Lag om klienthandlingar inom socialvården
Uppdaterad- Ämnesord
- Handling, Socialvård
- Typ av författning
- Lag
- Förvaltningsområde
- Social- och hälsovårdsministeriet
- Meddelats
- Publiceringsdag
- Ikraftträdande
- Anmärkning
- Innehåller bilaga
- ELI-kod
- http://data.finlex.fi/eli/sd/2015/254/ajantasa/2022-08-26/swe
I enlighet med riksdagens beslut föreskrivs:
1 kap.Allmänna bestämmelser
1 §Lagens syfte
Syftet med denna lag är att skapa enhetliga förfaringssätt för behandlingen av uppgifter som gäller socialvårdsklienter och att på så sätt främja en korrekt skötsel av arbetsuppgifterna inom socialvården.
2 §Tillämpningsområde
Denna lag innehåller bestämmelser om registrering av klientuppgifter inom socialvården och om skyldigheterna i anslutning därtill.
Denna lag tillämpas inom såväl den offentliga som den privata socialvården på behandlingen av sådana klientuppgifter inom socialvården som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), nedan dataskyddsförordningen . (27.8.2021/785)
Bestämmelser om behandlingen av klientuppgifter finns dessutom i lagen om elektronisk behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (784/2021) , nedan kunduppgiftslagen , lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) , nedan klientlagen , lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) , nedan offentlighetslagen , förvaltningslagen (434/2003) , dataskyddslagen (1050/2018) , lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) , lagen om stark autentisering och betrodda elektroniska tjänster (617/2009) , lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019) , lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009) , arkivlagen (831/1994) , lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) och lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992) . (27.8.2021/785)
3 §Definitioner
I denna lag avses med
socialvård sådan socialvård som avses i 1 § i socialvårdslagen (1301/2014) ,
socialservice sådan socialservice som avses i 14, 28 och 29 § i socialvårdslagen,
tillhandahållareav service en myndighet som ordnar, producerar eller lämnar socialvård eller socialservice, eller en sådan serviceproducent som avses i lagen om privat socialservice (922/2011) ,
serviceuppgift ett uppgiftsområde inom socialvården där man behandlar klientuppgifter,
klient den som ansöker om eller anlitar socialvård, eller som oberoende av sin vilja tillhandahålls socialvård,
klientuppgift en personuppgift som har erhållits inom socialvården och som har antecknats eller som enligt denna lag ska antecknas i en klienthandling inom socialvården,
klienthandling en handling enligt 5 § 1 och 2 mom. i offentlighetslagen, som innehåller klientuppgifter om en klient eller någon annan enskild och som ansluter sig till socialvård som ordnas av myndigheter eller privata,
anteckning att göra anteckningar i en handling,
9 punkten har upphävts genom L 27.8.2021/785 . (27.8.2021/785)
serviceanordnare en tillhandahållare av service som
i egenskap av myndighet är skyldig att se till att klienten får sådana socialvårdstjänster eller socialvårdsförmåner som han eller hon har rätt till med stöd av lag eller ett myndighetsbeslut, eller
i egenskap av privat tillhandahållare av service är skyldig att se till att klienten får service enligt ett sådant avtal som avses i 6 § i klientlagen,
serviceproducent en tillhandahållare av service som
i egenskap av serviceanordnare själv producerar socialservice eller socialvård, eller
på basis av ett avtal med en serviceanordnare producerar socialservice eller socialvård,
servicegivare den som i praktiken svarar för att klienten får service.
2 kap.Skyldigheter i fråga om anteckningen av klientuppgifter
Allmänna skyldigheter i fråga om anteckningen av klientuppgifter
4 §Anteckning av klientuppgifter
Yrkesutbildade personer inom socialvården samt övrig personal som deltar i klientarbetet är skyldiga att i formbundna handlingar anteckna sådan information som är behövlig och tillräcklig med tanke på ordnandet, planeringen, lämnandet, uppföljningen och övervakningen av socialvården samt registrera informationen i enlighet med 5 §. (22.4.2016/300)
Skyldigheten att anteckna klientuppgifter börjar då tillhandahållaren av service har blivit informerad om att en person är i behov av service eller har börjat lämna socialservice. Information om att ett klientskap har avslutats ska antecknas i klienthandlingen.
En anteckning ska utföras omedelbart efter det att klientens ärende har behandlats.
Servicegivaren ska se till att de klientuppgifter som avses i 7 och 9–20 § antecknas.
5 §Behörighetsbestämmelse
Institutet för hälsa och välfärd meddelar närmare föreskrifter om strukturen på klienthandlingarna inom socialvården och om de uppgifter som ska antecknas i klienthandlingarna.
6 §Språket i handlingarna
Det språk som används i klienthandlingarna ska vara klart och begripligt och endast allmänt kända och godtagna begrepp och förkortningar får användas i dem. (27.8.2021/785)
På socialvård som ordnas av en myndighet tillämpas det som föreskrivs i språklagen (423/2003) och i samiska språklagen (1086/2003) .
Anteckning av klientuppgifter i vissa särskilda situationer
7 § (27.8.2021/785)Anteckning av klientuppgifter inom social- och hälsovården i det interna samarbetet vid en verksamhetsenhet inom socialvården
Om socialservice lämnas gemensamt av personal inom socialvården och hälso- och sjukvården vid en verksamhetsenhet inom socialvården, ska det upprättas en gemensam genomföranderapport för klienten. Dessutom kan det utarbetas en gemensam klientplan och andra behövliga gemensamma klienthandlingar för klienten. Sådana gemensamma klienthandlingar som avses i detta moment ska registreras i socialvårdens klientregister.
En person som deltar i lämnandet av i 1 mom. avsedd gemensam service ska ha tillgång till sådana gemensamma klienthandlingar som han eller hon behöver i sitt arbete. En kopia av en gemensam klientplan får vid behov registreras i patientregistret.
Patientuppgifter om hälso- och sjukvård som lämnas av en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården ska dessutom antecknas i journalhandlingarna och registreras i patientregistret i enlighet med vad som föreskrivs särskilt.
8 §Anteckning av klientuppgifter vid sektorsövergripande samarbete mellan olika organisationer
Personer som deltar i sektorsövergripande samarbete får oberoende av sekretessbestämmelserna
i de handlingar som innehas av den organisation som de företräder anteckna sådana klientuppgifter inom socialvården som de har fått tillgång till genom samarbetet och som behövs för skötseln av den gemensamma klientens ärende i organisationen,
registrera en på basis av samarbetet upprättad klientplan, promemoria eller någon annan motsvarande handling i den organisationen, om det med tanke på klienten behövs i det ärende för vars skötsel handlingen har upprättats.
I fråga om skyldigheten att iaktta sekretess när det gäller sådana klientuppgifter som avses i 1 mom. samt undantag från skyldigheten tillämpas bestämmelserna i 14–16, 19 och 27 § i klientlagen, oberoende av i vilken organisations handlingar uppgifterna ingår.
3 kap.Klientuppgifter som ska antecknas
Uppgifter som gäller alla handlingstyper
9 § (27.8.2021/785)Basuppgifter som ska antecknas i en klienthandling
Följande basuppgifter ska alltid antecknas i en klienthandling:
handlingens namn,
klientens namn, modersmål och kontaktspråk, kontaktuppgifter och det välfärdsområde inom vars område klienten har sin hemkommun enligt lagen om hemkommun (201/1994) samt personbeteckning eller, om den inte är känd, en beteckning som fungerar som temporär identifikation, eller födelsedatum,
serviceanordnarens, serviceproducentens och vid behov servicegivarens namn och identifikationskod,
namnet på den som upprättat handlingen eller gjort anteckningen samt dennes tjänsteställning eller uppgift vid verksamhetsenheten,
tidpunkten för när handlingen upprättats eller anteckningen gjorts, samt
eventuell information om en spärrmarkering som gäller kontaktuppgifterna för klienten eller klientens lagliga företrädare.
Vidare ska följande basuppgifter om berörda personer antecknas i en handling om uppgifterna inverkar på de tjänster klienten får eller de åtgärder som föreslås i handlingen:
klientens modersmål och kontaktspråk samt kontaktuppgifter och hemkommun,
namn, kontaktuppgifter och behörighet för vårdnadshavare eller annan laglig företrädare till klienten och samt uppgifter om eventuell rätt till information för en förälder som fråntagits vårdnaden, om handlingen gäller en minderårig klient,
namn, kontaktuppgifter och behörighet för en laglig företrädare som har utsetts för en myndig klient, eller för en person som klienten har bemyndigat, samt
vid behov namn, kontaktuppgifter och roll i sammanhanget för en anhörig eller närstående till klienten eller för någon annan som deltar i vården av eller omsorgen om klienten.
10 § (27.8.2021/785)Anteckningar om att uppgifter har lämnats ut
Om uppgifter om en klient lämnas ut till en utomstående, ska den som lämnar ut uppgifterna kunna verifiera
vilka uppgifter som har lämnats ut,
till vem uppgifterna har lämnats ut,
när uppgifterna har lämnats ut,
vem som har lämnat ut uppgifterna,
vilken bestämmelse som ligger till grund för utlämnandet, eller uppgifter om samtycke, samt
det ändamål för vilket uppgifterna har lämnats ut.
11 § (27.8.2021/785)Anteckningar om att uppgifter har tagits emot
Om uppgifter om en klient fås av någon annan än klienten själv, ska mottagaren kunna verifiera
vilka uppgifter som har inhämtats eller tagits emot,
av vem man har fått uppgifterna,
när uppgifterna har tagits emot,
vem som har begärt uppgifterna, om de har inhämtats på eget initiativ,
vilken bestämmelse som ligger till grund för inhämtandet eller mottagandet, eller uppgifter om samtycke, samt
det ändamål för vilket uppgifterna har inhämtats eller mottagits.
12 §Anteckning av förbudsrätt för en minderårig klient
En minderårig klient kan med stöd av 11 § 3 mom. i klientlagen av vägande skäl med hänsyn till sin ålder och utvecklingsnivå samt sakens natur förbjuda att klientuppgifter lämnas ut till hans eller hennes lagliga företrädare. Om en minderårig klient förbjuder att uppgifter lämnas ut, ska förbudet och det vägande skäl som anges som grund för förbudet registreras.
Om förbudsrätten för en minderårig förvägras på grund av att den minderårige klienten inte har angett sådana vägande skäl för förbudet som avses i 1 mom., eller för att det anses att det klart skulle strida mot den minderårige klientens eget intresse om uppgifterna inte lämnades ut, ska också motiveringen för detta avgörande antecknas i klienthandlingen.
13 §Rättelse av anteckningar i en klienthandling
Bestämmelser om rättelse av uppgifter i en klienthandling finns i artikel 16 i dataskyddsförordningen. En rättelse av uppgifter ska alltid göras i originalhandlingen. (27.8.2021/785)
En anteckning ska rättas så att den ursprungliga anteckningen kan läsas vid ett senare tillfälle. Av rättelsen ska det framgå namn och tjänsteställning för den som gjorde rättelsen samt tidpunkt och motivering för rättelsen.
Uppgifter som ska antecknas enligt handlingstyp
14 §Inledandet av ett ärende
I klienthandlingar som gäller inledandet av ett ärende antecknas
personens behov av stöd, omsorg, vård eller annan service,
en eventuell motivering för behovet av service,
vem som har inlett ärendet, samt
tidpunkten för när ärendet inleddes.
15 §Bedömning av servicebehovet
Förutom vad som föreskrivs i 37 § och 39 § 2 mom. 1–3 och 5 punkten i socialvårdslagen antecknas i handlingar som gäller bedömningen av klientens servicebehov vid behov den uppfattning som klientens lagliga företrädare, en anhörig, närstående eller någon annan person har om klientens behov av stöd.
I utvärderingen av en plan registreras dessutom den uppfattning som klienten samt övriga personer som har deltagit i genomförandet av planen har om hur målen i planen har uppnåtts, liksom arbetstagarens bedömning av saken.
16 §Klientplan
Förutom vad som föreskrivs i 39 § 2 mom. 4 och 6–9 punkten i socialvårdslagen antecknas i en klientplan
klientens behov av stöd utifrån en bedömning av servicebehovet,
en beskrivning av den service som klienten behöver,
målen för servicen och klientskapet samt metoder för att uppnå målen, samt
uppgifter om privatpersoner som deltar som stöd för klienten och deras uppgift.
17 §Klientrapport
I en klientrapport antecknas
tidpunkten för när klienten har fått stöd eller service,
en beskrivning av socialvårdsklientens situation,
alla händelser i anknytning till klienten eller klientskapet där klientens ärende har behandlats samt uppgift om vem som har deltagit i behandlingen av ärendet,
tidpunkten för när klientskapet har inletts och avslutats, samt
orsaken till att klientskapet har avslutats.
18 §Beslut
Bestämmelser om de uppgifter som ska antecknas i en beslutshandling finns i 44 § 1 mom. och 45 § 1 mom. i förvaltningslagen.
19 §Anteckningar i anslutning till verkställandet av beslut
I fråga om följande åtgärder i anslutning till verkställandet av ett beslut ska uppgifter antecknas om
tidpunkten för när beslutet och tillhörande anvisning för sökande av ändring har delgetts,
eventuellt ändringssökande,
besvärsmyndighetens avgörande,
när beslutet vinner laga kraft, samt
verkställigheten av beslutet.
20 §Vissa andra uppgifter som ska antecknas i klienthandlingar
Om man i syfte att utreda klientens servicebehov hör en närstående till klienten eller någon annan enskild person, och man med tanke på socialvården behöver anteckna känsliga uppgifter som den som har hörts har gett om sig själv eller någon annan enskild person, ska dessa uppgifter antecknas i en separat handling. I klientens egna klienthandlingar ska dock antecknas de uppgifter som behövs för skötseln av klientens ärende.
4 kap.Särskilda bestämmelser om behandlingen av klientuppgifter
21 § (27.8.2021/785)
21 § har upphävts genom L 27.8.2021/785 .
22 § (27.8.2021/785)Registrering av uppgifter i socialvårdens klientregister
Bestämmelser om socialvårdsmyndighetens skyldighet att se till att handlingarna registreras finns i 8 § i kunduppgiftslagen.
Socialvårdsmyndigheten ska registrera klienthandlingarna i socialvårdens klientregister.
Av varje klienthandling som registreras i klientregistret ska det framgå till vilken serviceuppgift eller vilka serviceuppgifter inom socialvården handlingen ansluter sig.
Institutet för hälsa och välfärd meddelar föreskrifter om klassificeringen av serviceuppgifterna inom socialvården.
23 § Åtkomsträttigheter till klientuppgifter som registrerats elektroniskt (27.8.2021/785)
Bestämmelser om åtkomsträttigheter till klientuppgifter som registrerats elektroniskt finns i 15 § i kunduppgiftslagen. Åtkomsträttigheterna för yrkesutbildad personal inom social- och hälsovården till klientuppgifter inom socialvården som har registrerats elektroniskt ska bestämmas enligt serviceuppgift inom socialvården och med beaktande av varje persons arbetsuppgifter. (27.8.2021/785)
2 mom. har upphävts genom L 27.8.2021/785 . (27.8.2021/785)
Institutet för hälsa och välfärd meddelar föreskrifter om de grunder enligt vilka de som tillhandahåller socialvårdstjänster ska administrera åtkomstsrättigheterna.
24 § (27.8.2021/785)
24 § har upphävts genom L 27.8.2021/785 .
25 §Behandlingen av klientuppgifter när någon agerar för en serviceanordnare
1 mom. har upphävts genom L 27.8.2021/785 . (27.8.2021/785)
När en serviceanordnare köper socialvård eller socialservice av en annan tillhandahållare av service, ska serviceanordnaren i ett skriftligt uppdragsavtal ange hur serviceproducenten ska överlämna klientuppgifter till servicanordnaren och se till att de behandlas korrekt, hur den ska sköta de uppgifter och uppfylla de åligganden som avses i 24 § 3 mom. i anslutning till detta och hur den ska se till att skyldigheterna i fråga om sekretess iakttas.
2 mom. har upphävts genom L 27.8.2021/785 . (27.8.2021/785)
När en serviceproducent anlitar en underleverantör för att lämna service, ska serviceproducenten se till att den servicegivare som är underleverantör iakttar villkoren i det uppdragsavtal som avses i 1 mom. och uppfyller de skyldigheter som avses i 24 § 3 mom. vid behandlingen av klientuppgifter.
Av sådana klienthandlingar som har sparats i samband med socialvård eller socialservice som har producerats för någon annans räkning ska det framgå uppgifter om grunderna för behandlingen av dem samt vem som är serviceanordnare, serviceproducent och servicegivare. Om man har använt sig av underleverantörer ska hela leverantörskedjan framgå av klienthandlingarna.
26 § (27.8.2021/785)Uppföljning av användning och utlämnande av klientuppgifter
Bestämmelser om logguppgifter, användningsloggregister och utlämningsloggregister som hänför sig till uppföljningen av de klientuppgifter som en tillhandahållare av social- och hälsotjänster har använt och lämnat ut elektroniskt samt bestämmelser om den tid som dessa uppgifter och register ska bevaras finns i 25 § i kunduppgiftslagen.
27 §Förvaring av klientuppgifter
Kundhandlingar inom socialvården ska förvaras den tid som anges i bilagan. (27.8.2021/785)
2 mom. har upphävts genom L 27.8.2021/785 . (27.8.2021/785)
Handlingar inom socialvården som registreras elektroniskt i det riksomfattande klientdatalager för socialvården som avses i lagen om klientuppgifter ska med undantag för verifikationer förvaras varaktigt.
Andra än sådana klienthandlingar i pappers- eller annat lagringsformat som nämns i bilagan till denna lag ska förvaras varaktigt så som Arkivverket med stöd av 8 § 3 mom. i arkivlagen (831/1994) bestämmer.
28 §Ikraftträdande
Denna lag träder i kraft den 1 april 2015.
Skyldigheten enligt 4 § 1 mom. att registrera formbundna handlingar tillämpas dock först efter det att Institutet för hälsa och välfärd har meddelat föreskrifter enligt 5 § om handlingars formbundenhet.
Lagens 7, 9 och 14–20 § tillämpas senast från och med den 1 januari 2016, om inte något annat föreskrivs nedan.
Lagens 7, 9, 10–12 och 14–20 § tillämpas senast från och med den 1 januari 2017, om klientuppgifter behandlas i elektronisk form.
Lagens 22 § 1 och 2 mom. tillämpas när en organisation ansluts till det riksomfattande arkivet för socialvården, dock senast från och med den 1 januari 2021.
Lagens 23 § tillämpas när en organisation ansluts till det riksomfattande arkivet för socialvården, dock senast från och med den 1 januari 2021.
Lagens 24 och 25 § tillämpas senast från och med den 1 januari 2016.
ShUB 47/2014
RSv 306/2014
Bilaga (26.8.2022/784)
Serviceuppgift inom socialvården | Förvaringstid |
Adoptionsrådgivning | Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse, men för avbrutna adoptionsärenden är förvaringstiden 40 år efter beslutet om att avbryta adoptionsrådgivningen. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Äldreservice | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Utredning av faderskap och moderskap | Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor | Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse, men om klientskapet inte fortsätter efter behovsutredningen är förvaringstiden 30 år efter avslutad utredning. |
Specialomsorger om utvecklingsstörda | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Hemservice | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. Beslut, planer och klientrapporter för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Främjande av integration | Alla klienthandlingar förvaras varaktigt. |
Kuratorstjänster och annat socialarbete inom elevhälsan | Alla handlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Fastställande av underhållsbidrag för barn | Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Tryggande av vårdnad om barn och umgängesrätt | Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Barnskydd | Barnskyddsanmälningar förvaras 30 år. Alla övriga klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse. Beslut, planer och klientrapporter förvaras varaktigt. |
Stöd för närståendevård | Klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. Beslut, planer och klientrapporter för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Medling i familjefrågor | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Fastställande av underhållsbidrag för make | Alla fastställda underhållsavtal förvaras varaktigt. Övriga klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad behandling av ärendet. |
Missbrukarvård | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Socialombudsmannaverksamheten | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad behandling av ärendet. |
Service enligt socialvårdslagen | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Social kreditgivning | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service. |
Utkomststöd | Alla klienthandlingar förvaras 12 år efter avslutad service. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Stödjande av sysselsättningen av arbetslösa | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Handikappservice | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Stödjande av sysselsättningen av personer med funktionsnedsättning | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. Alla klienthandlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras varaktigt. |
Ikraftträdelsestadganden
22.4.2016/300:
Denna lag träder i kraft den 1 maj 2016.
RP 14/2016 , ShUB 3/2016, RSv 26/2016
29.11.2019/1202:
Denna lag träder i kraft den 1 januari 2020.
RP 10/2019 , FvUB 3/2019, RSv 20/2019
27.8.2021/785:
Denna lag träder i kraft den 1 november 2021.
RP 212/2020 , ShUB 11/2021, RSv 71/2021
8.7.2022/587:
Denna lag träder i kraft den 1 januari 2023.
RP 56/2021 , RP 18/2022 , ShUB 9/2022, RSv 66/2022
26.8.2022/784:
Denna lag träder i kraft den 1 januari 2023.
RP 132/2021 , LaUB 9/2022, RSv 85/2022