1174/2005

Given i Helsingfors den 22 december 2005

Arbetsordning för utrikesministeriet

I enlighet med utrikesministeriets beslut föreskrivs med stöd av 7 § 2 mom. i lagen den 28 februari 2003 om statsrådet (175/2003):

1 kap.

Allmänna bestämmelser

1 §
Tillämpningsområde

I enlighet med 7 § i lagen om statsrådet (175/2003) indelas ett ministerium i avdelningar och vid behov i andra verksamhetsenheter för att ministeriets uppgifter skall kunna skötas ändamålsenligt.

I statsrådets förordning om utrikesministeriet (257/2000) föreskrivs om ministeriets organisationsform och det allmänna organiserandet av dess verksamhet. Närmare bestämmelser om saken utfärdas genom denna arbetsordning.

Med verksamhetsenhet avses i denna arbetsordning avdelningar och enheter som hör till ministeriets organisation.

2 §
Avdelningarnas arbetsordningar

Avdelningarna har arbetsordningar som innehåller bestämmelser om uppgifterna och arbetsfördelningen vid avdelningens verksamhetsenheter och i vilka närmare bestämmelser om avdelningens verksamhet meddelas vid behov. En avdelnings arbetsordning fastställs av avdelningschefen. För en avdelning som inte har verksamhetsenheter i den interna organisationen är en arbetsordning inte obligatorisk.

3 §
Intern kontroll

Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att

1) målen för utrikesförvaltningens verksamhet och ekonomi nås,

2) utrikesförvaltningens verksamhet och ekonomi följer lag och att egendom och tillgångar som utrikesförvaltningen ansvarar för är tryggade, och att

3) det tas fram korrekt och tillräcklig information om utrikesförvaltningens verksamhet och ekonomi för externa och interna behov.

Statssekreteraren som är kanslichef svarar för den interna kontrollen inom utrikesförvaltningen och för hur förfarandet organiseras.

Den interna kontrollen i ministeriet och representationerna genomförs i första hand genom verksamhetsformer och arbetsarrangemang som säkerställer att målen för den interna kontrollen förverkligas samt genom integrerade åtgärder avseende ledning, styrning, uppföljning och rapportering i samtliga verksamhetsenheter inom utrikesförvaltningen. Ministeriets avdelningar och enheter samt representationerna svarar inom sina respektive ansvarsområden och uppgifter för de åtgärder som den interna kontrollen förutsätter, på det sätt som är föreskrivet om uppgifter och ansvar i statsrådets förordning om utrikesförvaltningen (256/2000), nedan utrikesförvaltningsförordningen, och i denna arbetsordning. Nödvändiga, mer detaljerade bestämmelser om förfarandet för att säkerställa att målen för den interna kontrollen uppnås tas in i ministeriets interna föreskrifter och anvisningar.

Uppgifterna inom den interna kontrollen och ansvaret för att de sköts på lämpligt sätt ankommer på utrikesförvaltningens olika enheter och tjänstemän i enlighet med uppgifts- och ansvarfördelningen i utrikesförvaltningsförordningen och denna arbetsordning.

4 §
Intern revision

Vid ministeriet finns en enhet för intern granskning för att säkerställa att den interna kontrollen är lämplig och tillräcklig och för andra revisions- och utvärderingsuppdrag som ledningen bestämmer. Enheten arbetar självständigt under statssekreteraren som är kanslichef. Närmare bestämmelser om den interna revisionen finns i reglementet för intern kontroll som avses i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) nedan budgetförordningen.

Under avdelningschefen för utvecklingspolitiska avdelningen finns en enhet för utvärdering och intern revision, som skall säkerställa att den interna kontrollen är lämplig och tillräcklig inom utvecklingssamarbetet och den finansiering som förekommer där samt bistå avdelningens ledning vid den interna kontrollen och utvärderingen. Om enhetens interna revision av utvecklingssamarbetet bestäms närmare i reglementet om detta.

5 §
Ekonomistadga och andra bestämmelser för ekonomiförvaltningen

I utrikesministeriets ekonomistadga bestäms närmare, på det sätt som anges i budgetförordningen, om detaljerna för verksamhets- och ekonomiplaneringen på förvaltningsområdet, förfarandet för verkställigheten av statsbudgeten och resultat- och bokslutsrapporteringen samt skötseln av utrikesförvaltningens ekonomiförvaltning och därtill hörande intern kontroll.

6 §
Samarbetsförfarande

Personalen kan påverka det beslutsfattande som har betydelse för arbetet och arbetsförhållandena och gäller ämbetsverkets verksamhet så som bestäms i lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (651/1988) samt avtalas med stöd av samarbetsavtal.

7 §
Principer för den interna informationen

Inom den interna informationen iakttas principen om öppenhet och ansvarighet. Vid avdelningarna och de fristående enheterna informeras om de viktigaste ärenden som behandlas vid dem.

2 kap.

Styr- och ledningssystem

8 §
Styr- och ledningsprinciper

Inom ministeriets verksamhet tillämpas resultatorienterad ledning. Mellan ministeriet och beskickningarna tillämpas resultatstyrning.

Ministeriets avdelningar och enheter svarar för att deras resultatmål nås samt för identifiering och kontroll av omständigheter som äventyrar uppnåendet av målen på respektive uppgiftsområde.

Avdelningarna och de fristående enheterna svarar för genomförandet av ministeriets strategier samt för att arbetet ger resultat och för den interna kontrollen. Resultatansvar och att verksamheten ger resultat betonas i ledningen av ministeriet och styrningen av representationerna.

Ministern leder ministeriets arbete biträdd av ministeriets ledningsgrupper. Statssekreteraren som är kanslichef svarar för resultatledningen av hela ministeriet. Avdelningscheferna och cheferna för de fristående enheterna svarar för resultatledningen inom resultatområdena, om inte annat föreskrivs nedan.

Statssekreteraren som är kanslichef leder resultatstyrningen av representationerna. Avdelningarna och de fristående enheterna sköter resultatstyrningen av representationerna inom sina respektive verksamhetsområden. Administrativa avdelningen sörjer för uppläggningen av denna resultatstyrning.

9 §
Ministeriets ledningsgrupp

Ministeriets ledningsgrupp skall förberedelsevis behandla strategiskt viktiga frågor som gäller verksamheten och ekonomin inom förvaltningsområdet samt andra frågor som ordföranden eller vice ordföranden tar upp till behandling i ledningsgruppen. Ministeriets ledningsgrupp består av utrikesministern och de övriga ministrarna inom förvaltningsområdet, statssekreterarna, statssekreteraren som kanslichef och understatssekreterarna.

I tjänstemannasammansättning består ministeriets ledningsgrupp av gruppens tjänstemannamedlemmar. I denna sammansättning skall ministeriets ledningsgrupp behandla och samordna ärenden som hör till uppgifterna för statssekreteraren som är kanslichef och understatssekreterarna.

Ordförande för ministeriets ledningsgrupp är utrikesministern, vice ordförande de övriga ministrarna inom förvaltningsområdet och sekreterare en tjänsteman som statssekreteraren som är kanslichef förordnar. Om ministrarna har förhinder är en statssekreterare ordförande för ledningsgruppen. Ordförande för tjänstemannasammansättningen är statssekreteraren som är kanslichef och vice ordförande den understatssekreterare som ansvarar för förvaltningsärenden. Gruppen sammanträder på kallelse av en minister eller statssekreteraren som är kanslichef eller på något annat sätt som gruppen bestämmer.

10 §
Ministeriets utvidgade ledningsgrupp

Ministeriets utvidgade ledningsgrupp deltar i behandlingen av vittsyftande och principiellt viktiga frågor som gäller verksamheten inom förvaltningsområdet samt behandlar förberedelsevis andra frågor som ordföranden eller vice ordföranden tar upp till behandling i ledningsgruppen. Ledningsgruppen skall dessutom främja den interna informationen vid ministeriet.

Ledningsgruppen består av statssekreteraren som kanslichef, understatssekreterarna, avdelningscheferna, chefen för sekretariatet för nordiskt samarbete, inspektören inom utrikesförvaltningen, planerings- och forskningschefen, ekonomiplaneringschefen, chefen för dataförvaltningsenheten och representanter som personalorganisationerna utsett. Statssekreterarna har rätt att delta i mötena med ministeriets utvidgade ledningsgrupp.

Ordförande för ledningsgruppen är statssekreteraren som kanslichef. Vice ordförande är understatssekreterarna i den ordning som statssekreteraren som är kanslichef bestämmer, samt sekreterare är en tjänsteman som statssekreteraren som är kanslichef förordnar. Ledningsgruppen sammanträder på kallelse av statssekreteraren som är kanslichef eller på något annat sätt som ledningsgruppen bestämmer.

11 §
Nyckelgruppen

Nyckelgruppen skall förberedelsevis behandla ärenden som gäller besättande av följande tjänster och uppdrag:

1) tjänsten som statssekreterare som kanslichef och tjänsterna som understatssekreterare,

2) uppdragen som avdelningschef, biträdande avdelningschef och biträdande protokollchef,

3) uppdraget som inspektören inom utrikesförvaltningen, samt

4) uppdragen som beskickningschef och ambulerande ambassadör med undantag av uppdraget som chef för ett konsulat med utsänd konsul och chef för ett vicekonsulat.

Dessutom kan nyckelgruppen till behandling ta ärenden som gäller andra personalpolitiskt betydande tjänsteutnämningar och förordnanden.

Nyckelgruppen består av statssekreteraren som kanslichef och understatssekreterarna. Chefen och biträdande chefen för administrativa avdelningen har rätt att närvara vid nyckelgruppens möten.

Ordförande för nyckelgruppen är statssekreteraren som kanslichef, vice ordförande den understatssekreterare som ansvarar för förvaltningsärenden och sekreterare en tjänsteman som statssekreteraren som är kanslichef förordnar. Nyckelgruppen sammankallas på det sätt som ordföranden bestämmer

12 §
Avdelningarnas ledningsgrupper

Vid ledningen av en avdelning biträds avdelningschefen av avdelningens ledningsgrupp som förberedelsevis behandlar de mest betydande ärenden som hänför sig till verksamheten vid avdelningen och andra ärenden som avdelningschefen bestämmer.

Ordförande för ledningsgruppen är avdelningschefen. Avdelningschefen förordnar vice ordföranden, de övriga medlemmarna och sekreteraren samt eventuella andra tjänstemän som skall kallas till ledningsgruppens möten. Ledningsgruppen sammankallas på det sätt som avdelningschefen bestämmer.

13 §
Utvecklingspolitiska styrgruppen

Utvecklingspolitiska styrgruppen behandlar förberedelsevis omfattande och principiella helheter som hänför sig till utvecklingspolitiken och utvecklingssamarbetet.

Ordförande för styrgruppen är chefen för utvecklingspolitiska avdelningen och vice ordförande biträdande avdelningschefen vid utvecklingspolitiska avdelningen. Övriga medlemmar är cheferna för Europaavdelningen, östavdelningen, avdelningen för Amerika och Asien, avdelningen för Afrika och Mellanöstern samt avdelningen för globala frågor och ersättare är ställföreträdarna för dessa. Företrädare för handelspolitiska avdelningen och politiska avdelningen samt för informations- och kulturavdelningen har rätt att delta i styrgruppens möten. Styrgruppens sekreterare är en tjänsteman som förordnas av ordföranden. Styrgruppen sammanträder på kallelse av ordföranden eller på något annat sätt som gruppen bestämmer.

14 §
Utvecklingssamarbetets kvalitetsgrupp

Innan ett finansieringsförslag läggs fram skall utvecklingssamarbetets kvalitetsgrupp behandla planerna angående projekt och program för utvecklingssamarbetet och andra åtgärder som förbereds för finansiering. Syftet med kvalitetsgruppen är att säkerställa att åtgärderna är i linje med den utvecklingspolitik som regeringen fastställt. Kvalitetsgruppen förordar planerna eller kommenterar dem på annat sätt.

Utvecklingspolitiska avdelningens biträdande avdelningschef är ordförande för kvalitetsgruppen och medlemmar är företrädare som utses av avdelningen för Afrika och Mellanöstern, avdelningen för Amerika och Asien, avdelningen för globala frågor, Europaavdelningen och östavdelningen, tre företrädare för utvecklingspolitiska avdelningen samt företrädare för övriga avdelningar som kvalitetsgruppen anser nödvändiga till följd av frågans natur. Sekreterare för kvalitetsgruppen är en tjänsteman som förordnas av ordföranden. Kvalitetsgruppen sammanträder på kallelse av ordföranden eller på annat sätt som gruppen beslutar.

15 §
Styrgruppen för fastighetsärenden

Styrgruppen för fastighetsärenden behandlar förberedelsevis de viktigaste ärenden som hänför sig till fastigheter, verksamhetslokaler och tjänstebostäder.

Ordförande för styrgruppen för fastighetsärenden är chefen för administrativa avdelningen. Ordföranden förordnar vice ordföranden och de övriga medlemmarna i styrgruppen samt sekreteraren. Styrgruppen sammanträder på det sätt som ordföranden bestämmer.

16 §
Beredskapsgruppen

Vid ministeriet finns en beredskapsgrupp som behandlar de planer och åtgärder inom förvaltningsområdet som gäller förberedelser med tanke på krissituationer och undantagsförhållanden.

Ordförande för beredskapsgruppen och beredskapschef vid utrikesförvaltningen är statssekreteraren som kanslichef eller någon annan tjänsteman som har förordnats att sköta uppgiften. Sekreterare för beredskapsgruppen är säkerhetschefen.

Beredskapsgruppens närmare uppgifter, sammansättning och vice ordförande, som är ställföreträdande beredskapschef, bestäms i det beslut genom vilket gruppen tillsätts.

17 §
Befolkningsskydd och räddningsverksamhet

För befolkningsskydd och räddningsverksamhet har ministeriet har en skyddschef som är säkerhetschefen eller någon annan tjänsteman som förordnas av statssekreteraren som är kanslichef. Skyddschefen skall förbereda och verkställa ministeriets uppgifter inom befolkningsskyddet och räddningsverksamheten. Ställföreträdare för skyddschefen och biträdande skyddschef är en tjänsteman som förordnas av statssekreteraren som är kanslichef.

Ministeriets räddningsorganisation och räddningsåtgärderna fastställs i ministeriets räddningsplan som fastställs av statssekreteraren som kanslichef. Varje tjänsteman är skyldig att sköta de uppgifter som han eller hon eventuellt åläggs i räddningsplanen.

18 §
Ministrarnas specialmedarbetares rätt att få uppgifter

Ministrarnas specialmedarbetare biträder ministrarna och utför de uppgifter som ministrarna uppdrar åt dem. Ministrarnas specialmedarbetare är inte föredragande vid ministeriet. Specialmedarbetarna skall på begäran ges den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter.

Ministrarnas specialmedarbetare har rätt att delta i möten med ministeriets ledningsgrupp och utvidgade ledningsgrupp och i andra planeringsorgans och beredande organs möten.

3 kap.

Ministeriets organisation

19 §
Organisationens grundstruktur

Vid ministeriet finns en politisk avdelning, en handelspolitisk avdelning, en utvecklingspolitisk avdelning, en Europaavdelning, en östavdelning, en avdelning för Amerika och Asien, en avdelning för Afrika och Mellanöstern, en avdelning för globala frågor, en administrativ avdelning, en rättsavdelning, en protokollavdelning samt en informations- och kulturavdelning. Vid ministeriet finns dessutom en enhet för intern granskning och en enhet för planering och forskning, vilka lyder under statssekreteraren som kanslichef.

20 §
Politiska avdelningens organisation

Vid politiska avdelningen finns följande enheter:

1) Säkerhetspolitik,

2) Vapenkontroll,

3) EU:s gemensamma utrikes- och säkerhetspolitik,

4) Politiska frågor gällande mänskliga rättigheter, och

5) Civil krishantering.

21 §
Handelspolitiska avdelningens organisation

Vid handelspolitiska avdelningen finns följande enheter:

1) EG:s gemensamma handelspolitik,

2) OECD- och investeringsskyddsfrågor och särskilda ekonomiska relationer,

3) Tillträde till marknaden, och

4) Exportövervakning.

22 §
Organisationen vid utvecklingspolitiska avdelningen

Vid utvecklingspolitiska avdelningen finns följande enheter:

1) Utvärdering och intern revision,

2) Allmän utvecklingspolitik och planering,

3) Sektorpolitik, och

4) Medborgarorganisationer.

23 §
Europaavdelningens organisation

Vid Europaavdelningen finns följande enheter:

1) Västeuropa,

2) Allmänna EU-frågor och samordning,

3) Central- och Sydosteuropa,

4) EU:s utvidgning,

5) Västbalkan, och

6) Sekretariatet för nordiskt samarbete, vars chef föredrar ärendena som hör till enhetens ansvarsområde direkt för ministern för nordiskt samarbete.

24 §
Östavdelningens organisation

Vid östavdelningen finns följande enheter:

1) Ryssland,

2) Östeuropa och Centralasien,

3) Närområdessamarbetet, och

4) Den nordliga dimensionen.

25 §
Organisationen vid avdelningen för Amerika och Asien

Vid avdelningen för Amerika och Asien finns följande enheter:

1) Asien och Oceanien,

2) Nordamerika, och

3) Latinamerika och Karibien.

26 §
Organisationen vid avdelningen för Afrika och Mellanöstern

Vid avdelningen för Afrika och Mellanöstern finns följande enheter:

1) Mellanöstern och Nordafrika,

2) Öst- och Västafrika, och

3) Södra Afrika.

27 §
Organisationen vid avdelningen för globala frågor

Vid avdelningen för globala frågor finns följande enheter:

1) Allmänna globala frågor,

2) Ekonomisk och social utveckling,

3) Utvecklingsfinansieringsinstitutioner,

4) Internationell miljöpolitik, och

5) Humanitärt bistånd.

28 §
Administrativa avdelningens organisation

Vid administrativa avdelningen finns följande enheter:

1) Personalärenden,

2) Anställningsärenden,

3) Ekonomitjänster,

4) Fastighetsförvaltning,

5) Dataförvaltning,

6) Kontorstjänster,

7) Säkerhet, och

8) Administrativa ärenden; enheten bistår även den understatssekreterare som ansvarar för förvaltningsärenden.

29 §
Rättsavdelningens organisation

Vid rättsavdelningen finns följande enheter:

1) Folkrätt,

2) Traktaträtt,

3) Allmänna EU-rättsliga frågor,

4) EU-domstolsärenden,

5) Människorättsdomstols- och människorättskonventionsärenden,

6) Konsulära ärenden, och

7) Pass- och visumärenden.

30 §
Informations- och kulturavdelningens organisation

Vid informations- och kulturavdelningen finns följande enheter:

1) Media,

2) Information,

3) Kultur,

4) Publikationer och Finlandfrämjande,

5) Europainformation och medborgarinformation,

6) Utvecklingspolitisk information, och

7) Webbinformation.

4 kap.

Verksamhetsenheternas uppgifter

31 §
Politiska, handelspolitiska och utvecklingspolitiska avdelningens samordningsuppgifter

Till politiska avdelningens uppgifter hör ministeriets interna samordning av centrala utrikes- och säkerhetspolitiska frågor, till handelspolitiska avdelningens uppgifter hör ministeriets interna samordning av centrala handelspolitiska frågor och till utvecklingspolitiska avdelningens uppgifter hör ministeriets interna samordning av centrala utvecklingspolitiska frågor.

32 §
Politiska avdelningens uppgifter

Till politiska avdelningens uppgifter hör följande ärenden:

1) Finlands utrikes- och säkerhetspolitik i allmänhet samt globala politiska frågor och säkerhetsfrågor,

2) EU:s gemensamma utrikes- och säkerhetspolitik (GUSP) samt Europakorrespondentens uppgifter,

3) EU:s gemensamma säkerhets- och försvarspolitik samt euroatlantiska säkerhetsfrågor (Nato, Euroatlantiska partnerskapsrådet, verksamheten inom Partnerskap för fred),

4) fredsbevarande verksamhet och militär krishantering,

5) civil krishantering,

6) Organisationen för säkerhet och samarbete i Europa,

7) Europarådet,

8) vapenkontroll, ärenden som gäller försvarsmaterielexport, samarbete som gäller försvarsmaterielområdet och internationellt samarbete när det gäller exportövervakning,

9) politiska och allmänna frågor gällande mänskliga rättigheter,

10) flykting, invandrar- och asylpolitiska frågor,

11) stöd för mänskliga rättigheter och demokrati, och

12) deltagande i beredningen av internationella överenskommelser som hänför sig till avdelningens uppgifter och i författningsberedningen i samarbete med rättsavdelningen.

33 §
Handelspolitiska avdelningens uppgifter

Till handelspolitiska avdelningens uppgifter hör följande ärenden:

1) Europeiska gemenskapens handelspolitik,

2) frågor som gäller tillträde till marknaden, handelshinder, importskydd och antidumpning,

3) ärenden som gäller Världshandelsorganisationen (WTO),

4) ärenden som gäller Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD) samt övriga ärenden som gäller organisationer och institutioner på det ekonomiska området till den del ärendena inte hör till någon annan avdelnings uppgifter,

5) beredning, utvärdering och samordning av en allmän politik för främjande av export från Finland och internationalisering av företag,

6) exportövervakning av produkter med dubbel användning och tillståndsärenden samt samordning av frågor som gäller exportövervakningen,

7) främjande och skydd av finska investeringar,

8) internationella överenskommelser på det handelspolitiska området och författningsberedning när det gäller ärenden som hör till avdelningens uppgifter, och

9) övriga ärenden som gäller Finlands handelsrelationer och ekonomiska relationer med främmande stater till den del de inte hör till någon annan avdelnings uppgifter.

34 §
Utvecklingspolitiska avdelningens uppgifter

Till uppgifterna vid utvecklingspolitiska avdelningen hör följande ärenden:

1) Finlands internationella utvecklingspolitik och utvecklingssamarbetspolitik,

2) helhetsplanering och uppföljning av utvecklingssamarbetet, verksamhets- och ekonomiplanering, beredning av budgeten, ekonomiförvaltning samt statistikföring och rapportering,

3) övervakning, utveckling och rådgivning när det gäller utvecklingssamarbetets kvalitet samt föreskrifter och anvisningar,

4) utvecklingsfrågor och utvecklingssamarbetsfrågor inom EU och OECD till den del de inte hör till någon annan avdelnings uppgifter samt utvecklingslandsforskning,

5) medborgarorganisationernas utvecklingssamarbete, stöd till internationella medborgarorganisationer till den del de inte hör till någon annan avdelnings uppgifter,

6) FINNFUND och räntestödskrediter,

7) utvärdering och intern revision av utvecklingssamarbetet, och

8) internationella överenskommelser, författningsberedning och andra rättsliga frågor i anslutning till avdelningens uppgifter.

35 §
Europaavdelningens region och uppgifter

Till Europaavdelningens geografiska region hör Albanien, Andorra, Belgien, Bosnien och Hercegovina, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Frankrike, Grekland, Heliga Stolen, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Makedonien (FYROM), Malta, Monaco, Nederländerna, Norge, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Schweiz, Serbien och Montenegro, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tjeckien, Turkiet, Tyskland, Ungern och Österrike.

Till Europaavdelningens uppgifter hör följande ärenden:

1) politiska, handelspolitiska och handelsekonomiska frågor samt utvecklingssamarbetsfrågor i anslutning till bilaterala relationer och EU:s externa relationer och multilaterala organ för de länder som hör till regionen,

2) allmänna EU-frågor, inklusive utvecklandet av EU,

3) EU:s utvidgning,

4) fredsprocessen i Västbalkan och civilhjälp där samt pakten om stabiliteten i Sydosteuropa,

5) ministeriets interna samordning av centrala EU-frågor, och

6) uppgifterna enligt Nordiska ministerrådets arbetsordning och andra ärenden som gäller planering och samordning av nordiska samarbetsfrågor.

36 §
Östavdelningens region och uppgifter

Till östavdelningens geografiska region hör Ryssland samt Armenien, Azerbajdzjan, Georgien, Kazakstan, Kirgizistan, Moldavien, Mongoliet, Tadzjikistan, Turkmenistan, Ukraina, Uzbekistan och Vitryssland.

Till östavdelningens uppgifter hör följande ärenden:

1) politiska, handelspolitiska och handelsekonomiska frågor samt utvecklingssamarbetsfrågor i anslutning till bilaterala relationer och EU:s externa relationer och multilaterala organ för de länder som hör till regionen,

2) regionala organisationer och andra samarbetsorgan,

3) bilateralt och multilateralt närområdessamarbete samt internationella finansieringsarrangemang i anslutning till detta, och

4) ärenden i anslutning till den nordliga dimensionen.

37 §
Avdelningen för Amerika och Asien, region och uppgifter

Till den geografiska regionen för avdelningen för Amerika och Asien hör Förenta staterna och Kanada, Argentina, Brasilien, Chile, Mexiko, Nicaragua, Peru och Venezuela samt de övriga länderna i Latinamerika och Karibien samt Afghanistan, Demokratiska folkrepubliken Korea, Filippinerna, Indonesien, Indien, Japan, Kina, Malaysia, Nepal, Pakistan, Republiken Korea, Singapore, Thailand, Vietnam och de övriga länderna i Asien samt Australien, Nya Zeeland och det övriga Oceanien.

Till uppgifterna vid avdelningen för Amerika och Asien hör följande ärenden:

1) politiska, handelspolitiska och handelsekonomiska frågor samt utvecklingssamarbetsfrågor i anslutning till bilaterala relationer och EU:s externa relationer och multilaterala organ för de länder som hör till regionen,

2) regionala organisationer och andra samarbetsorgan,

3) transatlantiska relationer,

4) EU:s förhållande till Latinamerika och Karibien samt till de asiatiska ländernas regionala samarbetsarrangemang, och

5) ekonomiskt, industriellt och tekniskt samarbete med utvecklingsländerna.

38 §
Avdelningen för Afrika och Mellanöstern, region och uppgifter

Till den geografiska regionen för avdelningen för Afrika och Mellanöstern hör Afrika, Mellanöstern och länderna vid Persiska viken.

Till uppgifterna vid avdelningen för Afrika och Mellanöstern hör följande ärenden:

1) politiska, handelspolitiska och handelsekonomiska frågor samt utvecklingssamarbetsfrågor i anslutning till bilaterala relationer och EU:s externa relationer och multilaterala organ för de länder som hör till regionen,

2) regionala organisationer och andra samarbetsorgan, och

3) EU:s Medelhavssamarbete och övriga samarbetsprojekt inom avdelningens geografiska område.

39 §
Uppgifterna vid avdelningen för globala frågor

Till uppgifterna vid avdelningen för globala frågor hör följande ärenden:

1) FN:s generalförsamling, säkerhetsråd, ekonomiska och sociala råd och fackorgan,

2) FN:s operativa utvecklingsprogram, utvecklingsfonder och forskningsinstitut,

3) globala utvecklingsfrågor i anslutning till handel, främjande av koherens, tekniskt bistånd samt UNCTAD,

4) utvecklingsfinansieringsärenden, inbegripet utvecklingsfinansieringsinstitutioner,

5) hållbar utveckling och internationell miljöpolitik samt finansieringen i anslutning till detta,

6) humanitärt bistånd,

7) planering och styrning av rekryteringen till internationella organisationer och institutioner, och

8) internationella överenskommelser som hänför sig till avdelningens uppgifter.

40 §
Administrativa avdelningens uppgifter

Till administrativa avdelningens uppgifter hör följande ärenden:

1) allmän förvaltning,

2) utvecklande av förvaltningen,

3) Finlands utrikesrepresentation,

4) samordning och utvecklande av resultatstyrningen inom utrikesförvaltningen samt ekonomiplaneringen inom förvaltningsområdet,

5) författningsberedning och andra rättsliga frågor i anslutning till avdelningens uppgifter,

6) personalförvaltning och personalutveckling,

7) arbetarskydd och arbetshälsa,

8) honorärkonsuler,

9) ekonomiförvaltning,

10) fastighets- och lokalförvaltning,

11) informationsförvaltning,

12) säkerhetsärenden,

13) nationella säkerhetsmyndigheten (NSA),

14) kontorstjänster och materialförvaltning,

15) diplomatpass i samarbete med rättsavdelningen, och

16) andra ärenden som skall behandlas vid ministeriet och som inte hör till någon annan verksamhetsenhet.

41 §
Rättsavdelningens uppgifter

Till rättsavdelningens uppgifter hör följande ärenden:

1) folkrätt,

2) internationellt samarbete och samordning mot terrorism,

3) frågor som gäller konventioner om mänskliga rättigheter och domstolen för de mänskliga rättigheterna samt andra rättsliga frågor rörande mänskliga rättigheter,

4) rättsliga frågor rörande Europeiska unionen, om inte ärendet hör till någon annan verksamhetsenhet,

5) företrädande av Finland inför Europeiska gemenskapernas domstol och vid överträdelseförfarande som gäller Finland som medlem av Europeiska unionen,

6) internationella överenskommelser, om inte ärendet hör till någon annan verksamhetsenhet,

7) författningsberedning, om inte ärendet hör till någon annan avdelning,

8) företrädande av finska staten i internationella rättskipnings- och undersökningsorgan,

9) konsulära ärenden,

10) pass- och visumärenden; samordning av utlänningsverkets och arbetskraftsmyndigheternas tillståndsärenden vid representationerna, och

11) val som förrättas utomlands.

42 §
Protokollavdelningens uppgifter

Till protokollavdelningens uppgifter hör följande ärenden:

1) relationerna mellan republikens president och främmande staters överhuvud samt mellan republikens president och diplomatiska beskickningar och representanter verksamma i Finland samt arrangemang i anslutning därtill,

2) besök på statsöverhuvuds-, statsminister- och utrikesministernivå,

3) diplomatiska privilegier och diplomatisk immunitet som grundar sig på internationella överenskommelser och sedvänja samt finsk lagstiftning,

4) beviljande av uppehållstillstånd för medlemmar i den diplomatiska, administrativa och tekniska personalen vid främmande staters representationer i Finland, samt för deras familjemedlemmar,

5) beviljande av exekvatur för främmande staters konsulära representanter i Finland, och

6) ceremonier och etikettfrågor i anslutning till skötseln av internationella relationer.

43 §
Informations- och kulturavdelningens uppgifter

Till informations- och kulturavdelningens uppgifter hör följande ärenden:

1) ministeriets interna och externa kommunikation,

2) främjande av Finlands utrikespolitiska, handelsekonomiska och utvecklingspolitiska mål genom kommunikation och kulturella medel,

3) främjande av kännedomen om Finland och produktion, anskaffning och distribution av informationsmaterial som gäller Finland,

4) Finlands internationella medie- och kulturrelationer,

5) nyhets- och medieuppföljning för ministeriets interna behov,

6) mediearrangemang i samband med stats- och ministerbesök samt internationella möten,

7) främjande av kännedomen om utvecklings- och globala frågor, och

8) stöd till finska och internationella medborgarorganisationer i fråga om information om utvecklingssamarbetet.

44 §
Uppgifterna vid enheten för intern granskning

Utöver vad som i ministeriets ekonomistadga bestäms om intern kontroll hör följande ärenden till uppgifterna vid enheten för intern granskning:

1) granskning av utrikesförvaltningens verksamhet och ekonomi,

2) inspektion av ministeriets verksamhetsenheter och beskickningar,

3) initiativ i syfte att förbättra verksamhetens resultat och lönsamhet samt avhjälpa konstaterade brister,

4) undersökningsåtgärder i anslutning till den interna inspektionsverksamheten,

5) uppföljning av åtgärder som föreslagits i samband med granskningen,

6) kontakter till andra granskningsmyndigheter inom statsförvaltningen och bistående av dem vid granskningen, och

7) allmänt utvecklande av kontroll och granskning.

45 §
Uppgifterna vid enheten för planering och forskning

Till uppgifterna vid enheten för planering och forskning hör följande ärenden:

1) planering, analys och forskning med anknytning till ministeriets verksamhetsområde,

2) deltagande i beredningen av centrala utrikespolitiska linjer i samråd med de ansvariga avdelningarna, och

3) styrning och samordning av ministeriets forskningsarbete, inbegripet sektorforskningen.

5 kap.

Ministeriets och verksamhetsenheternas ledningsuppgifter

46 §
Statssekreteraren som kanslichef

I denna arbetsordning avses med statssekreteraren som kanslichef den statssekreterare som är kanslichef. Bestämmelser om hans eller hennes uppgifter finns i 45 § i reglementet för statsrådet och i 63 § i budgetförordningen.

47 §
Statssekreterare

I denna arbetsordning avses med statssekreterare statssekreterare som utsetts för en ministers mandatperiod och vilkas uppgifter fastställs i 44 § 2 mom. i reglementet för statsrådet.

En minister kan ge ett permanent förordnande om uppgifterna för statssekreteraren som biträder och företräder honom eller henne. I detta förordnande fastställs statssekreterarens uppgifter närmare.

Statssekreteraren skall hållas informerad om de frågor som är under beredning i ministeriet och som hör till verksamhetsområdet för den minister för vars mandatperiod statssekreteraren har utsetts.

Statssekreteraren skall hålla ministeriets tjänstemannaledning underrättad om hur frågorna inom hans eller hennes befogenheter framskrider.

48 §
Understatssekreterarna

Understatssekreterarna har följande ansvarsområden:

1) förvaltningsärenden och rättsliga frågor samt protokollärenden,

2) utrikes- och säkerhetspolitik samt kommunikations- och kulturfrågor,

3) handelspolitiska ärenden och ekonomiskt samarbete, samt

4) utvecklingssamarbete och utvecklingspolitik.

Understatssekreteraren

1) bistår ministern och statssekreteraren som är kanslichef, vid handläggningen av uppgifter som ankommer på statssekreteraren som är kanslichef inom understatssekreterarens ansvarsområde,

2) främjar och samordnar utrikesministeriets och andra myndigheters verksamhet vid skötseln av internationella ärenden,

3) styr och samordnar verksamhet som hör till ansvarsområdet, och

4) avgör ärenden som hör till understatssekreterarens befogenheter.

49 §
Avdelningschefen

Avdelningschefen

1) leder verksamheten vid avdelningen i enlighet med uppställda verksamhetslinjer och resultatmål,

2) svarar för det allmänna utvecklandet av verksamheten vid avdelningen,

3) leder beredningen av avdelningens verksamhets- och ekonomiplan och budgetförslag samt följer upp utfallet av dem,

4) svarar för inledande, genomförande och uppföljning av avdelningens vittsyftande planer och projekt,

5) samordnar verksamheten vid de verksamhetsenheter som lyder under avdelningschefen, och

6) avgör ärenden som hör till avdelningschefens befogenhet.

50 §
Biträdande avdelningschefen

En biträdande avdelningschef kan förordnas för att bistå en avdelningschef vid ledningen av en avdelning. Biträdande avdelningschefens uppgift är att

1) biträda avdelningschefen vid ledningen av avdelningens verksamhet,

2) fungera som ställföreträdare för avdelningschefen när denna har förhinder,

3) delta i utvecklandet av avdelningens verksamhet, beredningen av avdelningens verksamhets- och ekonomiplan samt budgetproposition och uppföljningen av hur dessa förverkligas, och

4) sköta eventuella andra uppgifter som fastställts i avdelningens arbetsordning.

Biträdande avdelningschefen kan dessutom förordnas till att samtidigt vara chef för en enhet som hör till avdelningen.

Biträdande avdelningschefen vid protokollavdelningen är biträdande protokollchef.

51 §
Ledningen av enheterna

En enhet som hör till en avdelning leds av enhetschefen.

Enhetschefen

1) leder, övervakar och utvecklar verksamheten vid enheten i enlighet med uppställda verksamhetslinjer och resultatmål,

2) leder beredningen av enhetens verksamhets- och ekonomiplan och budgetförslag samt följer upp utfallet av dem,

3) svarar för inledande, genomförande och uppföljning av projekt som hör till enhetens uppgifter, och

4) avgör ärenden som hör till enhetschefens befogenhet.

De enheter för vilka någon chef inte har förordnats lyder under avdelningschefen. Avdelningschefen kan förordna en anställd vid en sådan enhet till förman med ansvarar för den praktiska verksamheten vid enheten men utan en enhetschefs beslutanderätt.

52 §
Cheferna för fristående enheter

Enheten för intern granskning leds av inspektören inom utrikesförvaltningen som i tillämpliga delar har samma uppgifter som avdelningscheferna.

Enheten för planering och forskning leds av planerings- och forskningschefen som i tillämpliga delar har samma uppgifter som enhetscheferna.

53 §
Ambulerande ambassadörer

En ambulerande ambassadör sköter i de länder som hör till verksamhetsområdet i tillämpliga delar de uppgifter som hör till en ambassad.

En ambulerande ambassadör lyder under statssekreteraren som är kanslichef och har nära samarbete med den avdelning och den enhet till vars region den ambulerande ambassadörens verksamhetsområde hör.

6 kap.

Beredningen av ärenden

54 §
Beredningen av ärenden enligt arbetsfördelningen

För beredningen av de ärenden som skall behandlas svarar den verksamhetsenhet till vars uppgifter ärendet hör. Om ett ärende hör till flera än en avdelning eller annan verksamhetsenhet, svarar den verksamhetsenhet till vars uppgifter ärendet huvudsakligen hör för beredningen. Då skall samråd hållas med de övriga avdelningarna eller enheterna eller utlåtande begäras av dem.

55 §
Avsteg från den fastställda arbetsfördelningen

Ministern eller statssekreteraren som kanslichef kan bestämma om beredningen av ett ärende med avsteg från den fastställda arbetsfördelningen. På motsvarande sätt kan understatssekreterarna bestämma om avsteg från arbetsfördelningen på sina ansvarsområden och avdelningscheferna för ärenden som skall behandlas vid avdelningen i fråga.

Oberoende av den fastställda arbetsfördelningen är varje tjänsteman dessutom skyldig att utföra de uppgifter som den enhetschef, biträdande avdelningschef, avdelningschef, understatssekreterare, statssekreterare som är kanslichef eller minister som är i förmansställning i förhållande till tjänstemannen med avsteg från den fastställda arbetsfördelningen förordnar i enskilda fall.

56 §
Föredragningsförfarandet

I enlighet med 25 § i lagen om statsrådet (175/2003) avgörs ärendena i ministeriet på föredragning, om inte något annat av särskilda skäl föreskrivs genom förordning av statsrådet. Om avgörande utan föredragning föreskrivs i 38 § i reglementet för statsrådet (262/2003), 7 § i statsrådets förordning om utrikesministeriet (349/2003) samt 9 a § i förordningen om diplomatpass, tjänstepass och pass för tjänsteresa (832/1993).

57 §
Föredragande

Om föredragande vid statsrådet föreskrivs i 21 § i lagen om statsrådet (175/2003).

Ärenden som skall avgöras vid ministeriet föredras av föredragande vid statsrådet samt av utrikessekreterare, juridisk rådgivare, lagstiftningssekreterare, säkerhetschef, IT-chef, överinspektör, inspektör, ekonomiplaneringschef, ekonomisekreterare, ekonomiplanerare, redovisningschef, kamrer, revisor och de andra tjänstemän som ministeriet förordnar till föredragande.

58 §
Föredragningstillstånd

Vid föredragning för republikens president, statsrådets allmänna sammanträde eller statsrådets finansutskott får föredragningslistan inte delas ut innan ministern godkänt ärendet för föredragning, om inte ministern har godkänt något annat förfaringssätt.

59 §
Arbetsgrupper

För projekt eller andra särskilda uppdrag kan arbetsgrupper tillsättas och till medlemmar i dem kan förordnas anställda vid ministeriet, oberoende av den fastställda arbetsfördelningen, och till medlemmar kan även kallas utomstående.

Om tillsättande av en arbetsgrupp beslutar statssekreteraren som kanslichef. Om tillsättande av en arbetsgrupp som huvudsakligen hänför sig till uppgifterna vid en bestämd avdelning beslutar dock avdelningschefen. Till en sådan arbetsgrupp kan också förordnas anställda vid en annan avdelning eller en enhet som inte hör till avdelningen med samtycke av respektive förman.

I beslutet om tillsättande av en arbetsgrupp fastställs arbetsgruppens uppgifter och sammansättning, tidtabellen för arbetet, den verksamhetsenhet som skall styra arbetet och arbetsgruppens eventuella skyldigheter i fråga om hörande och information eller andra förpliktelser. En projektarbetsgrupp som har tillsatts för ett bestämt projekt skall för den verksamhetsenhet som styr den eller den tillsynsgrupp som har tillsatts för projektet lägga fram en projektplan för godkännande innan arbetet utförs.

7 kap.

Beslutanderätt

Allmänna bestämmelser om de ledande tjänstemännens beslutanderätt
60 §
Beslutanderätt för statssekreteraren som är kanslichef

Statssekreteraren som kanslichef avgör följande ärenden, utöver vad som fastställs i 45 § i reglementet för statsrådet:

1) utlåtanden, noter, förhållningsregler och andra formella ställningstaganden i ärenden som hör till flera än en avdelnings uppgifter,

2) ministeriets interna samt till beskickningarna riktade föreskrifter och anvisningar (normer) i ärenden som hör till flera än en avdelnings uppgifter eller som inte hör till någon avdelnings uppgifter,

3) fördelning av de anslag som anvisats för verksamheten inom förvaltningsområdet,

4) inrättande och indragning av de i 4 § 2 mom. i statstjänstemannalagen nämnda tjänsterna som understatssekreterare och utrikesråd samt ändring av tjänstebenämningen, och

5) beviljande av tjänstledighet som grundar sig på lag eller tjänstekollektivavtal samt beviljande av behovsprövad tjänstledighet för en understatssekreterare för högst ett år.

61 §
Beslutanderätt för understatssekreteraren som ansvarar för förvaltningsärenden

Den understatssekreterare som ansvarar för förvaltningsärenden avgör ärenden som gäller placering av utrikesråd vid ministeriets verksamhetsenheter genom beslut om förordnande till uppgift.

62 §
Avdelningschefens beslutanderätt

Avdelningschefen avgör följande ärenden:

1) uppställande av avdelningens resultatmål och den interna resultatstyrningen vid avdelningen,

2) utlåtanden, noter, förhållningsregler och andra formella ställningstaganden i betydande ärenden som hör till avdelningens uppgifter,

3) ministeriets interna samt till beskickningarna riktade föreskrifter och anvisningar (normer) som hänför sig till avdelningens uppgifter,

4) företrädande av ministeriet vid finländska domstolar samt skadeståndsärenden och andra privaträttsliga ärenden som hänför sig till avdelningens uppgifter, om inte något annat föreskrivs,

5) fördelning av de anslag som anvisats avdelningen på enheter samt användningen av ofördelade anslag, och

6) förbindelser, överenskommelser och uppdrag i anslutning till användningen av anslagen, om inte något annat föreskrivs.

63 §
Enhetschefens beslutanderätt

Enhetschefen avgör följande ärenden:

1) uppställande av enhetens resultatmål,

2) utlåtanden, noter, förhållningsregler och andra formella ställningstaganden i ärenden som hör till enhetens uppgifter,

3) användningen av de anslag som anvisats enheten, och

4) förbindelser, överenskommelser och uppdrag i anslutning till användningen av anslagen, om inte något annat föreskrivs.

64 §
Beslutanderätt för cheferna för fristående enheter och ambulerande ambassadörer

Inspektören inom utrikesförvaltningen och planerings- och forskningschefen samt i tillämpliga delar de ambulerande ambassadörerna avgör följande ärenden:

1) uppställande av verksamhetsenhetens resultatmål,

2) utlåtanden, noter, förhållningsregler och andra formella ställningstaganden i ärenden som hör till verksamhetsenhetens uppgifter,

3) användningen av de anslag som anvisats verksamhetsenheten, och

4) förbindelser, överenskommelser och uppdrag i anslutning till användningen av anslagen, om inte något annat föreskrivs.

Beslutanderätt för tjänstemän vid administrativa avdelningen
65 §
Beslutanderätt för avdelningschefen vid administrativa avdelningen

Avdelningschefen vid administrativa avdelningen avgör utöver vad som bestäms i 62 § följande ärenden:

1) inrättande och indragning av andra tjänster inom utrikesförvaltningen än de som nämns i 60 § 1 mom. 4 punkten och ändring av tjänstebenämningen,

2) ärenden som gäller ett preciserande tjänstekollektivavtal som ministeriet har förhandlat fram,

3) ärenden gällande klagomål som framställts om en tjänstemans tjänsteåligganden inom förvaltningsområdet och därav föranledda åtgärder,

4) avgörande med anledning av klagomål genom vilket ändring i ett beslut som en beskickning har fattat söks hos ministeriet,

5) överföring av ärenden som hör till en beskicknings interna förvaltning till utrikesministeriet eller en annan beskickning för avgörande,

6) överföring till utomstående undersökningsmyndighet av frågor som rör missbruk av ersättningar och anslag, och

7) ärenden som gäller ministeriets interna förvaltning och inre ordning, om inte ärendet hör till någon annan tjänsteman.

66 §
Beslutanderätt för biträdande avdelningschefen vid administrativa avdelningen

Biträdande avdelningschefen vid administrativa avdelningen avgör följande ärenden:

1) placering av administrativa attachéer och tjänstemän med högre tjänsteställning än dessa, dock inte utrikesråd, vid ministeriets verksamhetsenheter genom beslut om förordnande till uppgift,

2) avgörande med anledning av rättelseyrkande genom vilket ändring söks i ministeriets eller en beskicknings beslut i ett ärende som gäller ekonomisk förmån av anställningsförhållandet eller kostnadsersättningar,

3) rätt för andra än dem som är anställda inom utrikesförvaltningen att tjänstgöra vid en beskickning och meddelande om att dessa personer hör till beskickningens personal,

4) fastställande av motsvarigheterna på främmande språk till de tjänste- och uppgiftsbenämningar samt titlar som används inom utrikesförvaltningen och till namnen på ministeriets verksamhetsenheter och beskickningarna,

5) beviljande av diplomatpass samt andra ärenden som gäller beviljande, indragning och omhändertagande av diplomatpass,

6) beviljande av tjänstledighet som grundar sig på lag eller tjänstekollektivavtal samt behovsprövad tjänstledighet för utrikesråd,

7) förordnande av en tjänsteman till föredragande vid ministeriet,

8) utnämnande av tjänsteman för tidsbundet tjänsteförhållande eller till visstidstjänst, förordnande av tjänsteställe och placering vid ministeriets verksamhetsenheter genom beslut om förordnande till uppdrag, med undantag av visstidsanställda attachéer, och

9) övriga ärenden som gäller de anställda inom utrikesförvaltningen och hör till personalförvaltningen, med undantag för utnämnande till tjänst och förordnande till uppgift, om inte något annat föreskrivs.

67 §
Beslutanderätt för chefen för enheten för personalärenden

Chefen för personalenheten avgör utöver vad som bestäms i 63 § följande ärenden:

1) utnämnande och uppsägning av avdelningssekreterare och allmänna tjänstemän i en lägre tjänsteställning än dessa och av specialtjänstemän i motsvarande ställning, hävning av tjänsteförhållandet, förordnande av tjänsteställe och placering vid beskickningarna genom beslut om förordnande till uppgift,

2) placering av avdelningssekreterarna och tjänstemän i lägre tjänsteställning än dessa vid ministeriets verksamhetsenheter genom beslut om förordnande till uppgift,

3) beviljande av tjänstetitel för tjänstemän och andra anställda som tjänstgör inom utrikesrepresentationen för den tid de tjänstgör vid en bestämd beskickning,

4) anställning och uppsägning av personal i arbetsavtalsförhållande och praktikanter, hävning av anställningsförhållandet samt placering vid ministeriet, om inte ärendet skall avgöras av någon annan tjänsteman,

5) beviljande av tjänstledighet som grundar sig på lag eller tjänstekollektivavtal och av behovsprövad tjänstledighet för tjänstemän samt beviljande av motsvarande befrielse för andra anställda, med undantag av statssekreteraren som kanslichef, understatssekreterarna och utrikesråden,

6) ärenden som gäller uppsägning från en tjänstemans eller annan arbetstagares sida och annat upphävande av tjänsteförhållande, samt utgivande av arbetsintyg och andra intyg gällande anställningsförhållandet, och

7) uppgörande av avtal om alterneringsledighet.

68 §
Beslutanderätt för chefen för enheten för anställningsärenden

Chefen för enheten för anställningsärenden avgör utöver vad som bestäms i 63 § följande ärenden:

1) ärenden som gäller förmån och ersättning som beror på anställningsförhållandet samt återindrivning av dem, om inte ärendet hör till någon annan tjänsteman,

2) ingående av avtal om sparad ledighet eller utbyte av semesterpenning mot ledighet med lön,

3) ärenden som gäller bisysslotillstånd och meddelande om bisyssla,

4) beviljande av lönetillägg och tilläggsarvoden som grundar sig på tjänstekollektivavtal, andra avtal eller bestämmelser som gäller anställningsvillkoren,

5) ärenden som gäller betalning av ersättningar enligt lagen om hälsovård utomlands för statens tjänstemän och arbetstagare (176/1987), och

6) permanent tillstånd att använda egen bil på tjänsteresor i Finland.

69 §
Beslutanderätt för tjänsteman med ansvar för löne- och ersättningsärenden

Den tjänsteman som är ansvarig för löne- och ersättningsärenden avgör de tekniska lösningar som gäller löneräkning och löneutbetalning.

70 §
Beslutanderätt för tjänsteman med ansvar för utbildningsfrågor

Den tjänsteman som är ansvarig för utbildningsfrågor avgör ärenden som gäller användningen av utbildningsanslagen, om inte annat bestäms till vissa delar.

71 §
Beslutanderätt för chefen för enheten för ekonomitjänster

Chefen för enheten för ekonomitjänster avgör utöver vad som bestäms i 63 § följande ärenden:

1) ärenden som gäller ministeriets bokföring, betalningsrörelse och interna ekonomiförvaltning,

2) ärenden som gäller fastställande av den valuta och valutakurs som skall användas, och

3) kontoavskrivningar.

72 §
Ekonomiplaneringschefens beslutanderätt

Ekonomiplaneringschefen avgör frågor som gäller ekonomiplaneringen till den del de med stöd av någon annan bestämmelse inte hör till chefen för administrativa avdelningen, understatssekreteraren som ansvarar för förvaltningsärenden eller statssekreteraren som kanslichef eller en minister.

73 §
Beslutanderätt för tjänsteman med ansvar för resor

Den tjänsteman som vid enheten för anställningsärenden svarar för reseärenden avgör frågor som hänför sig till ersättningar för resekostnader och som gäller

1) godkännande för behandling av försenad reseräkning,

2) överskridning av hotellersättningen, och

3) rätt till övervikt på bagage.

74 §
Beslutanderätt för chefen för fastighetsförvaltningsenheten

Chefen för fastighetsförvaltningsenheten avgör utöver vad som bestäms i 63 § följande ärenden:

1) köp, hyrning, underuthyrning, förvaltning, användning och överlåtelse av fastigheter, verksamhetslokaler, beskickningschefernas tjänstebostäder samt andra lokaliteter, om inte ärendet hör till någon annan verksamhetsenhet eller en beskickning,

2) ärenden som gäller kostnadskalkyler över byggnads- och inredningsprojekt, planerare och fullföljare,

3) ärenden som gäller planering av nybyggnad, grundlig reparation och underhåll av fastigheter och lokaliteter, godkännande och genomförande av planer, inredning samt köptjänster i anslutning härtill,

4) anskaffning, användning och överlåtelse av inventarier, och

5) förvaltning och hyrning av lägenheter som används som tillfälliga bostäder för personalen i Finland.

75 §
Beslutanderätt för tjänstemän vid fastighetsförvaltningsenheten

Tjänstemännen vid fastighetsförvaltningsenheten avgör vid sidan av fastighetsdirektören de ärenden som avses i 74 § 1 mom. 3–4 punkten inom ramen för den interna arbetsfördelningen och de anslag som anvisats dem.

76 §
Beslutanderätt för chefen för enheten för kontorstjänster

Chefen för enheten för kontorstjänster avgör utöver vad som bestäms i 63 § följande ärenden:

1) ärenden som gäller kurirpost, kopiering och tryckning,

2) anskaffningar av material och tjänster, och

3) anskaffningar av tjänster som gäller tryckningsteknik och logistik.

77 §
Beslutanderätt för tjänstemännen vid enheten för kontorstjänster

Tjänstemännen vid enheten för kontorstjänster avgör inom ramen för den fastställda arbetsfördelningen och de anslag som anvisats dem ärenden som gäller anskaffningar av material och tjänster vilkas värde i pengar understiger 25 000 euro.

78 §
Beslutanderätt för tjänstemännen vid informationsförvaltningsenheten

Tjänstemännen vid dataförvaltningsenheten avgör inom ramen för den fastställda arbetsfördelningen och de anslag som anvisats dem ärenden som gäller investeringsanskaffningar och lösningar som gäller planerings- underhålls- och serviceavtal, vilkas värde i pengar understiger 25 000 euro.

79 §
Säkerhetschefens beslutanderätt

Säkerhetschefen avgör utöver vad som bestäms i 63 § ärenden som gäller:

1) anskaffning, underhåll och överlåtelse av säkerhetssystem, säkerhetsanordningar och säkerhetsinventarier,

2) anskaffning av säkerhetstjänster och säkerhetsutbildning, och

3) frågor som enligt lagstiftningen och överenskommelser som är bindande för Finland hör till beslutanderätten för den nationella säkerhetsmyndigheten (NSA).

Beslutanderätt för tjänstemännen vid rättsavdelningen
80 §
Beslutanderätt för avdelningschefen vid rättsavdelningen

Avdelningschefen vid rättsavdelningen avgör utöver vad som bestäms i 62 § ärenden som gäller bemyndigande av en beskickning att ta emot sjöförklaringar.

81 §
Beslutanderätt för chefen för enheten för konsulära ärenden

Chefen för enheten för konsulära ärenden avgör utöver vad som bestäms i 63 § följande ärenden:

1) utfärdande av bemyndiganden som avses i 33 § i lagen om konsulära tjänster (498/1999) för namngivna finska medborgare som tjänstgör vid en beskickning och för honorärkonsuler,

2) ärenden som gäller permanenta bidrag som beviljas finska medborgare bosatta utomlands,

3) ärenden som gäller återindrivning av ekonomiskt bistånd,

4) övertidsförordnanden och beredskapsersättningar till medlemmarna i snabbinsatsgrupperna, och

5) förordnanden om tjänsteresa för snabbinsatsgrupperna.

82 §
Beslutanderätte för chefen för enheten för pass- och visumärenden

Chefen för enheten för pass- och visumärenden avgör utöver vad som bestäms i 63 § följande ärenden:

1) beviljande, indragning och omhändertagande av tjänste- och tjänsteresepass, och

2) beviljande av rätt för namngivna finska medborgare som tjänstgör vid en beskickning och finska medborgare som tjänstgör vid honorärkonsulat att utfärda pass och visum.

Beslutanderätt för tjänstemännen vid protokollavdelningen
83 §
Beslutanderätt för avdelningschefen vid protokollavdelningen

Avdelningschefen vid protokollavdelningen avgör utöver vad som bestäms i 63 § ärenden som gäller privilegier och immunitet som grundar sig på finsk lagstiftning och internationella överenskommelser till främmande staters och internationella organisationers diplomatiska representanter.

84 §
Beslutanderätt för den tjänsteman vid protokollavdelningen som förordnats att handlägga skatteärenden

Den tjänsteman vid protokollavdelningen som har förordnats att handlägga skatteärenden avgör utlåtanden om skattefriheter som avses i Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser samt rätt till återbäring av mervärdesskatt enligt mervärdesskattelagen (1501/1993).

85 §
Beslutanderätt för den tjänsteman vid protokollavdelningen som förordnats att sköta uppehållstillståndsärenden

Den tjänsteman vid protokollavdelningen som har förordnats att sköta uppehållstillståndsärenden avgör ärenden som gäller beviljande av uppehållstillstånd för medlemmar av den diplomatiska, administrativa och tekniska personalen vid främmande staters och internationella organisationers representationer i Finland, samt för deras familjemedlemmar.

Reglering av handeln med utlandet
86 §
Beslutanderätt i fråga om exportövervakningen av produkter med dubbel användning

Tillståndsärenden som gäller exporten av produkter med dubbel användning avgörs av chefen för exportövervakningsenheten.

Beslutanderätt i fråga om anslagen för närområdessamarbete och för ekonomiskt, industriellt och teknologiskt samarbete
87 §
Administration av anslagen för närområdessamarbete och för ekonomiskt, industriellt och teknologiskt samarbete

Ministern avgör ärenden som hör till ministeriets behörighet och som gäller:

1) användningen av anslag som anvisats för samarbete med Central- och Östeuropa, Ryssland och övriga OSS-länder (närområdessamarbete) till projekt, program och andra ändamål, och

2) användningen av anslag som anvisats för ekonomiskt, industriellt och teknologiskt samarbete med utvecklingsländer till projekt, program och andra ändamål.

Avdelningschefen vid östavdelningen och avdelningschefen vid avdelningen för Amerika och Asien avgör dock följande ärenden som hänför sig till avdelningens uppgifter:

1) ärenden som gäller förbindelser, avtal och uppdrag i anslutning till användningen av de anslag som avses i denna paragraf, och

2) ärenden som gäller användningen av anslag till projekt, program och andra ändamål vilka är av ringa betydelse.

Beslutanderätt i fråga om anslagen för utvecklingssamarbete
88 §
Fördelning av anslagen för utvecklingssamarbete

Ministern beslutar om fördelningen per resultatområde av anslagen för utvecklingssamarbete.

89 §
Användningen av anslag och fullmakter för utvecklingssamarbete

Efter att ha hört utvecklingspolitiska avdelningen beslutar ministern om användningen av anslagen för utvecklingssamarbete och av bevillnings- och avtalsfullmakter inom utvecklingssamarbetet till biståndsprojekt och biståndsprogram samt om ställandet av anslagen till beskickningarnas förfogande.

Utvecklingspolitiska avdelningens chef beslutar om de i 1 mom. avsedda anslagen och fullmakterna upp till ett belopp av högst 200 000 euro, såvida det inte är fråga om årligt understöd till en multilateral organisation, tematiskt stöd som dirigeras genom internationella organisationer och utvecklingsländernas organisationer eller som ges till internationella forskningsinstitutioner eller program, humanitärt bistånd, stöd till medborgarorganisationernas utvecklingssamarbete eller någon annan fråga som är samhälleligt betydelsefull.

Cheferna för de avdelningar som administrerar anslagen för utvecklingssamarbete och enhetscheferna i enlighet med 90 § beslutar inom sitt respektive ansvarsområde om ändring av tidtabellen för de utgifter som användningen av anslag och fullmakter föranleder och om återtagande av projekt inom ramen för den gällande fördelningen per resultatområde samt om återkrav av statsunderstöd som beviljats en medborgarorganisation.

90 §
Planering, genomförande och övervakning av utvecklingssamarbetet

Tjänstemännen vid de avdelningar som administrerar anslagen för utvecklingssamarbete avgör inom ramen för de anslag och fullmakter som fastställts inom respektive ansvarsområde ärenden som gäller genomförande av beslut som fattats enligt 89 §, planering och övervakning av utvecklingssamarbetet samt förbindelser, avtal och uppdrag i anslutning därtill som följer:

1) avdelningschefen avgör förbindelser och avtal som gäller bistånd till främmande stater samt till mellanstatliga internationella organisationer och internationella utvecklingsfinansieringsinstitutioner, då det är fråga om ärenden som hör till ministeriets behörighet och något annat inte följer av internationella överenskommelser; samt frågor som gäller återkrav av statsunderstöd som beviljats en medborgarorganisation, och

2) enhetschefen avgör frågor som gäller avbrytande av utbetalning av statsunderstöd som beviljats en medborgarorganisation, frågor som gäller ändring eller återställande av betalningsplan eller användningsändamål; samt andra än 1 punkten avsedda frågor som gäller planering, genomförande och övervakning.

Om ett ärende som avses i 1 mom. 2 punkten inte hör till någon enhets ansvarsområde avgörs det av avdelningschefen.

En ambulerande ambassadör avgör inom ramen för de anslag som anvisats för ändamålet ärenden som gäller avtal och andra rättshandlingar som hänför sig till lokala biståndsprojekt inom ambassadörens verksamhetsområde.

Avdelningschefen och enhetschefen kan bemyndiga någon annan tjänsteman inom utrikesförvaltningen att underteckna en förbindelse eller ett avtal som avdelningschefen eller enhetschefen har godkänt.

91 §
Anställning av biståndsexperter

Avdelningschefen vid utvecklingspolitiska avdelningen avgör ärenden som gäller anställning och arbetsavtal för biståndsrådgivare i arbetsförhållande vid utrikesministeriet.

Beslutanderätt i fråga om domstolsärenden
92 §
Statsombud

Statsombud i EU:s domstol är chefen för enheten för EU-domstolsärenden och statsombud i Europeiska domstolen för de mänskliga rättigheterna är chefen för enheten för människorättsdomstols- och människorättskonventionsärenden. Om verksamheten som statsombud i andra fall och om ställföreträdare för statsombuden bestäms vid behov särskilt genom beslut av ministeriet.

Tjänsteresor, semestrar och ställföreträdare
93 §
Tjänstereseförordnanden vid ministeriet

Förordnanden om tjänsteresor utfärdas av

1) ministern för statssekreterare och statssekreteraren som är kanslichef,

2) statssekreteraren som kanslichef för understatssekreterarna, inspektören inom utrikesförvaltningen, planerings- och forskningschefen och de ambulerande ambassadörerna,

3) statssekreteraren som kanslichef eller en understatssekreterare som förordnas av statssekreteraren som är kanslichef för avdelningscheferna,

4) avdelningscheferna för biträdande avdelningschefer, enhetschefer och övriga tjänstemän som lyder direkt under dem,

5) inspektören inom utrikesförvaltningen för de tjänstemän som lyder under honom eller henne, och

6) enhetscheferna för de tjänstemän som lyder under dem.

När det gäller tjänstemän som sänds på tjänsteresa som vikarie eller för introduktion till en beskickning utfärdas dock förordnandet om tjänsteresa av chefen för enheten för personalärenden.

När det gäller tjänstemän som sänds på tjänsteresa i krishanteringsuppdrag eller andra motsvarande uppdrag och dessa tjänstemän inte är placerade vid någon verksamhetsenhet utfärdas förordnandet om tjänsteresa av chefen för den verksamhetsenhet från vars anslag resekostnaderna betalas.

Då reseförordnande utfärdas för en anställd i arbetsförhållande skall bestämmelserna om tjänstemän iakttas i tillämpliga delar.

I sådana fall där beslutanderätten inte bestäms enligt 1–4 mom. eller 81 § utfärdas förordnandet om tjänsteresa av avdelningschefen vid administrativa avdelningen.

94 §
Utfärdande av förordnande om tjänsteresa för en tjänsteman vid en beskickning

Då utrikesministeriet förordnar tjänsteresa för en tjänsteman vars tjänsteställe är en beskickning, utfärdas förordnandet om tjänsteresa av chefen för den verksamhetsenhet där det ärende eller uppdrag till vilket resan hänför sig har beretts. Om resan inte hänför sig till verksamheten vid någon verksamhetsenhet, utfärdas förordnandet om tjänsteresa av statssekreteraren som kanslichef.

95 §
Förfarandet gällande resor i vissa fall

Om tjänstemän från olika verksamhetsenheter deltar i samma tjänsteresa, kan den tjänsteman som utfärdar förordnandet om tjänsteresa med respektive förmans samtycke också utfärda förordnande om tjänsteresa för tjänstemän som inte lyder under honom eller henne.

Ersättandet av resekostnader till personer utanför utrikesförvaltningen hör till enhetschefens beslutanderätt i enlighet med 62–64 § i arbetsordningen.

96 §
Fastställande av semester

Utrikesministern fastställer semestern för statssekreterare och statssekreteraren som är kanslichef. Statssekreteraren som är kanslichef fastställer semestrarna för understatssekreterarna, inspektören inom utrikesförvaltningen, planerings- och forskningschefen och de ambulerande ambassadörerna.

Statssekreteraren som är kanslichef eller en understatssekreterare som förordnas av statssekreteraren som är kanslichef fastställer semestern för avdelningscheferna.

Avdelningscheferna fastställer semestrarna för biträdande avdelningschefer, enhetschefer och övriga tjänstemän som lyder direkt under dem.

Inspektören inom utrikesförvaltningen fastställer semestrarna för de anställda som lyder under honom eller henne.

Enhetscheferna fastställer semestrarna för de anställda som lyder under dem.

97 §
Tjänstemännens ställföreträdare

Ställföreträdare för statssekreteraren som är kanslichef och för understatssekreterarna förordnas av ministern.

Ställföreträdare för avdelningscheferna och för cheferna för de särskilda enheter som är direkt underställda statssekreteraren som är kanslichef förordnas av denna. Ställföreträdare för enhetscheferna förordnas av respektive avdelningschef.

I andra fall än de som avses ovan bestämmer chefen för respektive avdelning eller enhet hur uppgifterna skall skötas då en tjänsteman har förhinder.

8 kap

Särskilda bestämmelser

98 §
Avgifter som uppbärs för utrikesministeriets prestationer

Beslut om att en prestation vid ministeriet skall vara avgiftsfri och om prissättning i sådana fall där avgiften inte bestäms direkt med stöd av bestämmelserna i utrikesministeriets förordning om avgifter för utrikesförvaltningens prestationer fattas för varje ansvarsområde av respektive enhetschef.

99 §
Ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft den 1 januari 2006 och genom den upphävs utrikesministeriets arbetsordning av den 28 mars 2003 (286/2003) jämte ändringar.

Åtgärder som verkställigheten av arbetsordningen förutsätter får vidtas innan lagen träder i kraft.

Helsingfors den 22 december 2005

Utrikesminister
Erkki Tuomioja

Statssekreterare som kanslichef
Arto Mansala

Finlex ® är en offentlig och gratis internettjänst för rättsligt material som ägs av justitieministeriet.
Innehållet i Finlex produceras och upprätthålls av Edita Publishing Ab. Varken justitieministeriet eller Edita svarar för eventuella fel i innehållet i databaserna, för den omedelbara eller medelbara skada som orsakas av att felaktig information används eller för avbrott i användningen av eller andra störningar i Internet.