13.2.2002

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 13.2.2002

ASIA
Mitä kunnan oppilasta, oppilaan vanhempia ja oppilaan kotia koskevia tietoja opettaja voi kysyä oppilaalta koulussa.

TIETOSUOJAVALTUUTETUN KANNANOTTO
Oppilaasta voidaan kerätä koulussa vain opetuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterinpitäjän pitää pystyä perustelemaan kerättyjen henkilötietojen tarpeellisuus opetuksen järjestämisessä.

Milloin henkilörekisterilakia sovelletaan
Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. Henkilötietoja ovat vain jollekin alustalle talletetut tiedot. Sillä, millä keinoin (käsin, koneellisesti, optisesti, sähköisesti, magnetoimalla) tai mille alustalle tieto on talletettu, ei ole henkilötiedon käsitteen kannalta merkitystä. Esimerkiksi oppilaan nimi ja yhteystiedot sekä tiedot hänen suorittamistaan kursseista ja saamistaan arvosanoista ovat henkilötietoja. Samoin oppilaan vanhempia ja kotia koskevat tiedot ovat henkilötietoja. Lakia ei sovelleta pelkkään oppilaan ja opettajan väliseen keskusteluun, jos keskusteluissa esiin tulleita tietoja ei talleteta minnekään.

Kuka vastaa henkilötietojen käsittelystä
Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten rekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä. Esimerkiksi kunnan järjestämässä perusopetuksessa oppilasrekisterin rekisterinpitäjänä toimii koululautakunta. Käytännössä koululautakunta on usein delegoinut käytännön rekisterinpidon kouluille. Saman kunnan peruskoulujen oppilasrekisterit ovat kunnan peruskoululaisista ylläpitämän oppilasrekisterin osarekistereitä.

Minkälaisia tietoja rekisterinpitäjä voi käsitellä
Oppilaiden henkilötietojen käsittely perustuu kouluissa koulun ja oppilaan väliseen asiakassuhteeseen verrattavaan asialliseen yhteyteen. Lain 11 §:ssä määriteltyjä arkaluonteisia henkilötietoja saa käsitellä vain lain 12 §:ssä mainituin perustein. Arkaluonteisia tietoja ovat esimerkiksi henkilön uskonnollista vakaumusta tai terveydentilaa kuvaavat tiedot.

Käsiteltävien henkilötietojen tulee olla määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia. Henkilötietoja voidaan pitää käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisina silloin, kun ne ovat asianmukaisia ja olennaisia eivätkä liian laajoja siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty ja missä niitä myöhemmin käsitellään. Oppilaasta koulussa kerättävät tiedot tulee olla opetuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia. Vanhemmista opettajan on yleensä tarpeellista kerätä vain nimet ja yhteystiedot. Mikäli erityistapauksessa on tarpeen kerätä jotain muita henkilötietoja, tietojen tarpeellisuus pitää pystyä perustelemaan (minkä vuoksi tiedot ovat tarpeellisia opetuksen järjestämisen kannalta). Oppilashuollon toteuttamiseen liittyvässä koulukuraattori- ja koulupsykologitoiminnassa voidaan puolestaan kerätä näiden toimintojen suorittamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Näin on harkittava, missä määrin oppilaiden kertomia tietoja on tarpeen tallettaa esimerkiksi paperille tai oppilasrekisteriin (eli jollekin alustalle). Rekisterinpitäjän tehtäväksi jää perustella tallettamiensa tietojen tarpeellisuus.

Rekisterinpitäjän on myös huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä. Oppilaan kertomat tiedot eivät välttämättä ole virheettömiä.

Vaitiolovelvollisuus
Toisen henkilön ominaisuuksia, henkilökohtaisia oloja tai taloudellista asemaa koskevat tiedot kuuluvat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain vaitiolosäännöksen piiriin. Lainkohta säätää vaitiolovelvollisuuden sille, joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan on saanut tietää jotakin edellä mainittuja tietoja toisesta henkilöstä. Vaitiolosäännöstä sovelletaan myös tilanteisiin, joissa henkilötietoja ilmaistaan suullisesti.

Tietojen salassapitoa koskevia säännöksiä on myös esimerkiksi perusopetuslain 40 §:ssä ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä. Perusopetuslaissa säädetty salassapitovelvollisuus koskee niitä oppilaiden tai heidän perheenjäsentensä henkilökohtaisia oloja tai taloudellista asemaa koskevia tietoja, joita lainkohdassa mainitut henkilöt (mm. opettajat) ovat saaneet tietää koulutukseen liittyviä tehtäviä hoitaessaan.

Tietojen suojaamisvelvoite
Henkilötietolaki velvoittaa rekisterinpitäjää toteuttamaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi mm. asiattomalta pääsyltä tietoihin. Arkaluonteisten henkilötietojen suojaamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Periaatteena on, että jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET
Henkilötietolaki: 2 §, 3 § 1 ja 3 kohta, 8 § 1 momentin 5 kohta, 9 §, 11 §, 12 §, 33 §