1012/1982

Given i Helsingfors den 23 december 1982

Arkivförordning

På föredragning av ministern för handläggning av ärenden som hör till undervisningsministeriets verksamhetsområde stadgas med stöd av arkivlagen av den 20 februari 1981 (184/81):

Arkivmyndigheter
1 §

Riksarkivet är arkivmyndighet för republikens presidents kansli, statsrådet samt statsrådets kansli och ministerierna, justitiekanslersämbetet, de högsta domstolarna och andra domstolarna i högsta instans samt de centrala ämbetsverken och med dem jämförbara inrättningar, såvida i 13 § arkivlagen (184/81) avsett centralarkiv inte finns för det förvaltningsområde som är i fråga.

Riksarkivet är arkivmyndighet för de i 13 § arkivlagen avsedda centralarkiven för förvaltningsområden.

2 §

Landsarkiv är arkivmyndighet för överrätterna och andra allmänna och specialdomstolarna, högskolorna och övriga läroanstalter samt för länsstyrelserna och övriga ämbetsverk och inrättningar som hör till statens distrikts- och lokalförvaltning, såvida i 13 § arkivlagen avsett centralarkiv inte finns för det förvaltningsområde som är i fråga. Landsarkiv är även arkivmyndighet för de kommunala arkiven inom dess distrikt.

3 §

Riksarkivet samt landsarkiven inom sina distrikt leder och övervakar arkivfunktionen vid de i 2 § 1 och 2 mom. arkivlagen avsedda samfunden, stiftelserna och anstalterna samt ger på begäran råd åt de i lagens 2 § 3 mom. avsedda samfundens och anstalternas arkiv.

Riksarkivet och landsarkiven ger på begäran och i mån av möjlighet råd och anvisningar även åt arkiv av privat karaktär.

4 §

Sådant centralarkiv för förvaltningsområde som avses i 13 § arkivlagen har till uppgift

1) att leda, övervaka och utveckla arkivfunktionen inom de ämbetsverk och inrättningar som hör till förvaltningsområde;

2) att förvara handlingar, arkiv och andra samlingar som förvaltningsområdets arkivbildare överlämnat till centralarkivet;

3) att mottaga, förvara och ordna privata arkiv och handlingar som är av betydelse med hänsyn till förvaltningsområdets utveckling;

4) att främja användningen av arkivets handlingar som källmaterial för forskningen;

5) att för arkivbildarna inom förvaltningsområdet handha de uppgifter som i arkivlagen och i denna förordning har ålagts arkivmyndigheterna; och

6) att handha de övriga uppgifter som i andra stadganden åläggs centralarkiv.

5 §

Instruktion rörande verksamheten vid centralarkiv för förvaltningsområde fastställs av den myndighet under vilken centralarkivet direkt lyder eller i anslutning till vilken det är verksamt. Innan instruktionen fastställs skall riksarkivets utlåtande inhämtas.

Stadganden om arkivfunktionen
6 §

Ämbetsverk eller inrättning som avses i 1 § 1 mom. arkivlagen skall för arkivfunktionen ha en arkivstadga. I denna skall intagas bestämmelser om registrering, arkivets serier av handlingar, förvaringstiden för handlingarna och handhavandet av arkivfunktionen i övrigt. Vid uppgörande av arkivstadga skall riksarkivets anvisningar och bestämmelser iakttagas.

Arkivstadgan och däri gjorda ändringar skall sändas till arkivmyndigheten för kännedom.

7 §

Vid handhavandet av arkivfunktionen skall särskilt tillses

1) att diariet för de införda handlingarnas del fungerar som i 5 § arkivlagen avsett arkivregister och att de behov som följer av arkivbildarens verksamhet beaktas;

2) att onödig registrering undviks;

3) att antalet handlingar och register som varaktigt skall förvaras effektivt begränsas;

4) att handlingar som skall förvaras en bestämd tid lätt kan särskiljas från dem som skall förvaras varaktigt; och

5) att handlingarna fogas till arkivet, förvaras och förtecknas i enlighet med riksarkivets anvisningar.

8 §

I arbetsordningar för ämbetsverk eller inrättningar som avses i 1 § 1 mom. arkivlagen eller i andra författningar som gäller deras organisationsform och verksamhet skall intagas bestämmelser om ansvarig arkivföreståndare.

9 §

Kommunerna och kommunalförbunden skall till landsarkivet för kännedom sända de instruktioner och stående bestämmelser som avses i 15 § arkivlagen.

10 §

Vid uppgörande av handlingar skall arkivfunktionens krav beaktas. Handlingar som är avsedda att förvaras varaktigt och upptagningar eller andra dokument som enligt 4 § 2 mom. arkivlagen räknas till dem skall upprättas med användande av material som tål långvarig förvaring, i enlighet med vad riksarkivet närmare bestämmer.

Undersökningar som behövs för fastställande av handlingars och upptagningars eller andra dokuments arkivbeständighet utförs, på ansökan av producenten, importören eller den som använder eller anskaffar produkten, av statens tekniska forskningscentral. Forskningscentralen sänder uppgifter om undersökningsresultat till riksarkivet. Detta publicerar årligen i februari i den officiella tidningen en förteckning över de material och metoder som har visat sig vara lämpliga för framställning av arkivbeständiga handlingar.

11 §

Över handlingar som hör till arkiv skall i enlighet med riksarkivets allmänna anvisningar föras arkivförteckning, som skall tillställas arkivmyndigheten för kännedom på det sätt som denna bestämmer. Förteckningar över kommunala nämnders, ämbetsverks och inrättningars arkiv sänds till kommunens centralarkiv och centralarkivets förteckningar till landsarkivet.

12 §

De som är anställda hos arkivbildare skall omsorgsfullt vårda de handlingar som de har hand om och hålla dem ordnade på vederbörligt sätt samt, då ärendet slutbehandlats, överlämna handlingarna till arkivet för att fogas till detta på det sätt som bestäms i arkivstadgan.

Överföring och utgallring av handlingar
13 §

Riksarkivet förordnar om överföring av statens ämbetsverks och inrättningars handlingar till riksarkivet eller landsarkiv eller särskilda fall till annan myndighet. Förordnande om överföring kan inte gälla handlingar som är yngre än 10 år, om inte den myndigheten till vars arkiv handlingarna hör ger sitt samtycke till överföringen. Handlingar som är äldre än 50 år skall överföras, om ej annat följer av 16 §.

Överföringar skall om möjligt genomföras så att alla handlingar som samlats under flera år kan överföras samtidigt.

14 §

Upphör verksamheten vis statens ämbetsverk eller inrättningar eller förändras dess organisation väsentligt, skall ämbetsverkets eller inrättningens arkiv tills så sker bevaras som en särskild helhet och överföras till riksarkivet, landsarkiv eller centralarkivet för förvaltningsområdet, om inte annorlunda stadgas i samband med verksamhetens upphörande eller ändringen av organisationen eller riksarkivet annat bestämmer.

15 §

Handlingar som överförs skall vara ordnade och försatta i överlåtelsedugligt skick i enlighet med de stadganden och bestämmelser som gäller arkivfunktionen. Över handlingar som överförs skall enligt ett av riksarkivet fastställt formulär uppgöras ett reversal som åtföljer det överförda arkivet.

Riksarkivet eller landsarkiv är inte skyldigt att mottaga handlingar som borde ha utgallrats.

Den överlåtande myndigheten svarar för kostnaderna för att arkivalier försätts i överlåtelsedugligt skick och överlämnas till riksarkivet eller till landsarkiv.

16 §

Undervisningsministeriet kan bevilja undantag från den i 13 och 14 §§ avsedda överföringsskyldigheten.

17 §

Innan beslut fattas om förvaringstider för och utgallring av statens räkenskapshandlingar skall statens revisionsverk höras.

Utlåning av handlingar
18 §

Till arkiv hörande handlingar kan mot kvittering på bestämd tid utlånas till annan myndighet för tjänstebruk. Beslut om utlåning fattas av arkivets ansvarige föreståndare, om inte annat är stadgat eller bestämt.

19 §

Handlingar kan för forskares bruk utlånas till riksarkivet eller landsarkiv eller av särskilt skäl även till andra av riksarkivet godkända inrättningar. I övrigt är utlåning av handlingar till enskilda utanför ämbetsverket förbjuden.

Ägare till arkiv av privat karaktär har dock rätt att få tillgång till handling som från sådant arkiv i enlighet med 20 § arkivlagen överförts för att förvaras.

20 §

Beslut om utlåning av handlingar till utländska arkiv eller annan utländsk plats för forskningsändamål fattas av riksarkivet med beaktande av internationella avtal som är bindande för Finland, internationell praxis och möjligheterna till ömsesidig utlåning.

Arkivlokaliteter
21 §

Innan byggande av nya arkivlokaliteter eller grundpreparation av gamla sådana påbörjas för ämbetsverk eller inrättningar som avses i 1 § 1 mom. arkivlagen, skall ritningar och arbetsbeskrivningar rörande byggnadsarbetet för arkivlokaliteternas del sändas till arkivmyndigheten för godkännande. Då det är fråga om statliga byggnadsprojekt, skall byggherren redan i samband med den förberedande planeringen inhämta arkivmyndighetens utlåtande om arten och omfattningen av de arkivlokaliteter för de till projektet hörande ämbetsverk och inrättningar som kommer att ingå i den slutliga byggnadsplanen.

Byggnadsstyrelsen skall i ärenden som angår arkivlokaliteter ge arkivmyndigheterna handräckning.

22 §

Om överföring av ämbetsarkiv till ny förvarningsplats samt om förvaringsplatsens art och tillräcklighet skall arkivmyndigheterna underrättas före överföringen. I fråga om kommunalt arkiv skall anmälan göras till kommunens eller kommunalförbundets centralarkiv och i fråga om centralarkiv till landsarkivet.

Arkivinspektionen
23 §

Vid en i 14 § arkivlagen avsedd arkivinspektion skall särskilt utredas hur de stadganden och bestämmelser som gäller arkivfunktionen har iakttagits.

24 §

Över arkivinspektion skall arkivbildaren tillställas inspektionsberättelse, vari eventuellt observerade försummelser och brister i handhavandet av arkivfunktionen skall nämnas. Arkivets ansvarige föreståndare skall inom sex månader efter det inspektionsberättelsen kom till hans kännedom tillställa den arkivmyndighet som inspekterat arkivet arkivbildarens utredning om hur försummelserna och bristerna avhjälpts.

25 §

Anser den arkivmyndighet som förrättat inspektionen att den i 24 § avsedda utredningen är brisfällig eller att där meddelade åtgärder är otillräckliga, skall den anmäla saken både till arkivbildaren och till den högre myndighet under vilken det inspekterade arkivet lyder:.

26 §

Fullgör kommun eller kommunalförbund inte sina skyldigheter med avseende på arkivfunktionen, skall landsarkivet anhålla om åtgärder i saken från länsstyrelsens sida. Innan länsstyrelsen fattar beslut däri skall den höra vederbörande kommun eller kommunalförbund och riksarkivet.

Särskilda stadganden
27 §

Riksarkivet och landsarkiven skall planera och ordna den specialutbildning som behövs på arkivområdet.

Riksarkivet fastställer examensfordringarna för de arkivexamina som utgör behörighetsvillkor för tjänster och befattningar vid de allmänna arkiven.

28 §

Forskare som utnyttjar handlingar vilka förvaras i riksarkivet eller i landsarkiv är skyldig att till biblioteket i respektive allmänna arkiv överlåta ett exemplar av varje publikation som grundar si på dessa forskningar.

29 §

Närmare anvisningar om tillämpningen av denna förordning utfärdas vid behov av undervisningsministeriet.

30 §

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 1983.

Genom denna förordning upphävs statsrådets beslut av den 18 november 1927 angående skyddande av ämbetsverkens arkiv (309/27) samt förordningen den 11 september 1970 angående papper och annat skrivmaterial som användes hos de statliga myndigheterna (599/70).

I 6 § avsedd arkivstadga skall för ämbetsverk eller inrättning uppgöras inom fem år efter förordningens ikraftträdande.

Helsingfors den 23 december 1982

Republikens President
MAUNO KOIVISTO

Minister
Kaarina Suonio

Finlex ® är en offentlig och gratis internettjänst för rättsligt material som ägs av justitieministeriet.
Innehållet i Finlex produceras och upprätthålls av Edita Publishing Ab. Varken justitieministeriet eller Edita svarar för eventuella fel i innehållet i databaserna, för den omedelbara eller medelbara skada som orsakas av att felaktig information används eller för avbrott i användningen av eller andra störningar i Internet.