Asiakirjan katoaminen
- Ämnesord
- Asiakirjoista huolehtiminen, Asiakirjojen katoaminen, Asiakirjojen säilyttäminen
- År för fallet
- 2001
- Meddelats
- Diarienummer
- 1220/1/99
- Avgörare
- Oikeuskansleri
Erään kanteluasian käsittelyn yhteydessä oli hankittu lääninhallituksen poliisiosaston päätös ja siihen liittyvä asiakirjavihko. Vihkoon ei oltu liitetty selvitystä, johon lääninhallituksen poliisiosaston asiakkaalle antama päätös oli perustunut.
Saadun selvityksen mukaan lääninhallituksen poliisiosaston päätöksessä kerrottu selvitys oli ollut käytettävissä päätöstä tehtäessä. Se on kuitenkin jossain vaiheessa selvittämättömällä tavalla kadonnut, eikä sitä ollut enää onnistuttu löytämään.
Oikeuskanslerin ratkaisussa todetaan, että hyvä hallinto edellyttää mahdollisuutta selvittää päätösten perusteet myös jälkikäteen. Tässä tarkoituksessa on säädetty myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta, jonka mukaan asiakirjat ovat julkisia, jollei niihin sovellu jokin erityinen salassapitoperuste. Viranomaiselle sen tutkittavana olevassa asiassa toimitetun asiakirjan säilyttämisestä on säädetty myös arkistolaissa. Kun lääninhallituksen päätöksessä kerrottu selvitys puuttuu asian asiakirjavihosta, on päätöksen oikeellisuuden arviointi täysin aukottomalla tavalla käytännössä mahdotonta.
Oikeuskansleri on kiinnittänyt lääninhallituksen poliisiosaston vakavaa huomiota lain ja hyvän hallinnon edellyttämään hyvään asiakirjahallintoon.