Puhelutallenteen toimittaminen litteroituna
- Asiasanat
- puhelutallenne, tarkastusoikeus
- Tapausvuosi
- 2024
- Antopäivä
- Diaarinumero
- TSV/428/2022
- Säädösperusta
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen päätös
Apulaistietosuojavaltuutetun päätös
Asia
Rekisteröidyn oikeus tutustua tietoihin
Rekisterinpitäjä
Vakuutusyhtiö
Rekisteröidyn vaatimukset perusteluineen
Rekisteröity on 28.10.2022 pyytänyt rekisterinpitäjältä kaikki asiakastyytyväisyystutkimukseen liittyvät asiakirjat, sähköpostit, puheluäänitteet ja mahdollisen muun aineiston postitse. Rekisteröity on ottanut yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon 29.11.2022. Rekisteröidyn mukaan hän oli saanut vastauksen tarkastuspyyntöönsä, mutta vastauksen sisältämä litterointi ei vastannut puhelun sisältöä. Rekisteröity on vaatinut tietosuojavaltuutetun toimistoa määräämään rekisterinpitäjää toimittamaan pyydetyn puhelutallenteen ja muun pyydetyn aineiston maksutta.
Rekisteröidyltä saatu selvitys
Rekisteröidyn yhteydenoton mukaan hän on vastaanottanut puhelun asiakastyytyväisyystutkimukseen liittyen 28.10.2022. Rekisteröidyn mukaan hän on esittänyt tarkastusoikeutta koskevan pyynnön rekisterinpitäjälle koskien puhelutallennetta sekä muuta asiakastyytyväisyystutkimusta koskevaa aineistoa. Rekisteröidyn 29.11.2022 lähettämän yhteydenoton mukaan hän ei ollut vastaanottanut pyytämäänsä puhelutallennetta tai muita asiakirjoja, vain ainoastaan litteroinnin, joka hänen näkemyksensä mukaan poikkesi puhelun sisällöstä.
Rekisterinpitäjältä saatu selvitys
Rekisterinpitäjän 13.8.2024 toimittaman selvityksen mukaan rekisteröidylle on toimitettu kaikki tarkastuspyynnössä pyydetyt tiedot. Puhelutallennetta koskien rekisteripitäjä on ensin todennut rekisteröidylle, että sähköisessä muodossa tallennettua puhelutallennetta ei voida toimittaa postitse, ja toimittanut tämän sijaan litteroinnin rekisteröidylle. Tämän jälkeen puhelutallenne ja muut rekisteröidyn pyytämät asiakirjat on toimitettu rekisteröidylle postitse muistitikulla. Rekisterinpitäjän mukaan rekisteröidylle on toimitettu puhelintallenne, kyselyn toteuttaneelle taholle toimitettu asiakaslista, sähköpostikirjeenvaihtoa asiasta sekä rekisteröidylle toimitettu kirje. Rekisterinpitäjän selvityksen mukaan nämä tiedot lähetettiin 15.12.2022. Rekisterinpitäjän käsityksen mukaan puhelutallenteen litterointi vastaa puhelun sisältöä. Rekisterinpitäjän selvityksessä todetaan, että puhelutallenteessa on epäselvä kohta, jonka lauseen voi ymmärtää kahdella eri tavalla, joko ”minä vain sitä” tai ”voin vastata, että”.
Rekisterinpitäjä on toimittanut selvityksen liitteenä rekisteröidylle toimitetut tiedot, mukaan lukien kopion puhelutallenteesta.
Rekisteröidyn vastine
Rekisteröidyltä on pyydetty vastinetta asiassa 14.8.2024. Rekisteröity on toimittanut vastineen 19.8.2024. Rekisteröity on esittänyt vastineessaan äänitteen ja litteroidun tekstin välillä olevan ristiriitoja. Rekisteröity on vaatinut vastineessaan apulaistietosuojavaltuutettua ottamaan kantaa siihen, vastaako litterointi puhelutallennetta riittävällä tarkkuudella. Rekisteröity on esittänyt vastineessaan, että hän on vastaanottanut kopion puhelutallenteesta postitse muistitikulla vasta pyynnön toistamisen jälkeen. Rekisteröity on vaatinut apulaistietosuojavaltuutettua ottamaan kantaa siihen, olisiko kopio puhelutallenteesta tullut toimittaa postitse heti vai vasta uusien vaatimusten jälkeen.
Sovellettavasta lainsäädännöstä
Asiassa sovelletaan Euroopan parlamentin ja neuvoston yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) ja täsmentävää kansallista tietosuojalakia (1050/2018).
Yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 1 kohdan mukaan rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet toimittaakseen rekisteröidylle 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot ja 15–22 artiklan ja 34 artiklan mukaiset kaikki käsittelyä koskevat tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä varsinkin silloin, kun tiedot on tarkoitettu erityisesti lapselle. Tiedot on toimitettava kirjallisesti tai muulla tavoin ja tapauksen mukaan sähköisessä muodossa. Jos rekisteröity sitä pyytää, tiedot voidaan antaa suullisesti edellyttäen, että rekisteröidyn henkilöllisyys on vahvistettu muulla tavoin.
Yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos niitä käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä 15 artiklan 1 kohdan a–h alakohdan mukaiset tiedot. Artiklan 3 kohdan mukaan rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.
Yleisen tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaan tietosuojavaltuutetun toimisto voi antaa huomautuksen rekisterinpitäjälle tai henkilötietojen käsittelijälle, jos käsittelytoimet ovat olleet tietosuoja-asetuksen vastaisia.
Yleisen tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaan tietosuojavaltuutetun toimisto voi määrätä rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän noudattamaan rekisteröidyn pyyntöjä, jotka koskevat tietosuoja-asetukseen perustuvien rekisteröidyn oikeuksien käyttöä.
Oikeudellinen kysymys
Apulaistietosuojavaltuutettu arvioi ja ratkaisee asian edellä mainitusti yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 ja tietosuojalain (1050/2018) pohjalta.
Asiassa on arvioitava
1. onko rekisterinpitäjä noudattanut yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 1 kohdan ja 15 artiklan 3 kohdan vaatimuksia vastatessaan rekisteröidyn pyyntöön saada tutustua tietoihin toimittamalla ensin puhelutallenteesta kirjallisen, litteroidun version;
2. onko rekisterinpitäjälle annettava yleisen tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukainen huomautus;
3. onko rekisterinpitäjä toteuttanut rekisteröidyn yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisen oikeuden saada tutustua itseään koskeviin tietoihin; ja
4. onko rekisterinpitäjälle annettava yleisen tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukainen määräys noudattaa rekisteröidyn pyyntöä.
Apulaistietosuojavaltuutetun päätös ja perustelut
Apulaistietosuojavaltuutetun päätös
Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että rekisterinpitäjä on noudattanut yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 1 kohdan ja 15 artiklan 3 kohdan vaatimuksia vastatessaan rekisteröidyn pyyntöön saada tutustua tietoihin toimittamalla ensin puhelutallenteesta kirjallisen, litteroidun version. Apulaistietosuojavaltuutettu ei anna rekisterinpitäjälle huomautusta.
Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että rekisterinpitäjä on toteuttanut rekisteröidyn pyynnön saada tutustua tietoihin. Apulaistietosuojavaltuutettu ei anna rekisterinpitäjälle määräystä toimittaa rekisteröityä koskevia tietoja.
Päätöksen perustelut
Yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 1 kohdan ja 15 artiklan 3 kohdan vaatimukset ja puhelutallenteen toimittaminen litteroituna
Yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohdan mukaan rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 1 kohdan mukaan rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet toimittaakseen rekisteröidylle 15 artiklan mukaiset kaikki käsittelyä koskevat tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Tiedot on toimitettava kirjallisesti tai muulla tavoin ja tapauksen mukaan sähköisessä muodossa.
Päätöksessä 3592/152/19 (annettu 21.10.2021) tietosuojavaltuutettu on katsonut, että on rekisterinpitäjän velvollisuus arvioida mikä on kussakin tapauksessa asianmukainen muoto, jossa 15 artiklan mukaiset tiedot toimitetaan. Tietosuojavaltuutettu on katsonut, että rekisterinpitäjällä ei ole aina velvollisuutta toimittaa tietoja alkuperäisessä muodossa, jos tiedot voidaan asianmukaisesti toimittaa myös muulla tapaa, esimerkiksi kirjallisesti. Rekisterinpitäjän on kuitenkin varmistuttava siitä, että muoto, jossa tiedot toimitetaan, on sellainen, että rekisteröity pystyy varmistumaan rekisterinpitäjän käsittelemien henkilötietojen oikeellisuudesta. Mahdollisuus toimittaa tiedot muussa kuin alkuperäisessä muodossa ei kuitenkaan tarkoita, että rekisterinpitäjä voisi muokata toimittamiaan henkilötietoja sellaiseksi, ettei rekisteröidylle toimitettavat tiedot vastaisi tietoja, joita rekisterinpitäjä käsittelee.
Rekisterinpitäjä on toimittanut puhelutallenteen ja sen litteroinnin tietosuojavaltuutetun toimistolle. Kyseisen puhelutallenteen kesto on 28 sekuntia. Puhelutallenne sisältää kohdan, jossa haastattelija ja rekisteröity puhuvat osittain samanaikaisesti. Tallenteen laadun ja puheen epäselvyyden vuoksi litterointiin saattaa sisältyä epätarkkuutta. Puhelutallenteen epäselvyyden vuoksi on esimerkiksi epäselvää, sanooko rekisteröity ”sii”, ”siihen” vai ”sinne” taikka ”minä vain sitä” vai ”Vaan, vaan sitä”. Tallenteen epäselvät kohdat liittyvät kuitenkin yksittäisiin sanamuotovalintoihin, joilla ei voida katsoa olevan vaikutusta litteroinnin ymmärrettävyyteen tai oikeellisuuteen. Apulaistietosuojavaltuutettu toteaa, että puhelutallenteen litterointi vastaa keskeisiltä osin puhelun sisältöä. Litteroinnin kuvaus puhelusta vastaa puhelun sisältöä sellaisella tarkkuudella, joka on tallenteen luonteen vuoksi mahdollista. Keskeistä kuitenkin on, että rekisteröidylle on toimitettu myös jäljennös puhelutallenteesta sähköisessä muodossa. Rekisteröidyllä on siis ollut mahdollisuus arvioida sekä litteroinnin, että tallenteen sisältöjä.
Rekisteröidyn mukaan hän on saanut ensin puhelun litteroituna, ja pyynnön toistamisen jälkeen puhelutallenteen postitse muistitikulla toimitettuna. Rekisterinpitäjän toimittaman selvityksen perusteella rekisterinpitäjä on ensin toimittanut litteroinnin puhelusta, koska rekisteröity on pyytänyt tietoja postitse ja puhelutallenne on tallennettu sähköiseen muotoon. Pyynnön uusimisen jälkeen rekisterinpitäjä on toimittanut puhelutallenteen muistitikulla postitse. Rekisteröity on siten saanut sekä jäljennöksen puhelutallenteesta että puhelutallenteen litteroituna. Rekisteröity pystyy vastaanottamiensa tietojen avulla varmistumaan rekisterinpitäjän käsittelemien henkilötietojen oikeellisuudesta ja tarkastamaan häntä koskevat henkilötiedot.
Apulaistietosuojavaltuutettu toteaa, että on rekisterinpitäjän velvollisuus arvioida mikä on kussakin tapauksessa asianmukainen muoto, jossa yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot toimitetaan. Näitä tietoja ei ole aina velvollisuutta toimittaa alkuperäisessä muodossa, jos tiedot voidaan asianmukaisesti toimittaa myös muulla tapaa, esimerkiksi kirjallisesti. Tässä tapauksessa litterointi olisi ollut mahdollinen tapa toteuttaa rekisteröidyn oikeus saada tutustua tietoihin. Rekisterinpitäjä on kuitenkin litteroinnin lisäksi toimittanut rekisteröidylle jäljennöksen puhelun tallenteesta sähköisessä muodossa rekisteröidyn pyynnöstä. Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että rekisterinpitäjä on noudattanut yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 1 kohdan ja 15 artiklan 3 kohdan vaatimuksia toimittaessaan ensin puhelutallenteesta kirjallisen litteroidun version. Koska apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että rekisterinpitäjä on menetellyt yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 1 kohdan ja 15 artiklan 3 kohdan mukaisesti vastatessaan rekisteröidyn tarkastuspyyntöön, apulaistietosuojavaltuutettu ei anna rekisterinpitäjälle huomautusta.
Rekisteröidyn yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisen pyynnön toteuttaminen
Rekisterinpitäjän toimittaman selvityksen perusteella rekisteröidylle on toimitettu kaikki tämän pyytämät tiedot. Rekisteröity ei vastineessaan kiistä saaneensa rekisterinpitäjän ilmoittamia tietoja. Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että rekisteröidyn tarkastusoikeus on toteutettu täysimääräisesti. Koska rekisterinpitäjä on toteuttanut rekisteröidyn tarkastuspyynnön, apulaistietosuojavaltuutettu ei anna rekisterinpitäjälle määräystä toimittaa rekisteröityä koskevia tietoja.
Sovelletut lainkohdat
Perusteluissa mainitut.
Muutoksenhaku
Tietosuojalain (1050/2018) 25 §:n mukaan tähän päätökseen voi hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen noudattaen mitä laissa oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) säädetään. Valitus tehdään Helsingin hallinto-oikeuteen.
Valitusosoitus on liitteenä.
Tiedoksianto
Päätös annetaan tiedoksi hallintolain (434/2003) 60 §:n mukaisesti postitse saantitodistusta vastaan.
Lisätietoja päätöksestä antaa asian esittelijä
Tarkastaja Saana Sydänmaanlakka, Puh. 0295666730.
Päätös on lainvoimainen.