6.7.2012

ASIA
Tietosuojavaltuutetulta on kysytty työntekijöiden terveydentilatietojen sekä sairauspoissaolo -tietojen käsittelystä työpaikalla sekä niiden työterveyshuoltoon luovuttamisesta työnantajan ja työterveyshuollon välisessä yhteistyössä.

TIETOSUOJAVALTUUTETUN VASTAUS

Lakimuutokset ja toimivallasta

Kysymyksiin ovat liittyneet erityisesti sosiaali- ja terveysministeriön valmistelemat lakimuutokset työterveyshuoltolaissa sekä sairausvakuutuslaissa. Lakien tarkoituksena on mm. työterveyshuollon työkykyä edistävän ja työkyvyttömyyttä ehkäisevän toiminnan vahvistaminen kaikilla työpaikoilla.

Lakimuutokset (mm. sairausvakuutuslaki 13 luku 5 § (1056/2010) ovat edellyttäneet toimivaa mallia työkyvyn hallinnan seurannan ja varhaisen tuen toteuttamiseksi työpaikoilla, esim. työntekijöiden sairauspoissaolojen seurantaa sekä varhaista puuttumista sairauspoissaoloihin. Kansaneläkelaitos korvaa työnantajalle 60 % työterveyshuollon järjestämisestä aiheutuneista kustannuksista, jos työpaikalla on yhteistyössä työterveyshuollon kanssa sovitut käytännöt siitä, miten työkyvyn hallintaa, seurantaa ja varhaista tukea toteutetaan työpaikan ja työterveyshuollon yhteisenä toimintana.

Uusi 1.6.2012 voimaan tuleva sairausvakuutuslain ja työterveyshuoltolain muutos (5 a § (19/2012) ja 2 luku 10 a § (20/2012) säätää työnantajalle uuden velvollisuuden ilmoittaa työntekijän sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon. Työntekijän työkyvyn arvioimiseksi ja työssä jatkamismahdollisuuksien selvittämiseksi työnantajan on ilmoitettava työntekijän sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon viimeistään silloin, kun poissaolo on jatkunut kuukauden ajan. Laissa säädetään työterveyshuollon tehtäväksi laatia lausunto koskien työntekijän työkyvyn arviointia ja työssä jatkamismahdollisuuksia. Tämän lausunnon Kansaneläkelaitokselle toimittaa työntekijä itse halutessaan saada sairaspäiväraha etuuksia.

Lakimuutosten esitöiden perusteluiden (HE 67/2010 vp, HE 75/2011 vp) mukaan näillä muutoksilla ei kuitenkaan ole tarkoitus muuttaa yksilön tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimivaltaan kuuluu antaa ohjausta ja neuvontaa henkilötietojen käsittelystä siten kuin henkilötietolaissa (523/1999) ja laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) säädetään. Tämän ohjauskannanoton tarkoitus on ensisijaisesti ohjata henkilötietojen lainmukaista käsittelyä em. toimivaltaan kuuluvien lakien osalta. Tietosuojavaltuutetulla ei ole toimivaltaa tulkita esim. sairausvakuutuslakia taikka työterveyshuoltolakia, muilta kuin henkilötietojen käsittelyn osalta. Myöskään työ- tai virkamiesoikeudellinen tulkinta ei kuulu tietosuojavaltuutetun toimivaltaan.

Suunniteltaessa ja toteutettaessa työntekijää koskevien terveydentila- ja diagnoositietojen sekä sairauspoissaolo –tietojen käsittelyä ja tallettamista työantajan toimesta henkilöstöhallinnon ja työterveyshuollon tehtävien tarkoituksiin on otettava huomioon seuraavaa:

Terveydentilaa koskevien henkilötietojen määrittelystä ja käsittelystä säädetään henkilötietolaissa, ja terveydentilatietojen käsittelystä työpaikoilla säädetään tarkemmin yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004, työelämän tietosuojalain) 3 ja 5 §:ssä. Em. lain tarkoittamilla työntekijän terveydentilatiedoilla tarkoitetaan henkilötietolaissa (523/1999), määriteltyjä, arkaluonteisia terveydentilaa kuvaavia henkilötietoja.

Henkilötietolain 11 §:n 4 kohdan mukaan arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan henkilön terveydentilaa, sairautta, vammaisuutta tai häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia.

Henkilötietolain perusteluissa todetaan, että henkilön sairautta koskevia tietoja olisivat tiedot sairauden laadusta ja siihen liittyvistä seikoista, joten esimerkiksi palkkarekisterin merkintä sairauspoissaolosta ei ole yksistään pykälässä tarkoitettu arkaluonteinen tieto. Yksistään pelkkä tieto sairaslomalla olemisesta ei ole arkaluonteinen terveydentilaa kuvaava henkilötieto, mutta se on työntekijää koskeva henkilötieto, jonka suojaamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota.

Sairauspoissaolo –tiedon käsittelyä ja työntekijän sairaslomalla olemista koskevan tiedon ilmaisemista työpaikalla on tietosuojavaltuutettu käsitellyt kannanotossaan 2006,"Sairauspoissaolotiedon ilmaiseminen työpaikalla".

Henkilötietolain 6 §:n mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee aina olla asiallisesti perusteltua ja tarpeellista rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilötietojen käsittely tulee olla etukäteen suunniteltua sekä käyttötarkoituksen tulee olla määritelty. Henkilötietolain 5 §:n huolellisuusvelvoitteen mukaisesti rekisterinpitäjän tulee käsitellä henkilötietoja laillisesti, noudattaa huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimia muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta.

Työelämän tietosuojalain 3 §:n välittömän tarpeellisuusvaatimuksen mukaan vain työsuhteen oikeuksien, velvollisuuksien tai etuuksien takia välittömästi tarpeellisia henkilötietoja voidaan käsitellä. Työntekijän suostumuksellakaan ei voida syrjäyttää tarpeellisuusvaatimusta. Työntekijän arkaluonteisten terveydentilatietojen käsittelyn käyttötarkoitus ei voi olla laajempi kuin mitä työelämän tietosuojalain 5 §:ssä taikka erityislaissa nimenomaisesti säädetään.

Työntekijän terveydentilatietojen käsittely työpaikalla

Työelämän tietosuojalain perusteella työnantajan on mahdollista käsitellä työntekijän suostumuksella terveydentilaa koskevia tietoja, esim. lääkärintodistusta tai -lausuntoa diagnoositietoineen, sairauspoissaolojen arvioimiseksi vain lain 5 §:ssä tarkoitetulla tavalla. Näitä asiallisesti perusteltuja käyttötarkoituksia työntekijän terveydentilatietojen käsittelyyn ovat:

• tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien etuuksien suorittamiseksi sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy

• työkykyisyyden selvittäminen työntekijän tahdosta ja esim. työnteon mitoittaminen terveydentilatietojen tai lausunnon perusteella

• jos muulla laissa erikseen ja nimenomaisesti säädetään.

Työ- ja elinkeinoministeriön esitteessä "Työelämän tietosuoja" on tarkemmin kerrottu työntekijän terveydentilatietojen käsittelystä työpaikalla sekä sairausajan palkanmaksua koskevista käytännöistä, jotka perustuvat työ- ja virkaehtosopimuksien määräyksiin. Pääsääntö monissa sopimuksissa on se, että sairausajan palkanmaksu edellyttää työntekijän toimittavan lääkärintodistuksen työnantajalleen mukaan lukien diagnoositieto.

Jos työntekijä ei toimita tai luovuta lääkärintodistusta taikka -lausuntoa terveydentilatietoineen työnantajalle, ei asian tulkinta kuulu tietosuojavaltuutetulle. Kyseiseen tilanteeseen ei sovelleta työelämän tietosuojalain säännöksiä, vaan asiassa on kyse työ- tai virkamiesoikeudellisesta sääntelystä.

Työntekijän arkaluonteisia terveydentilatietoja on säilytettävä erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. Asiasta säädetään nimenomaisesti työelämän tietosuojalain 5 §:n 4 momentissa. Henkilötietolain esitöistä käy ilmi, että terveydentilaa koskevia merkintöjä ei tule tallettaa työnantajan muiden henkilörekistereiden, kuten esimerkiksi palkkahallinnon rekistereiden yhteyteen.

Työntekijän arkaluonteisia terveydentilatietoja on säilytettävä erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. Asiasta säädetään nimenomaisesti työelämän tietosuojalain 5 §:n 4 momentissa. Henkilötietolain esitöistä käy ilmi, että terveydentilaa koskevia merkintöjä ei tule tallettaa työnantajan muiden henkilörekistereiden, kuten esimerkiksi palkkahallinnon rekistereiden yhteyteen.

Tämä tarkoittaa sitä, että työnantajalla on oikeus käsitellä ja myöskin yleensä omissa henkilöstöhallinnon järjestelmissä tieto siitä, milloin ja kuinka paljon työntekijä on ollut sairauspoissaolojen vuoksi poissa töistä (hyväksyttävä syy, sairasloman palkan maksu). Henkilöstöhallinnon järjestelmän yhteyteen ei kuitenkaan tule tallettaa tietoa sairauspoissaolon syystä, esim. sairautta, vammaa, niiden laatua tai diagnoositietoa. Työntekijän työantajalle toimittamat lääkärintodistukset tai –lausunnot taikka muut terveydentilatietoja sisältävät asiakirjat tai tallenteet tulee säilyttää erikseen muista työntekijää koskevista henkilötiedoista. Ne voidaan säilyttää paperimuodossa tai ne voidaan myös esim. tallentaa tai skannata sähköiseen muotoon.

Tiedot on kuitenkin pidettävä erillään muista työntekijää koskevista tiedoista ja niitä voidaan käsitellä vain siinä laajuudessa ja käyttötarkoituksessa kuin työelämän tietosuojalain 5 §:ssä säädetään, esim. sairausajan palkan tai muun etuuden suorittaminen tai selvitetään poissaolon hyväksyttävää syytä. Nämä käyttötarkoitukset ovat yleensä erillisiä ja kertaluonteisia sekä kulloiseenkin työntekijän sairauspoissaolo -tilanteeseen tai jaksoon liittyviä. Työantajalle toimitettuja esim. lääkärintodistuksia voidaan käyttää työelämän tietosuojalain 3 §:n mukaisesti, silloin kuin ne liittyvät työntekijän tai työnantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen.

Työelämän tietosuojalain säännökset eivät siis mahdollista ja anna työnantajalle oikeutta muodostaa työntekijöistään erillistä terveydentila-henkilörekisteriä, johon kerättäisiin ja talletettaisiin työntekijöiden terveydentilatietoja, (esim. sairauden syy, diagnoositiedot). Sairausvakuutuslain muutokset ja Kansaneläkelaitoksen edellyttämä toimiva malli työkyvyn hallinnan seurannan ja varhaisen tuen toteuttamiseksi työpaikoilla ei edellytä eikä myöskään oikeuta työnantajaa keräämään ja tallentamaan työntekijää koskevia terveydentilatietoja erilliseksi terveydentila-rekisteriksi työpaikalla.

Työnantaja on erillinen henkilötietolain tarkoittama rekisterinpitäjä omien henkilöstöhallinnon rekisteriensä osalta ja työterveyshuolto rekisterinpitäjä omien työterveyshuollon tehtävien rekistereiden ja potilasrekistereiden osalta. Tämä koskee myös tilannetta, jolloin työterveyshuolto on järjestetty työnantajan toimesta työpaikan omassa organisaatiossa. Työterveyshuollon järjestämisestä ja sisällöstä on säädetty työterveyshuoltolaissa (1383/2001). Työterveyshuoltolain ja sairasvakuutuslain lakimuutosten perusteluissa todetaan seuraavaa (HE 67/2010 vp, s. 3, 13-14, HE 75/2011 vp, s. 4.):

"Työnantajan on kustannuksellaan järjestettävä työterveyshuolto työstä ja työolosuhteista johtuvien terveysvaarojen ja -haittojen ehkäisemiseksi ja torjumiseksi sekä työntekijöiden turvallisuuden, työkyvyn ja terveyden suojelemiseksi ja edistämiseksi. Työterveyshuoltoon voi sisältyä myös sairaanhoitoa ja muita terveydenhoitopalveluja. Työterveyshuollon sisältö on määritelty työterveyshuoltolain 12 §:ssä. Tämän mukaan työterveyshuoltoon kuuluu hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisesti työn ja työolosuhteiden terveellisyyden ja turvallisuuden selvittäminen ja arviointi toistuvin työpaikkakäynnein, työntekijöiden terveydentilan sekä työ- ja toimintakyvyn selvittäminen, arviointi ja seuranta samoin kuin vajaakuntoisen työntekijän työssä selviytymisen seuranta ja edistäminen. Työterveyshuoltoon kuuluu lisäksi toimenpide-ehdotusten tekeminen ja seuranta työn sopeuttamiseksi työntekijän edellytyksiin sekä työntekijöiden työ- ja toimintakyvyn ylläpitämiseksi ja edistämiseksi.

Hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisesti työnantajan tulee laatia yhteistyössä työterveyshuollon kanssa työterveyshuoltosopimus. Työpaikalla tulee tehdä työpaikkaselvitys, jonka perusteella laaditaan työterveyshuollon toimintasuunnitelma. Hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaiseen toimintaan kuuluu lisäksi, että työpaikan ja työterveyshuollon yhteistyönä toteutetaan työntekijöiden terveydentilan ja työ ja toimintakyvyn selvittäminen ja seuranta (terveystarkastukset) sekä annetaan tietoja, ohjeita ja neuvoja.

Kelan korvaus ennalta ehkäisevän työterveyshuollon hyväksyttävistä kustannuksista olisi 60 prosenttia, jos työpaikoilla ja työterveyshuollossa on yhteistyössä sovittu työkyvyn hallinnan, seurannan ja varhaisen tuen käytännöistä. Käytäntöjen tulee sisältää toimenpiteet varhaisen tuen tarpeen tunnistamiseksi ja tuen antamiseksi sekä sairauspoissaolojen seuraamiseksi yhteistyön työterveyshuollon kanssa. Toimintakäytännöissä sovitaan myös työnantajan velvollisuudesta toimittaa sairaus- ja poissaolotiedot kattavasti työterveyshuollolle, ellei työntekijä ole erikseen kieltänyt yksittäisen todistuksen tai lausunnon luovuttamista. Toimintakäytännöissä sovitaan työkykyseurannan toteutuksen ja raportoinnin esittämisestä työterveyshuollon toimintasuunnitelmassa, työkykyseurannan tietoja ja varhaisen tuen toteutumisen analysoimisesta työpaikalla säännöllisesti yhdessä sovitun käytännön mukaisesti sekä työterveyshuollon velvollisuudesta raportoida vuosittain työkykyseurannasta yli 20 hengen työpaikoilla."

Koska työterveyshuoltolain ja laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) mukaan työntekijää koskevan terveydenhuollon hoitaminen ja potilasrekisterin pito sekä työntekijöiden terveydentilan sekä työ- ja toimintakyvyn selvittäminen sekä ennaltaehkäisevän työkyvyn hallinnan toimintatavan toteuttaminen yhteistyössä työnantajan kanssa, (mm. työntekijöiden sairauspoissaolojen seuranta) sekä näihin tehtäviin liittyvä työterveyshuollon rekisterinpito on säädetty työterveyshuollon tehtäväksi, ei myöskään tällä perusteella työnantajalla ole laillista ja asiallista käsittelyn perustetta pitää työntekijöistään erillistä terveydentila-rekisteriä.

Työnantajalla ei myöskään ole oikeutta päästä työterveyshuollon rekistereihin ja potilasrekistereihin. Potilaslain ja työterveyshuoltolain 18 §:n mukaan työntekijää koskevat terveydentilatiedot ovat salassa pidettäviä. Salassa pidettäväksi säädettyjä tietoja ei saa ilmaista eikä luovuttaa, jollei se, jonka hyväksi salassapitovelvollisuus on säädetty, anna siihen suostumustaan. Pääsääntöisesti työterveyshuollossa olevia työntekijöitä koskevia tietoja voidaan luovuttaa työnantajalle vain työntekijän suostumuksella. Työterveyshuoltolain 18 §:ssä on nimenomaisesti säädetty niistä suppeista poikkeuksista, jolloin tietoja voidaan luovuttaa, esim. erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavissa töissä.

Työelämän tietosuojalain 5 § ja työterveyshuoltolaki eivät siis mahdollista erillisen, työnantajan ja työterveyshuollon yhteisen, terveydentilatietoja sisältävän sairauspoissaolo- ja potilasrekisterin perustamista. Sen sijaan mahdollista on käsitellä tietoja niin, että työnantajan toimesta toimitetaan tai tallennetaan työterveyshuollon tarjoamaan järjestelmään (työterveyshuollon rekisteri) tietoja työntekijän sairauspoissaoloista ja lääkärintodistuksista, jotka työntekijä on suostumuksellaan työnantajalle toimittanut. Tällöin on otettava huomioon työelämän tietosuojalain 5 §:n 3 mom. säännös siitä, että työntekijän työnantajalle suostumuksellaan luovuttama työkykyään koskeva lääkärintodistus tai -lausunto saadaan kuitenkin luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa (1383/2001) säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista.

Koska kyseessä on työterveyshuollon pitämä rekisteri, ei tällaiseen rekisteriin kuitenkaan työantajalla voi olla pääsyä siten, että työntekijän lääkärintodistuksia tai terveydentilatietoja voitaisiin käsitellä tai käydä seuraamassa/katsomassa esim. ajassa taaksepäin taikka tiettyjen ajanjaksojen osalta. Terveydentilaan liittyvää tietoa saa pääsääntöisesti käsitellä vain kulloiseenkin työstä poissaolo-oikeuden tai palkan maksamisen varmistamiseksi. Työterveyshuollon tiedot ovat salassa pidettäviä, eikä työnantajalla ole oikeutta päästä työterveyshuollon rekistereihin. Näiden järjestelmien osalta on erityisesti kiinnitettävä huomiota myös henkilötietolain 32 §:n suojaamisvelvoitteeseen käsiteltäessä arkaluonteisia henkilötietoja tai salassa pidettäviä potilastietoja tietoverkoissa. Työterveyshuollosta tietoja voidaan luovuttaa työnantajalle vain siten kuin työterveyshuoltolain 18 §:ssä tai muussa laissa säädetään, eli pääsääntöisesti työntekijn/potilaan suostumuksella

Sairauspoissaolotiedon ja terveydentilatiedon luovuttamisesta työterveyshuoltoon

Erikseen voidaan arvioida työntekijöiden sairauspoissaolo-tiedon käsittelyä ja luovuttamista työterveyshuoltoon esim. sairauspoissaolo -seurannan ja varhaisen puuttumisen mallin osalta. Pelkkä tieto sairaslomalla olemisesta ei ole arkaluonteinen terveydentilaa kuvaava henkilötieto, mutta se on työntekijää koskeva henkilötieto. Tältä osin myös työelämän tietosuojalain ja henkilötietolain velvoitteet henkilötietojen suojaamisesta sekä luovutusperusteen olemassaolosta tulee ottaa huomioon.

Sairausvakuutuslain ja työterveyshuoltolain uudistusten perusteluissa (HE 67/2010 vp, s.14) todetaan seuraavaa:

"Työpaikan toimintatavan tulisi olla työpaikan ja työterveyshuollon yhteisesti sopima ja kirjallisesti laatima. Kirjallisen toimintakäytännön tulisi sisältää kuvauksen toiminta-menettelystä toimintatavan laadinnassa ja toimintatavan sisällöstä ja käytöstä varhaisen tuen tarpeen tunnistamiseksi ja tuen antamiseksi. Lisäksi toimintakuvaukseen tulee sisältyä työpaikan apuvälineiksi laaditut lomakkeet, kuten esimerkiksi muistiot ja kartoituslistat, työkykyasioiden puheeksiottoa ja tyterveysneuvotteluja varten. Toimintakuvauksen tulisi myös sisältää sairauspoissaolojen hallintajärjestelmän, jossa kuvataan työpaikalla sovittu poissaolojen ilmoituskäytäntö, poissaolojen seurannan toteutus sekä annettava tuki ja ohjeet yhteydenotosta työterveyshuoltoon sekä työpaikan tehtävät sairauspoissaoloja koskevien yhteenvetojen ja sairauspoissaolotodistusten toimittamisessa työterveyshuoltoon. Lisäksi sairauspoissaolojen hallintajärjestelmään tulisi sisältyä kuvaus työterveyshuollon tekemästä sairauspoissaolojen seurannasta sekä seurannassa saatujen tietojen käsittelemisestä ja esittämisestä työpaikalla. Kuvatuilla menettelyillä ei muutettaisi voimassa olevia säännöksiä yksilön tietosuojasta.

Työkyvyn hallinnan toimintatapaan kuuluu lisäksi, että työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan kirjataan hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaiset toimenpiteet työkyvyn tukemisessa ja työkykyongelmien ehkäisyssä sekä työterveyshuollon toiminta varhaisen tuen tarpeen havaitsemisessa, sairauspoissaolojen seurannassa ja työpaikan terveys- ja työkykytilannetta koskevien raporttien laadinnassa ja esittämisessä."

Myös sosiaali- ja terveysministeriö on julkaissut oppaan STM 2007:7: "Sairauspoissaolokäytäntö työpaikan ja työterveyshuollon yhteistyönä", jossa on annettu tarkempaa ohjausta mm. sairauspoissaolojen seurannasta ja käsittelystä työpaikalla sekä työnantajan ja työterveyshuollon välisessä yhteistyössä.

Työpaikan sairauspoissaolojen hallinta tulee siis suunnitella ja määritellä etukäteen esim. kirjallisessa toimintakuvauksessa. Toimintakuvauksen tulisi myös sisältää sairauspoissaolojen hallintajärjestelmä, jossa kuvataan työpaikalla sovittu poissaolojen ilmoituskäytäntö, poissaolojen seurannan toteutus sekä annettava tuki ja ohjeet yhteydenotosta työterveyshuoltoon sekä työpaikan tehtävät sairauspoissaoloja koskevien yhteenvetojen ja sairauspoissaolotodistusten toimittamisessa työterveyshuoltoon. Myös henkilötietolain etukäteinen suunnitteluvelvollisuus henkilötietoja käsiteltäessä ja luovutettaessa tulee huomioida.

Ilmoitus sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon

Sairausvakuutuslain ja työterveyshuoltolain muutokset asettavat myös uusia velvoitteita työnantajalle siltä osin, että työantajan tulee ilmoittaa työterveyshuoltoon, jos työntekijän sairausloma jatkuu yli kuukauden. Tältä osin työterveyshuoltolaissa (2 luku 10 a §, alkaen 1.6.2012) on asiasta nimenomainen säännös.

Lain perusteluiden (HE 75/2011 vp, s.14) mukaan kuukaudella tarkoitettaisiin kalenterikuukautta. Ei kuitenkaan olisi estettä ilmoittaa poissaolosta jo aikaisemmin etenkin silloin, jos poissaolon voidaan heti alkuun arvioida kestävän pitemmän aikaa. Toisaalta ilmoitus olisi syytä tehdä myös silloin, kun poissaolo ei ole yhdenjaksoista, mutta työntekijällä on useita lyhyitä poissaolojaksoja peräkkäin. Sosiaali- ja terveysministeriöltä saadun tiedon mukaan säädöksellä on tarkoitettu kumulatiivisesti 30 sairauspoissaolo -päivää yhden kalenterivuoden aikana. Jos työntekijä on työterveyshuollon potilas ja työterveyshuollon lääkäri kirjoittaa lääkärintodistuksen, työnantajan ei tässä tapauksessa tarvitsisi tehdä ilmoitusta.

Lain perusteluiden mukaan työnantaja on yleensä ensimmäinen, joka saa tiedon työntekijän sairauspoissaolosta ja niiden seuraaminen on työnantajan vastuulla. Työnantajan tulisi sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon ilmoittamalla käynnistää prosessi, jotta työterveyshuollon lausunto koskien työntekijän työkyvyn arviointia ja työssä jatkamismahdollisuuksia saadaan ajoissa tehtyä. Tämän lausunnon toimittaa työntekijä Kansaneläkelaitokselle sairaspäiväraha etuuksien saamiseksi. Sairausvakuutuslakiin lisättäväksi ehdotettu 90 sairauspäivärahapäivän määräaika olisi viimeinen aikaraja, jolloin työterveyshuollon lausunnon tulisi olla Kansaneläkelaitoksessa. Tavoitteena on, että työnantaja, työntekijä ja työterveyshuolto käynnistäisivät mahdollisimman pian työhön paluuta tukevat toimet.

Siltä osin kun työpaikan sairauspoissaolojen –seurannan tehtävät sitä edellyttävät em. lainsäädäntövelvoitteiden toteuttamiseksi, voidaan työntekijöitä koskevat tiedot sairauspoissaoloista luovuttaa työterveyshuoltoon työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten. Työnantajan kannalta työntekijän henkilötietojen ilmoittaminen tai luovuttaminen työterveyshuollolle on asiallisesti perusteltua, kun se perustuu työnantajalle kuuluvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi työelämän tietosuojalain 3 §:n mukaisesti.

Tämä tarkoittaa sitä, että asiasta on työpaikalla tehty asianmukaiset päätökset, kirjalliset toimintamallit – ja käytännöt, sekä asia käydään läpi työpaikan yhteistoimintamenettelyssä siten kuin työelämän tietosuojalain 4 §:n 3 momentissa säädetään. Työntekijöitä on lisäksi informoitava sairauspoissaolo -tietojen käsittelystä ja luovuttamisesta työterveyshuoltoon. Henkilöstöhallinnon rekisteriselosteisiin tulee merkitä tiedot työntekijöiden henkilötietojen luovuttamisesta työterveyshuoltoon.

Terveydentilatietojen luovuttamisesta työterveyshuoltoon

Lisäksi nyt voimassa olevassa laissa työelämän tietosuojasta 5 §:n 3 mom. säädetään, että työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva lääkärintodistus tai -lausunto saadaan luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa (1383/2001) säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista.

Tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaan työntekijöitä tulee informoida tästä mahdollisuudesta kieltää luovuttaminen. Kielto voi koskea yksittäistä luovuttamistilannetta taikka tiettyä ajanjaksoa. Työantajan tulee asianmukaisesti hallinnoida näitä kieltoja osana henkilöstöhallinnon rekisterinpitoa. Jos organisaatio aikoo ottaa käyttöön luovuttamiskäytännön tai muuttaa käytäntöjä tältä osin, tulee asia käydä läpi työpaikan yhteistoimintamenettelyssä. Työntekijöitä tulee informoida henkilötietojen, sairauspoissaolo -tietojen ja terveydentilatietojen käsittelystä ja luovuttamisesta työpaikalla.

Työterveyshuolto ja työkykykeskustelut työpaikalla

Työterveyshuoltolain mukaan työterveyshuollon tehtävänä on tuottaa työnantajan käyttöön sairauspoissaolojen seurantaa ja työpaikan terveys- ja työkykytilannetta koskevia raportteja. Näissä raporteissa tulee ottaa huomioon salassapitosäännökset ja näin ollen vain tilastotietoa sairauspoissaoloista ja niiden syistä (terveydentilatiedot, diagnoosit) voidaan antaa. Tätä tietoa ei ole mahdollista antaa työnantajalle työntekijäkohtaisesti. Työnantajalla on myös yleensä omissa henkilöstöhallinnon järjestelmissä tieto siitä, milloin ja kuinka paljon työntekijällä on ollut sairauspoissaoloja (hyväksyttävä syy).

Työantajan työterveyteen liittyvässä yhteydenpidossa työterveyshuollon kanssa ei voida käsitellä diagnoositietoja laajemmin kuin työterveyshuoltolaissa (salassa pidettäviä tietoja suostumuksella) säädetyssä laajuudessa. Salassapitovelvollisuus tulee ottaa huomioon myös työpaikalla järjestettävien työkykyyn ja sairauspoissaoloihin liittyvien keskustelujen yhteydessä.

Se, miten työkykyyn ja sairauspoissaoloihin liittyvät keskustelut työntekijän, työnantajan ja mahdollisesti työterveyshuollon kanssa yhteisesti työpaikoilla järjestetään, on työnantajan työnjohto-oikeuteen kuuluva menettelytapakysymys. Työkykyneuvotteluissa lienee kuitenkin suositeltavaa keskittyä työkykyyn ja työjärjestelyihin liittyviin asioihin. Tällaisten keskustelujen yhteydessä osapuolten väliset pelkästään suulliset keskustelut jäävät kuitenkin pääsääntöisesti henkilötietolain soveltamisen ulkopuolelle, koska henkilötieto ei ole yksinomaan suullinen tieto, ellei se perustu rekisteriin tallennettuun tietoon. Sitä vastoin työkykyneuvotteluiden kirjalliset raportit ja yhteenvedot muodostavat osan henkilöstöhallinnon rekisterinpitoa, silloin kun niiden yhteydessä käsitellään työntekijää koskevia henkilötietoja.

Pelkkä tieto sairaslomalla olemisesta ei ole arkaluonteinen terveydentilaa kuvaava henkilötieto, mutta se on työntekijää koskeva henkilötieto. Työelämän tietosuojalain 5 §:n mukaisesti työntekijä itsemääräämisoikeuden mukaisesti pääsääntöisesti itse päättää, mitä terveydentilaan liittyviä tietoja (diagnoositietoja) tuo työpaikallaan tai työnantajan kanssa käydyissä työkyky- tai muissa keskusteluissa ilmi. Työterveyshuollon edustajilla on tällaisissa keskustelutilaisuuksissa salassapitovelvoite ja vaitiolovelvollisuus työntekijää koskevista terveydentilatiedoista, ellei työntekijä anna suostumustaan tietojen ilmaisemiseen. Työnantajan edustajilla on samoin vaitiolovelvollisuus työntekijää koskevista terveydentilatiedoista sivullisiin nähden.

Lain perusteluissa (HE 75/2011 vp, s.11-12) todetaan, että työhönpaluumahdollisuuksia selvitettäessä yksittäisen työntekijän terveydentilatietojen käsitteleminen työnantajan kanssa ei ole tarpeellista, vaan työpaikalla keskitytään siihen millaisin käytännön toimin voidaan tukea työntekijän työkykyä sekä muokata työtehtäviä ja työjärjestelyjä työntekijän työkykyä vastaaviksi. Terveydentilaa koskevat tiedot ovat luonteeltaan arkaluonteisia tietoja ja pääsääntöisesti näiden tietojen luovuttaminen ja muu käsittely on kielletty ilman työntekijän antamaa suostumusta tai laissa säädettyä perustetta. Tältä osin viitataan henkilötietolakiin ja työelämän tietosuojalain säännöksiin.

Kenellä on oikeus työpaikalla käsitellä terveydentilatietoja ja sairauspoissaolotietoa

Työelämän tietosuojalain 5 §:n 2 momentin mukaan työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä.

Sen lisäksi, että terveydentilatietoja käsittelevien piiri tulee etukäteen päättää ja nimetä em. säännöksen mukaisesti, tulee työnantajan henkilötietolain suojaamisvelvoite ja etukäteinen suunnitteluvelvoite huomioon ottaen määritellä etukäteen, keillä henkilöillä organisaatiossa on oikeus tarpeellisuusvaatimusta noudattaen työtehtäviensä vuoksi käsitellä työnantajan henkilörekistereissä olevia henkilötietoja, esim. työntekijän sairauspoissaoloa. Tieto työntekijän sairauspoissaolosta tai sairauslomalla olemisesta on yleensä henkilöstöhallinnollinen asia, joka on pääsääntöisesti tarpeellinen organisaation henkilöstöhallintoa hoitavien työntekijöiden työtehtävien hoidossa.

Keskeistä on arvioida etukäteen yhteistoimintamenettelyä noudattaen sairauspoissaolotiedon käsittelyn tarpeellisuutta ja käsittelijöiden piiriä. Arvioitavaksi tulee käytännössä se, kenellä usein monista esimiehistä tai henkilöstöhallintoa hoitavista on lain tarkoittama oikeutettu intressi saada kyseinen tieto. Kyseeseen voivat tulla esim. henkilöstöpäällikkö, esimiesasemassa olevat, palkanlaskijat sekä ne henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu esim. varhaisen puuttumisen mallien ja sairauspoissaolojen seuranta tai työkykyarviointien tekeminen työpaikalla. Tiedonsaanti tulee rajata työelämän tietosuojalain 3 §:n tarpeellisuusvaatimusta noudattaen mahdollisimman suppeasti. Organisaation tulee tehdä asiasta asianmukaiset päätökset ja työntekijöitä tulee informoida henkilötietojen käsittelystä.

Työnantajan velvollisuus suojata työntekijöidensä henkilötiedot merkitsee sitä, että sivulliset eivät saa tietoonsa tai pääse katsomaan kyseisiä tietoja. Sivullisia ovat organisaation ulkopuolisten tahojen ohella myös sellaiset kyseisessä työnantajaorganisaatiossa työskentelevät henkilöt, jotka eivät tarvitse kyseessä olevia henkilötietoja työtehtävissään. Työsuojeluvaltuutetulla taikka luottamusmiehellä ei ole suoranaista työelämän tietosuojalakiin perustuvaa oikeutta käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja. Työntekijä voi antaa halutessaan suostumuksen siihen, että tarvittaessa työsuojeluvaltuutettu, luottamusmies tai muu henkilöstöhallinnon edustaja osallistuu työkykykeskusteluihin tai muutoin käsittelee työntekijää koskevia henkilötietoja.

Lisäksi työnantajalla on velvollisuus kouluttaa henkilökuntansa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn toteuttamiseksi, huolehtia suojaamisesta tietoverkoissa esimerkiksi käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä huolehtia siitä, että organisaatiossa henkilötietoja käsittelevät henkilöt tietävät ja noudattavat vaitiolovelvollisuutta, suojaamisvelvoitetta ja muita henkilötietolain säännöksiä.

Työntekijän terveydentilatiedon (esim. diagnoosi, sairauden laatu, vamma, hoitotoimenpiteet) ilmaisemisesta ja salassapidosta on nimenomaisesti säädetty työelämän tietosuojan 5 §:ssä. Työntekijöiden terveydentilatietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen. Arkaluontoiset terveydentilatiedot on myös suojattava henkilötietolain 32 §:n mukaisesti.

Sairauspoissaolo -tiedon (työntekijää koskeva henkilötieto) suojaamista koskee henkilötietolain 32 § ja vaitiolovelvollisuutta 33 §. Se, joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, ei saa tämän lain vastaisesti sivulliselle ilmaista näin saamiaan tietoja.

Yhteistoimintamenettelyt, tiedottaminen ja rekisteriselosteet

Työelämän tietosuojalain 4 §:n 3 momentti säätää yhteistoimintamenettelyvelvoitteen työsuhteen aikana kerättävistä henkilötiedoista. Henkilötietojen kerääminen työhön otettaessa ja työsuhteen aikana kuuluu yhteistoiminnasta yrityksissä annetussa laissa (334/2007), yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa annetussa laissa (651/1988) sekä työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annetussa laissa (449/2007) tarkoitetun yhteistoimintamenettelyn piiriin. (457/2007). Lain 21§ säätää yhteistoimintamenettelyvelvollisuuden sähköpostin ja tietoverkkojen käytöstä työpaikalla.

Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli terveydentilatietoja sekä sairauspoissaolo -tietoja kerätään ja käsitellään, käsittelyssä tapahtuu muutoksia tai käyttöön otetaan uusia henkilöstöhallinnon järjestelmiä, tulee em. yhteistoimintavelvoitteet huomioida työpaikalla.

Kaikista työpaikoilla olevista eri henkilörekistereistä tulee laatia henkilötietolain 10 §:n tarkoittama rekisteriseloste. Suositeltavaa on laatia tietosuojaseloste, joka sisältää myös informoinnin tarkastusoikeuden ja virheen korjaamisoikeuden käyttämisestä.

Työntekijöiden terveydentilaa koskevat henkilötiedot on merkittävä henkilöstöhallinnon rekisteriselosteeseen sen mukaisesti kuin rekisterinpito ja henkilötietojen käsittely työpaikalla on järjestetty. Terveydentilaa, esim. diagnoosia tai lääkärintodistusta koskevat tiedot, kuuluvat osana henkilöstöhallinnon yleistä rekisteriä tai ne voivat muodostaa erillisen rekisterin. Lain mukaan terveydentilaa koskevat tiedot on säilytettävä erikseen muista henkilötiedoista.

Pelkästään sairauspoissaolo –tietoa (esim. aika, kesto, yhteenvedot) koskevien tietojen käsittely tulee myös merkitä henkilöstöhallinnon rekisteriselosteeseen sen mukaan kun tietojen käsittely työpaikalla on järjestetty. Henkilöstöhallinnon rekisteriselosteisiin tulee myös merkitä tiedot säännönmukaisesti luovutettavista henkilötiedoista, esim. työterveyshuoltoon luovutettavien tietojen osalta.

Työntekijöitä tulee henkilötietolain 24 §:n mukaisesti informoida ja tiedottaa terveydentilatietojen sekä henkilöstöhallinnon tarkoituksissa käsiteltävien henkilötietojen, esim. sairauspoissaolo -tietojen käsittelystä työpaikalla ja luovuttamisesta työterveyshuoltoon.

Ulkoistaminen

Tämän ohjauksen lakisääteiset velvollisuudet koskevat myös tilanteita, joissa työnantaja on ulkoistanut henkilöstöhallinnon hoitamisen ja henkilötietojen käsittelyn toimeksiannonsaajalle. Rekisterinpitäjän lukuun henkilötietoja käsittelevät ovat velvollisia noudattamaan huolellisuusvelvoitetta, suojaamisvelvoitetta ja erillään säilyttämisvelvoitetta. Ulkoistamisesta tulee olla kirjalliset sopimukset ja sitoumukset henkilötietojen ja arkaluonteisten henkilötietojen käsittelystä, suojaamisesta ja salassapidosta. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistamistilanteissa on ilmoitusvelvollisuus tietosuojavaltuutetulle. Toimeksiannosta henkilötietojen käsittelypalveluita tuottavat toimeksiannonsaajat ovat puolestaan toimintailmoitusvelvollisia tietosuojavaltuutetulle.

Ulkoistamisesta ja ilmoitusvelvollisuudesta löytyy lisää ohjausta tietosuojavaltuutetun oppaista: "Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen, yhteiset tietojärjestelmät, verkottuminen ja niihin liittyvät sopimukset" ja "Henkilötietolain mukainen ilmoitusvelvollisuus".

Arkaluonteisten tietojen säilyttäminen

Arkaluonteiset tiedot on poistettava rekisteristä välittömästi sen jälkeen, kun käsittelylle ei ole perustetta ja tietojen säilyttämisen tarvetta on työnantajan muutoinkin arvioitava vähintään viiden vuoden välein (henkilötietolain 9 §, 12 §:n 2 momentti). Henkilörekisteri, joka ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, on hävitettävä, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jollei rekisteriä siirretä arkistolaissa tarkoitetulla tavalla arkistoon (henkilötietolain 34 §).

Työelämän tietosuojalain 5 §:n 4 mom. säätää, että työnantajan on säilytettävä hallussaan olevat työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. Tiedot voivat olla paperimuodossa tai sähköisesti tallennettuna. Suojaamisvelvoite tarkoittaa, että terveydentilaa koskevat tiedot, esim. lääkärintodistukset, on työpaikalla säilytettävä lukitussa tilassa. Myös teknisestä suojauksesta tulee huolehtia tietojärjestelmäsuojauksin, esim. käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Tietosuojavaltuutettu on suositellut, että työpaikalla lääkärintodistusten ja työntekijän terveydentilatietojen suositeltava säilyttämisaika on enintään kaksi vuotta, ellei työelämän tietosuojalain 3 §:n työantajan tai työntekijän oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi tarpeellisuusvaatimuksen vuoksi muuta johdu. Arkistolaitoksen ohjeiden mukaan valtio- ja kuntasektorin työantajilla olevia työntekijöiden lääkärintodistuksia ja -lausuntoja säilytetään arkistoinnissa enintään kaksi vuotta. Työterveyshuollon tietojen säilyttämisestä säädetään erikseen.

KESKEISTÄ SOVELLETTAVAA LAINSÄÄDÄNTÖÄ

Henkilötietolaki (523/1999) 5 §, 6 §, 7 §, 8.1 § 4 ja 5 kohta., 9 § 10 §, 24 §, 32 §, 33 §, 34 §
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 3 §, 4 § 3 mom., 5 §, 14 §, 21 §
Työterveyshuoltolaki (2001/1383) 12 §, 18 §, 2 luku 10 a §, 3 luku 12 §:n 5 a) kohta
Sairausvakuutuslaki (1224/2004) 13 luku 5 §, 8 luku 5 a §

LISÄTIETOJA
Työ- ja elinkeinoministeriö:Työelämän tietosuoja -esite: Terveydentilaa koskevien tietojen käsittelY

Sosiaali- ja terveysministeriö: STM 2007:7: Sairauspoissaolokäytäntö työpaikan ja työterveyshuollon yhteistyönä

Tietosuojavaltuutetun toimiston opas: "Työelämän tietosuoja -käsikirja, toimintaohjeita yksityisyyden suojan tarkastamiseksi työpaikalla"