1786/2009

Virastojen ja laitosten kirjanpito sekä keskuskirjanpito muodostuvat liikekirjanpidosta ja talousarviokirjanpidosta. Talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston kirjanpito on liikekirjanpitoa.

Tosite saadaan laatia ja kirjanpitomerkintä tehdä koneelliselle tietovälineelle sekä tositteet, kirjanpitokirjat ja muu kirjanpitoaineisto säilyttää samanaikaisesti yksinomaan koneellisella tietovälineellä.

Koneellisin tietovälinein pidetyssä kirjanpidossa kirjausten suorittamistapa ja niiden yhteys tilinpäätökseen on voitava todeta vaikeuksitta. Kirjanpitoyksikön on tarvittaessa saatettava koneellisella tietovälineellä oleva kirjanpitoaineisto selväkieliseen kirjalliseen muotoon.

Koneellisin tietovälinein pidetystä kirjanpidosta on laadittava menetelmäkuvaus. Menetelmäkuvaus on varustettava käyttöaikaa koskevilla merkinnöillä ja säilytettävä siten järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan todeta vaikeuksitta.

Valtiokonttori antaa tarkemmat määräykset 1 momentissa säädetyistä menettelyistä ja 3 momentissa säädetyn menetelmäkuvauksen laatimisesta sekä koneellisen tietovälineen avulla pidetyn kirjanpidon täsmäyttämisestä.

Kirjanpitoa on pidettävä kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteita noudattaen, jollei jäljempänä säädetä toisin. Valtuuksien seurannasta säädetään 54 a §:ssä.

Jokaisen kassan osalta on pidettävä kassakirjaa, johon merkitään kaikki vastaanotetut ja suoritetut maksut. Kassakirja päätetään päivittäin, jollei kirjanpitoyksikön taloussäännössä määrätä toisin.

Jos kassassa käytetään kassapäätettä tai muuta siihen verrattavaa laitetta tai jos maksuliike on vähäistä, kirjanpitoyksikkö voi määrätä, ettei kassakirjan pitäminen jonkin kassan osalta ole tarpeen.

Talousarviokirjanpidon täydellisyyden ja luotettavuuden varmistamiseksi liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon välillä on laadittava kuukausittain ja tilinpäätöksen yhteydessä täsmäytyslaskelma. Täsmäytyslaskelma säilytetään kirjanpitoyksikössä sitä vastaavan tili-ilmoituksen kanssa.

Kirjanpitoyksikön liikekirjanpidon pääkirjan tulee sisältää 42 b §:n 1 momentissa tarkoitetut tilit.

Kirjanpitoyksikön talousarviokirjanpidon pääkirjan tulee sisältää 42 b §:n 2 momentissa tarkoitetut tilit.

Kirjanpidon päiväkirja sekä liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon pääkirja on laadittava vähintään kuukausittain. Päiväkirjasta ja pääkirjoista on viimeistään tilinpäätöksen yhteydessä laadittava koko varainhoitovuoden kattava yhdistelmä, jonka perusteella voidaan todeta tilikirjojen kokonaisuudessaan olevan tallella.

Kirjanpitoyksikkö määrää, ottaen huomioon tilintekijän toiminnan laadun ja laajuuden, millaista kirjanpitoa tilintekijän on pidettävä.

Tilintekijän tulee toimittaa kirjanpitoyksikölle kultakin kalenterikuukaudelta tilitapahtumistaan allekirjoitettu tilitys. Jos tilintekijän maksuliike on vähäistä, tilitys voi kirjanpitoyksikön luvalla tapahtua pidemmältäkin tilityskaudelta. Tilitys voi kuitenkin tapahtua enintään varainhoitovuodelta. Kirjanpitoyksikön on tarkastettava tilitys.

Valtion liikekirjanpidon pääkirja laaditaan kirjanpitoyksikköjen liikekirjanpidon tilitietojen perusteella. Valtion talousarviokirjanpidon pääkirja laaditaan kirjanpitoyksikköjen talousarviokirjanpidon tilitietojen perusteella. Kirjanpitoyksikköjen tilitietoihin tehdyt muutokset ja keskuskirjanpidon kirjaukset on tallennettava todennettavalla tavalla.

Valtion keskuskirjanpidon kirjanpitoaineistoon kuuluvat edellä 1 momentissa tarkoitetut valtion kirjanpitokirjat, 54 §:ssä tarkoitetut tili-ilmoitukset ja täsmäytyslaskelmat, 54 a §:n 2 momentissa tarkoitetut valtuuksia ja niiden käyttöä koskevat ilmoitukset, tililuettelot ja muu keskuskirjanpidon hoitamiseksi tarvittava aineisto. Valtiokonttorin on säilytettävä kirjanpitoaineisto siten kuin siitä erikseen säädetään tai määrätään.

Kirjanpitoyksikön ja valtiokonttorin erikseen määräämien talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen tilitiedot ja niihin perustuva tili-ilmoitus sekä 42 e §:ssä tarkoitettu täsmäytyslaskelma on toimitettava valtiokonttorille keskuskirjanpitoa varten kultakin kalenterikuukaudelta valtiokonttorin määräämässä muodossa ja ajankohtana. Tili-ilmoitus on asianmukaisesti allekirjoitettava. Tili-ilmoitukseen on liitettävä valtiokonttorin määräämät muut keskuskirjanpidon hoitoa varten tarvittavat tiedot.

Valtuuksien seurantaan merkitään talousarvion käsittelyn yhteydessä myönnetyt ja lakiin perustuvat valtuudet ja niiden käyttö. Valtuuksien seurannan yhteydessä seurataan lisäksi valtuuden käytöstä aiheutuneita menoja sekä valtuuden käytöstä tulevina varainhoitovuosina aiheutuvia määrärahatarpeita.

Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä valtuuksien seurannan yksityiskohdista. Valtuuksista ja niiden käytöstä tulee ilmoittaa valtiokonttorille siten kuin se määrää.

Kirjanpitoyksikköjen tilinpäätökset on laadittava yhtenäisellä tavalla.

Talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen tilinpäätöksessä noudatetaan soveltuvin osin tämän asetuksen säännöksiä kirjanpitoyksikköjen tilinpäätöksestä, jollei säädetä toisin.

Valtiovarainministeriö antaa tarvittaessa tarkempia määräyksiä valtion tilinpäätöksestä sekä kirjanpitoyksikköjen ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen tilinpäätöksistä ja niiden liitteistä samoin kuin tilinpäätösten laadinnasta.

Valtiokonttori antaa tarvittavat määräykset tilinpäätöstietojen ja tilinpäätösten teknisestä toimittamisesta valtiokonttorille sekä lisäksi tarvittavat ohjeet kirjanpitoyksikköjen tilinpäätöksistä sekä niiden liitteistä ja laadinnasta.

Kirjanpitoyksikön on laadittava kultakin varainhoitovuodelta tilinpäätös. Kirjanpitoyksikön tilinpäätös sisältää:

Kirjanpitoyksikön 1 momentin 2―5 kohdassa tarkoitettujen tilinpäätöslaskelmien ja niiden liitteiden tiedot on laadittava ja toimitettava päättyneeltä varainhoitovuodelta valtiokonttoriin sen määräämänä aikana. Tilinpäätös on laadittava ja hyväksyttävä viimeistään varainhoitovuotta seuraavan maaliskuun 15 päivänä.

Kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen hyväksyvät ja allekirjoittavat kirjanpitoyksikköön kuuluvien virastojen ja laitosten päälliköt kukin omalta osaltaan. Jos virastolla tai laitoksella on hallitus tai muu vastaava monijäseninen toimielin ylintä johtoa ja päätöksentekoa varten, myös tämä hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen asianomaisen viraston tai laitoksen osalta. Ministeriön tilinpäätöksen hyväksyy ja allekirjoittaa ministeriön päällikkönä toimiva ministeri ministeriön kansliapäällikön tehtäviä hoitavan virkamiehen esittelystä. Jos ministeriön toimialan asioita käsittelemään on määrätty myös muu ministeri, hän hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen oman tehtäväalansa osalta.

Tilinpäätöksen hyväksymisen jälkeen kirjanpitoyksikön on viipymättä lähetettävä tilinpäätös ministeriölle, valtiontalouden tarkastusvirastolle ja valtiokonttorille. Tilinpäätös sijoitetaan valtiokonttorin ylläpitämään yleisessä tietoverkossa saatavilla olevaan tietopalveluun, jollei julkisuuslaista tilinpäätöksen joidenkin osien osalta muuta johdu.

Kirjanpitoyksikön talousarvion toteutumalaskelmassa on esitettävä talousarvion tilijaottelun tarkkuudella:

Kirjanpitoyksikön tilinpäätökseen kuuluvan toimintakertomuksen tulee sisältää:

Muutoin talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston tilinpäätökseen sovelletaan, mitä tässä asetuksessa säädetään kirjanpitoyksikön tilinpäätöksestä.

Taseeseen otetaan erillisinä omaisuuserinä kirjanpitoyksikön hallinnassa oleva kansallisomaisuus, käyttöomaisuus, vaihto-omaisuus ja rahoitusomaisuus.

Kirjanpitoyksikköjen välinen hallinnan siirto kirjataan liikekirjanpidossa hyödykkeen kuluksi kirjaamatta olevan hankintamenon määräisenä sen jälkeen kun 66 f ja 66 g §:ssä tarkoitetut vähennykset on tehty siirtoajankohtaan asti.

Tase-erittelyt saadaan laatia koneelliselle tietovälineelle tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla sen mukaan kuin valtiokonttori määrää.

Tase-erittelyt on päivättävä ja laatijoiden on ne allekirjoitettava. Koneelliselle tietovälineelle laadittu erittely varmennetaan laatijan ja merkinnän tekohetken ilmaisevalla tunnuksella.

Jos laajuudeltaan merkittävän ja eri vaiheista koostuvan suoritteen luovutuksesta kertyvästä tulosta on valtion talousarviossa 5 b §:n 2 momentissa säädetyllä tavalla kohdennettu varainhoitovuoden tuloksi luovutuksen vaihetta tai suoritteen valmistusastetta vastaava osa, suoritteen luovutus tulee kirjata liikekirjanpidossa tuotoksi luovutuksen vaiheen tai valmistusasteen perusteella. Kirjanpitoyksikön tulee noudattaa samaa perustetta kaikkien tässä momentissa tarkoitettujen tulojen kirjaamisessa tuotoiksi.

Kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen liitteenä on esitettävä:

Ministeriön on annettava vuosittain viimeistään varainhoitovuotta seuraavan kesäkuun 15 päivänä perusteltu kannanotto hallinnonalansa kirjanpitoyksikön ja valtion rahaston tilinpäätöksestä ja niistä toimenpiteistä, joihin tilinpäätös ja siitä annettu valtiontalouden tarkastusviraston tilintarkastuskertomus ja muut kirjanpitoyksikön tai talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston toimintaa ja taloutta sekä tilinpäätöstä koskevat selvitykset ja lausunnot antavat aihetta. Kannanoton valmistelua varten ministeriön asiana on laatia ja hankkia tarvittavat selvitykset ja arvioinnit.

Tilinpäätöskannanotossa ministeriön on lausuttava:

Valtion talousarvion toteutumalaskelma laaditaan valtion talousarviokirjanpidon pääkirjan ja valtuuksien seurantatietojen perusteella. Toteutumalaskelma sisältää talousarviotuloja ja -menoja koskevat tiedot osaston ja pääluokan sekä osaston tai pääluokan, luvun ja momentin tarkkuudella sekä vastaavilla tarkkuuksilla esitettävän tuloarviotilien ja määrärahatilien toteutuman ja valtion talousarvion välisen vertailun. Toteutumalaskelmassa esitetään tiedot edellisiltä varainhoitovuosilta siirtyneistä siirtomäärärahoista ja seuraavalle varainhoitovuodelle siirretyistä siirtomäärärahoista. Toteutumalaskelman yhteydessä esitetään pääluokan sekä pääluokan ja momentin tarkkuudella tiedot valtuuksista ja niiden käytöstä varainhoitovuonna, käytöstä aiheutuneista menoista varainhoitovuonna ja käytöstä aiheutuvista määrärahatarpeista myöhempinä varainhoitovuosina.

Valtion tuotto- ja kululaskelma sekä valtion tase ja rahoituslaskelma laaditaan kirjanpitoyksikköjen tilitietoihin perustuvan valtion liikekirjanpidon pääkirjan perusteella valtiovarainministeriön vahvistamien tuotto- ja kululaskelman, taseen ja rahoituslaskelman kaavojen mukaan. Virastojen ja laitosten välisten tuottojen ja kulujen sekä keskinäisten saamisten ja velkojen vaikutukset eliminoidaan ottaen huomioon asian olennaisuus. Valtiovarainministeriö antaa tarvittaessa tarkempia määräyksiä.

Valtion tilinpäätöksen ja niiden liitteiden laatimista varten kirjanpitoyksikön ja talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston on toimitettava valtiokonttorille sen määräämään ajankohtaan mennessä kirjanpitoyksikön tai rahaston kirjanpitoon ja tilinpäätökseen perustuvat, valtiokonttorin määräämät selvitykset.

Kirjanpitoyksikkönä toimivan viraston ja laitoksen 1 momentissa tarkoitettujen menettelyjen tulee käsittää myös sille kirjanpitoyksikkönä kuuluvat tehtävät.

Kirjanpitoyksiköllä tulee olla taloussääntö. Jos kirjanpitoyksikköön kuuluu useita virastoja ja laitoksia, taloussäännön hyväksyy kirjanpitoyksikön nimeämispäätöksessä mainittu virasto tai laitos kuultuaan muita samaan kirjanpitoyksikköön kuuluvia virastoja ja laitoksia.

Taloussäännössä on annettava tarkemmat määräykset:

Taloussäännössä voidaan lisäksi antaa kirjanpitoyksikköön kuuluvien virastojen ja laitosten toimintaan liittyviä muita määräyksiä. Taloussäännössä voidaan määrätä, että joistakin tämän asetuksen mukaan taloussääntöön kuuluvista hallinnon sisäistä toimintaa koskevista asioista annetaan taloussäännön sijasta määräyksiä viraston ja laitoksen päättämässä muussa ohjesäännössä.

Taloussääntö on laadittava siten, että se yhdessä virastojen ja laitosten hallinnosta annettujen säädösten ja niiden nojalla annettujen työjärjestysten kanssa antaa asianmukaiset ja riittävät perusteet 69 ja 69 a §:ssä säädetyille sisäisen valvonnan menettelyille.

Valtiokonttori voi antaa määräyksiä kirjanpitoyksikön taloussäännön sisällöstä ja laatimisesta. Taloussääntö ja 2 momentissa tarkoitetut muut ohjesäännöt sekä niihin tehdyt muutokset on toimitettava tiedoksi ministeriölle, valtiontalouden tarkastusvirastolle ja valtiokonttorille.

Valtiokonttorin yhteydessä voi hyvän kirjanpitotavan edistämiseksi olla valtion kirjanpitolautakunta, jäljempänä kirjanpitolautakunta, joka voi antaa valtion viranomaisen, kirjanpitoyksikön, talousarvion ulkopuolella olevan rahaston ja valtion liikelaitoksen hakemuksesta lausuntoja ja suosituksia niiden kirjanpitoa ja tilinpäätöstä koskevien säännösten, määräysten ja ohjeiden soveltamisesta sekä tehdä aloitteita ja antaa suosituksia valtion kirjanpidon pitämisestä ja tilinpäätöksen laatimisesta sekä niiden kehittämisestä. Kirjanpitolautakunta voi myös antaa lausuntoja yleisesti merkittävistä kirjanpidon kehittämishankkeista.

Kirjanpitolautakunnan jäsenten, varajäsenten ja asiantuntijoiden palkkiot ja matkakustannusten korvaukset vahvistaa valtiovarainministeriö. Lautakunnan on vuosittain maaliskuun loppuun mennessä laadittava valtiokonttorille kertomus edellisen kalenterivuoden toiminnastaan. Kertomus on toimitettava valtiovarainministeriölle tiedoksi.

Irtainta omaisuutta, joka on poistettu käytöstä, saa luovuttaa vastikkeetta, jos luovutusta on pidettävä valtion etujen kannalta perusteltuna ja tarkoituksenmukaisena:

Valtion virasto, laitos ja talousarvion ulkopuolinen valtion rahasto saa vastaanottaa lahjoitus- ja testamenttivaroja ( lahjoitusvarat ), jos varat ovat käytettävissä vastaanottavan viraston, laitoksen tai rahaston tehtävien mukaisiin tarkoituksiin ja jos lahjoitusvaroihin liittyvät ehdot ovat hyväksyttäviä ja varojen vastaanottamista voidaan pitää muutoinkin asianmukaisena.

Lahjoitusvarat on palautettava, jos niitä ei voida käyttää siihen tarkoitukseen, johon ne on annettu. Jos lahjoitusvarojen palauttaminen ei ole mahdollista, lahjoitusvarat on käytettävä tarkoitukseen, joka lähinnä vastaa lahjoituksen alkuperäistä tarkoitusta.