28.6.2010

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 28.6.2010

ASIA

Tietosuojavaltuutetun tietoon on saatettu, että hammaslääkäriasema X Oy on kieltäytynyt luovuttamasta sen toimitiloissa toimineiden vuokralaishammaslääkäreiden potilasrekistereitä vuokralaishammaslääkäreille heidän siirtäessään vastaanottotoimintansa pois X Oy:n tiloista ja että vuokralaishammaslääkäreiden potilastyöhön on puututtu siirtelemällä potilaita kesken hoitojakson taloon vielä jäävien vuokralaisten hoitoon eli hoitosuhteen ulkopuoliselle henkilölle tai henkilöille.

Hammaslääkäriasema X Oy on saattanut Oulun lääninhallitukseen tiedoksi päivämäärällä 13.1.2009 asian koskien vuokralaishammaslääkäreiden potilasrekistereiden mukaan ottamista heidän siirtäessään vastaanottotoimintansa pois ja pyytänyt kantaa menettelyn lainmukaisuuteen.

Saatu selvitys

Vuokralaishammaslääkäreiden tietosuojavaltuutetun toimistoon 29.9.2009 ja 14.10.2009 tekemässä kantelussa kerrotaan, että hammaslääkärit ovat toimineet vuokralaishammaslääkäreinä hammaslääkäriasema X Oy:n ylläpitämässä hammaslääkäriasema X Oy:ssä Oulussa. Vuokralaishammaslääkärit ovat toimineet itsenäisinä ammatinharjoittajina ja olleet näin ollen itse rekisterinpitäjinä toiminnassa tuottamistaan potilastiedoista. Rekisterin käytännön ylläpito on siirretty vuokrasopimuksin X Oy:n tehtäväksi. Potilasasiakirjoja on säilytetty yhteisesti ylläpidetyssä potilasrekisterissä.

Kantelusta käy ilmi, että vuokralaishammaslääkäreiden siirtäessä vastaanottotoimintansa pois X Oy:n tiloista, on vuokranantaja estänyt vuokralaishammaslääkäreiden potilasrekistereiden mukaan ottamisen ilmoittaessa, että vuokralaishammaslääkäreiden potilasrekisterit ovat yhtiön omaisuutta ja liikesalaisuutta. Hammaslääkäriasema X Oy on siirtänyt vuokralaishammaslääkäreiden potilaita kesken hoitojakson vielä taloon jäävien vuokralaisten hoitoon, jolloin hoitosuhteiden ulkopuolinen henkilö tai henkilöt ovat puuttuneet potilastyöhön. Vuokralaishammaslääkärit ovat vaatineet X Oy:tä luovuttamaan potilasrekisterit ja poistamaan tiedot X Oy:n ylläpitämästä järjestelmästä. Tähän X Oy:ssä ei olla suostuttu.

Oulun lääninhallitus on vastauksessaan 10.3.2009 X Oy:n lääninhallitukselle 13.1.2009 lähettämään kirjeeseen todennut, että Sosiaali- ja terveysministeriön antaman asetuksen (99/2001) 22 §:n mukaan potilasasiakirjojen ja hoitoon liittyvän muun materiaalin säilyttämisestä vastaa se terveydenhuollon toimintayksikkö tai itsenäisesti ammattiaan harjoittava terveydenhuollon ammattihenkilö, jonka toiminnassa ne ovat syntyneet. Itsenäisesti ammattiaan harjoittavat terveyden huollon ammattihenkilöt, esimerkiksi lääkärit, jotka toimivat lääkäriasemalta vuokraamissaan tiloissa, voivat kirjallisen sopimuksen perusteella antaa potilasasiakirjojen säilyttämisen ja arkistoinnin lääkäriaseman toiminnan järjestämisestä vastaavan hoidettavaksi. Tällainen sopimus ei muuta rekisterinpitäjää eikä vähennä itsenäisen ammattiharjoittajan vastuuta asiakirjojen käsittelystä. Potilasasiakirjat on säilytettävä sen rekisterinpitäjän vastuulla, jonka toiminnassa ne ovat syntyneet.

TIETOSUOJAVALTUUTETUN OHJAUS

Tietosuojavaltuutettu yhtyy Oulun lääninhallituksen vastaukseen päivämäärällä 10.3.2009 mm. että itsenäisenä ammatinharjoittajana hammaslääkäriasemalla vuokralla toiminut hammaslääkäri on velvollinen itse pitämään potilasasiakirjarekisteriä. Hän on omien potilaidensa osalta rekisterinpitäjä. Rekisterin ylläpito voidaan sopimuksella antaa hammaslääkärikeskuksen ylläpidettäväksi, mutta itsenäisenä ammatinharjoittajana toimivan terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuutta potilasrekisteriin liittyviin asioihin ei voida hammaslääkäriaseman ja itsenäisen ammatinharjoittajan välisellä sopimuksella sivuuttaa. Potilaalla on oikeus valita, mistä yksiköstä hän hakee palvelunsa. Potilasasiakirjat on säilytettävä sen rekisterinpitäjän vastuulla, jonka toiminnassa ne ovat syntyneet. Tietosuojavaltuutettu on myös samalla linjalla vastauksen muun osan kanssa.

Yleisenä ohjauksena tietosuojavaltuutettu toteaa että, sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009) 5 §:n mukaan hankkiessaan palveluja toiselta palvelujen tuottajalta terveydenhuollon toimintayksikön ja itsenäisesti ammattiaan harjoittavan terveydenhuollon ammattihenkilön tulee sopia tämän kanssa kirjallisesti tehtävällä sopimuksella potilasasiakirjatietojen rekisterinpitoon ja tietojen käsittelyyn liittyvistä tehtävistä ja vastuusta sekä varmistua siitä, ett potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen salassapitoa ja vaitiolovelvollisuutta koskevia säännöksiä noudatetaan.

Edellä mainitun asetuksen 22 §:n mukaan potilasasiakirjojen ja hoitoon liittyvän muun materiaalin säilyttämisestä vastaa se terveydenhuollon toimintayksikkö tai itsenäisesti ammattiaan harjoittava terveydenhuollon ammattihenkilö, jonka toiminnassa ne ovat syntyneet, jollei sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetusta laista muuta johdu.

Terveydenhuollon oikeusturvakeskuksen 5.9.2007 "Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat" s. 2-3 ohjeen mukaan rekisterinpitäjä (terveydenhuollon toimintayksikkö tai itsenäinen ammatinharjoittaja) vastaa potilasasiakirjajärjestelmän suunnittelusta, toteuttamisesta, säilyttämisestä sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteista. Rekisterinpitäjä ei voi delegoida vastuutaan muille, vaikka joitakin rekisterinpitoon liittyviä tehtäviä voikin sopimuksella antaa toisen hoidettavaksi. Rekisterinpitäjän velvoitteista säädetään tarkemmin henkilötietolaissa.

Terveydenhuollon oikeusturvakeskuksen ohjeen mukaan itsenäiset ammatinharjoittajat ja terveydenhuollon palvelujen tuottajat, jotka toimivat esim. lääkäriasemalta vuokraamissaan tiloissa, voivat antaa kirjallisen sopimuksen perusteella osan rekisterinpitäjän tehtävistään, esimerkiksi potilasasiakirjojen säilyttämisen ja arkistoinnin, lääkäriaseman hoidettavaksi. Tällainen sopimus ei kuitenkaan muuta rekisterinpitäjää, eikä vähennä tai muuta itsenäisen ammatinharjoittajan vastuuta asiakirjojen käsittelystä. Potilasasiakirjoja ei voida siis tällöinkään antaa ilman potilaan suostumusta esimerkiksi lääkäriasemalla työskentelevän toisen terveydenhuollon ammatinharjoittajan käyttöön. Mikäli itsenäiset terveydenhuollon ammatinharjoittajat antavat yllä mainitun kaltaisella sopimuksella potilasasiakirjojensa säilyttämisen ja arkistoinnin esim. lääkäriaseman hoidettavaksi, on heidän informoitava siitä potilaitaan (henkilötietolain 24 §). Rekisterit ovat kuitenkin tässkin tapauksessa edelleen itsenäisten ammatinharjoittajien potilasasiakirjarekisterejä, ja ne on myös esim. tietoteknisesti pidettävä erillisinä rekistereinä, eikä niiden sisältämiä tietoja voida missään tilanteessa ilman potilaan suostumusta (tai laissa todettua edellytystä) luovuttaa muille.

Lisäksi yleisenä ohjauksena tietosuojavaltuutettu toteaa, että lain potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 §:n mukaan potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Terveydenhuollon ammattihenkilö tai muu terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevä taikka sen tehtäviä suorittava henkilö ei saa ilman potilaan kirjallista suostumusta antaa sivulliselle potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Sivullisella tarkoitetaan tässä laissa muita kuin asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvia henkilöitä. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen.

Jos henkilötietoja ryhdytään käsittelemään vastoin henkilötietolakia (523/1999) tai jotain erityislakia, arvioidaan sitä viime kädessä rikoslain (39/1889) mukaan.