1012/1982

Valtionarkisto on tasavallan presidentin kanslian, valtioneuvoston sekä valtioneuvoston kanslian ja ministeriöiden, oikeuskansleriviraston, korkeimpien oikeuksien ja muiden ylimpien tuomioistuinten sekä keskusverovirastojen ja niihin verrattavien laitosten arkistoviranomainen, jollei hallinnonalalla ole arkistolain (184/81) 13 §:ssä tarkoitettua keskusarkistoa.

Valtionarkisto on arkistolain 13 §:ssä tarkoitettujen hallinnonalan keskusarkistojen arkistoviranomainen.

Valtionarkisto voi yksittäistapauksissa määrätä, että maakunta-arkisto hoitaa sen piirissä toimivan, 1 momentissa tarkoitetun viraston tai laitoksen osalta valtionarkistolle arkistoviranomaisena kuuluvia tehtäviä. (31.12.1987/1290)

Maakunta-arkisto on ylioikeuksien ja muiden yleisten tuomioistuinten, erikoistuomioistuinten, korkeakoulujen ja muiden oppilaitosten, lääninhallitusten ja valtion piiri- ja paikallishallintoon kuuluvien muiden virastojen ja laitosten arkistoviranomainen, jollei hallinnonalalla ole arkistolain 13 §:ssä tarkoitettua keskusarkistoa. Maakunta-arkisto on myös piirinsä kuntien ja kuntainliittojen arkistoviranomainen.

Valtionarkisto sekä maakunta-arkistot piireissään ohjaavat ja valvovat arkistolain 2 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettujen yhteisöjen, säätiöiden ja laitosten arkistotointa sekä antavat pyydettäessä neuvoja lain 2 §:n 3 momentissa tarkoitettujen yhteisöjen ja laitosten arkistoille.

Valtionarkisto ja maakunta-arkistot antavat pyydettäessä mahdollisuuksiensa mukaan arkistotointa koskevia neuvoja ja ohjeita myös kirkollisille viranomaisille ja yksityisille yhteisöille. (31.12.1987/1290)

Arkistolain 13 §:ssä tarkoitetun hallinnonalan keskusarkiston tehtävänä on:

Hallinnonalan keskusarkiston toimintaa varten vahvistaa johtosäännön viranomainen, jonka välittömään alaisuuteen keskusarkisto kuuluu tai jonka yhteydessä se toimii. Ennen johtosäännön vahvistamista siitä on hankittava valtionarkiston lausunto.

Arkistolain 1 § 1 momentissa tarkoitetulla virastolla tai laitoksella tulee olla arkistotointa varten arkistosääntö. Siihen on otettava määräykset arkistotoimen vastuuhenkilöistä ja heidän tehtävistään, kirjaamisesta ja siihen rinnastettavasta rekisteröinnistä sekä arkistoinnista, asiakirjojen säilytysajoista ja muusta arkistotoimen hoitamisesta. Arkistosääntöä laadittaessa tulee ottaa huomioon valtionarkiston antamat ohjeet ja määräykset.

Viraston tai laitoksen on huolehdittava siitä, että sen arkistosääntöön tehdään sen arkistotoimessa tapahtuneiden muutosten edellyttämät lisäykset ja muutokset.

Arkistotointa hoidettaessa on erityisesti huolehdittava, että:

Kuntien ja kuntainliittojen on lähetettävä maakunta-arkistolle tiedoksi arkistolain 15 §:ssä tarkoitetut johtosäännöt ja pysyväisyysmääräykset.

Asiakirjoja laadittaessa on arkistotoimen vaatimukset otettava huomioon. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat ja niihin arkistolain 4 §:n 2 momentin mukaan verrattavat tekniset tallenteet on tehtävä sellaisia materiaaleja ja menetelmiä käyttämällä kuin valtionarkisto tarkemmin määrää.

Konekoodisista tiedostoista, jotka sisältävät pysyvästi säilytettäviä tietoja, on tehtävä arkistosäilytykseen ja tutkimuskäyttöön soveltuvia tulosteita siten kuin valtionarkisto erikseen määrää.

Valtionarkisto antaa ohjeita myös muiden kuin pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen ja teknisten tallenteiden valmistusmenetelmistä.

Asiakirjojen säilyvyyden toteamiseksi tarvittavat tutkimukset tekee tuotteen valmistajan, maahantuojan, käyttäjän tai hankkijan hakemuksesta valtion teknillinen tutkimuskeskus. Tutkimuskeskus toimittaa tiedot tutkimuksen tuloksista valtionarkistolle. Valtionarkisto julkistaa vuosittain helmikuussa virallisessa lehdessä luettelon niistä materiaaleista ja menetelmistä, joiden on todettu soveltuvan arkistosäilytykseen tarkoitettujen asiakirjojen valmistamiseen.

Arkistoon kuuluvista asiakirjoista on valtionarkiston antamien yleisohjeiden mukaisesti pidettävä arkistoluetteloa, joka on toimitettava tiedoksi arkistoviranomaiselle siten kuin tämä määrää. Kunnan lautakuntien, virastojen ja laitosten arkistojen luettelot toimitetaan kunnan keskusarkistolle ja keskusarkiston luettelot maakunta-arkistolle.

Arkistonmuodostajan palveluksessa olevien tulee käsitellä huolellisesti hallussaan olevia asiakirjoja ja noudattaa arkistosäännön määräyksiä.

Annettaessa asiakirjoja virastossa tai laitoksessa ulkopuolisten käyttöön viranomaisen on valvottava, että asiakirjoja ei vahingoiteta eikä niiden järjestystä muuteta.

Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestä valtionarkistoon, maakunta-arkistoon tai erityistapauksessa muun viranomaisen huostaan määrää valtionarkisto. Siirrettäviksi ei voida määrätä 10 vuotta nuorempia asiakirjoja, ellei se viranomainen, jonka arkistoon asiakirjat kuuluvat, suostu siirtoon. Yli 50 vuotta vanhat asiakirjat on siirrettävä, jollei 16 §:stä muuta johdu.

Siirrot on pyrittävä toteuttamaan siten, että samalla kertaa voidaan siirtää kaikki usean vuoden aikana kertyneet asiakirjat.

Mitä edellä 1 ja 2 momentissa on säädetty valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestä, koskee myös arkistolain 2 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettujen yhteisöjen, säätiöiden ja laitosten asiakirjoja, joihin sovelletaan arkistolakia. (31.12.1987/1290)

Valtionarkisto voi kuitenkin antaa luvan 3 momentissa tarkoitettujen asiakirjojen tallettamiseen yksityisluontoisten arkistojen valtionavusta annetun lain (998/74) mukaista lakimääräistä valtionapua saavaan arkistoon tai muuhun julkiseen tutkimuslaitokseen. (31.12.1987/1290)

Mitä 1 ja 2 momentissa on säädetty asiakirjojen siirtämisestä, ei koske pysyvästi konekoodisessa muodossa säilytettäviä tiedostoja, joiden siirtämisestä valtionarkisto määrää erikseen. (31.12.1987/1290)

Valtion viraston tai laitoksen toiminnan lakatessa tai sen järjestysmuodon olennaisesti muuttuessa on viraston tai laitoksen arkisto siihen saakka säilytettävä omana kokonaisuutenaan ja siirrettävä valtionarkistoon, maakunta-arkistoon hallinnonalan keskusarkistoon, jollei toiminnan lakkaamisen yhteydessä ole toisin säädetty tai valtionarkisto toisin määrää.

Siirrettävien asiakirjojen tulee olla järjestetyt ja kunnostetut siten kuin valtionarkisto erikseen tarkemmin määrää. Siirrettävistä asiakirjoista on laadittava valtionarkiston vahvistaman ohjeen mukainen luovutusluettelo, joka seuraa siirrettävää arkistoa. (31.12.1987/1290)

Valtionarkisto tai maakunta-arkisto ei ole velvollinen vastaanottamaan asiakirjoja, jotka olisi ollut hävitettävä.

Arkistoainesten luovutuskuntoon saattamisesta ja luovuttamisesta valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon aiheutuvista kustannuksista vastaa luovuttava viranomainen.

Opetusministeriö voi myöntää poikkeuksia 13 ja 14 §:ssä tarkoitetusta asiakirjojen siirtämisvelvollisuudesta.

Valtion tiliasiakirjojen säilytysajoista ja hävittämisestä päätettäessä on kuultava valtiontalouden tarkastusvirastoa.

Arkistoon kuuluvia asiakirjoja voidaan kuittausta vastaan määräajaksi lainata toiselle viranomaiselle virkakäyttöön. Lainauksesta päättää arkiston vastuunalainen hoitaja, jollei muuta ole säädetty tai määrätty.

Asiakirjoja voidaan lainata tutkijain käyttöön valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon taikka erityisestä syystä myös muihin valtionarkiston hyväksymiin laitoksiin. Muuten on asiakirjojen lainaaminen yksityiselle viraston ulkopuolelle kielletty.

Yksityisten arkistojen osalta noudatetaan kuitenkin luovutussopimuksen ehtoja. (31.12.1987/1290)

Asiakirjojen lainaamisesta tutkimustarkoituksia varten ulkomaisiin arkistoihin tai muualle ulkomaille päättää valtionarkisto ottamalla huomioon Suomea velvoittavat kansainväliset sopimukset, kansainvälisen käytännön sekä mahdollisuudet vastavuoroiseen lainaamiseen.

Ennen kuin arkistolain 1 §:n 1 momentissa tarkoitetulle virastolle tai laitokselle ryhdytään rakentamaan uusia arkistotiloja tai peruskorjaamaan vanhoja, rakennustyötä koskevat luonnosasteiset suunnitelmat rakennustapaselostuksineen tulee lähettää arkistoviranomaisen hyväksyttäviksi. Arkistoviranomainen voi tarvittaessa pyytää muitakin selvityksiä. Valtion rakennushankkeissa rakennuttajan on jo esisuunnittelun yhteydessä hankittava arkistoviranomaisen lausunto lopulliseen rakennussuunnitelmaan sisällytettävien, hankkeeseen kuuluvien virastojen ja laitosten arkistotilojen laadusta ja mitoituksesta. (31.12.1987/1290)

Rakennushallituksen tulee antaa virka-apua arkistoviranomaisille arkistotiloihin liittyvissä asioissa.

22 § on kumottu A:lla 31.12.1987/1290 .

Arkistolain 14 §:ssä tarkoitetussa arkistojen tarkastuksessa on erityisesti selvitettävä, miten arkistotointa koskevia säännöksiä ja määräyksiä on noudatettu.

Arkiston tarkastuksesta on arkistonmuodostajalle annettava tarkastuskertomus, jossa tulee mainita mahdolliset laiminlyönnit ja puutteet arkistotoimen hoitamisessa. Näiden korjaamisesta on arkistonmuodostajan annettava pyydettäessä selvitys arkiston tarkastaneelle arkistoviranomaiselle kuuden kuukauden kuluessa tarkastuskertomuksesta tiedon saatuaan.

Jos 24 §:ssä tarkoitettu selvitys on tarkastuksen toimittaneen arkistoviranomaisen mielestä puutteellinen tai siinä ilmoitetut toimet ovat riittämättömiä, sen tulee ilmoittaa asiasta arkistonmuodostajalle ja sille ylemmälle viranomaiselle, jonka alainen tarkastettu arkisto on.

Jos kunta tai kuntainliitto ei täytä arkistotoimeen kuuluvia velvollisuuksiaan, maakunta-arkiston on pyydettävä asiassa lääninhallituksen toimenpidettä. Ennen kuin lääninhallitus tekee asiassa päätöksen, sen on kuultava asianomaista kuntaa tai kuntainliittoa ja valtionarkistoa.

Valtionarkiston ja maakunta-arkistojen tulee suunnitella ja järjestää arkistoalalla tarvittavaa erityiskoulutusta.

Valtionarkisto vahvistaa yleisarkistojen virkoihin ja toimiin kelpoisuusehtoina olevien arkistotutkintojen tutkintovaatimukset.

Tutkija, joka käyttää valtionarkistossa tai maakunta-arkistossa säilytettäviä asiakirjoja, on velvollinen luovuttamaan asianomaisen yleisarkiston kirjastoon kappaleen jokaista näihin tutkimuksiin perustuvaa julkaisuaan.

Tarkempia ohjeita tämän asetuksen soveltamisesta antaa tarvittaessa opetusministeriö.

Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 1983.

Tällä asetuksella kumotaan 18 päivänä marraskuuta 1927 annettu virallisten arkistojen suojelua koskeva valtioneuvoston päätös (309/27) sekä valtion viranomaisissa käytettävistä papereista ja muista kirjoitustarvikkeista 11 päivänä syyskuuta 1970 annettu asetus (599/70) .

Edellä 6 §:ssä tarkoitettu arkistosääntö tulee laatia virastolle tai laitokselle vuoden 1989 loppuun mennessä. (31.12.1987/1290)