600/1970

Med handling avses i detta beslut utslag, beslut, dom, expedition, skrivelse, promemoria, utlåtande, betänkande, föredragningslista, protokoll, anmälan, verifikat, förteckning och kartotek eller annan jämförlig handling, som statlig, myndighet i sin tjänsteverksamhet uppgjort i skriftlig eller därmed jämförbar form.

För handlingar av format A5, som tillsammans med andra handlingar förvaras i mappar, skall i allmänhet användas breddformat A5L.

För handling må papper med två blad användas endast då detta av särskilda skäl är av nöden och icke föranleder förvaring av onödiga tomma blad.

På handling skall för inbindning eller för fastsättning i mapp lämnas en fastsättningskant på minst 20 mm såväl på framsidan som på baksidan.

Om särskilda skäl icke annat påkallar, skall, då handling utskrives med skrivmaskin, standardtabulering användas. Härvid skall tabulatorstopparna inställas med ca 23 mm:s mellanrum räknat från papperets vänstra kant och ny rad, beteckning eller indrag påbörjas från av tabulatorstoppare angivet ställe.

Blanketter, på vilka handling uppgöres, bör såvitt möjligt planeras så, att då de ifylles med skrivmaskin standardtabulering kan användas.

Då handling utskrives med skrivmaskin bör man sträva till att som radhöjd, mätt från en rads nedre kant till följande rads nedre kant, använda ett grundhöjdsteg som är ungefär 4,24 mm eller en och en halv gång denna höjd, ungefär 6,4 mm. Då vid skrivning grundhöjdsteget användes, må radens längd utgöra högst sex standardtabulatormellanrum, dvs. ungefär 14 cm.

Varje handling skall upptaga tillräckliga referensuppgifter, omfattande åtminstone anteckning om den myndighet som avfattat handlingen och datum då handlingen avfattats. Skrivelse eller utlåtande skall i allmänhet även upptaga myndighetens adress och telefonnummer. Vid antecknandet av referensuppgifterna bör man sträva till en standarduppställning.

Vid antecknandet av postadress skall bestämmelserna i poststadgan iakttagas.

I skrivelse och utlåtande skall långa inledningssatser undvikas. I stället skall i korthet hänvisas till den skrivelse, på vilken ifrågavarande skrivelse eller utlåtande utgör svar. Brevblanketter skall upptaga ordet "Hänvisning", invid vilket skall skrivas nummer och datum för den skrivelse, som hänvisningen åsyftar, samt brevblanketter av format A4 dessutom ordet "Ärende", invid vilket saken i korthet skall angivas.

Undertecknarens och kontrasignantens namnteckning på handling skall förtydligas med tydliga bokstäver antingen med skrivmaskin eller på annat sätt.

I anslutning till underskrifterna skall även tjänsteställning antecknas, om icke särskilda skäl förutsätter dess utelämnande. Anteckningen "Enligt uppdrag", "Ex officio" eller annan därmed jämförlig anteckning användas icke ens då undertecknare är endast en person.

Är i andra stadganden icke annorlunda bestämt, skall vid anhållan om utlåtande eller när det annars är ändamålsenligt, i stället för skrivelse användas remissblankett eller remissåtgärden påtecknas eller med stämpel angivas på själva handlingen.

Svar på eller utlåtande angående remiss må skrivas även på remissblanketten eller handlingen, om på dessa finnes lämpligt utrymme. Stannar icke någon avskrift av svarets innehåll hos myndigheten, skall svaret i korthet angivas i diariet.

Vid utländsk skriftväxling må utan hinder av ovan givna föreskrifter även andra vedertagna former följas.

Närmare anvisningar om tillämpningen av detta beslut utfärdas vid behov av finansministeriet.

Detta beslut träder i kraft den 1 januari 1971 och genom detsamma upphäves statsrådets beslut den 30 december 1942 om användningen av papper hos myndigheterna samt förenkling av skriftväxlingen (1118/42) .