1234/2021

Denna lag ska tillämpas på utbildning och examina om vilka det föreskrivs i

Ett studentnummer är en permanent kod som tilldelas en fysisk person och som används för att identifiera personen när uppgifter i en informationsresurs eller ett datalager som avses i denna lag eller i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) förs in, behandlas och lämnas ut.

Utbildningsstyrelsen meddelar för kännedom personens studentnummer för ett i 1 mom. avsett ändamål på begäran av den som för in uppgifter. När uppgifter enligt 1 mom. om en person förs in för första gången ska den som för in dem be Utbildningsstyrelsen om personens studentnummer. Utbildningsstyrelsen meddelar studentnumret för kännedom för ett i 2 mom. avsett ändamål på begäran av den som utför uppgifter som avses i det momentet. Om den person som begäran gäller saknar studentnummer, ska Utbildningsstyrelsen skapa ett studentnummer för personen.

Studentnumren bildar ett studentnummerregister, i vilket för identifiering av personen förs in personens namn samt personbeteckning eller andra nödvändiga identifikationsuppgifter. I registret kan införas den registrerades sådana kontaktuppgifter som den personuppgiftsansvarige behöver för att fullgöra sin lagstadgade informationsskyldighet. Uppgifterna i registret kan även användas för utveckling, utvärdering, statistikföring och uppföljning när det gäller utbildningen.

Utbildningsstyrelsen är personuppgiftsansvarig för studentnummerregistret. De uppgifter som förs in i studentnummerregistret ska bevaras permanent, med undantag av personens kontaktuppgifter som bevaras under personens livstid. Föråldrade eller onödiga kontaktuppgifter ska dock raderas genast när den personuppgiftsansvarige har blivit medveten om att uppgifterna är föråldrade eller onödiga.

Uppgifter får lämnas ut ur registret till en aktör som har en på lag eller på en lagstadgad uppgift baserad rätt att få uppgifter ur registret. Sekretessbelagda uppgifter får dock lämnas ut endast om det uttryckligen finns särskilda bestämmelser om rätten att lämna ut eller få sekretessbelagda uppgifter.

De uppgifter som förts in i nationella informationsresursen inom undervisning och utbildning i fråga om den undervisning som avses i lagen om grundläggande utbildning, den utbildning som avses i gymnasielagen, den utbildning som avses i lagen om yrkesutbildning, den utbildning som avses i lagen om utbildning som handleder för examensutbildning, den utbildning som avses i lagen om fritt bildningsarbete och den undervisning som avses i lagen om Europeiska skolan i Helsingfors används när en person söker till en utbildning, under utbildningen, i arbetslivet och vid ansökan om utbildningsförmåner.

Utbildningsanordnarna, huvudmännen för läroanstalterna, de aktörer som avses i 9 § 6 mom. och Utbildningsstyrelsen är gemensamt personuppgiftsansvariga för informationsresursen. Utbildningsstyrelsen ska svara för informationsresursens allmänna funktion och för de tekniska förutsättningarna för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter.

Utbildningsanordnarna och huvudmännen för läroanstalterna samt de aktörer som avses i 9 § 6 mom. svarar i fråga om de uppgifter som de fört in för korrektheten enligt artikel 5.1 d och för den registrerades rätt till rättelse enligt artikel 16 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), nedan den allmänna dataskyddsförordningen . Utbildningsstyrelsen svarar för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen och för tillgodoseendet av den registrerades övriga rättigheter.

Om den verksamhet som bedrivs av en utbildningsanordnare, en huvudman för en läroanstalt eller en aktör som avses i 9 § 6 mom. läggs ner och den personuppgiftsansvariges uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig för de berörda uppgifterna i informationsresursen och för de samtycken som avses i 9 d §.

Europeiska skolan i Helsingfors ska för de elever som skolan ger undervisning i enlighet med lagen om Europeiska skolan i Helsingfors föra in följande uppgifter i informationsresursen:

Utbildningsanordnarna, huvudmännen för läroanstalterna, kommunerna och Utbildningsstyrelsen är gemensamt personuppgiftsansvariga för registret. Utbildningsstyrelsen svarar för registrets allmänna funktion och för de tekniska förutsättningarna för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter.

Utbildningsanordnarna, huvudmännen för läroanstalterna och kommunerna svarar i fråga om de uppgifter som de fört in för korrektheten enligt artikel 5.1 d och för den registrerades rätt till rättelse enligt artikel 16 i den allmänna dataskyddsförordningen. Utbildningsstyrelsen svarar för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen och för tillgodoseendet av den registrerades övriga rättigheter.

Om den verksamhet som bedrivs av en utbildningsanordnare eller en huvudman för en läroanstalt läggs ner och den personuppgiftsansvariges uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig för de berörda uppgifterna i registret.

Personuppgiftsansvarig för studentexamensregistret är Studentexamensnämnden.

Utbildningsstyrelsen svarar för insamlingen av uppgifter till antagningsregistret och för det nationella genomförandet av ansökningssystemen samt för den allmänna informationen, vägledningen och rådgivningen i samband med ansökan till utbildning och antagningen av studerande. Utbildningsanordnarna och högskolorna svarar för att de uppgifter som de fört in är korrekta i enlighet med artikel 5.1 d samt för den registrerades rätt till rättelse i enlighet med artikel 16 i den allmänna dataskyddsförordningen. Utbildningsstyrelsen svarar för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen och för tillgodoseendet av den registrerades övriga rättigheter.

För ett centraliserat bevarande och centraliserad användning av högskolornas uppgifter om studierätt, anmälningar, examina och studieprestationer ska det finnas ett riksomfattande datalager, i vilket datainnehållet i högskolornas register över uppgifter om studerande samlas och genom vilket antagningsregistret och högskolornas gemensamma antagningstjänster ges tillgång till detta innehåll på ett datasäkert sätt genom ett tekniskt gränssnitt, en elektronisk förbindelse eller annars i elektronisk form. Högskolorna får använda datalagret också när de sköter övriga uppgifter som de har enligt 2 § i universitetslagen och 4 § i yrkeshögskolelagen och när de lämnar ut uppgifter till myndigheter och andra högskolor.

Undervisnings- och kulturministeriet samt universiteten och yrkeshögskolorna är gemensamt personuppgiftsansvariga för datalagret. Undervisnings- och kulturministeriet svarar för datalagrets allmänna funktion och för de tekniska förutsättningarna för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter.

Universiteten och yrkeshögskolorna svarar för att de uppgifter som de fört in är korrekta i enlighet med artikel 5.1 d samt för den registrerades rätt till rättelse i enlighet med artikel 16 i den allmänna dataskyddsförordningen. Undervisnings- och kulturministeriet svarar för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen och för tillgodoseendet av den registrerades övriga rättigheter.

Via tjänsten kan uppgifter i enlighet med 2 mom. lämnas ut också till Sysselsättningsfonden och Studenternas hälsovårdsstiftelse.

Utbildningsstyrelsen svarar i egenskap av administratör för tjänsten för tjänstens allmänna funktion och för öppnandet av tekniska gränssnitt eller elektroniska förbindelser.

Utbildningsstyrelsen svarar för lagenligheten vid utlämnandet av uppgifter via tjänsten och för klarläggandet av förutsättningarna för att öppna ett tekniskt gränssnitt eller en elektronisk förbindelse.

Utbildningsstyrelsen är skyldig att underrätta de personuppgiftsansvariga om att ett tekniskt gränssnitt eller en elektronisk förbindelse öppnas.