och offentlig diplomati hör

Enheterna inom de administrativa tjänsterna har de uppgifter som föreskrivs i denna paragraf, till den del uppgifterna inte omfattas av statsrådets gemensamma tjänster. Uppgifterna och arbetsfördelningen bestäms mer ingående i arbetsordningen för de administrativa tjänsterna.

Personalförvaltningsenheternas uppgifter omfattar personalförvaltning och personalutveckling, arbetarskydd och arbetshälsa, allmän förvaltning, samordning av ändringar i beskickningsnätverket samt ärenden som rör honorärkonsuler.

Dataförvaltningsenheternas uppgifter omfattar hantering av data knutna till utrikesförvaltningens ansvarsområde samt administrering av de tjänster och system som anknyter till uppgifterna.

Fastighets- och upphandlingsförvaltningens uppgifter omfattar sådan fastighets- och lokalförvaltning, sådana tjänster för upphandling, tekniskt stöd och logistik och sådan materialförvaltning som gäller beskickningarna samt utrikesförvaltningens upphandlingar och styrning i fråga om därtill anknytande miljöfrågor.

Säkerhetsenhetens uppgifter omfattar säkerhetsärenden, it- och cybersäkerhet medräknad.

Till ekonomienhetens uppgifter hör:

Till rättstjänstens uppgifter hör

Till de konsulära tjänsternas uppgifter hör

Till protokolltjänsternas uppgifter hör

Utöver vad som bestäms om intern kontroll i ministeriets ekonomistadga hör följande uppgifter till enheten för intern revision:

Till uppgifterna vid enheten för utvärdering av utvecklingssamarbetet hör:

Strategienheten lyder administrativt under statssekreteraren som kanslichef. Till enhetens uppgifter hör

EU-enheten lyder administrativt under statssekreteraren som kanslichef. Enheten samordnar EU-ärendena inom utrikesförvaltningen och leder EU-påverkansarbetet i samverkan med avdelningarna. Till enhetens uppgifter hör

I denna arbetsordning avses med statssekreteraren som kanslichef den statssekreterare som är kanslichef. Bestämmelser om kanslichefens uppgifter finns i 45 § i reglementet för statsrådet och i 63 § i budgetförordningen.

47 § har upphävts genom F 12.2.2009/81 .

Ministeriet har fyra understatssekreterare och deras ansvarsområden är följande:

Understatssekreterarna

Avdelningschefen

Avdelningen för kommunikation och Finlandsbild leds av kommunikationsdirektören som i tillämpliga delar har samma uppgifter och beslutanderätt som en avdelningschef.

En biträdande avdelningschef kan förordnas att bistå en avdelningschef vid ledningen av en avdelning. Biträdande avdelningschefens uppgift är att

Biträdande avdelningschefen kan därtill förordnas att samtidigt vara chef för en enhet som hör till avdelningen.

De administrativa tjänsterna leds av administrationsdirektören, rättstjänsten av rättschefen, de konsulära tjänsterna av konsulära chefen och protokolltjänsterna av protokollchefen. Innehavarna av dessa ledningsuppdrag har i tillämpliga delar samma uppgifter och samma beslutanderätt som avdelningscheferna.

En enhet leds av enhetschefen, om inte annat föreskrivs.

Personalförvaltningen leds av personaldirektören, dataförvaltningen av datadirektören, fastighets- och upphandlingsförvaltningen av sektorchefen och säkerhetsförvaltningen av säkerhetsdirektören. Under dem lyder cheferna för respektive enheter.

Enhetschefen

Enheten för intern revision leds av inspektören för utrikesförvaltningen, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som avdelningscheferna.

Strategienheten leds av strategidirektören, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som enhetscheferna.

EU-enheten leds av EU-direktören, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som enhetscheferna.

Ekonomienheten leds av ekonomidirektören, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som enhetscheferna.

En ambulerande ambassadör sköter i de länder som hör till verksamhetsområdet i tillämpliga delar de uppgifter som hör till en ambassad.

En ambulerande ambassadör verkar i ministeriet och är placerad på den avdelning till vars region ambassadörens verksamhetsområde hör.

För beredningen av de ärenden som ska behandlas svarar den verksamhetsenhet till vars uppgifter ärendet hör. Om ett ärende hör till flera än en avdelning eller annan verksamhetsenhet, svarar den verksamhetsenhet till vars uppgifter ärendet huvudsakligen hör för beredningen. Då ska samråd hållas med de övriga verksamhetsenheterna eller utlåtande begäras av dem.

Ministern eller statssekreteraren som kanslichef kan med avsteg från den fastställda arbetsfördelningen bestämma om beredningen av ett ärende. På motsvarande sätt kan understatssekreterarna, avdelningscheferna och tjänstemännen som leder specificerade tjänster bestämma om avsteg från arbetsfördelningen för ärenden som ska behandlas inom deras ansvarsområden.

Oberoende av den fastställda arbetsfördelningen är varje tjänsteman dessutom skyldig att utföra de uppgifter som chefen för en verksamhetsenhet eller en minister som är i förmansställning i förhållande till tjänstemannen med avsteg från den fastställda arbetsfördelningen i enskilda fall förordnar.

I enlighet med 25 § i lagen om statsrådet avgörs ärendena i ministeriet på föredragning, om inte något annat av särskilda skäl föreskrivs genom förordning av statsrådet. Bestämmelser om avgörande utan föredragning finns i 38 § i reglementet för statsrådet (262/2003) och i 7 § i statsrådets förordning om utrikesministeriet.

Bestämmelser om föredragande vid statsrådet finns i 21 § i lagen om statsrådet (175/2003) .

Ärenden som ska avgöras vid ministeriet föredras av föredragande vid statsrådet samt av utrikessekreterare, jurister, juridiska specialsakkunniga, säkerhetsdirektören, it-chefen, överinspektörer, inspektörer, ekonomiplanerare, ekonomiplaneringschefen, chefen för ekonomitjänster, utvecklingspolitiska rådgivare, specialsakkunniga och de andra tjänstemän som ministeriet förordnar till föredragande.

Vid föredragning för republikens president, statsrådets allmänna sammanträde eller statsrådets finansutskott får föredragningslistan inte delas ut innan ministern godkänt ärendet för föredragning, om inte ministern har godkänt något annat förfaringssätt.

För projekt eller andra särskilda uppdrag kan det tillsättas arbetsgrupper och till medlemmar i dem kan anställda vid ministeriet förordnas oberoende av den fastställda arbetsfördelningen. Även utomstående kan kallas till medlemmar.

Statssekreteraren som kanslichef beslutar om tillsättande av arbetsgrupper. Chefen för respektive verksamhetsenhet beslutar dock om tillsättande av arbetsgrupper när uppgifterna huvudsakligen hänför sig till en viss avdelning eller till vissa tjänster. Också anställda vid en annan verksamhetsenhet kan med respektive chefs samtycke förordnas till en sådan arbetsgrupp.

I beslutet om tillsättande av en arbetsgrupp fastställs dess uppgifter och sammansättning, tidtabellen för arbetet, vilken verksamhetsenhet som ska styra arbetet samt eventuella skyldigheter i fråga om hörande, information eller andra förpliktelser. En projektgrupp som har tillsatts för ett bestämt projekt ska för den styrande verksamhetsenheten eller tillsatta tillsynsgruppen lägga fram en projektplan för godkännande innan arbetet utförs.

Utöver vad som föreskrivs i 45 § i reglementet för statsrådet avgör statssekreteraren som kanslichef följande ärenden:

Den understatssekreterare som ansvarar för de administrativa tjänsterna avgör ärenden som gäller placering av utrikesråd vid ministeriets verksamhetsenheter genom beslut om förordnande till uppgift.

Avdelningschefen avgör följande ärenden:

Utöver vad som bestäms i 63, 90 och 91 § avgör chefen för utvecklingspolitiska avdelningen ärenden som gäller upphandlingskategoriplanen för utvecklingssamarbete.

Enhetschefen avgör följande ärenden:

Inspektören inom utrikesförvaltningen, strategidirektören, EU-direktören, chefen för den nationella säkerhetsmyndigheten och i tillämpliga delar de ambulerande ambassadörerna avgör följande ärenden:

Utöver vad som bestäms i 63 § avgör administrationsdirektören följande ärenden:

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör personaldirektören följande ärenden:

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör personalchefen följande ärenden:

Utöver personalchefen avgör personalenhetens tjänstemän ärenden som avses i lagen om ersättningar inom utrikesrepresentationen (596/2006) till ett penningvärde av högst 30 000 euro inom ramen för sin interna arbetsfördelning.

69 a § har upphävts genom F 29.6.2018/530 .

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör personalutvecklingschefen ärenden som gäller användningen av utbildningsanslagen, om inte annat bestäms till någon del.

71 § har upphävts genom F 29.6.2018/530 .

Utöver vad som föreskrivs i 64 § avgör datadirektören följande ärenden:

Utöver vad som föreskrivs i 64 § avgör sektorchefen för fastighets- och upphandlingsförvaltningen följande ärenden:

Utöver vad som föreskrivs i 64 § avgör chefen för enheten för fastighetstjänster följande ärenden:

Utöver chefen för enheten för fastighetstjänster avgör tjänstemän inom fastighets- och upphandlingsförvaltningen ärenden som avses i 74 § 3 och 4 punkten inom ramen för sin interna arbetsfördelning och sina anslag.

Byggchefen, underhållschefen, upphandlingschefen och kurir- och logistikchefen avgör inom ramen för sin fastställda arbetsfördelning och för sina anslag upphandling av material och tjänster till ett penningvärde som understiger 100 000 euro.

Sektorns övriga tjänstemän avgör inom ramen för sin fastställda arbetsfördelning och för sina anslag upphandling av material och tjänster till ett penningvärde som understiger 25 000 euro.

76 § har upphävts genom F 11.11.2015/1321 .

77 § har upphävts genom F 11.11.2015/1321 .

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör säkerhetsdirektören ärenden som gäller

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör ekonomidirektören ärenden som hör till ekonomiplanering och ekonomiförvaltning samt ministeriets interna och till beskickningarna riktade föreskrifter och anvisningar (normer) som hänför sig till enhetens uppgifter, till den del de inte hör till någon annan tjänstemans eller ministers beslutanderätt.

Den tjänsteman som har ansvar för de ekonomiska tjänsterna vid ekonomienheten avgör ärenden som gäller ministeriets bokföring och betalningsrörelse.

Utöver vad som bestäms i 63 § avgör konsulära chefen ärenden som gäller bemyndigande av en beskickning att ta emot sjöförklaringar.

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör chefen för enheten för konsulära ärenden följande ärenden:

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör chefen för enheten för inreseärenden beviljande av rätt för namngivna finska medborgare att utfärda visum.

Utöver vad som föreskrivs i 64 § avgör chefen för enheten för passtjänster och notariella tjänster följande ärenden:

Utöver vad som bestäms i 63 § avgör protokollchefen ärenden som gäller privilegier och immunitet som grundar sig på finsk lagstiftning och internationella överenskommelser för främmande staters och internationella organisationers diplomatiska representanter.

Den tjänsteman vid protokolltjänsterna som har förordnats att handlägga skatteärenden avgör utlåtanden om skattefriheter som avses i Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser samt rätt till återbäring av mervärdesskatt enligt mervärdesskattelagen (1501/1993) .

Den tjänsteman vid protokolltjänsterna som har förordnats att sköta uppehållstillståndsärenden avgör ärenden som gäller beviljande av uppehållstillstånd för medlemmar av den diplomatiska, administrativa och tekniska personalen vid främmande staters och internationella organisationers representationer i Finland, samt för deras familjemedlemmar.

Tillståndsärenden som gäller export av produkter med dubbel användning och tillståndsärenden som avses i lagen om den nationella exporttillståndsmyndigheten (786/2022) avgörs av enhetschefen för enheten för exportkontroll. Enhetschefen för enheten för exportkontroll avgör tillståndsärenden och andra exporttillståndsärenden som gäller internationella sanktioner, om detta är ändamålsenligt på grund av ärendets natur.

Tillståndsärenden som gäller internationella sanktioner och som hör till utrikesministeriets behörighet avgörs av enhetschefen för enheten för sanktioner, om inte tillståndsärendet ska avgöras av enhetschefen för enheten för exportkontroll.

Ministern utstakar de allmänna riktlinjerna för användningen av samarbetsanslagen för Östersjöområdet, Barentsregionen och det arktiska området samt av fondanslagen för närområdessamarbete.

Chefen för euroatlantiska avdelningen bestämmer hur anslagen för projekt, program och andra ändamål ska användas.

Chefen för enheten för Nordeuropa och regionalt samarbete fattar dock beslut om följande:

88 a § har upphävts genom F 7.12.2016/1043 .

Ministern beslutar hur anslagen och fullmakterna för utvecklingssamarbetet ska fördelas per resultatområde.

Ministern beslutar hur anslagen och fullmakterna för utvecklingssamarbetet ska användas för biståndsprojekt och biståndsprogram, om inte något annat föreskrivs.

Chefen för utvecklingspolitiska avdelningen beslutar dock i ärenden som avses i 1 mom. till ett belopp på högst 1 000 000 euro, såvida det inte är fråga om understöd till en finländsk förening eller stiftelse eller en motsvarande utländsk privaträttslig sammanslutning, humanitärt bistånd, understöd till ett finländskt universitet eller en finländsk högskola, biståndsanslag som administreras av enheten för intern revision eller någon annan fråga av samhällelig betydelse. Ministern ska informeras i ärenden som enligt detta moment avgörs av chefen för utvecklingspolitiska avdelningen innan beslut fattas. Chefen för enheten för humanitärt bistånd och humanitär biståndspolitik beslutar dock efter att ha hört ministern i brådskande ärenden som avses i 1 mom., om det rör humanitärt bistånd för att underlätta omfattande och akuta kriser.

Ministern och chefen för utvecklingspolitiska avdelningen inom ramen för sina befogenheter enligt 2 mom. kan delegera ett ärende som gäller en närmare fördelning av anslagen inom ett projekt eller ett program i form av beviljande av understöd eller annan ekonomisk förmån för avgörande till en tjänsteman som fungerar som föredragande vid ministeriet.

En ambulerande ambassadör avgör inom sitt verksamhetsområde sådana ärenden inom ramen för de anslag som har anvisats för ändamålet inom utvecklingssamarbetet som gäller användningen av anslag som hänför sig till lokala biståndsprojekt samt avtal och andra rättshandlingar i samband med det.

Tjänstemännen vid de avdelningar som administrerar anslagen för utvecklingssamarbete avgör inom ramen för de anslag och fullmakter som fastställts och bestämmelserna i denna paragraf de ärenden inom respektive ansvarsområde som gäller planering av utvecklingssamarbetet, genomförande av beslut som fattats enligt 90 § och övervakning av genomförandet samt avtal, uppdrag och andra förbindelser i samband med dessa.

Avdelningschefen avgör följande frågor som avses i 1 mom.:

Enhetschefen avgör följande frågor som avses i 1 mom.:

Om ett ärende som avses i 3 mom. inte hör till någon enhets ansvarsområde, avgörs det av avdelningschefen.

Avdelningschefen och enhetschefen kan bemyndiga någon annan tjänsteman inom utrikesförvaltningen att underteckna en förbindelse eller ett avtal som avdelningschefen eller enhetschefen har godkänt.

92 § har upphävts genom F 8.6.2016/436 .

Statsombud i Europeiska domstolen för de mänskliga rättigheterna är chefen för enheten för människorättsdomstols- och människorättskonventionsärenden. Om verksamheten som statsombud i andra fall och om ställföreträdare för statsombuden bestäms vid behov särskilt genom beslut av ministeriet.

Den enhet som har utsetts att sköta de uppgifter som med stöd av lagen om internationella förpliktelser som gäller informationssäkerhet (588/2004) hör till utrikesministeriet är underställd statssekreteraren, som är kanslichef.

Den nationella säkerhetsmyndigheten avgör ärenden som enligt lagstiftningen och enligt för Finland bindande överenskommelser hör till den nationella säkerhetsmyndighetens beslutanderätt.

Chefen för den nationella säkerhetsmyndigheten avgör utöver vad som föreskrivs i 65 § ärenden som enligt lagstiftningen och enligt för Finland bindande överenskommelser hör till den nationella säkerhetsmyndighetens beslutanderätt. Ärenden som gäller beviljande av intyg över säkerhetsutredning av person och säkerhetsutredning av företag kan också avgöras av en jurist vid den nationella säkerhetsmyndigheten.

Förordnanden om tjänsteresor utfärdas av

När det gäller tjänstemän som sänds på tjänsteresa som vikarie eller för introduktion till en beskickning utfärdas dock förordnandet av personalchefen.

När det gäller tjänstemän som inte ingår i någon verksamhetsenhet och som ska sändas på tjänsteresa i krishanteringsuppdrag eller andra motsvarande uppdrag utfärdas förordnandet av chefen för den verksamhetsenhet från vars anslag resekostnaderna betalas.

När ett reseförordnande utfärdas för en anställd i arbetsförhållande ska bestämmelserna om tjänstemän iakttas i tillämpliga delar.

I fall där beslutanderätten inte bestäms enligt 1–4 mom. eller 82 § utfärdas förordnandet av administrationsdirektören.

Då utrikesministeriet förordnar en tjänsteresa för en tjänsteman vars tjänsteställe är en beskickning, utfärdas förordnandet om tjänsteresa av chefen för den verksamhetsenhet där det ärende eller uppdrag till vilket resan hänför sig har beretts. Om resan inte hänför sig till verksamheten vid någon verksamhetsenhet, utfärdas förordnandet om tjänsteresa av statssekreteraren som kanslichef.

Om tjänstemän från olika verksamhetsenheter deltar i samma tjänsteresa, kan den tjänsteman som utfärdar förordnandet om tjänsteresa med respektive förmans samtycke också utfärda förordnande om tjänsteresa för icke underlydande tjänstemän.

Ersättandet av resekostnader till personer utanför utrikesförvaltningen hör till enhetschefens beslutanderätt i enlighet med 63–65 § i arbetsordningen.

Utrikesministern fastställer semestern för statssekreterare och för statssekreteraren som är kanslichef. Statssekreteraren som är kanslichef fastställer semestrarna för understatssekreterarna, inspektören inom utrikesförvaltningen, EU-direktören och strategidirektören.

Statssekreteraren som är kanslichef eller en understatssekreterare denne förordnat fastställer semestern för avdelningschefer.

Avdelningschefer, administrationsdirektören, rättschefen, konsulära chefen och protokollchefen fastställer semestern för biträdande avdelningschefer, enhetschefer och övriga direkt underlydande tjänstemän.

Inspektören inom utrikesförvaltningen fastställer semestrarna för underlydande anställda.

Enhetscheferna fastställer semestrarna för underlydande anställda.

Ställföreträdare för statssekreteraren som är kanslichef och för understatssekreterarna förordnas av ministern.

Ställföreträdare för avdelningschefer, administrationsdirektören, rättschefen, konsulära chefen, protokollchefen och chefer för fristående enheter som lyder direkt under statssekreteraren som är kanslichef förordnas av statssekreteraren som är kanslichef. Ställföreträdare för enhetschefer förordnas av avdelningschefen för avdelningen i fråga eller av chefen för tjänsterna i fråga.

I andra fall än de som avses ovan bestämmer chefen för respektive verksamhetsenhet om skötseln av ärenden när en tjänsteman har förhinder.

Beslut om att en prestation vid ministeriet ska vara avgiftsfri och om prissättning i sådana fall där avgiften inte bestäms direkt med stöd av bestämmelserna i utrikesministeriets förordning om avgifter för utrikesförvaltningens prestationer fattas för varje ansvarsområde av respektive enhetschef.