18.2.2022

Apulaistietosuojavaltuutetun päätös

Kysymyksessä oleva henkilötietojen käsittely

Tietosuojavaltuutetun toimiston poliisilta saamien tietojen mukaan poliisille on tullut lukuisia henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä annetun lain (1054/2018, jäljempänä rikosasioiden tietosuojalaki) 23 §:n mukaisia rekisteröidyn tarkastusoikeutta koskevia pyyntöjä, joissa rekisteröity on käyttänyt tarkastusoikeutta rekisterinpitäjän pyynnöstä. Poliisilta saadun tiedon mukaan ilmeisesti rekisterinpitäjän sosiaali- ja terveyspalvelut ovat edellyttäneet tukiperhe- tai sijaisperhetoimintaan hakeutuvilta henkilöiltä, että he käyttävät rekisteröidyn tarkastusoikeutta poliisin henkilötietojen käsittelyn osalta ja toimittavat saamansa vastauksen rekisterinpitäjän nähtäväksi

Rekisterinpitäjältä saatu selvitys

Tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artiklan 58 kohdan 1 ja tietosuojalain (1050/2018) 18 §:n nojalla tietosuojavaltuutetun toimisto on pyytänyt jäljempänä olevilla kysymyksillä selvitystä rekisterinpitäjältä.

1. Onko Rovaniemen kaupungin sosiaalipalvelut edellyttänyt esimerkiksi sijais- tai tukiperhetoimintaan hakeutuvia henkilöitä toimittamaan Rovaniemen kaupungin sosiaalipalvelulle tarkastusoikeuden käyttämisen perusteella.

2. Jos Rovaniemen kaupungin sosiaalipalvelut on toiminut 1. kysymyksessä kuvatulla tavalla, niin kuka tai mikä toimielin on päättänyt menettelyn käyttöönottamisesta ja kenen toimesta ja miten menettely on ohjeistettu.

3. Jos Rovaniemen kaupungin sosiaalipalvelut on toiminut 1. kysymyksessä kuvatulla tavalla, miten saatuja tietoja on käsitelty (kuka on voinut käsitellä tietoja, onko niitä tallennettu jollekin alustalle ja kuinka kauan tietoja säilytetään).

4. Jos Rovaniemen kaupungin sosiaalipalvelut on toiminut 1. kysymyksessä kuvatulla tavalla, aikooko se edelleen jatkaa kysymyksessä olevaa toimintaa.

Rovaniemen kaupungin perhe- ja sosiaalipalvelujen selvitys on saatu 15.12.2021. Selvityksen ovat antaneet palveluesimies ja vs. palvelupäällikkö. Selvityksessä todetaan seuraavaa:

Rovaniemen kaupungin sosiaalipalvelut eivät ole edellyttäneet tukiperhe- tai sijaisperhetoimintaan tai vastaaviin tehtäviin hakeutuvia henkilöitä toimittamaan rikosasioiden tietosuojalain (1054/2018) 23 §:n perusteella poliisilta saamiaan tietoja. Rovaniemen kaupunki kouluttaa itse omat tuki- ja sijaisperheet. Ennen kuin perhe aloittaa toimintansa Rovaniemen kaupungin tuki- tai sijaisperheenä, tulee heidän toimittaa nähtäville ote lasten kanssa toimivien rikostaustan selvittämisestä (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä 504/2002 5 § ja Laki lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä 148/2014 2 §).

Rovaniemen kaupungin lisäksi Rovaniemellä tuki- ja sijaisperhetoimintaa järjestää yksityisiä palveluntuottajia sekä järjestöjä. Yksityiset palveluntuottajat ja järjestöt pyytävät Rovaniemellä asuvista tuki- ja sijaisperheiksi haluavista kaupungin lausunnon perheen olosuhteista ja siitä ettei henkilöllä ole estettä toimia tuki- tai sijaisperheenä (Laki sosiaalihuollon asiakaan asemasta ja oikeuksista 812/2000: 12, 6, 20 § ja Perhehoitolaki 263/2015: 22 §). Pyynnöt osoitetaan lastensuojelun johtavalle sosiaalityöntekijälle. Yhden palveluntuottajan, Hoiva tien (entinen Nuorten Ystävät) tapana on ollut pyytää tarkistamaan myös poliisiviranomaisen rekisterissä olevat tiedot (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000 20 §). Palveluntuottajan pyynnön tiimoilta poliisille on lähetetty lausuntopyyntö, jossa pyydetään tarkistamaan poliisirekisteritiedot ja tiedot mahdollisista kotihälytyksistä. Lausuntopyynnön tiimoilta poliisi on toimittanut Rovaniemen kaupungille patjatulosteen. Patjatuloste on katsottu läpi ja sen tiimoilta on tehty erillinen lausunto palveluntuottajalle. Patjatulostetta ei ole lähetetty palveluntuottajalle vaan se tuhotaan lausunnon tekemisen jälkeen.

Perhehoidon ennakollinen valvonta on tärkeää. Ennakollisella valvonnalla tarkoitetaan sijaishuoltotoimijoiksi hakeutuvien perhehoitajien tilanteen, sopivuuden ja taustojen selvittelyä. Sekä ennakollisen ohjauksen että ennakollisen valvonnan tavoitteena on varmistaa lasten hyvinvoinnin turvaamisen edellytykset. Jatkossa Rovaniemen kaupunki tiedottaa palveluntuottajia, ettei se voi tarkistaa poliisirekisteritietoja ennakollisena valvontana, koska se on vastoin henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä. Rovaniemen kaupungin näkemys on, että perheiden toimittama rikostaustan selvittämisestä annetun lain mukainen rikosrekisteriote ja kaupungin antama lausunto ovat riittäviä.

Sovellettavat säännökset ja asian arviointi

Rekisterinpitäjä on ottanut käyttöön menettelytavan, jossa palveluntuottajan pyynnön perusteella on lähetetty poliisille sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) 20 §:n perusteella lausuntopyyntö, jossa on pyydetty tarkistamaan poliisitiedot ja tiedot mahdollisista kotihälytyksistä. Saatuaan poliisilta pyydetyt tiedot (Patja-tulosteen), tuloste on katsottu läpi ja sen perusteella on tehty erillinen lausunto palveluntuottajalle. Muutoin rekisterinpitäjän näkemys on, että rikostaustan selvittämisestä annetun lain mukainen rekisteriote on riittävä.

Tietosuoja-asetuksen 1 luvun 4 artiklan 2 kohdassa on määritelty henkilötietojen käsittely, henkilötietojen käsittelyä on myös se, että rekisterinpitäjä edellyttää rekisteröityä esittämään henkilötietoja sisältäviä dokumentteja ja tarkistaa niitä.

Tietosuoja-asetuksen artiklan 10 mukaan rikostuomioihin ja rikoksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyvien henkilötietojen käsittely 6 artiklan 1 kohdan perusteella suoritetaan vain viranomaisen valvonnassa tai silloin, kun se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa säädetään asianmukaisista suojatoimista rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi. Kattavaa rikosrekisteriä pidetään vain julkisen viranomaisen valvonnassa.

Tietosuoja-asetus on jäsenvaltioissa suoraan sovellettavaa lainsäädäntöä. Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 2 kohta kuitenkin mahdollistaa yksityiskohtaisempien säännösten antamisen asetuksen säännösten mukauttamiseksi silloin, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (6 artiklan 1 kohdan e alakohta). Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 3 kohta edellyttää, että henkilötietojen käsittelyn perustasta säädetään näissä tilanteissa unionin oikeudessa tai rekisterinpitäjään sovellettavassa jäsenvaltion lainsäädännössä. Tällainen lainsäädäntö voi sisältää säännöksiä muun muassa käsiteltävien tietojen tyypistä, rekisteröidyistä, tahoista, joille ja tarkoituksista joihin henkilötietoja voidaan luovuttaa.

Suomen kansallisessa lainsäädännössä on tietosuoja-asetuksen 10 artiklan tarkoittama säädös, joka koskee perhehoitajien osalta rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvien henkilötietojen käsittelyä. Perhehoitajan rikostaustan tarkistamiseen sovelletaan lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annettua lakia (504/2002), tämän lain 2 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaisesti. Tukiperhetoiminnan osalta tulee sovellettavaksi laki lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä (148/2014). Lainsäädännöllä on siten luotu oikeasuhtainen ja tarkoituksenmukainen menettely lasten kanssa työskentelevien rikostaustan tarkistamiseksi.

Tietojen saaminen poliisilta on perustunut rekisterinpitäjän mukaan sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 4 luvun 20 pykälään

Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 §:ssä säädetään mahdollisuudesta saada sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti liittyviä välttämättömiä tietoja. Sosiaalihuoltolain (1301/2014) 3 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan sosiaalihuollon asiakkaalla tarkoitetaan sosiaalihuoltoa hakevaa tai käyttävää taikka tahdostaan riippumatta sen kohteena olevaa henkilöä.

Perhehoitajaksi tai vapaaehtoiseksi tukihenkilöksi haluava ei siten ole sosiaalihuollon asiakas. Tukihenkilönä toimivaa henkilöä koskevien rikostietoja ei ole mainittu laissa tai sen esitöissä, eikä asiasta ole muita erityissäännöksiä kuin laki lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä. Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 § mahdollistaa henkilötietojen saannin vain yksittäistapauksissa, joissa se on harkinnan perusteella todettu välttämättömäksi.

Lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä ja lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä on säädetty erityislaeilla, joten rekisterinpitäjä ei voi ottaa käyttöön säännönmukaisia rinnakkaisia menettelytapoja yleisemmän lainsäädännön perusteella ja käsitellä rikostietoja laajemmin kuin erityislaki sallii. Tällainen menettely tekee merkityksettömäksi asiasta säädetyn erityislain ja syrjäyttää tästä laista ilmenevät tarkkarajaisuuden, täsmällisyyden ja oikeasuhtaisuuden vaatimukset.

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksistä viranomaistehtävissä noudatetaan tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtia ja niiden perusteella annettuja kansallisia säännöksiä. Rikostuomioita ja rikoksia tai niihin liittyvien turvaamistoimien osalta viranomaisen toimintaa koskevien säännösten tulee täyttää tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa määrätyt edellytykset. Rekisterinpitäjä on toiminut edellä selostetulla tavalla tietosuoja-asetuksen vastaisesti luodessaan käytännön, jossa palveluntuottajan pyynnöstä poliisilta on pyydetty säännönmukaisesti henkilötietoja henkilöistä, jotka hakevavat perhehoitajiksi tai sijaisperhetoimintaan. Rekisterinpitäjä on toiminut vastoin tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan ja 10 artiklan säännöksiä, koska sillä ei ole ollut kysymyksessä olevaan henkilötietojen käsittelyyn lainmukaista perustetta.

Apulaistietosuojavaltuutetun huomautus

Annan rekisterinpitäjälle tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisen huomautuksen, koska rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytoimet ovat edellä selostetulla tavalla olleet tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan ja 10 artiklanvastaisia. Rekisterinpitäjä on ilmoittanut, että se ei jatka kysymyksessä olevaa toimintaa.

Muutoksenhaku

Tietosuojalain (1050/2018) 25 §:n mukaan tähän päätökseen voi hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen noudattaen mitä laissa oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) säädetään. Valitus tehdään hallinto-oikeuteen.

Tiedoksianto

Päätös annetaan tiedoksi hallintolain (434/2003) 60 §:n mukaisesti postitse saantitodistusta vastaan.