177/2005

I denna arbetsordning föreskrivs, utöver vad som bestäms särskilt, om justitieministeriets ledning och ledningsgrupper, styrningen av ministeriets förvaltningsområde, den närmare organisationen av ministeriet, de ledande tjänstemännens uppgifter samt beredningen av ärenden och tjänstemännens beslutanderätt.

Om ministeriets planeringssystem, betalningsrörelse, bokföring, godkännande av utgifter samt materialfunktioner och interna kontroll bestäms i ekonomistadgan för justitieministeriet och rättsväsendets räkenskapsverk.

Om ministeriets interna revision bestäms i ekonomistadgan och reglementet för intern revision.

Mellan justitieministeriets ledning och ministeriets avdelningar och från avdelningarna fristående enheter samt mellan ministeriet och förvaltningsområdets ämbetsverk tillämpas resultatstyrning. Ministern leder resultatstyrningen och bistås av kanslichefen, avdelningscheferna samt förvaltnings- och ekonomienheten.

Ministeriet leds enligt fastställda strategier.

Inom ministeriet tillämpas resultatorienterad ledning. Denna stöds av ett sporrande lönesystem samt regelbundna resultat- och utvecklingssamtal.

Om beredningen av budgetpropositionen för justitieministeriets förvaltningsområde föreskrivs i lagen om statsbudgeten (423/1988) och förordningen om statsbudgeten (1243/1992) och närmare bestämmelser ingår i räkenskapsverkets ekonomistadga.

Ministern godkänner förslaget till resultatmål som skall ingå i budgetpropositionen.

Målen för resultatförhandlingarna som förs inom ministeriet och mellan förvaltningsområdets ämbetsverk bestäms av ministern.

Resultatmålen för ministeriets avdelningar och fristående enheter överenskoms i förhandlingarna som förs mellan kanslichefen och avdelningarna och de fristående enheterna.

Resultatmålen för förvaltningsområdets ämbetsverk överenskoms i förhandlingarna som förs mellan ministeriets avdelningar och förvaltningsområdets ämbetsverk.

Resultatmålen som överenskommits i förhandlingarna för ministeriets avdelningar och fristående enheter samt förvaltningsområdets ämbetsverk fastställs av ministern och offentliggörs enligt vad som föreskrivs särskilt om detta.

Cheferna skall se till att de fastställda resultatmålen nås.

Om räkenskapsverkets bokslut föreskrivs och bestäms särskilt.

Kanslichefen leder beredningen av ministeriets utlåtande om och ställningstagande till bokslutet som ingår i bokslutet.

Ministern godkänner utlåtandet och ställningstagandet.

Vid ministeriet finns en ledningsgrupp som behandlar för ministeriet och förvaltningsområdet principiellt viktiga eller vittgående ärenden och ärenden av väsentlig betydelse för samordningen av verksamheten. Ledningsgruppen behandlar bland annat de rättspolitiska riktlinjerna, strategierna, resursramarna, budgeten, bokslutet, verksamhets- och ekonomiplanen, viktiga utvecklingsprojekt, lagberedningsprogrammet och riktlinjerna för det internationella samarbetet.

Till ledningsgruppen hör ministern, kanslichefen, avdelningscheferna, förvaltningsdirektören, ekonomidirektören, biträdande avdelningschefen vid lagberedningsavdelningen ansvarig för beredningen av straff- och processrätten och andra tjänstemän som ministern förordnar. Ministerns specialmedarbetare deltar i ledningsgruppens möten.

Ledningsgruppen sammankallas av ministern eller kanslichefen. Ordförande är ministern och sekreterare en därtill förordnad tjänsteman.

För beredning och samordning av frågor som gäller ministeriet eller förvaltningsområdet hålls avdelningschefernas möte, där kanslichefen, avdelningscheferna, förvaltningsdirektören, ekonomidirektören och andra tjänstemän som kanslichefen förordnar deltar. Ordförande är kanslichefen och sekreterare en av kanslichefen därtill förordnad tjänsteman.

Ministeriets interna angelägenheter skall beredas i samarbete med personalen. Cheferna och de föredragande skall se till att gällande lagstiftning och bestämmelser om samarbete iakttas vid beredningen av angelägenheterna.

Om samarbete inom ministeriet bestäms i lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (651/1988) och föreskrivs i det samarbetsavtal som avses i lagens 15 §.

Om ministeriets avdelningar och från avdelningarna fristående enheter föreskrivs i 3 § i statsrådets förordning om justitieministeriet (130/2005), enligt vilket det vid justitieministeriet finns en justitieförvaltningsavdelning, en lagberedningsavdelning och en kriminalpolitisk avdelning samt som från avdelningarna fristående enheter en förvaltningsenhet, en ekonomienhet, en internationell enhet, en enhet för intern revision, ett dataadministrativt ansvarsområde och en informationsenhet.

Stödet för ledningen bistår ministeriets ledning vid strategisk förberedelse, utveckling av ministeriets ledningssystem samt beredningen av högsta ledningens möten.

Vid justitieförvaltningsavdelningen finns en lagberednings- och strategienhet, en domstolsenhet, en rättshjälpsenhet, en utsökningsenhet, en utbildningsenhet samt en ekonomi- och personalförvaltningsenhet.

Vid lagberedningsavdelningen finns en enhet för offentlig rätt, en enhet för privaträtt, en enhet för straff- och processrätt och en Europarättsenhet och en granskningsbyrå.

Vid kriminalpolitiska avdelningen finns en åklagar-, brottspåföljds- och strategienhet, en brottsbekämpningsenhet samt en enhet för administrativa tjänster och lagberedning.

Vid förvaltningsenheten finns ansvarsområdena för förvaltningsfrågor, förvaltning av personaldata, interna tjänster, informationstjänsten och valfrågor. Till enheten hör också stödet för ministeriets ledning som är i detta arbete underställd kanslichefen.

Vid ekonomienheten finns ett ansvarsområde för planering och ett ansvarsområde för ekonomiförvaltning. Till ekonomienheten hör också justitieministeriets och rättsväsendets räkenskapsverks regionala betalningscentraler i Helsingfors, Tavastehus, Kouvola, Kuopio, Uleåborg, Åbo och Vasa.

I det datatekniska ansvarsområdet ingår dataadministrationsenheten och justitieförvaltningens datateknikcentral.

Var och en avdelning har en ledningsgrupp som har till uppgift att behandla ärenden som är viktiga för avdelningens verksamhet. Ledningsgruppen behandlar bland annat följande ärenden:

Andra ärenden som skall behandlas av ledningsgruppen bestäms av avdelningschefen.

En fristående enhet kan ha en ledningsgrupp för vilken i tillämpliga delar gäller samma bestämmelser som för avdelningens ledningsgrupp.

Till avdelningens ledningsgrupp hör avdelningschefen, biträdande avdelningschefer, cheferna för avdelningens enheter och av personalen utsedda samarbetsrepresentanter samt andra tjänstemän som avdelningschefen förordnar.

Avdelningarna behandlar strategier och andra viktiga planer som gäller det egna verksamhetsområdet, bereder budgeten, resultatmålen, bokslutet och resultatutvärderingen för avdelningen och de ämbetsverk som styrs av avdelningen samt förvaltningsområdets verksamhetsberättelse för sitt eget verksamhetsområdes del och förvaltningsbestämmelser som gäller de ämbetsverk som styrs av avdelningen samt behandlar avdelningens personalfrågor.

Avdelningarna sköter EU-frågor och det internationella samarbetet som gäller det egna verksamhetsområdet samt informationsuppgifter inom det egna verksamhetsområdet i samarbete med ministeriets informationsenhet. Avdelningarna och enheterna ger ministeriets utlåtanden om ärenden som hör till det egna verksamhetsområdet, om inte ärendet på grund av sin betydelse hör till ministern.

De fristående enheterna sköter i tillämpliga delar ovan nämnda uppgifter.

Justitieförvaltningsavdelningen har till uppgift att sörja för verksamhetsvillkoren, utvecklandet av verksamheten och personalen samt den strategiska planeringen inom domstolsväsendet, utsökningsväsendet och den offentliga rättshjälpsverksamheten, stöda verksamhetsområdets ämbetsverk vid skötseln av deras grundläggande uppgifter samt svara för tillgången på tjänster och den judiciella indelningen inom verksamhetsområdet.

Avdelningen skall dessutom:

Avdelningen sörjer för resultatstyrningen inom domstolarna, utsökningsväsendets enheter, rättshjälpsbyråerna, Konkursombudsmannens byrå, Rättsregistercentralen och domarförslagsnämnden.

Lagberedningsavdelningen har till uppgift att:

Avdelningen har till uppgift att bedöma, leda och utveckla kriminalpolitiken, sörja för verksamhetsvillkoren, utvecklandet av verksamheten samt den strategiska planeringen inom åklagarväsendet och brottspåföljdsområdet samt samarbete inom området för kriminalpolitik.

Avdelningen skall dessutom:

Avdelningen sörjer för resultatstyrningen inom Brottspåföljdsverket, riksåklagarämbetet, Fångvårdens utbildningscentral, Europeiska institutet för kriminalpolitik och rådet för brottsförebyggande.

Förvaltningsenheten har till uppgift att sörja för:

Förvaltningsenheten sörjer för resultatstyrningen inom Rättspolitiska forskningsinstitutet, Centralen för undersökning av olyckor, Dataombudsmannens byrå och datasekretessnämnden.

Ekonomienheten har till uppgift att sörja för:

Den internationella enheten har till uppgift att samordna skötseln av ministeriets EU-frågor, följa internationella rättssamarbetskonventioner och -författningar samt utifrån dem sköta ministeriets uppgifter som centralmyndighet, utveckla och samordna förvaltningsområdets deltagande i den civila krishanteringen samt sörja för samarbetsprojekt i anslutning till främjandet av rättsstatsutvecklingen.

Enheten för intern revision har till uppgift att producera gransknings- och utvärderingsinformation i fråga om ändamålsenligheten och tillräckligheten av den interna kontrollen för ledningen samt främja utvecklingen av metoderna för intern kontroll och riskhantering. Närmare bestämmelser om enhetens ställning, uppgifter och arbetsmetoder ingår i reglementet för den interna revisionen som fastställs av ministern.

Informationsenheten har till uppgift att sköta ministeriets informationsverksamhet under ministerns och kanslichefens ledning och i samarbete med avdelningarna och enheterna. Enheten skall utveckla ministeriets externa informationsverksamhet. Enheten koordinerar även förvaltningsområdets informationsverksamhet.

Dataadministrationsenheten har till uppgift att bereda en dataadministrationsstrategi för förvaltningsområdet och svara för förvaltningsområdets gemensamma dataadministrationsprojekt, om de inte skall skötas någon annanstans. Dataadministrationsenheten svarar för ramavtalen för datatekniken inom förvaltningsområdet samt för resultatstyrningen inom justitieförvaltningens datateknikcentral.

Justitieförvaltningens datateknikcentral har till uppgift att tillhandahålla datatekniska utvecklings-, expert-, produktions-, anskaffnings- och stödtjänster för ministeriet och ämbetsverken inom förvaltningsområdet i syfte att stödja verksamhetsprocesserna och utvecklingen av dem samt organisera informationstjänsten inom fastighetsdatasystemet. Datateknikcentralen producerar själv de tjänster som behövs eller skaffar dem från andra tjänsteproducenter.

Utöver vad som bestäms i 45 § i reglementet för statsrådet (262/2003) skall kanslichefen:

Internationella enheten, informationsenheten, enheten för intern revision och det dataadministrativa ansvarsområdet lyder under kanslichefen. Kanslichefen leder arbetet i stödet för ledningen.

Avdelningschefen skall:

Biträdande avdelningschef är vikarie för avdelningschefen. Vid en avdelning med flera biträdande avdelningschefer förordnar kanslichefen vikarien.

Förvaltningsdirektören skall:

I övrigt har förvaltningsdirektören i tillämpliga delar samma uppgifter som avdelningschefen.

Ekonomidirektören skall:

I övrigt har ekonomidirektören i tillämpliga delar samma uppgifter som avdelningschefen.

Övriga förmän har i tillämpliga delar samma uppgifter som avdelningschefen.

Ministerns specialmedarbetare utför uppgifter som han eller hon tilldelas av ministern utan att vara föredragande vid ministeriet.

Specialmedarbetaren skall på begäran få den information han eller hon behöver för att utföra sina uppgifter.

Utöver vad som bestäms i lagen om statsrådet (175/2003) föredras ärendena vid ministeriet av utvecklingschef, specialsakkunnig, planeringschef, förvaltningschef, redovisningschef, revisionschef, dataadministrationschef, ADB-chef, informationschef, utbildningschef, produktionschef, chef för informationstjänsten, informationsspecialist, specialplanerare, specialforskare, överinspektör, ekonomiinspektör, kamrer, inspektör, lagstiftningssekreterare, regeringssekreterare, personalsekreterare, sekreterare för informationstjänsten, informationssekreterare, avdelningssekreterare, biträdande informationschef, planerare och ADB-planerare samt de tjänstemän som ministern särskilt förordnar att föredra ärenden vid ministeriet.

Om beredning av ärenden vid ministeriet föreskrivs i 4 § i statsrådets förordning om justitieministeriet.

Ministern och kanslichefen skall informeras om viktiga ärenden gällande förvaltningsområdet i god tid innan de avgörs eller föredras.

Avdelningschefen, förvaltningsdirektören eller ekonomidirektören skall i god tid informeras om ärenden som föredras.

En redogörelse för ärenden som skall behandlas vid föredragning för republikens president, vid statsrådets allmänna sammanträde, i statsrådets finansutskott eller vid finansbehandling i finansministeriet skall vid behov ges ministern i god tid före föredragningen. Föredragningslistan får inte delas ut innan ministern har godkänt utkastet till den. I brådskande fall kan föredragningslistan dock delas ut med tillstånd av kanslichefen.

Enligt 30 § i reglementet för statsrådet granskas förslag till lag eller förordning som sänts till justitieministeriet för granskning av granskningsbyrån vid lagberedningsavdelningen, som ger närmare anvisningar om sändande av författningar för granskning.

Vid granskningen skall uppmärksamhet fästas vid att gällande rätt och anvisningarna för utarbetande av lagförslag på ett behörigt sätt har beaktats i förslaget. Det skall också sörjas för att förslagets utformning är exakt och konsekvent samt att ordalydelsen är felfri och begriplig och att den finska och den svenska texten har samma innehåll.

Om lagförslaget visar sig vara så bristfälligt att behövliga korrigeringar och anmärkningar inte på ett lämpligt sätt kan göras i samband med granskningen, skall förslaget återförvisas till den som berett förslaget, som samtidigt underrättas om de brister och fel som upptäckts.

Avdelningschefen skall underrättas om för justitieministeriets förvaltningsområde viktiga ärenden som framkommit vid granskningen samt vid behov om att förslaget med stöd av 2 mom. återförvisats till den som berett förslaget.

Ministern godkänner projektprogrammen och startar viktiga projekt som gäller ministeriet och förvaltningsområdet.

Kanslichefen startar projekt som gäller flera avdelningar och som inte faller inom ramen för ministerns beslutanderätt.

Utöver vad som enligt lag, förordning eller arbetsordning hör till en tjänstemans uppgifter skall tjänstemannen dessutom vid behov utföra de övriga uppgifter som ministern, kanslichefen, avdelningschefen, biträdande avdelningschefen eller enhetschefen förordnar.

Enligt 15 § lagen om statsrådet skall den minister till vars ansvarsområde ett ärende hör avgöra det samt leda ministeriets verksamhet enligt arbetsfördelningen.

Om tjänstemännens beslutanderätt föreskrivs i 36 § i reglementet för statsrådet.

Om förbehållande av beslutanderätt föreskrivs 16 § i lagen om statsrådet och 37 § i reglementet för statsrådet.

Kanslichefen avgör ärenden som gäller:

Justitieförvaltningsavdelningens avdelningschef avgör ärenden som gäller:

Biträdande avdelningschefen vid justitieförvaltningsavdelningen avgör ärenden som gäller:

Enhetschefen avgör ärenden som gäller:

Lagberedningsavdelningens avdelningschef avgör ärenden som gäller avdelningens personal enligt vad som föreskrivs nedan och lämnande av utlåtanden, om inte ärendet på grund av sin betydelse hör till ministern.

Utöver detta bestämmer avdelningschefen om förordnande av en sakkunnig och betalning av arvode.

Kriminalpolitiska avdelningens avdelningschef avgör ärenden som gäller:

Biträdande avdelningschefen avgör ärenden som gäller:

Förvaltningsdirektören avgör ärenden som gäller:

Chefen för ansvarsområdet för förvaltningsfrågor avgör ärenden som gäller:

Ekonomidirektören avgör ärenden som gäller:

Ministern utnämner till tjänst och till tjänsteförhållande för viss tid samt anställer motsvarande personal i arbetsavtalsförhållande då lönen för tjänsten eller uppgiften är högre än i löneklass A 25, om inte ärendet skall avgöras av republikens president eller statsrådets allmänna sammanträde.

Kanslichefen utnämner på framställning av enheten och på föredragning av förvaltningsenheten tjänstemän vid de fristående verksamhetsenheterna till tjänst och till tjänsteförhållande för viss tid samt anställer motsvarande personal i arbetsavtalsförhållande, om lönen för tjänsten eller uppgiften motsvarar högst löneklass A 25. Med avvikelse från detta utnämner direktören för justitieförvaltningens datateknikcentral tjänstemän vid centralen till tjänst och till tjänsteförhållande för viss tid samt anställer personal i arbetsavtalsförhållande, om lönen för tjänsten eller uppgiften motsvarar högst löneklass A 20. Om förvaltningsenheten och ekonomienheten föreskrivs i 3 mom.

Avdelningschefen, förvaltningsdirektören och ekonomidirektören utnämner tjänstemän vid avdelningen eller enheten till tjänst och till tjänsteförhållande för viss tid samt anställer motsvarande personal i arbetsavtalsförhållande, om lönen för tjänsten eller uppgiften motsvarar högst löneklass A 25.

Förutsättningen för en utnämning till någon annan än en tjänst som specificeras i statsbudgeten samt för anställning i arbetsavtalsförhållande är att tjänsten eller uppgiften ingår i resultatavtalet eller att förvaltningsenheten har gett tillstånd till utnämningen eller anställningen (tillsättningstillstånd).

Annan tjänstledighet än sådan som grundar sig på lag eller tjänstekollektivavtal beviljas tjänstemän samt motsvarande befrielse från en uppgift, personal i arbetsavtalsförhållande av:

På lag eller tjänstekollektivavtal grundad tjänstledighet för tjänstemän och motsvarande befrielse från uppgifterna för personal i arbetsavtalsförhållande beviljas av förvaltningsenheten.

För beviljande av tjänstledighet med lön för längre tid än 30 dygn under ett kalenderår krävs utlåtande från förvaltningsenheten. Är avsikten att på ett sätt som avviker från utlåtandet besluta om en tjänstledighet med lön som avdelningschefen avgör, skall frågan föreläggas kanslichefen.

Efter att förvaltningsenheten gett utlåtande i saken avgör ministern ärenden som gäller inrättande och indragning av någon annan tjänst än en sådan som specificeras i statsbudgeten, ändring av benämningen på en tjänst eller löneklassen för en tjänst, om löneklassen för tjänsten är högre än A 25 (tjänstereglering).

Kanslichefen avgör:

När det nya lönesystemet tas i bruk avgörs ministeriets personalfrågor enligt vad som föreskrivs i 56―58 §, men vid beslutsfattandet skall bestämmelserna i 60―62 § beaktas.

När det i 56―58 § föreskrivs,

Tjänster kan inrättas eller ändras och tjänstemännens löner kan fastställas endast så att löneanslagen som överenskommits i resultatavtalen inte överskrids. Närmare bestämmelser om godkännande av löneutgifter finns i räkenskapsverkets ekonomistadga.

För inrättande eller ändring av tjänster och för fastställande av löner krävs utlåtande från värderingsgruppen för lönesystemet innan beslut fattas. Förvaltningsenheten inhämtar detta utlåtande.

Den personliga lönedelen för en tjänsteman bestäms på framställning av enhetens chef på det sätt som ministeriet närmare bestämmer.

Information som innehåller ett ställningstagande av ministeriet skall godkännas av ministern eller, om ministern har förhinder, av kanslichefen innan den publiceras, om inte något annat bestäms i fråga om något ärende eller någon ärendegrupp. När information förbereds skall ministeriets informationschef kontaktas i god tid före publiceringen. I övrigt är det avdelningschefens sak att se till och organisera informationen. För pressinformationer krävs tillstånd av ministern.

Syftet med ministeriets interna information är att främja samarbetet mellan ledningen och den övriga personalen samt att utveckla ministeriets verksamhet och arbetsförhållanden. Den interna informationen skall särskilt gälla ärenden som anges i lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar samt frågor rörande arbetet och villkoren i ett anställningsförhållande.

För förvaltning av ärenden som behandlas har ministeriet ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Den som föredrar eller bereder ett ärende skall se till att behövliga registreringar om ärendets behandlingsfas görs i dokumenthanteringssystemet och att berednings- och beslutshandlingarna införs i systemet i elektronisk form.

Den som föredrar eller bereder ett ärende är skyldig att efter slutförd uppgift se till att handlingarna ordnade på behörigt sätt lämnas till registratorskontoret.

Om ett ärende har behandlats i en arbetsgrupp svarar ordföranden för arbetsgruppen för ovan nämnda åtgärder.

För förvaltning av EU-handlingar har statsrådet ett gemensamt dokumenthanteringssystem.

Kanslichefen eller en tjänsteman som han eller hon förordnat är beredskapschef vid justitieministeriet. Beredskapschefen skall styra och samordna förvaltningsområdets beredskap inför undantagsförhållanden. Om justitieministeriets skyddschefer och andra skyddsorganisationer samt om skyddsverksamhet bestäms i skyddsplaner för verksamhetsställena.