553/2015

Anmälningar enligt stiftelselagen (487/2015) ska göras på en för ändamålet fastställd blankett på det sätt som särskilt föreskrivs i stiftelselagen samt i företags- och organisationsdatalagen (244/2001) . Behövliga bilagor ska fogas till anmälan.

Patent- och registerstyrelsen, nedan registermyndigheten, för diarium över anmälningar och meddelanden som getts in. Diariet är offentligt och i det ska antecknas stiftelsens namn, diarienummer, ankomstdag, interimistiska beslut eller andra interimistiska åtgärder samt datum för registreringen.

Har anmälan gjorts i föreskriven ordning och finns inte heller något annat hinder för registrering, ska uppgifterna i anmälan antecknas i registret.

De omständigheter som gäller stiftelserna och som nämns i grund- och ändringsanmälan antecknas i registret i den kronologiska ordning enligt vilken beslut om att föra in dem i registret har fattats. I registret ska dessutom antecknas datum för registreringen. Registeranteckningarna offentliggörs så att det med hjälp av ett elektroniskt centralsystem är möjligt att bekanta sig med de offentliggjorda uppgifterna i kronologisk ordning.

Bifirma antecknas i registret vid anteckningen om stiftelsen i fråga. Den del av verksamheten som bifirman gäller ska nämnas i registret.

Anteckning om anmälningar om fusion införs i registret vid anteckningen om såväl den överlåtande som den övertagande stiftelsen.

Registermyndigheten ska föra en alfabetisk förteckning över namnen på stiftelser som antecknats i registret och deras olika språkformer samt bifirmor.

Registermyndigheten ska föra en särskild alfabetisk förteckning över stiftelser med en registeranteckning om att de upplösts samt över stiftelser som avregistrerats.

Av de handlingar som gäller en i registret införd stiftelse och som inte avses i 8 § ska upprättas en särskild akt, i vilken stiftelsens företags- och organisationsnummer ska antecknas. Ändringsanmälningar ska fogas till akten.

Ansökan om förhandsgranskning av stadgarna inklusive bilagor samt beslut som gäller förhandsgranskningen ska förvaras två år efter det att beslutet meddelades. Om stiftelsen antecknas i registret med anledning av en grundanmälan som görs inom denna tid, ska de ovannämnda handlingarna fogas till den i 1 mom. nämnda akten. Till akten ska också fogas de handlingar som gäller utförd förhandsgranskning av en stadgeändring.

Av bokslutshandlingar, verksamhets- och revisionsberättelser samt övriga för tillsyn över en stiftelse inhämtade och erhållna utredningar som har getts in till registermyndigheten ska upprättas en särskild akt, i vilken stiftelsens företags- och organisationsnummer ska antecknas.

Specifikationerna till balansräkningen i stiftelsens bokslut och andra sekretessbelagda uppgifter ska förvaras i en särskild akt, i vilken stiftelsens företags- och organisationsnummer antecknas.

Till en stiftelses grundanmälan ska fogas en stiftelseurkund i original eller som på tjänstens vägnar styrkt kopia, utredning om att testamentet vunnit laga kraft samt en i 13 kap. 4 § 1 mom. i stiftelselagen avsedd försäkran som styrelseledamöterna och verkställande direktören givit och ett i 5 § 1 mom. i samma kapitel avsett revisorsyttrande. Till anmälan ska vid behov fogas utredning om valet av ledamöter, ersättare och ordförande i stiftelsens styrelse och förvaltningsråd, valet av stiftelsens verkställande direktör och ställföreträdare för denne, valet av stiftelsens revisor och revisorssuppleant samt beviljandet av rätt att företräda stiftelsen.

I en ansökan om dispens från kraven i 3 kap. 10 § 3 mom. eller 17 § 3 mom. i stiftelselagen ska de omständigheter uppges som ligger till grund för ansökan. Om ansökan gäller en bestämd person, ska dennes personuppgifter anges i ansökan.

Har registermyndigheten beviljat dispens från kraven i 3 kap. 10 § 3 mom. eller 17 § 3 mom. i stiftelselagen, ska till anmälan fogas utredning om beviljande av dispens.

I ändringsanmälan ska tydligt anges en omständighet som enligt 13 kap. 6 § i stiftelselagen ska antecknas i registret, och till anmälan ska fogas en utredning om det beslut som ändringen grundar sig på. Vad som ovan föreskrivs om bilagor till grundanmälan gäller i tillämpliga delar även bilagor till ändringsanmälan.

I stället för den originalhandling som enligt denna förordning ska fogas till anmälan ska en skannad bild av handlingen eller en handling med en elektronisk underskrift fogas till anmälan, om anmälningsförfarandet är elektroniskt.

Stiftelsernas anmälningar till registermyndigheten enligt stiftelselagens bestämmelser om fusion ska göras som gemensam anmälan av den övertagande stiftelsen och varje överlåtande stiftelse, om inte annat föreskrivs i stiftelselagen.

Förfaller fusionen efter det att fusionsplanen registrerats, ska den överlåtande stiftelsen göra en ändringsanmälan om detta.

En ändringsanmälan i fråga om en övertagande stiftelse eller en grundanmälan i fråga om en ny stiftelse som bildas vid fusionen ska göras samtidigt med ändringsanmälan om verkställande av fusionen.

Vad som i 10 § föreskrivs om ändringsanmälan och om den utredning som ska fogas till den gäller i tillämpliga delar också andra anmälningar till registermyndigheten.

I en anmälan om försättande i likvidation ska personuppgifterna för dem som valts eller förordnats att verkställa likvidationen nämnas.

Ledamöterna i den sista styrelsen och verkställande direktören för en stiftelse med en registeranteckning om att stiftelsen upplösts eller avregistrerats eller den till vilken tillgångarna i den stiftelse som upplöses ska överlåtas, ska se till att protokoll över sammanträden i stiftelsens organ och andra beslut förvaras och meddela registermyndigheten vem som har anförtrotts förvaringen. Protokollen och besluten ska bevaras i tio år efter respektive sammanträde eller beslut.

Registermyndigheten har utöver vad som föreskrivs ovan rätt att av den som gör anmälan kräva även annan behövlig utredning om huruvida anmälningen är lagenlig eller en anmäld uppgift är riktig.

Registermyndigheten utfärdar mot föreskriven avgift intyg och utdrag ur stiftelseregistret samt kopior av till registret hörande handlingar som är i dess besittning, med undantag för sekretessbelagda uppgifter och handlingar enligt 5 kap. 5 § i stiftelselagen och 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) . Kopior av en stiftelses handlingar som är i registermyndighetens besittning ska på begäran lämnas ut i elektronisk form. Om tio år sedan handlingen gavs in till registermyndigheten har förflutit den dag då begäran om kopia framställs, behöver kopian dock inte lämnas ut i elektronisk form.

Registermyndigheten kan lämna ut uppgifter om anteckningar som gjorts i stiftelseregistret och till registret anslutna handlingar som är i dess besittning också som ett skriftligt utdrag eller via teknisk anslutning eller i annan maskinellt bearbetbar form.

En handling som ska ges ur stiftelseregistret och som har utarbetats med hjälp av automatisk databehandling kan undertecknas maskinellt. Ett omnämnande av detta ska finnas i handlingen.

Denna förordning träder i kraft den 1 december 2015.