550/2008

Valtioneuvostosta annetun lain (175/2003) 7 §:n mukaisesti ministeriö jakautuu osastoihin ja tarpeen mukaan muihin toimintayksikköihin ministeriön tehtävien tarkoituksenmukaiseksi hoitamiseksi.

Ministeriön järjestysmuodosta ja toiminnan yleisestä järjestämisestä säädetään ulkoministeriöstä annetussa valtioneuvoston asetuksessa (1171/2005) . Tarkempia säännöksiä asiasta annetaan tässä työjärjestyksessä.

Toimintayksiköllä tarkoitetaan tässä työjärjestyksessä ministeriön organisaatioon kuuluvia osastoja ja yksikköjä sekä työjärjestyksessä määriteltyjä palvelukokonaisuuksia.

Osastolla, oikeuspalvelulla, konsulipalveluilla ja hallintopalveluilla on työjärjestys, jossa määrätään toimintayksikön tehtävistä ja työnjaosta sekä annetaan tarvittaessa tarkempia määräyksiä toiminnasta. Lisäksi osastoihin ja edellä mainittuihin palvelukokonaisuuksiin kuulumattomalla toimintayksiköllä voi olla työjärjestys. Työjärjestyksessä voidaan määrätä henkilöstömäärältään suurten toimintayksiköiden jakautumisesta ryhmiin.

Osastopäällikkö tai osastojaon ulkopuolisen toimintayksikön päällikkö vahvistaa työjärjestyksen sekä tarvittaessa määrää henkilöstön sijoittumisesta ryhmiin ja tekee esityksiä ryhmän esihenkilön tehtävään määräämisestä. Ryhmän esihenkilön tehtävään määrätään tehtäväänmääräämispäätöksellä.

Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että ulkoasiainhallinnon:

Ulkoasiainhallinnon sisäisestä valvonnasta ja sen menettelyiden järjestämisestä vastaa kansliapäällikkönä toimiva valtiosihteeri.

Ministeriön ja edustustojen sisäinen valvonta toteutetaan ensisijaisesti huolehtimalla sisäisen valvonnan tavoitteiden saavuttamisen turvaavilla toimintatavoilla ja työjärjestelyillä sekä toimintaketjuihin ja menettelyihin sisältyvinä johtamis-, ohjaus-, seuranta- ja raportointitoimenpiteillä ulkoasiainhallinnon kaikissa toimintayksiköissä. Ministeriön osastot ja yksiköt sekä edustustot vastaavat sisäisen valvonnan edellyttämistä toimenpiteistä omalla vastuualueellaan ja omissa tehtävissään siten kuin tehtävistä ja vastuista säädetään valtioneuvoston asetuksessa ulkoasiainhallinnosta (256/2000) , jäljempänä ulkoasiainhallintoasetus, ja tässä työjärjestyksessä. Ministeriön sisäisiin määräyksiin ja ohjeisiin sisällytetään tarvittavat yksityiskohtaisemmat määräykset menettelyistä, joilla sisäisen valvonnan tavoitteiden saavuttaminen varmistetaan.

Sisäisen valvonnan tehtävät ja vastuu niiden asianmukaisesta hoitamisesta kuuluu ulkoasiainhallinnon eri toimintayksiköille ja virkamiehille ulkoasiainhallintoasetuksessa ja tässä työjärjestyksessä säädettyjen tehtävä- ja vastuujakojen mukaisesti.

Sisäisen valvonnan asianmukaisuuden ja riittävyyden varmistamiseksi sekä muita johdon määräämiä tarkastus- ja arviointitehtäviä varten ministeriössä on toiminnallisesti riippumaton sisäisen tarkastuksen yksikkö.

Yksikkö sijoittuu kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin alaisuuteen. Alivaltiosihteeri, jonka vastuualueeseen kuuluu kehitysyhteistyö, toimii valtiosihteerin apuna kehitysyhteistyön tarkastusta koskevissa asioissa.

Sisäisestä tarkastuksesta määrätään tarkemmin valtion talousarviosta annetussa asetuksessa (1243/1992) , jäljempänä talousarvioasetus, tarkoitetussa sisäisen tarkastuksen ohjesäännössä.

Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetussa laissa (1171/2022) tarkoitettujen ilmoitusten käsittelyn koordinointi sijoittuu hallintojohtajan alaisuuteen.

Ulkoasiainministeriön taloussäännössä määrätään talousarvioasetuksessa säädetyllä tavalla tarkemmin hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnittelun, valtion talousarvion toimeenpanon ja tulos- ja tilinpäätösraportoinnin menettelyiden yksityiskohdista sekä ulkoasiainhallinnon taloushallintotehtävien hoidosta ja siihen liittyvistä sisäisen valvonnan yksityiskohdista.

Henkilöstö voi vaikuttaa työhönsä ja työoloihinsa vaikuttavaan, viraston toimintaa koskevaan päätöksentekoon siten, kuin yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa annetussa laissa (1233/2013) säädetään ja sen nojalla yhteistoimintasopimuksin sovitaan.

Sisäisessä viestinnässä noudatetaan avoimuuden ja vastuullisuuden periaatetta. Ministeriön johdon viestintä on säännöllistä, avointa ja vuorovaikutteista. Johtoryhmät ja toimintayksiköt tiedottavat aktiivisesti käsiteltävänä olevista asioista.

Ministeriön toiminta on tulosjohdettua. Ministeriön ja edustustojen välillä noudatetaan tulosohjausta.

Ministeri johtaa ministeriön toimintaa apunaan poliittinen valtiosihteeri ja ministeriön johtoryhmä. Kansliapäällikkönä toimiva valtiosihteeri vastaa ministeriön tulosjohtamisesta ministerin toiminta- ja taloussuunnitteluprosessissa asettamien tavoitteiden mukaisesti, ohjaa osastopäälliköitä ja suoraan alaisuudessaan olevien yksiköiden päälliköitä sekä asettaa näille tulostavoitteet. Oikeuspalvelusta, konsulipalveluista, protokollapalveluista, hallintopalveluista ja talousyksiköstä vastaava alivaltiosihteeri toimii valtiosihteerin kansliapäällikkönä alaisuudessa ohjaten mainittujen toimintayksikköjen päälliköitä ja asettaa näille toimintayksiköille tulostavoitteet. Toimintayksikköjen päälliköt ohjaavat alaisuuteensa kuuluvien yksikköjen päälliköitä ja asettavat niille tulostavoitteet.

Ministeriön toimintayksiköt vastaavat niille asetettujen tulostavoitteiden saavuttamisesta sekä tavoitteiden saavuttamista vaarantavien seikkojen tunnistamisesta ja hallinnasta omalla tehtäväalueellaan.

Osastot ja muut toimintayksiköt vastaavat ministeriön strategioiden toteuttamisesta sekä toiminnan tuloksellisuudesta ja sisäisestä valvonnasta. Osasto vastaa sen toiminta-alueen edustustojen ohjaamisesta. Toiminnan tuloksellisuutta ja tulosvastuuta painotetaan ministeriön johtamisessa ja edustustojen ohjauksessa.

Kansliapäällikkönä toimiva valtiosihteeri johtaa edustustojen tulosohjausta. Osastot ja muut toimintayksiköt huolehtivat edustustojen tulosohjauksesta kukin toimialallaan. Talousyksikkö huolehtii tulosohjauksen järjestämisestä.

Ministeriön johtoryhmä käsittelee hallinnonalan strategisesti tärkeät asiat sekä muut asiat, jotka puheenjohtaja ottaa johtoryhmän käsiteltäväksi. Toimivaltainen ministeri ratkaisee asian. Ministeriön johtoryhmään kuuluvat ulkoministeri ja muut hallinnonalan ministerit, poliittinen valtiosihteeri, valtiosihteeri kansliapäällikkönä, alivaltiosihteerit sekä politiikka- ja alueosastojen osastopäälliköt.

Ministeriön johtoryhmän puheenjohtajana toimii ulkoministeri ja varapuheenjohtajina muut hallinnonalan ministerit ja valtiosihteeri kansliapäällikkönä. Johtoryhmän sihteerinä toimii kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämä virkamies. Johtoryhmä kokoontuu ulkoministerin kutsusta.

Ministeriön virkamiesjohdon kokous käsittelee valmistavasti hallinnonalan toimintaa laajasti koskevia asioita, jotka virkamiesjohdon kokouksen puheenjohtaja ottaa kokouksen käsiteltäväksi. Virkamiesjohdon kokouksen jälkeen asiat voidaan tarpeen mukaan viedä ministeriön johtoryhmän käsiteltäväksi. Virkamiesjohdon kokouksen tehtävänä on lisäksi edistää ministeriön sisäistä tiedonkulkua. Virkamiesjohdon kokoukseen kuuluvat valtiosihteeri kansliapäällikkönä, alivaltiosihteerit, osastopäälliköt, hallintojohtaja, viestintäjohtaja, oikeuspäällikkö, konsulipäällikkö, protokollapäällikkö, strategiajohtaja ja EU-johtaja. Henkilöstöjärjestöjen nimeämillä edustajilla on oikeus osallistua virkamiesjohdon kokoukseen.

Virkamiesjohdon kokouksen puheenjohtajana toimii valtiosihteeri kansliapäällikkönä ja varapuheenjohtajina alivaltiosihteerit. Sihteerinä on kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämä virkamies. Virkamiesjohdon kokous kokoontuu kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin kutsusta.

Avainryhmä käsittelee valmistavasti seuraavien virkojen ja tehtävien täyttämistä koskevat asiat:

Lisäksi avainryhmä voi ottaa käsiteltäväkseen muita henkilöstöpoliittisesti merkittäviä virkanimityksiä ja tehtävään määräämistä koskevia asioita.

Avainryhmään kuuluvat valtiosihteeri kansliapäällikkönä ja alivaltiosihteerit. Hallintojohtajalla ja henkilöstöjohtajalla on oikeus olla läsnä avainryhmän kokouksissa.

Avainryhmän puheenjohtajana toimii valtiosihteeri kansliapäällikkönä, varapuheenjohtajana hallintopalveluista vastaava alivaltiosihteeri ja sihteerinä kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämä virkamies. Avainryhmä kutsutaan koolle puheenjohtajan määräämällä tavalla.

Valinta- ja koulutusryhmä tekee esityksiä ja antaa lausuntoja avustajan virkasuhteeseen nimittämistä sekä harjoittelua ja koulutusta koskevissa asioissa.

Ryhmän puheenjohtajana toimii palveluista vastaava alivaltiosihteeri, varapuheenjohtajana henkilöstöjohtaja ja sihteerinä henkilöstöhallinnon määräämä virkamies. Ryhmän muita jäseniä ovat hallintojohtaja, henkilöstöyksikön päällikkö, henkilöstön kehittämis- ja työhyvinvointiyksikön päällikkö, Kavaku-kurssin kuraattori sekä henkilöstöjärjestöjen nimeämät edustajat. Lisäksi ryhmän jäseneksi voidaan kutsua enintään kolme muuta henkilöä, jotka eivät ole ulkoasiainhallinnon virkamiehiä. Ryhmä kutsutaan koolle puheenjohtajan määräämällä tavalla.

Osastopäällikön apuna osaston johtamisessa on johtoryhmä, joka käsittelee valmistavasti merkittävimmät osaston toimintaan liittyvät asiat ja muut osastopäällikön määräämät asiat. Vastaava johtoryhmä on oikeuspalvelulla, konsulipalveluilla ja hallintopalveluilla. Lisäksi muullakin kuin edellä mainituilla toimintayksiköillä voi olla johtoryhmä.

Johtoryhmän puheenjohtajana on osaston, palvelukokonaisuuden tai yksikön päällikkö, joka myös määrää varapuheenjohtajan, muut jäsenet ja sihteerin sekä mahdolliset muut johtoryhmän kokoukseen kutsuttavat virkamiehet. Johtoryhmä kutsutaan koolle puheenjohtajan määräämällä tavalla.

Kehityspoliittinen ohjausryhmä toimii osastojen ja ministeriön johdon tukena kehityspolitiikkaa koskevissa kysymyksissä. Se antaa strategisia suosituksia kehityspoliittisten tavoitteiden asettamisessa, toimeenpanon edistämisessä, resurssien jakamisessa, kehityspoliittisessa viestinnässä sekä tulosten arvioinnissa ja hyödyntämisessä vaikuttavuuden parantamiseksi, ja voi käsitellä osastojen toivomuksesta muitakin yhteisiä kehityspolitiikan kysymyksiä.

Kehityspoliittisen ohjausryhmän puheenjohtajana toimii ministeri. Valmisteltaessa kehitysyhteistyön resurssien yhteensovittamista sekä laajakantoisia kehityspolitiikan linjauksia ja kysymyksiä, puheenjohtajan sijaisena toimii kehityspolitiikan alivaltiosihteeri. Muutoin puheenjohtajan sijaisena toimii kehityspoliittisen osaston päällikkö ja hänen sijaisenaan apulaisosastopäällikkö. Ohjausryhmän jäseniä ovat poliittisen osaston, kansainvälisen kaupan osastonalueosastojen ja viestintä- ja maakuvaosaston johdon edustaja, sekä kehitysevaluoinnin yksikön päällikkö ja varajäseniä näiden sijaiset. Kehityspoliittisen ohjausryhmän kokouksiin voivat osallistua myös muut kehitysyhteistyömäärärahoja hallinnoivat osastot tai palvelut. Ohjausryhmän sihteerinä toimii puheenjohtajan määräämä virkamies. Ohjausryhmä kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai muulla ryhmän päättämällä tavalla.

Kehitysyhteistyön laaturyhmä käsittelee kehityspoliittisen osaston antamassa kehitysyhteistyön laaturyhmäohjeessa määritellyt kehitysyhteistyöhankkeiden ja -ohjelmien sekä muiden rahoitettaviksi valmisteltavien toimien suunnitelmat ennen kuin ratkaisuesitys 90 §:n tarkoittamassa asiassa tehdään. Laaturyhmä ei kuitenkaan käsittele asioita, jotka koskevat valtion talousarvion monenkeskisen kehitysyhteistyön käyttösuunnitelmakohdassa jo tarkemmin kohdennettuja määrärahoja, humanitaarista apua, sisäisen tarkastuksen yksikön hallinnoimia kehitysyhteistyömäärärahoja eikä hankkeita, jotka ministeri erityisistä ulko- ja turvallisuuspoliittisista syistä ratkaisee ilman tässä tarkoitettua käsittelyä. Laaturyhmän tavoitteena on varmistaa toimien yhdenmukaisuus voimassa olevan kehityspolitiikan kanssa sekä se, että toimet täyttävät ministeriön laatuvaatimukset. Laaturyhmä antaa suosituksensa tai muun palautteen suunnitelmille. Esittelevä osasto ottaa palautteen huomioon ratkaisuesityksensä valmistelussa.

Laaturyhmän puheenjohtajana toimii kehityspoliittisen osaston apulaisosastopäällikkö ja varapuheenjohtajina kehityspoliittisen osaston kaksi edustajaa. Laaturyhmän kiertävinä jäseninä toimivat niiden osastojen tai palvelujen edustajat, joiden osallistuminen käsiteltävien asioiden luonteen johdosta on tarpeellista. Laaturyhmän sihteerinä toimii puheenjohtajan määräämä virkamies. Laaturyhmä kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai muulla ryhmän päättämällä tavalla. Laaturyhmän kokouksessa on oltava läsnä vähintään kaksi henkilöä, joista yksi on laaturyhmän puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.

Ministeriössä on valmiustoimikunta, joka käsittelee kriisitilanteisiin ja poikkeusoloihin varautumista koskevia hallinnonalan suunnitelmia ja toimenpiteitä.

Valmiustoimikunnan puheenjohtajana ja ulkoasiainhallinnon valmiuspäällikkönä toimii konsulipäällikkö tai määrätty sijaisensa. Valmiussihteerinä toimii turvallisuuspäällikkö tai määrätty sijaisensa.

Valmiustoimikunnan tarkemmista tehtävistä, kokoonpanosta ja valmiuspäällikön sijaisena toimivasta varapuheenjohtajasta määrätään valmiustoimikunnan asettamispäätöksessä.

Väestönsuojelua ja pelastustoimintaa varten ministeriössä on suojelujohtaja, jona toimii kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämä virkamies. Suojelujohtajan tehtävänä on valmistella ja toteuttaa ministeriölle kuuluvia väestönsuojeluun ja pelastustoimintaan liittyviä tehtäviä. Suojelujohtajan sijaisena ja apulaissuojelujohtajana toimii kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin määräämä virkamies.

Ministeriön pelastusorganisaatiosta ja pelastustoimenpiteistä määrätään ministeriön pelastussuunnitelmassa, jonka vahvistaa valtiosihteeri kansliapäällikkönä. Jokainen virkamies on velvollinen hoitamaan ne tehtävät, jotka hänelle pelastussuunnitelmassa mahdollisesti määrätään.

Ministerin erityisavustaja toimii ministerin avustajana ja suorittaa ministerin hänelle antamia tehtäviä toimimatta ministeriössä esittelijänä. Ministerin erityisavustajalle on pyynnöstään annettava ne tiedot, joita hän tarvitsee tehtävänsä suorittamiseksi.

Ministerin erityisavustajalla on oikeus osallistua ministeriön johtoryhmän ja virkajohdon kokoukseen sekä muiden suunnittelu- ja valmisteluelinten kokouksiin.

Ulkoministeriöstä annetun valtioneuvoston asetuksen (1171/2005) mukaisesti ministeriössä on poliittinen osasto, kansainvälisen kaupan osasto, kehityspoliittinen osasto, euroatlanttinen osasto, Aasian ja Oseanian osasto, Afrikan, Lähi-idän ja Latinalaisen Amerikan osasto sekä viestintä- ja maakuvaosasto. Ministeriössä on osastojaon ulkopuolisina toimintoina oikeuspalvelu, konsulipalvelut, protokollapalvelut, hallintopalvelut, talousyksikkö, sisäisen tarkastuksen yksikkö, EU-yksikkö, strategiayksikkö sekä kehitysevaluoinnin yksikkö.

Lisäksi ministeriössä on kansallinen turvallisuusviranomainen.

Kehityspoliittinen toimikunta toimii ministeriön kehitysyhteistyöstä ja kehityspolitiikasta vastaavan alivaltiosihteerin yhteydessä kehityspoliittisesta toimikunnasta annetun valtioneuvoston asetuksen (1071/2019) mukaisesti.

Ulkoasiainhallinnon tietosuojan valvonnan ja tietosuojalainsäädännön vaatimusten varmistamiseksi ministeriössä on toiminnallisesti riippumaton tietosuojavastaava.

Tietosuojavastaava sijoittuu hallintojohtajan yhteyteen.

Tietosuojavastaavan tehtävistä ja asemasta säädetään tarkemmin luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus).

Poliittisella osastolla on seuraavat yksiköt:

Kansainvälisen kaupan osastolla on seuraavat yksiköt:

Kehityspoliittisella osastolla on seuraavat yksiköt:

Euroatlanttisella osastolla on seuraavat yksiköt:

Osana Pohjois-Euroopan ja alueellisen yhteistyön yksikköä toimii pohjoismaisen yhteistyön sihteeristö, jonka päällikkö esittelee sihteeristön toimialaan kuuluvat asiat suoraan pohjoismaisesta yhteistyöstä vastaavalle ministerille.

Aasian ja Oseanian osastolla on seuraavat yksiköt:

Afrikan, Lähi-idän ja Latinalaisen Amerikan osastolla on seuraavat yksiköt:

Viestintä- ja maakuvaosastolla on seuraavat yksiköt:

Hallintopalveluihin kuuluvat seuraavat yksiköt:

Henkilöstöjohtajan alaiset yksiköt ovat henkilöstöyksikkö sekä henkilöstön kehittämis- ja työhyvinvointiyksikkö. Tietohallintojohtajan alaiset yksiköt ja toiminnot ovat tietotekniikka- ja järjestelmäpalvelut ja viestityskeskus sekä toimialasidonnainen tietohallinto ja julkisuuslakiasiat. Kiinteistö- ja hankintahallinnon toimialajohtajan alaiset yksiköt ja toiminnot ovat kiinteistöpalveluyksikkö sekä hankintahallinto ja logistiikka. Turvallisuusjohtajan alaiset yksiköt ovat turvallisuusyksikkö sekä tietoturva- ja kyberturvallisuudenyksikkö.

Oikeuspalveluun kuuluvat seuraavat yksiköt:

Konsulipalveluihin kuuluvat seuraavat yksiköt:

Poliittisen osaston tehtäviin kuuluu ministeriön sisäinen yhteensovittaminen keskeisissä ulko- ja turvallisuuspoliittisissa asioissa, kansainvälisen kaupan osaston tehtäviin kuuluu ministeriön sisäinen yhteensovittaminen keskeisissä kauppapoliittisissa asioissa ja kehityspoliittisen osaston tehtäviin kuuluu ministeriön sisäinen yhteensovittaminen keskeisissä kehityspoliittisissa asioissa.

Poliittisen osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Kansainvälisen kaupan osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Kehityspoliittisen osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Euroatlanttisen osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Aasian ja Oseanian osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Afrikan, Lähi-idän ja Latinalaisen Amerikan osaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Osaston tehtävänä on ulkoasiainhallinnon tavoitteiden edistäminen viestinnän ja maakuvatyön keinoin. Osasto suunnittelee, kehittää ja toteuttaa hallinnonalan viestintää ja laajemmin Suomen maakuvatyötä yhteistyössä ministeriön johdon, osastojen, palvelualueiden ja edustustojen kanssa.

Viestintä- ja maakuvaosaston tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Hallintopalvelujen yksiköille kuuluvat tässä pykälässä säädetyt tehtävät niiltä osin kuin ne eivät kuulu valtioneuvoston yhteisten palvelujen piiriin. Tarkemmat tehtävät ja työnjako määritellään hallintopalvelujen työjärjestyksessä.

Henkilöstöhallinnon yksiköiden tehtäviin kuuluvat henkilöstöhallinto ja henkilöstön kehittäminen, työsuojelu ja työhyvinvointi, yleishallinto, edustustoverkon muutosten koordinointi sekä kunniakonsuliasiat.

Tietohallinnon yksiköiden tehtäviin kuuluvat ulkoasiainhallinnon toimialasidonnaisen tiedon hallinta sekä niihin liittyvien palvelujen ja järjestelmien hallinnointi.

Kiinteistö- ja hankintahallinnon tehtäviin kuuluvat ulkomaanedustuksen kiinteistö- ja toimitilahallinto, hankinta-, tekniset tuki- ja logistiikkapalvelut, materiaalihallinto sekä ulkoasiainhallinnon hankintatoimen ja hankintoihin liittyvä ympäristöasioiden ohjaus.

Turvallisuushallinnon tehtäviin kuuluvat turvallisuusasiat mukaan lukien tieto- ja kyberturvallisuus.

Talousyksikön tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Oikeuspalvelun tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Konsulipalvelujen tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Protokollapalvelujen tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Sen lisäksi, mitä ministeriön taloussäännössä on sisäisestä valvonnasta määrätty, sisäisen tarkastuksen yksikön tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Kehitysevaluoinnin yksikön tehtäviin kuuluu:

Strategiayksikkö toimii hallinnollisesti valtiosihteerin kansliapäällikkönä alaisuudessa. Yksikön tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

EU-yksikkö toimii hallinnollisesti valtiosihteerin kansliapäällikkönä alaisuudessa. Yksikkö vastaa EU-asioiden yhteensovittamisesta ulkoasiainhallinnossa ja EU-vaikuttamisen johtamisesta yhteistoiminnassa osastojen kanssa. Yksikön tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

Tässä työjärjestyksessä valtiosihteerillä kansliapäällikkönä tarkoitetaan kansliapäällikkönä toimivaa valtiosihteeriä, jonka tehtävistä säädetään valtioneuvoston ohjesäännön 45 §:ssä ja talousarvioasetuksen 63 §:ssä.

Ministeriössä on neljä alivaltiosihteeriä, joilla on seuraavat vastuualueet:

Alivaltiosihteeri:

Osastopäällikkö:

Viestintä- ja maakuvaosastoa johtaa viestintäjohtaja, jolla on soveltuvilta osin samat tehtävät ja ratkaisuvalta kuin osastopäälliköllä.

Osastopäällikön avuksi osaston johtamisessa voidaan määrätä apulaisosastopäällikkö, jonka tehtävänä on:

Apulaisosastopäällikkö voidaan lisäksi määrätä samalla toimimaan osastoon kuuluvan yksikön päällikkönä.

Hallintopalveluja johtaa hallintojohtaja, oikeuspalvelua johtaa oikeuspäällikkö, konsulipalveluja johtaa konsulipäällikkö ja protokollapalveluja johtaa protokollapäällikkö. Näissä johtotehtävissä toimivilla on soveltuvin osin samat tehtävät ja ratkaisuvalta kuin osastopäälliköllä.

Yksikköä johtaa yksikönpäällikkö, jollei toisin ole säädetty.

Henkilöstöhallintoa johtaa henkilöstöjohtaja, tietohallintoa johtaa tietohallintojohtaja, kiinteistö- ja hankintahallintoa johtaa toimialajohtaja ja turvallisuushallintoa johtaa turvallisuusjohtaja. Heidän alaisuudessaan toimivat asianomaisten yksikköjen päälliköt.

Yksikönpäällikkö:

Sisäisen tarkastuksen yksikköä johtaa ulkoasiainhallinnon tarkastaja, jolla on soveltuvin osin samat tehtävät kuin osastopäälliköllä.

Strategiayksikköä johtaa strategiajohtaja, jolla on soveltuvin osin samat tehtävät kuin yksikön päälliköllä.

EU-yksikköä johtaa EU-johtaja, jolla on soveltuvin osin samat tehtävät kuin yksikön päälliköllä.

Talousyksikköä johtaa talousjohtaja, jolla on soveltuvin osin samat tehtävät kuin yksikön päälliköllä.

Kiertävä suurlähettiläs hoitaa toimialueeseensa kuuluvissa maissa soveltuvin osin niitä tehtäviä, jotka kuuluvat suurlähetystölle.

Kiertävä suurlähettiläs toimii ministeriössä sijoitettuna sille osastolle, jonka hoitamaan alueeseen hänen toimialueensa kuuluu.

Käsiteltävien asioiden valmistelusta vastaa se toimintayksikkö, jonka tehtäviin asia kuuluu. Jos asia kuuluu useamman kuin yhden osaston tai muun toimintayksikön tehtäviin, vastaa valmistelusta se toimintayksikkö, jonka tehtäviin asia pääasiallisesti kuuluu. Tällöin muiden toimintayksikköjen kanssa on asiasta neuvoteltava tai niiltä on pyydettävä lausunto.

Ministeri tai valtiosihteeri kansliapäällikkönä voivat määrätä asian valmistelusta vahvistetusta työnjaosta poiketen. Poikkeuksista työnjakoon voivat vastaavasti määrätä alivaltiosihteeri, osastopäällikkö ja määriteltyjä palvelukokonaisuuksia johtavat virkamiehet vastuualueellaan käsiteltävien asioiden osalta.

Virkamies on lisäksi vahvistetusta työnjaosta riippumatta velvollinen suorittamaan ne tehtävät, jotka häneen esimiesasemassa oleva toimintayksikön päällikkö tai ministeri vahvistetusta työnjaosta poiketen yksittäistapauksessa määrää hänen suoritettavakseen.

Valtioneuvostosta annetun lain 25 §:n mukaisesti ministeriössä asiat ratkaistaan esittelystä, jollei valtioneuvoston asetuksella erityisestä syystä toisin säädetä. Ratkaisusta ilman esittelyä säädetään valtioneuvoston ohjesäännön (262/2003) 38 §:ssä ja ulkoministeriöstä annetun valtioneuvoston asetuksen 7 §:ssä.

Valtioneuvoston esittelijöistä säädetään valtioneuvostosta annetun lain (175/2003) 21 §:ssä .

Ministeriössä päätettäviä asioita esittelevät valtioneuvoston esittelijät sekä ulkoasiainsihteeri, lakimies, oikeudellinen erityisasiantuntija, turvallisuusjohtaja, tietotekniikkapäällikkö, ylitarkastaja, tarkastaja, taloussuunnittelija, taloussuunnittelupäällikkö, talouspalvelupäällikkö, kehityspolitiikan neuvonantaja, erityisasiantuntija ja ne muut virkamiehet, jotka ministeriö määrää esittelijöiksi.

Tasavallan presidentin esittelyn, valtioneuvoston yleisistunnon tai raha-asiainvaliokunnan istunnon esittelylistaa ei saa jakaa ennen kuin ministeri on hyväksynyt sen ottamisen esittelyyn, jollei ministeri ole hyväksynyt muuta menettelytapaa.

Hanketta, projektia tai muuta erityistä tehtävää varten voidaan asettaa työryhmä, jonka jäseniksi voidaan määrätä ministeriön henkilöstöä vahvistetusta työnjaosta riippumatta ja kutsua jäseniä myös ministeriön ulkopuolelta.

Työryhmän asettamisesta päättää valtiosihteeri kansliapäällikkönä. Pääasiallisesti tietyn osaston tai palvelukokonaisuuden tehtäviin liittyvän työryhmän asettamisesta päättää kuitenkin asianomaisen toimintayksikön päällikkö. Tällaiseen työryhmään voidaan määrätä myös muun toimintayksikön henkilöstöä asianomaisen esihenkilön suostumuksella.

Työryhmän asettamispäätöksessä määrätään työryhmän tehtävistä, kokoonpanosta, työn aikataulusta, työtä ohjaavasta toimintayksiköstä ja työryhmälle mahdollisesti asetettavista kuulemis-, tiedottamis- tai muista velvoitteista. Projektia varten asetetun projektiryhmän tulee esittää sitä ohjaavan toimintayksikön tai projektia varten asetetun valvontaryhmän hyväksyttäväksi projektisuunnitelma ennen työnsä suorittamista.

Valtiosihteeri kansliapäällikkönä ratkaisee, sen lisäksi mitä valtioneuvoston ohjesäännön 45 §:ssä on säädetty, seuraavat asiat:

Alivaltiosihteeri, jonka vastuualueeseen kuuluvat hallintopalvelut, ratkaisee asiat, jotka koskevat ulkoasiainneuvosten sijoittamista ministeriön toimintayksikköön tehtäväänmääräämispäätöksellä.

Osastopäällikkö ratkaisee seuraavat asiat:

Kehityspoliittisen osaston päällikkö ratkaisee 63, 90 ja 91 §:ssä määrätyn lisäksi kehitysyhteistyöhankintojen kategoriasuunnitelmaa koskevat asiat.

Yksikönpäällikkö ratkaisee seuraavat asiat:

Ulkoasiainhallinnon tarkastaja, strategiajohtaja, EU-johtaja, kansallisen turvallisuusviranomaisen päällikkö sekä soveltuvin osin kiertävä suurlähettiläs ratkaisevat seuraavat asiat:

Hallintojohtaja ratkaisee 63 §:ssä määrätyn lisäksi seuraavat asiat:

Henkilöstöjohtaja ratkaisee 64 §:ssä säädetyn lisäksi seuraavat asiat:

Henkilöstöpäällikkö ratkaisee 64 §:ssä säädetyn lisäksi seuraavat asiat:

Henkilöstöyksikön virkamiehet ratkaisevat henkilöstöpäällikön ohella ulkomaanedustuksen korvauksista annetussa laissa (596/2006) tarkoitettuja asioita, jotka ovat raha-arvoltaan enintään 30 000 euroa sisäisen työnjakonsa puitteissa.

Henkilöstön kehittämispäällikkö ratkaisee 64 §:ssä säädetyn lisäksi asiat, jotka koskevat koulutusmäärärahojen käyttöä, jollei joiltakin osin toisin säädetä.

Tietohallintojohtaja ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi seuraavat asiat:

Kiinteistö- ja hankintahallinnon toimialajohtaja ratkaisee 64 §:ssä säädetyn lisäksi seuraavat asiat:

Kiinteistöpalveluyksikön päällikkö ratkaisee 64 §:ssä säädetyn lisäksi seuraavat asiat:

Kiinteistö- ja hankintahallinnon virkamiehet ratkaisevat kiinteistöpalveluyksikön päällikön ohella 74 §:n 3 ja 4 kohdassa tarkoitettuja asioita sisäisen työnjakonsa sekä käyttöönsä osoitettujen määrärahojen puitteissa.

Rakennuttamispäällikkö, ylläpitopäällikkö, hankintapäällikkö sekä kuriiri- ja logistiikkapäällikkö ratkaisevat vahvistetun työnjaon ja käyttöönsä osoitettujen määrärahojen puitteissa materiaali- ja palveluhankintoja, jotka ovat raha-arvoltaan alle 100 000 euroa.

Toimialan muut virkamiehet ratkaisevat vahvistetun työnjaon ja käyttöönsä osoitettujen määrärahojen puitteissa materiaali- ja palveluhankintoja, jotka ovat raha-arvoltaan alle 25 000 euroa.

Turvallisuusjohtaja ratkaisee 64 §:ssä säädetyn lisäksi asiat, jotka koskevat:

Talousjohtaja ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi taloussuunnitteluun ja taloushallintoon kuuluvat asiat sekä yksikön tehtäviin liittyvät ministeriön sisäiset ja edustustoihin kohdistuvat määräykset ja ohjeet (normit), siltä osin kuin ne eivät kuulu muun virkamiehen tai ministerin ratkaistavaksi.

Talousyksikön talouspalveluista vastaava virkamies ratkaisee asiat, jotka koskevat ministeriön kirjanpitoa ja maksuliikettä.

Konsulipäällikkö ratkaisee 63 §:ssä määrätyn lisäksi asiat, jotka koskevat edustuston valtuuttamista ottamaan vastaan meriselitys.

Konsuliasioiden yksikön päällikkö ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi seuraavat asiat:

Maahantuloasioiden yksikön päällikkö ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi viisuminanto-oikeuksien myöntämisen nimetylle Suomen kansalaiselle.

Passi- ja notaaripalvelujen yksikön päällikkö ratkaisee 64 §:ssä määrätyn lisäksi seuraavat asiat:

Protokollapäällikkö ratkaisee 63 §:ssä määrätyn lisäksi asiat, jotka koskevat vieraiden valtioiden ja kansainvälisten järjestöjen diplomaattisten edustajien Suomen lainsäädäntöön ja kansainvälisiin sopimuksiin perustuvia erioikeuksia ja vapauksia.

Protokollapalvelujen veroasioita käsittelemään määrätty virkamies ratkaisee lausunnot Wienin diplomaattisuhteita koskevan yleissopimuksen tarkoittamista verovapauksista ja oikeudesta arvonlisäveron palautukseen arvonlisäverolain (1501/1993) mukaisesti.

Protokollapalvelujen oleskelulupa-asioita hoitamaan määrätty virkamies ratkaisee asiat, jotka koskevat oleskelulupien myöntämistä vieraiden valtioiden ja kansainvälisten järjestöjen Suomessa olevien edustustojen diplomaattisen, hallinnollisen ja teknisen henkilökunnan jäsenille sekä heidän perheenjäsenilleen.

Kaksikäyttötuotteiden vientiä koskevat lupa-asiat ja kansallisesta vientilupaviranomaisesta annetussa laissa (786/2022) tarkoitetut lupa-asiat ratkaisee vientivalvontayksikön yksikönpäällikkö. Vientivalvontayksikön yksikönpäällikkö ratkaisee kansainvälisiä pakotteita koskevia lupa-asioita ja muita vientilupa-asioita, mikäli tämä on tarkoituksenmukaista asian luonteen vuoksi.

Ulkoministeriön toimivaltaan kuuluvat kansainvälisiä pakotteita koskevat lupa-asiat ratkaisee pakoteyksikön yksikönpäällikkö, jollei lupa-asia kuulu vientivalvontayksikön yksikönpäällikön ratkaistavaksi.

Ministeri päättää Itämeren, Barentsin ja arktisen yhteistyön määrärahojen sekä rahastoissa olevien lähialueyhteistyömäärärahojen käytön yleisistä linjauksista.

Määrärahojen käytöstä hankkeisiin, ohjelmiin ja muihin kohteisiin päättää euroatlanttisen osaston päällikkö.

Pohjois-Euroopan ja alueellisen yhteistyön yksikön päällikkö päättää kuitenkin seuraavista asioista:

Ministeri ratkaisee asiat, jotka koskevat kehitysyhteistyön määrärahojen ja valtuuksien tulosaluekohtaista jakamista.

Ministeri ratkaisee asiat, jotka koskevat kehitysyhteistyön määrärahojen ja valtuuksien käyttämistä kehitysyhteistyön hankkeisiin ja ohjelmiin, jollei toisin ole säädetty.

Kehityspoliittisen osaston päällikkö ratkaisee kuitenkin 1 momentissa tarkoitetut asiat 1 000 000 euroon saakka, jollei kyse ole avustuksesta suomalaiselle yhdistykselle tai säätiölle taikka vastaavalle ulkomaiselle yksityisoikeudelliselle yhteisölle, humanitaarisesta avusta, avustuksesta suomalaiselle yliopistolle tai ammattikorkeakoululle, sisäisen tarkastuksen yksikön hallinnoimista kehitysyhteistyömäärärahoista tai muusta yhteiskunnallisesti merkittävästä asiasta. Asiat, jotka tämän momentin mukaan ratkaisee kehityspoliittisen osaston päällikkö, tulee saattaa ministerin tietoon ennen ratkaisun tekemistä. Humanitaarisen avun ja politiikan yksikön päällikkö ratkaisee ministeriä kuultuaan kuitenkin 1 momentissa tarkoitetut kiireelliset asiat, jos kyse on humanitaarisesta avusta laajamittaisten ja äkillisten kriisien helpottamiseksi.

Ministeri ja 2 momentin mukaisen ratkaisuvaltansa rajoissa kehityspoliittisen osaston päällikkö voivat antaa ministeriön esittelijänä toimivan virkamiehen ratkaistavaksi asian, joka koskee avustuksen tai muun taloudellisen etuuden myöntämisen muodossa tapahtuvaa määrärahojen tarkempaa kohdentamista hankkeen tai ohjelman sisällä.

Kiertävä suurlähettiläs ratkaisee tarkoitukseen osoitettujen kehitysyhteistyön määrärahojen puitteissa toimialueellaan asiat, jotka koskevat määrärahojen käyttämistä kehitysyhteistyön paikallisiin hankkeisiin sekä näihin liittyviä sopimuksia ja muita oikeustoimia.

Kehitysyhteistyön määrärahoja hallinnoivien osastojen virkamiehet ratkaisevat vahvistettujen määrärahojen ja valtuuksien sekä tämän pykälän säännösten asettamissa rajoissa vastuualueellaan asiat, jotka koskevat kehitysyhteistyön suunnittelua, 90 §:n nojalla tehtyjen päätösten täytäntöönpanoa ja täytäntöönpanon valvontaa sekä edellä mainittuihin asioihin liittyviä sopimuksia, toimeksiantoja ja muita sitoumuksia.

Osastopäällikkö ratkaisee seuraavat 1 momentissa tarkoitetut asiat:

Yksikönpäällikkö ratkaisee seuraavat 1 momentissa tarkoitetut asiat:

Jos 3 momentissa tarkoitettu asia ei kuulu minkään yksikön vastuualueeseen, sen ratkaisee osastopäällikkö.

Osastopäällikkö ja yksikönpäällikkö voivat valtuuttaa muun ulkoasiainhallinnon virkamiehen allekirjoittamaan sitoumuksen tai sopimuksen, jonka osastopäällikkö tai yksikönpäällikkö on hyväksynyt.

Valtionasiamiehenä Euroopan ihmisoikeustuomioistuimessa toimii ihmisoikeustuomioistuin- ja -sopimusasioiden yksikön päällikkö. Toiminnasta valtionasiamiehenä muissa tapauksissa ja valtionasiamiesten sijaisista määrätään tarvittaessa erikseen ministeriön päätöksellä.

Ulkoministeriölle kansainvälisistä tietoturvallisuusvelvoitteista annetun lain (588/2004) nojalla kuuluvia tehtäviä hoitamaan määrätty yksikkö toimii kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin alaisuudessa.

Kansallinen turvallisuusviranomainen ratkaisee asiat, jotka kuuluvat kansallisen turvallisuusviranomaisen ratkaisuvaltaan lainsäädännön ja Suomea sitovien kansainvälisten tietoturvavelvoitteiden perusteella.

Kansallisen turvallisuusviranomaisen päällikkö ratkaisee sen lisäksi, mitä 65 §:ssä säädetään, asiat, jotka kuuluvat kansallisen turvallisuusviranomaisen ratkaisuvaltaan lainsäädännön ja Suomea sitovien kansainvälisten tietoturvallisuusvelvoitteiden perusteella. Henkilö- ja yritysturvallisuustodistuksen myöntämistä koskevan asian voi ratkaista myös kansallisen turvallisuusviranomaisen lakimies.

Virkamatkamääräyksen antaa:

Edustustoon sijaiseksi tai perehdyttämistä varten virkamatkalle lähetettävälle virkamiehelle virkamatkamääräyksen antaa kuitenkin henkilöstöpäällikkö.

Kriisinhallintatehtävissä ja vastaavissa muissa tehtävissä virkamatkalle lähetettävälle virkamiehelle, jota ei ole sijoitettu mihinkään toimintayksikköön, virkamatkamääräyksen antaa sen toimintayksikön päällikkö, jonka määrärahoista matkan kustannukset suoritetaan.

Matkamääräyksen antamisessa työsuhteessa olevalle työntekijälle noudatetaan soveltuvin osin virkamiehiä koskevia säännöksiä.

Tapauksissa, joissa ratkaisuvalta ei määräydy 1–4 momentin tai 82 §:n mukaisesti, virkamatkamääräyksen antaa hallintojohtaja.

Ulkoministeriön määrätessä virkamatkalle virkamiehen, jonka virkapaikka on edustustossa, virkamatkamääräyksen antaa sen toimintayksikön päällikkö, jonka valmistelemaan asiaan tai tehtäviin matka liittyy. Jos matka ei liity minkään toimintayksikön toimintaan, virkamatkamääräyksen antaa valtiosihteeri kansliapäällikkönä.

Jos samalle virkamatkalle osallistuu virkamiehiä eri toimintayksiköistä, virkamatkamääräyksen antava virkamies voi asianomaisen esimiehen suostumuksella antaa virkamatkamääräyksen myös alaisuuteensa kuulumattomalle virkamiehelle.

Matkakustannusten korvaaminen ulkoasiainhallinnon ulkopuoliselle henkilölle kuuluu toimintayksikön päällikön ratkaisuvaltaan työjärjestyksen 63–65 §:n mukaisesti.

Ulkoministeri vahvistaa valtiosihteerin ja kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin vuosiloman. Kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteeri vahvistaa alivaltiosihteerien, ulkoasiainhallinnon tarkastajan, EU-johtajan sekä strategiajohtajan vuosilomat.

Kansliapäällikkönä toimiva valtiosihteeri tai tämän määräämä alivaltiosihteeri vahvistaa osastopäällikön vuosiloman.

Osastopäällikkö, hallintojohtaja, oikeuspäällikkö, konsulipäällikkö ja protokollapäällikkö vahvistavat apulaisosastopäällikön, yksikönpäällikön sekä muun suoraan alaisuudessaan toimivan virkamiehen vuosiloman.

Ulkoasiainhallinnon tarkastaja vahvistaa alaisensa henkilöstön vuosilomat.

Yksikönpäällikkö vahvistaa alaisensa henkilöstön vuosilomat.

Kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin ja alivaltiosihteerien sijaiset määrää ministeri.

Osastopäällikön, hallintojohtajan, oikeuspäällikön, konsulipäällikön, protokollapäällikön ja suoraan kansliapäällikkönä toimivan valtiosihteerin alaisuudessa toimivien erillisyksiköiden päälliköiden sijaiset määrää kansliapäällikkönä toimiva valtiosihteeri. Yksiköiden päälliköiden sijaiset määrää asianomaisen osaston osastopäällikkö tai palvelukokonaisuuden päällikkö.

Muissa kuin edellä tarkoitetuissa tapauksissa määrää tehtävien hoidosta virkamiehen estyneenä ollessa asianomaisen toimintayksikön päällikkö.

Ministeriön suoritteen maksuttomuudesta ja hinnoittelusta tapauksissa, joissa maksu ei määräydy suoraan ulkoasiainhallinnon suoritteiden maksuista annetun ulkoasiainministeriön asetuksen säännösten nojalla päättää vastuualueensa osalta kunkin yksikön päällikkö.

Tämä työjärjestys tulee voimaan 1 päivänä syyskuuta 2008 ja sillä kumotaan 22 päivänä joulukuuta 2005 annettu ulkoasiainministeriön työjärjestys (1174/2005) siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen.

Ennen työjärjestyksen voimaantuloa voidaan ryhtyä sen täytäntöönpanon edellyttämiin toimenpiteisiin.

Tämän työjärjestyksen voimaantullessa oikeudellisen osaston päällikkönä toimiva henkilö toimii työjärjestyksen voimaantultua oikeuspäällikkönä, protokollaosaston päällikkönä toimiva protokollapäällikkönä, hallinnollisen osaston osastopäällikkönä toimiva hallintojohtajana ja hallinnollisen osaston apulaisosastopäällikkönä toimiva henkilöstöjohtajana kunnes nämä tehtävät on asianmukaisessa järjestyksessä täytetty.