199/2022

Helsingfors den 25 mars 2022

Utrikesministeriets förordning om ändring av utrikesministeriets förordning om utrikesministeriets arbetsordning

I enlighet med utrikesministeriets beslut

ändras i utrikesministeriets förordning om utrikesministeriets arbetsordning (550/2008) 13, 14, 21, 27, 31, 33 och 39 §, rubriken för 44 a § samt 45, 52, 53, 73, 74 och 89–91 §,

av dem 13, 14, 53, 89 och 90 § sådana de lyder i förordning 513/2014, 21 och 33 § sådana de lyder i förordning 655/2017, 27 §, den finska språkdräkten i 45 § samt 73 och 74 § sådana de lyder i förordning 530/2018, 31, 39 och 52 § sådana de lyder i förordning 807/2021, rubriken för 44 a § sådan den lyder i förordning 1280/2013 och 91 § sådan den lyder i förordningarna 513/2014 och 436/2016, samt

fogas till förordningen en ny 18 b § och en ny 75 §, i stället för den 75 § som upphävts genom förordning 1321/2015, som följer:

13 §
Utvecklingspolitiska styrgruppen

Utvecklingspolitiska styrgruppen fungerar som stöd för avdelningarnas och ministeriets ledning. Den ger strategiska rekommendationer som hänför sig till utvecklingspolitiska mål, resursfördelning samt utvärdering och utnyttjande av resultat för bättre genomslag, och den kan, om avdelningarna så önskar, behandla också andra gemensamma frågor som gäller utvecklingspolitik. Dessutom har den en rådgivande roll som syftar till att göra den externa kommunikationen om utvecklingssamarbetets resultat effektivare.

Ministern är ordförande för utvecklingspolitiska styrgruppen. Vid beredningen av samordningen av resurserna för utvecklingssamarbetet och vid beredningen av sådana riktlinjer av stor bärvidd som gäller utvecklingspolitiken är den understatssekreterare som ansvarar för utvecklingspolitik ställföreträdare för ordföranden. I övrigt fungerar chefen för utvecklingspolitiska avdelningen som ställföreträdare för ordföranden och biträdande avdelningschefen som ställföreträdare för denne. Medlemmar i styrgruppen är de biträdande avdelningscheferna för politiska avdelningen, avdelningen för internationell handel, östavdelningen, avdelningen för Amerika och Asien, avdelningen för Afrika och Mellanöstern och kommunikationsavdelningen samt chefen för enheten för utvärdering av utvecklingssamarbetet, och ersättare är ställföreträdarna för dessa. I utvecklingspolitiska styrgruppens möten får också andra avdelningar eller tjänster som administrerar anslag för utvecklingssamarbete delta. Styrgruppens sekreterare är en tjänsteman som förordnas av ordföranden. Styrgruppen sammanträder på kallelse av ordföranden eller på något annat sätt som gruppen bestämmer.

14 §
Utvecklingssamarbetets kvalitetsgrupp

Innan ett finansieringsförslag i ett ärende som avses i 90 § läggs fram ska utvecklingssamarbetets kvalitetsgrupp behandla projekt- och programplanerna för utvecklingssamarbetet som fastställs i utvecklingspolitiska avdelningens anvisningar för gruppen samt planerna för andra åtgärder som förbereds för finansiering. Kvalitetsgruppen behandlar dock inte ärenden som gäller redan i statens budgetproposition i dispositionsplanen under punkten multilateralt utvecklingssamarbete närmare fördelade anslag, humanitärt bistånd, anslag för utvecklingssamarbete som administreras av enheten för intern revision eller projekt som ministern av särskilda utrikes- och säkerhetspolitiska skäl avgör utan den behandling som avses här. Kvalitetsgruppens mål är att säkerställa att åtgärderna är förenliga med gällande utvecklingspolitik och att de uppfyller ministeriets kvalitetskrav. Kvalitetsgruppen ger rekommendationer eller annan respons på planerna. Den föredragande avdelningen ska beakta responsen i beredningen av finansieringsförslaget.

Ordförande för kvalitetsgruppen är utvecklingspolitiska avdelningens biträdande avdelningschef och vice ordförande är två företrädare för utvecklingspolitiska avdelningen. Ambulerande medlemmar i kvalitetsgruppen är företrädare för de avdelningar och tjänster som behöver delta med anledning av arten av de ärenden som behandlas. Sekreterare för kvalitetsgruppen är en tjänsteman som förordnas av ordföranden. Kvalitetsgruppen sammanträder på kallelse av ordföranden eller på annat sätt som gruppen beslutar. Vid kvalitetsgruppens möten ska minst två personer vara närvarande, varav en är ordföranden eller en vice ordförande för kvalitetsgruppen.

18 b §
Dataskyddsombud

Vid ministeriet finns ett funktionellt sett oberoende dataskyddsombud för övervakningen av utrikesförvaltningens dataskydd och för tryggandet av kraven i dataskyddslagstiftningen.

Dataskyddsombudet lyder under administrationsdirektören.

Närmare bestämmelser om dataskyddsombudets uppgifter och ställning finns i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning).

21 §
Utvecklingspolitiska avdelningens organisation

Vid utvecklingspolitiska avdelningen finns följande enheter:

1) enheten för utvecklingspolitik,

2) enheten för sektorpolitik,

3) enheten för det civila samhället,

4) enheten för FN:s utvecklings- och innovationsfrågor,

5) enheten för utvecklingsfinansiering och den privata sektorn,

6) enheten för klimat- och miljödiplomati,

7) enheten för humanitärt bistånd och humanitär biståndspolitik, och

8) förvaltnings- och rättsenheten för utvecklingssamarbete.

27 §
Organisationen för administrativa tjänster

Till de administrativa tjänsterna hör följande enheter:

1) personalenheten,

2) enheten för personalutveckling och arbetshälsa,

3) enheten för IT- och systemtjänster,

4) kommunikationscentralen,

5) enheten för fastighetstjänster, och

6) säkerhetsenheten.

Enheter som lyder under personaldirektören är personalenheten och enheten för personalutveckling och arbetshälsa. Enheter som lyder under datadirektören är enheten för IT- och systemtjänster och kommunikationscentralen. En enhet som lyder under sektorchefen för fastighets- och upphandlingsförvaltningen är enheten för fastighetstjänster.

31 §
Politiska avdelningens uppgifter

Till den politiska avdelningens uppgifter hör

1) Finlands utrikes- och säkerhetspolitik i allmänhet samt globala politiska frågor och säkerhetsfrågor,

2) EU:s gemensamma utrikes- och säkerhetspolitik (Gusp),

3) EU:s gemensamma säkerhets- och försvarspolitik (GSFP),

4) Nordatlantiska fördragsorganisationen (Nato) och Natosamarbetet,

5) det nordiska säkerhetspolitiska samarbetet,

6) militär och civil krishantering,

7) Organisationen för säkerhet och samarbete i Europa (OSSE),

8) Europarådet,

9) vapenkontroll och nedrustning, förhindrande av spridning av massförstörelsevapen, exportkontroll av försvarsmateriel och försvarsmaterielsamarbete,

10) tillträdestillstånd för finska statsluftfartyg och statsfartyg,

11) människorättspolitik, allmänna frågor som rör mänskliga rättigheter, demokratifrågor samt FN:s frågor som rör mänskliga rättigheter,

12) allmänna FN-frågor, samordning av FN-frågor, FN:s generalförsamling och säkerhetsråd,

13) hantering av globala frågor,

14) fredsmedling och fredsmedlingspolitik, samt

15) deltagande i beredningen av internationella överenskommelser som hänför sig till avdelningens uppgifter och i författningsberedning i samarbete med rättstjänsten.

33 §
Utvecklingspolitiska avdelningens uppgifter

Till den utvecklingspolitiska avdelningens uppgifter hör:

1) Finlands internationella utvecklingspolitik, utvecklingssamarbete och utvecklingsfinansiering samt samordning i utrikesförvaltningen av det globala genomförandet av hållbar utveckling (Agenda 2030),

2) genomförande och samordning i utrikesförvaltningen av den internationella klimat- och miljöpolitiken och av klimat- och miljöfinansieringen,

3) helhetsplanering och uppföljning av utvecklingssamarbetet, verksamhets- och ekonomiplanering, beredning av budgeten, ekonomiförvaltning samt statistikföring och rapportering,

4) övervakning, utveckling och rådgivning när det gäller utvecklingssamarbetets kvalitet,

5) utvecklingsforskning och högskolesamarbete,

6) utvecklingspolitik och utvecklingssamarbete inom EU och OECD,

7) utvecklingssamarbetet bland det civila samhällets aktörer, stöd till internationella frivilligorganisationer till den del de inte hör till någon annan verksamhetsenhet,

8) Finnfund, investeringsstödet för utvecklingsländer (PIF), räntestödspolitik och affärspartnerskapsprogram samt vissa andra instrument inom den privata samarbetssektorn,

9) FN:s utvecklingsfrågor, påverkan inom FN:s operativa organisationer, utvecklingsprogram och utvecklingsfonder samt finansiering av dem,

10) styrning och samordning i utrikesförvaltningen av innovationsverksamheten inom utvecklingspolitiken, inbegripet FN:s innovations- och digitaliseringspolitik och finansieringen av den,

11) utveckling av FN-funktionerna i Finland och främjande av samarbetet med de FN-organ som är verksamma i Finland,

12) de utvecklingspolitiska dimensionerna i handels- och utvecklingsärenden samt handelsfrämjande utvecklingssamarbete,

13) institut för utvecklingsfinansiering, finansinvesteringar, utvecklingsländernas skuldfrågor och innovativa finansieringsmekanismer,

14) humanitärt bistånd och relaterade globalpolitiska och EU-politiska frågor,

15) planering och styrning av biträdande expertverksamhet,

16) juridisk rådgivning i anknytning till planering och genomförande av utvecklingspolitiken och utvecklingssamarbetet, lagberedning som hänför sig till avdelningens uppgifter och verkställighetssamordning av kategoriplanen för utvecklingssamarbetsprojekt, samt

17) riskhantering och styrning av utvecklingssamarbetet, förebyggande av missbruk och samordning av åtgärderna mot korruption.

39 §
De administrativa tjänsternas uppgifter

Till de administrativa tjänsternas enheter hör de uppgifter som föreskrivs i denna paragraf till den del de inte omfattas av statsrådets gemensamma tjänster. Närmare uppgifter och arbetsfördelning bestäms i arbetsordningen för de administrativa tjänsterna.

Till personalförvaltningsenheternas uppgifter hör personalförvaltning och personalutveckling, arbetarskydd och arbetshälsa, allmän förvaltning, samordning av ändringar i beskickningsnätverket samt ärenden som rör honorära konsuler.

Till dataförvaltningsenheternas uppgifter hör hantering av och informations- och cybersäkerhet för sektorsbunden information inom utrikesförvaltningen samt administrering av tjänster och system i samband med det.

Till fastighets- och upphandlingsförvaltningen hör fastighets- och lokalförvaltning, tjänster för upphandling, tekniskt stöd och logistik, materialförvaltning samt styrning av utrikesförvaltningens upphandling och styrning av miljöärenden i anslutning till upphandlingen.

Till säkerhetsenheten hör säkerhetsärenden.

44 a §
Uppgifterna vid enheten för utvärdering av utvecklingssamarbetet

45 §
Uppgifterna vid enheten för planering och forskning

Planerings- och forskningsenhetens verksamhet är direkt underställd utrikesministern och administrativt lyder enheten under statssekreteraren som kanslichef. Till enheten hör följande uppgifter:

1) planering, utveckling av prognostiseringen och analys som hänför sig till ministeriets verksamhetsområde,

2) deltagande i beredningen av viktigare utrikespolitiska riktlinjer i samråd med de ansvariga avdelningarna, och

3) stöd till och utveckling av faktabaserat beslutsfattande.

52 §
Ledningen av enheterna

En enhet leds av enhetschefen, om inte annat föreskrivs.

Personalförvaltningen leds av personaldirektören, dataförvaltningen av datadirektören och fastighets- och upphandlingsförvaltningen av sektorchefen. Under dem lyder cheferna för respektive enheter.

Enhetschefen

1) leder, övervakar och utvecklar enhetens verksamhet i enlighet med riktlinjerna för verksamheten och resultatmålen,

2) leder beredningen av enhetens verksamhets- och ekonomiplan och budgetförslag och följer upp utfallet,

3) ser till att projekt som hör till enhetens uppgifter kommer i gång, genomförs och följs upp,

4) avgör ärenden inom sina befogenheter.

53 §
Cheferna för fristående enheter

Enheten för intern revision leds av inspektören för utrikesförvaltningen, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som avdelningscheferna.

Enheten för planering och forskning leds av planerings- och forskningschefen, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som enhetscheferna.

Ekonomienheten leds av ekonomidirektören, som i tillämpliga delar har samma uppgifter som enhetscheferna.

73 §
Beslutanderätt för sektorchefen för fastighets- och upphandlingsförvaltningen

Utöver vad som föreskrivs i 64 § avgör sektorchefen för fastighets- och upphandlingsförvaltningen följande ärenden:

1) ärenden som gäller inredning och konst i utrikesrepresentationens kontorslokaler och tjänstebostäder,

2) ärenden som gäller styrningen i fråga om anskaffning av motorfordon och andra maskiner, anordningar och material, om ärendet inte hör till någon annan verksamhetsenhet,

3) upphandling, användning och överlåtelse av inventarier,

4) ärenden som gäller kurir- och logistiktjänster; kurirpost, diplomatisk frakt, tung kurir, upplagringstjänster och materialtransporter, utom flyttransporter för de anställda,

5) ärenden som gäller styrningen i fråga om anskaffning av publicerings- och tryckningstjänster samt övriga tjänster, om ärendet inte hör till någon annan verksamhetsenhet, och

6) upphandlingskategoriplaner, frånsett kategorin för utvecklingssamarbete.

74 §
Beslutanderätt för chefen för enheten för fastighetstjänster

Utöver vad som föreskrivs i 64 § avgör chefen för enheten för fastighetstjänster följande ärenden:

1) köp, hyrning, underuthyrning, förvaltning, användning och överlåtelse av fastigheter, lokaler, beskickningschefernas tjänstebostäder samt andra lokaler, om inte ärendet hör till någon annan verksamhetsenhet eller en beskickning,

2) kostnadskalkyler över byggprojekt, ärenden som gäller planerare och verkställare,

3) planering av nybyggnad, sanering och underhåll av fastigheter och lokaler, godkännande och verkställande av planer och upphandlade tjänster i samband med det,

4) skötsel och underhåll av fastigheter, kontorslokaler, tjänstebostäder och andra lokaler.

75 §
Beslutanderätt för tjänstemän inom fastighets- och upphandlingsförvaltningen

Utöver chefen för enheten för fastighetstjänster avgör tjänstemän inom fastighets- och upphandlingsförvaltningen ärenden som avses i 74 § 3 och 4 punkten inom ramen för sin interna arbetsfördelning och sina anslag.

Byggchefen, underhållschefen, upphandlingschefen och kurir- och logistikchefen avgör inom ramen för sin fastställda arbetsfördelning och för sina anslag upphandling av material och tjänster till ett penningvärde som understiger 100 000 euro.

Sektorns övriga tjänstemän avgör inom ramen för sin fastställda arbetsfördelning och för sina anslag upphandling av material och tjänster till ett penningvärde som understiger 25 000 euro.

89 §
Fördelningen per resultatområde av anslag och fullmakter för utvecklingssamarbete

Ministern beslutar hur anslagen och fullmakterna för utvecklingssamarbetet ska fördelas per resultatområde.

90 §
Beslutanderätten i användningen av anslag och fullmakter för utvecklingssamarbete

Ministern beslutar hur anslagen och fullmakterna för utvecklingssamarbetet ska användas för biståndsprojekt och biståndsprogram, om inte något annat föreskrivs.

Chefen för utvecklingspolitiska avdelningen beslutar dock i ärenden som avses i 1 mom. till ett belopp på högst 1 000 000 euro, såvida det inte är fråga om understöd till en finländsk förening eller stiftelse eller en motsvarande utländsk privaträttslig sammanslutning, humanitärt bistånd, understöd till ett finländskt universitet eller en finländsk högskola, biståndsanslag som administreras av enheten för intern revision eller någon annan fråga av samhällelig betydelse. Ministern ska informeras i ärenden som enligt detta moment avgörs av chefen för utvecklingspolitiska avdelningen innan beslut fattas. Chefen för enheten för humanitärt bistånd och humanitär biståndspolitik beslutar dock efter att ha hört ministern i brådskande ärenden som avses i 1 mom., om det rör humanitärt bistånd för att underlätta omfattande och akuta kriser.

Ministern och chefen för utvecklingspolitiska avdelningen inom ramen för sina befogenheter enligt 2 mom. kan delegera ett ärende som gäller en närmare fördelning av anslagen inom ett projekt eller ett program i form av beviljande av understöd eller annan ekonomisk förmån för avgörande till en tjänsteman som fungerar som föredragande vid ministeriet.

En ambulerande ambassadör avgör inom sitt verksamhetsområde sådana ärenden inom ramen för de anslag som har anvisats för ändamålet inom utvecklingssamarbetet som gäller användningen av anslag som hänför sig till lokala biståndsprojekt samt avtal och andra rättshandlingar i samband med det.

91 §
Beslutanderätten i planering, genomförande och övervakning av utvecklingssamarbetet

Tjänstemännen vid de avdelningar som administrerar anslagen för utvecklingssamarbete avgör inom ramen för de anslag och fullmakter som fastställts och bestämmelserna i denna paragraf de ärenden inom respektive ansvarsområde som gäller planering av utvecklingssamarbetet, genomförande av beslut som fattats enligt 90 § och övervakning av genomförandet samt avtal, uppdrag och andra förbindelser i samband med dessa.

Avdelningschefen avgör följande frågor som avses i 1 mom.:

1) avtal och andra förbindelser som gäller utvecklingssamarbete med och bistånd till främmande stater, mellanstatliga internationella organisationer och internationella utvecklingsfinansieringsinstitut när det gäller ärenden som hör till ministeriets behörighet och något annat inte följer av internationella överenskommelser,

2) återkrav och avstående från återkrav av understöd eller någon annan ekonomisk förmån, och

3) överföring till en utomstående undersökningsmyndighet av frågor som rör misstankar om missbruk av utvecklingssamarbetsanslag och ersättningar, om någon annan än en anställd inom utrikesförvaltningen misstänks för missbruket.

Enhetschefen avgör följande frågor som avses i 1 mom.:

1) ändring av tidtabellen för de utgifter som användningen av anslag och fullmakter föranleder,

2) återställande av understöd eller någon annan ekonomisk förmån som beviljats en enskild, avbrytande av utbetalning och ändring av betalningstidtabellen samt ändringar mellan kostnadsslagen i kostnadskalkylen som godkänts i beslutet där understödet eller någon annan ekonomisk förmån beviljades,

3) frigörande av anslag som blivit oanvända efter att ett projekt eller program har avslutats för annan användning inom resultatområdet, och

4) övriga i 1 mom. avsedda ärenden som inte med stöd av 2 mom. hör till avdelningschefens beslutanderätt.

Om ett ärende som avses i 3 mom. inte hör till någon enhets ansvarsområde, avgörs det av avdelningschefen.

Avdelningschefen och enhetschefen kan bemyndiga någon annan tjänsteman inom utrikesförvaltningen att underteckna en förbindelse eller ett avtal som avdelningschefen eller enhetschefen har godkänt.


Denna förordning träder i kraft den 1 april 2022. Förordningens 21 och 33 § träder dock i kraft först den 1 augusti 2022.

Helsingfors den 25 mars 2022

Utrikesminister
Pekka Haavisto

Personaldirektör
Kirsti Pohjankukka

Finlex ® är en offentlig och gratis internettjänst för rättsligt material som ägs av justitieministeriet.
Innehållet i Finlex produceras och upprätthålls av Edita Publishing Ab. Varken justitieministeriet eller Edita svarar för eventuella fel i innehållet i databaserna, för den omedelbara eller medelbara skada som orsakas av att felaktig information används eller för avbrott i användningen av eller andra störningar i Internet.