18.1.2010

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 18.1.2010

ASIA

Kunnan sivistystoimiala pyysi käyttöoikeutta työntekijälleen sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmään pystyäkseen tarkistamaan asiakkaan toimeentulotukipäätöksiä päivähoitomaksupäätösten tekemistä varten. Tietosuojavaltuutetulta tiedusteltiin voidaanko käyttöoikeus yleensä myöntää asiakkaan tietosuojaa ajatellen ja jos voidaan, niin millaisin edellytyksin.

TIETOSUOJAVALTUUTETUN KANNANOTTO

Sosiaalihuoltolain mukaan sosiaalihuollon toimeenpanoon kuuluvista tehtävistä huolehtii yksi tai useampi kunnan määräämä toimielin. Kyseessä olevassa tapauksessa sosiaalihuoltoon kuuluva päivähoito on annettu kunnassa sivistystoimen hoidettavaksi. Kunnassa sosiaalihuoltoon kuuluvista tehtävistä vastaa siten kaksi eri lautakuntaa ja siten myös palveluiden yhteydessä kerätyistä tiedoista vastaa kaksi eri rekisterinpitäjää. Näiden kummankin toimintaan sovelletaan mm. sosiaalihuollon asiakaslakia.

Toimeentulotukipäätöksiä koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä sosiaalihuollon asiakastietoja. Niitä ei saa näyttää tai muutoin luovuttaa sivulliselle. Luovuttaminen on kuitenkin mahdollista asiakkaan suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla.

Sosiaalihuollosta vastaavan viranomaisen tiedonsaantioikeuksista säädetään sekä sosiaalihuollon asiakaslaissa että asiakasmaksulaissa. Asiakasmaksulaki oikeuttaa saamaan taloudellista asemaa koskevia tietoja asiakasmaksun suuruuden määräämistä varten, jos asiakkaalta ei ole saatu riittäviä ja luotettavia tietoja. Esimerkiksi sivistystoimi voi sosiaalihuollon tehtäviä suorittaessaan pyytää ja saada sosiaalitoimesta sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat välttämättömät tiedot. Sivistystoimi on oikeutettu saamaan esimerkiksi tiedon toimeentulotukipäätöksestä, jos tieto on välttämätön päivähoitomaksupäätöstä tehtäessä.

Sosiaalihuollon asiakaslaki kuitenkin edellyttää myös, että asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa on annettava sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle ne tiedot, jotka ovat tarpeen sosiaalihuollon järjestämisessä ja toteuttamisessa. Myös asiakasmaksulaki lähtee siitä, että asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa tulee toimittaa riittävät ja luotettavat tiedot maksun määräämistä varten. Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan päivähoitomaksupäätöstä tehtäessä asiakkaalla tulisi edellä mainittujen säännösten mukaisesti olla mahdollisuus ensisijaisesti itse toimittaa tarvittavat tiedot sivistystoimeen.

Erikseen tulee arvioida sitä, voidaanko sivistystoimen päivähoitomaksupäätöksiä tekevälle työntekijälle avata tekninen käyttöyhteys sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmän toimeentulotukipäätöstietoihin. Toimeentulotukipäätösten tietoja koskevan teknisen käyttöyhteyden avaaminen ja käyttöoikeuden antaminen sivistystoimen työntekijälle merkitsisi tietojen luovuttamista sivulliselle ja rekisterinpitäjältä toiselle. Julkisuuslain 29 §:n mukaan viranomainen voi avata teknisen kyttöyhteyden henkilörekisterinsä sellaisiin salassa pidettäviin tietoihin, jotka toisen viranomaisen on laissa erikseen säädetyn velvollisuuden mukaan otettava päätöksenteossa huomioon. Käyttöyhteyden avulla saa hakea vain tietoja henkilöistä, jotka ovat antaneet siihen suostumuksensa, jollei salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta erikseen nimenomaisesti säädetä toisin.

Julkisuuslain säännös oikeuttaa teknisen käyttöyhteyden avaamiseen, muttei velvoita siihen. Luovuttavalle viranomaiselle jää siten harkintavalta siitä, katsooko se käyttöyhteyden antamisen pyydetyssä tilanteessa perustelluksi vai ei ja pystytäänkö yhteys toteuttamaan tietoturvallisesti. Jos käyttöoikeuden antamiseen päädytään, se tulee toteuttaa niin, ettei käyttöyhteyden saaja pysty katsomaan asiakastietojärjestelmästä muita tietoja kuin vain sellaisia, joita varten hänelle käyttöoikeus on annettu ja jotka ovat tarpeellisia pyydettyyn tarkoitukseen. Käyttöyhteys pitää toteuttaa myös tietoturvallisesti siten, etteivät ulkopuoliset pääse asiakastietoihin.

Lisäksi teknisen käyttöyhteyden avaamisen edellytyksenä on julkisuuslain 29 §:n mukaisesti se, että tietojen hakemiseen teknisen käyttöyhteyden avulla on saatu asianomaisen asiakkaan tai hänen laillisen edustajan suostumus. Suostumus tarvitaan, koska mahdollisuudesta salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen teknisen käyttöyhteyden avulla ei ole erikseen säädetty.

SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖKSET

Henkilötietolaki (523/1999) 9 § 1 mom. ja 32 §
Sosiaalihuoltolaki (710/1982) 2 §, 6 §
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000; sosiaalihuollon asiakaslaki) 12 §, 14 §, 16 §, 20 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992; asiakasmaksulaki) 14 a §
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999; julkisuuslaki) 29 §