483/2024

Avdelningarna, rättstjänsten, de konsulära tjänsterna och de administrativa tjänsterna har egna arbetsordningar med bestämmelser om uppgifter och arbetsfördelning och vid behov med närmare bestämmelser om verksamheten. Även verksamhetsenheter som inte hör till avdelningarna eller de nämnda tjänsterna kan ha egen arbetsordning. I en arbetsordning kan det ingå bestämmelser om att en enhet med stor personal ska indelas i grupper.

Avdelningschefen eller, utanför uppdelningen på avdelningar, chefen för en verksamhetsenhet fastställer arbetsordningen, beslutar vid behov om hur personalen ska fördelas på grupper och gör framställningar om chefsförordnanden för grupperna. Till uppgiften som chef för en grupp förordnas genom beslut om förordnande till uppgift.

Inom ministeriet tillämpas resultatorienterad ledning. Mellan ministeriet och beskickningarna tillämpas resultatstyrning.

Ministern leder verksamheten vid ministeriet biträdd av en politisk statssekreterare och ministeriets ledningsgrupp. Statssekreteraren som är kanslichef har ansvaret för den resultatorienterade ledningen av ministeriet i enlighet med de mål som ministern sätter upp i verksamhets- och ekonomiplaneringsprocessen, styr avdelningscheferna och cheferna för sina direkt underlydande enheter och ställer upp resultatmål för dem. Den understatssekreterare som har ansvar för rättstjänsten, de konsulära tjänsterna, protokolltjänsterna, de administrativa tjänsterna och ekonomienheten lyder under statssekreteraren som kanslichef och styr cheferna för de nämnda verksamhetsenheterna och ställer upp resultatmål för dem. Cheferna för verksamhetsenheterna styr cheferna för sina underlydande enheter och ställer upp resultatmål för dem.

Ministeriets verksamhetsenheter har ansvar för att resultatmålen på uppgiftsområdet uppnås och för identifiering av och uppsikt över omständigheter som kan inverka på detta.

Avdelningarna och de övriga verksamhetsenheterna svarar för att ministeriets strategier genomförs, för att arbetet leder till resultat och för den interna kontrollen. Avdelningen svarar för styrningen av beskickningarna inom avdelningens verksamhetsområde. I ledningen av ministeriet och styrningen av beskickningarna betonas resultatet och resultatansvaret.

Statssekreteraren som är kanslichef leder resultatstyrningen av beskickningarna. Avdelningarna och de övriga verksamhetsenheterna har hand om beskickningarnas resultatstyrning inom sina respektive ansvarsområden. Ekonomienheten lägger upp resultatstyrningen.

Ministeriets ledningsgrupp behandlar strategiskt viktiga ärenden inom förvaltningsområdet samt andra ärenden som ordföranden tar upp till behandling. Den behöriga ministern avgör ärendet. Ministeriets ledningsgrupp består av utrikesministern och de övriga ministrarna inom förvaltningsområdet, den politiska statssekreteraren, statssekreteraren som kanslichef, understatssekreterarna och avdelningscheferna för politikavdelningen och regionavdelningarna.

Ordförande för ministeriets ledningsgrupp är utrikesministern och vice ordförande de övriga ministrarna inom förvaltningsområdet och statssekreteraren som kanslichef. Sekreterare för ledningsgruppen är den tjänsteman som statssekreteraren som kanslichef förordnar till uppgiften. Gruppen sammanträder på kallelse av utrikesministern.

Tjänstemannaledningens sammanträde ska förberedelsevis behandla vittsyftande ärenden som rör verksamheten inom förvaltningsområdet och som ordföranden för sammanträdet tar upp till behandling. Efter behandlingen i tjänstemannaledningens sammanträde kan ärendena vid behov vidarebefordras för behandling i ministeriets ledningsgrupp. Sammanträdet ska dessutom främja den interna kommunikationen vid ministeriet. Tjänstemannaledningens sammanträde ska bestå av statssekreteraren som kanslichef, understatssekreterarna, avdelningscheferna, administrationsdirektören, kommunikationsdirektören, rättschefen, konsulära chefen, protokollchefen, strategidirektören och EU-direktören. Företrädare som utsetts av personalorganisationerna har rätt att delta i sammanträdet.

Ordförande för tjänstemannaledningens sammanträde är statssekreteraren som kanslichef och vice ordförande är understatssekreterarna. Sekreterare är en tjänsteman som förordnas av statssekreteraren som kanslichef. Tjänstemannaledningens sammanträde sammankallas av statssekreteraren som kanslichef.

Nyckelgruppen ska förberedelsevis behandla ärenden som gäller besättande av följande tjänster och uppdrag:

Dessutom kan nyckelgruppen ta ärenden till behandling som gäller andra tjänsteutnämningar och förordnanden som är av personalpolitisk betydelse.

Nyckelgruppen består av statssekreteraren som kanslichef och understatssekreterarna. Administrationsdirektören och personaldirektören har rätt att närvara vid nyckelgruppens möten.

Ordförande för nyckelgruppen är statssekreteraren som kanslichef, vice ordförande den understatssekreterare som ansvarar för de administrativa tjänsterna och sekreterare en tjänsteman som statssekreteraren som kanslichef förordnar. Nyckelgruppen sammankallas på det sätt som ordföranden bestämmer.

Utvecklingspolitiska styrgruppen fungerar som stöd för avdelningarnas och ministeriets ledning i frågor som gäller utvecklingspolitik. Den ger strategiska rekommendationer som hänför sig till utvecklingspolitiska mål, genomförandet av målen, resursfördelning, utvecklingspolitisk kommunikation samt utvärdering och utnyttjande av resultat för bättre genomslag, och den kan, om avdelningarna så önskar, behandla också andra gemensamma frågor som gäller utvecklingspolitik.

Ministern är ordförande för utvecklingspolitiska styrgruppen. Vid beredningen av samordningen av resurserna för utvecklingssamarbetet och vid beredningen av sådana riktlinjer och frågor av stor bärvidd som gäller utvecklingspolitiken är den understatssekreterare som ansvarar för utvecklingspolitik ställföreträdare för ordföranden. I övrigt fungerar chefen för utvecklingspolitiska avdelningen som ställföreträdare för ordföranden och biträdande avdelningschefen som ställföreträdare för denne. Medlemmar i styrgruppen är företrädare ur ledningen för politiska avdelningen, avdelningen för internationell handel, regionavdelningarna och avdelningen för kommunikation och Finlandsbild samt chefen för enheten för utvärdering av utvecklingssamarbetet, och ersättare är ställföreträdarna för dessa. I utvecklingspolitiska styrgruppens möten får också andra avdelningar eller tjänster som administrerar anslag för utvecklingssamarbete delta. Styrgruppens sekreterare är en tjänsteman som förordnas av ordföranden. Styrgruppen sammanträder på kallelse av ordföranden eller på något annat sätt som gruppen bestämmer.

Ministrarnas specialmedarbetare biträder ministrarna och utför de uppgifter som ministrarna uppdrar åt dem. Specialmedarbetare är inte föredragande vid ministeriet. De ska på begäran ges den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter.

Ministrarnas specialmedarbetare har rätt att delta i ministerieledningsgruppens möten och tjänstemannaledningens sammanträde såväl som i andra planeringsorgans och beredande organs möten.

I enlighet med statsrådets förordning om utrikesministeriet (1171/2005) finns det vid ministeriet en politisk avdelning, en avdelning för internationell handel, en utvecklingspolitisk avdelning, en euroatlantisk avdelning, en avdelning för Asien och Oceanien, en avdelning för Afrika, Mellanöstern och Latinamerika samt en avdelning för kommunikation och Finlandsbild. Utanför uppdelningen på avdelningar finns det vid ministeriet dessutom en rättstjänst, konsulära tjänster, protokolltjänster, administrativa tjänster, en ekonomienhet, en enhet för intern revision, en EU-enhet, en strategienhet samt en enhet för utvärdering av utvecklingssamarbetet.

Vid ministeriet finns dessutom en nationell säkerhetsmyndighet.

Vid ministeriet finns ett funktionellt sett oberoende dataskyddsombud för övervakningen av utrikesförvaltningens dataskydd och för tryggandet av kraven i dataskyddslagstiftningen.

Dataskyddsombudet är administrativt placerat vid administrationsdirektören.

Närmare bestämmelser om dataskyddsombudets uppgifter och ställning finns i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning).

Vid politiska avdelningen finns följande enheter:

Vid avdelningen för internationell handel finns följande enheter:

Vid utvecklingspolitiska avdelningen finns följande enheter:

Vid euroatlantiska avdelningen finns följande enheter:

Som en del av enheten Nordeuropa och regionalt samarbete finns ett sekretariat för nordiskt samarbete, vars chef föredrar ärendena som hör till sekretariatets ansvarsområde direkt för den minister som ansvarar för nordiskt samarbete.

Vid avdelningen för Asien och Oceanien finns följande enheter:

Vid avdelningen för Afrika, Mellanöstern och Latinamerika finns följande enheter:

Vid avdelningen för kommunikation och offentlig diplomati finns följande enheter:

Till de administrativa tjänsterna hör följande enheter:

Enheter som lyder under personaldirektören är personalenheten och enheten för personalutveckling och arbetshälsa. Under datadirektören lyder enheten för it- och systemtjänster, kommunikationscentralen, it-förvaltningen inom ansvarsområdet och frågor som gäller offentlighetslagen. Verksamheter som lyder under sektorchefen för fastighets- och upphandlingsförvaltningen är upphandlingsförvaltning, logistik och enheten för fastighetstjänster. Enheter som lyder under säkerhetsdirektören är säkerhetsenheten och enheten för it- och cybersäkerhet.

Till rättstjänsten hör följande enheter:

Till de konsulära tjänsterna hör följande enheter:

Till politiska avdelningens uppgifter hör

Till uppgifterna vid avdelningen för internationell handel hör

Till utvecklingspolitiska avdelningens uppgifter hör

Till euroatlantiska avdelningens uppgifter hör

Till uppgifterna vid avdelningen för Asien och Oceanien hör

Till uppgifterna vid avdelningen för Afrika, Mellanöstern och Latinamerika hör

Avdelningen har till uppgift att driva utrikesförvaltningens mål med hjälp av kommunikation och Finlandsfrämjande arbete. Avdelningen planerar, utvecklar och genomför kommunikationen och Finlandsfrämjandet inom förvaltningsområdet i samverkan med ministeriets ledning, avdelningar, servicesektorer och beskickningar.

Till uppgifterna vid avdelningen för kommunikation och offentlig diplomati hör

Enheterna inom de administrativa tjänsterna har de uppgifter som föreskrivs i denna paragraf, till den del uppgifterna inte omfattas av statsrådets gemensamma tjänster. Uppgifterna och arbetsfördelningen bestäms mer ingående i arbetsordningen för de administrativa tjänsterna.

Personalförvaltningsenheternas uppgifter omfattar personalförvaltning och personalutveckling, arbetarskydd och arbetshälsa, allmän förvaltning, samordning av ändringar i beskickningsnätverket samt ärenden som rör honorärkonsuler.

Dataförvaltningsenheternas uppgifter omfattar hantering av data knutna till utrikesförvaltningens ansvarsområde samt administrering av de tjänster och system som anknyter till uppgifterna.

Fastighets- och upphandlingsförvaltningens uppgifter omfattar sådan fastighets- och lokalförvaltning, sådana tjänster för upphandling, tekniskt stöd och logistik och sådan materialförvaltning som gäller beskickningarna samt utrikesförvaltningens upphandlingar och styrning i fråga om därtill anknytande miljöfrågor.

Säkerhetsenhetens uppgifter omfattar säkerhetsärenden, it- och cybersäkerhet medräknad.

Till rättstjänstens uppgifter hör

Till de konsulära tjänsternas uppgifter hör

Strategienheten lyder administrativt under statssekreteraren som kanslichef. Till enhetens uppgifter hör

EU-enheten lyder administrativt under statssekreteraren som kanslichef. Enheten samordnar EU-ärendena inom utrikesförvaltningen och leder EU-påverkansarbetet i samverkan med avdelningarna. Till enhetens uppgifter hör

Ministeriet har fyra understatssekreterare och deras ansvarsområden är följande:

Understatssekreterarna

Avdelningschefen

Avdelningen för kommunikation och Finlandsbild leds av kommunikationsdirektören som i tillämpliga delar har samma uppgifter och beslutanderätt som en avdelningschef.

En enhet leds av enhetschefen, om inte annat föreskrivs.

Personalförvaltningen leds av personaldirektören, dataförvaltningen av datadirektören, fastighets- och upphandlingsförvaltningen av sektorchefen och säkerhetsförvaltningen av säkerhetsdirektören. Under dem lyder cheferna för respektive enheter.

Enhetschefen

Enheten för intern revision leds av inspektören för utrikesförvaltningen, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som avdelningscheferna.

Strategienheten leds av strategidirektören, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som enhetscheferna.

EU-enheten leds av EU-direktören, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som enhetscheferna.

Ekonomienheten leds av ekonomidirektören, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som enhetscheferna.

En ambulerande ambassadör sköter i de länder som hör till verksamhetsområdet i tillämpliga delar de uppgifter som hör till en ambassad.

En ambulerande ambassadör verkar i ministeriet och är placerad på den avdelning till vars region ambassadörens verksamhetsområde hör.

Bestämmelser om föredragande vid statsrådet finns i 21 § i lagen om statsrådet (175/2003).

Ärenden som ska avgöras vid ministeriet föredras av föredragande vid statsrådet samt av utrikessekreterare, jurister, juridiska specialsakkunniga, säkerhetsdirektören, it-chefen, överinspektörer, inspektörer, ekonomiplanerare, ekonomiplaneringschefen, chefen för ekonomitjänster, utvecklingspolitiska rådgivare, specialsakkunniga och de andra tjänstemän som ministeriet förordnar till föredragande.

För projekt eller andra särskilda uppdrag kan det tillsättas arbetsgrupper och till medlemmar i dem kan anställda vid ministeriet förordnas oberoende av den fastställda arbetsfördelningen. Även utomstående kan kallas till medlemmar.

Statssekreteraren som kanslichef beslutar om tillsättande av arbetsgrupper. Chefen för respektive verksamhetsenhet beslutar dock om tillsättande av arbetsgrupper när uppgifterna huvudsakligen hänför sig till en viss avdelning eller till vissa tjänster. Också anställda vid en annan verksamhetsenhet kan med respektive chefs samtycke förordnas till en sådan arbetsgrupp.

I beslutet om tillsättande av en arbetsgrupp fastställs dess uppgifter och sammansättning, tidtabellen för arbetet, vilken verksamhetsenhet som ska styra arbetet samt eventuella skyldigheter i fråga om hörande, information eller andra förpliktelser. En projektgrupp som har tillsatts för ett bestämt projekt ska för den styrande verksamhetsenheten eller tillsatta tillsynsgruppen lägga fram en projektplan för godkännande innan arbetet utförs.

Inspektören inom utrikesförvaltningen, strategidirektören, EU-direktören, chefen för den nationella säkerhetsmyndigheten och i tillämpliga delar de ambulerande ambassadörerna avgör följande ärenden:

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör säkerhetsdirektören ärenden som gäller

Tillståndsärenden som gäller internationella sanktioner och som hör till utrikesministeriets behörighet avgörs av enhetschefen för enheten för sanktioner, om inte tillståndsärendet ska avgöras av enhetschefen för enheten för exportkontroll.

Ministern utstakar de allmänna riktlinjerna för användningen av samarbetsanslagen för Östersjöområdet, Barentsregionen och det arktiska området samt av fondanslagen för närområdessamarbete.

Chefen för euroatlantiska avdelningen bestämmer hur anslagen för projekt, program och andra ändamål ska användas.

Chefen för enheten för Nordeuropa och regionalt samarbete fattar dock beslut om följande:

Statsombud i Europeiska domstolen för de mänskliga rättigheterna är chefen för enheten för människorättsdomstols- och människorättskonventionsärenden. Om verksamheten som statsombud i andra fall och om ställföreträdare för statsombuden bestäms vid behov särskilt genom beslut av ministeriet.

Förordnanden om tjänsteresor utfärdas av

När det gäller tjänstemän som sänds på tjänsteresa som vikarie eller för introduktion till en beskickning utfärdas dock förordnandet av personalchefen.

När det gäller tjänstemän som inte ingår i någon verksamhetsenhet och som ska sändas på tjänsteresa i krishanteringsuppdrag eller andra motsvarande uppdrag utfärdas förordnandet av chefen för den verksamhetsenhet från vars anslag resekostnaderna betalas.

När ett reseförordnande utfärdas för en anställd i arbetsförhållande ska bestämmelserna om tjänstemän iakttas i tillämpliga delar.

I fall där beslutanderätten inte bestäms enligt 1–4 mom. eller 82 § utfärdas förordnandet av administrationsdirektören.

Utrikesministern fastställer semestern för statssekreterare och för statssekreteraren som är kanslichef. Statssekreteraren som är kanslichef fastställer semestrarna för understatssekreterarna, inspektören inom utrikesförvaltningen, EU-direktören och strategidirektören.

Statssekreteraren som är kanslichef eller en understatssekreterare denne förordnat fastställer semestern för avdelningschefer.

Avdelningschefer, administrationsdirektören, rättschefen, konsulära chefen och protokollchefen fastställer semestern för biträdande avdelningschefer, enhetschefer och övriga direkt underlydande tjänstemän.

Inspektören inom utrikesförvaltningen fastställer semestrarna för underlydande anställda.

Enhetscheferna fastställer semestrarna för underlydande anställda.