12.6.2017 6/2017

Henkilötietojen käsittely - Perintä - Oikeutettu etu - Lupamääräykset

Perintätoimintaa harjoittavalle yritykselle myönnettiin lupa käsitellä velallisten henkilötietojen selvittämisessä väestötietojärjestelmän THS-suorakyselyn avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, joiden osalta yhtiöllä ei ole perintätoimeksiantoa. Mainittu kyselyohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen selailumahdollisuuden suorakäyttöyhteyden avulla, ja annettujen hakuehtojen perusteella voidaan näin ollen saada vastauksena samalla usean henkilön tietoja. Tietosuojalautakunta katsoi, että THS-suorakyselyn avulla saatavien tietojen käsittely on tarpeen hakijan oikeutetun edun toteuttamiseksi ja että luvan myöntäminen ei lupaan liitetty lupamääräys huomioiden vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

HAKIJA   KTI Laki ja Perintä Oy (jäljempänä hakija)

HAKEMUS

Hakija pyytää tietosuojalautakunnalta henkilötietolain 43 §:n mukaista lupaa saada käsitellä väestötietojärjestelmän THS-kyselyjen välityksellä saatavia tietoja perintätoimeksiantojen hoitamisessa myös sellaisten henkilöiden osalta, joihin ei kohdistu perintää.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaisen luvan jäljempänä esitetyin perustein.

Lupaan liitetään lupamääräys, jonka mukaan Väestörekisterikeskukselta teknisen käyttöyhteyden avulla saatujen tietojen käsittelyssä on tarkoin noudatettava henkilötietolain 5 §:n mukaista huolellisuusvelvoitetta niin, ettei rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja heidän oikeuksiaan vaaranneta. Tiedot on hävitettävä välittömästi, kun ne eivät ole enää tarpeen perintätoimen kohdentamiseksi oikeaan henkilöön.

Lupa myönnetään määräaikaisena siten, että lupa on voimassa niin kauan kun hakijalla on voimassa oleva toimilupa perintätoiminnan harjoittamiseen. Luvan voimassaolo päättyy kuitenkin viimeistään, kun EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee jäsenvaltioissa sovellettavaksi eli 25.5.2018.

HAKEMUKSEN TAUSTA JA PERUSTELUT

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perustelut

Hakija pyytää tietosuojalautakunnalta henkilötietolain 43 §:n mukaista lupaa saada käsitellä väestötietojärjestelmästä teknisen käyttöyhteyden avulla saatavia tietoja perintätoimeksiantojen hoitamisessa myös sellaisten henkilöiden osalta, joihin ei kohdistu perintää. Hakijan toimeksiantajilla on vastuu toimeksiantojen sisällön oikeellisuudesta ja muun muassa velallistietojen paikkansapitävyydestä. Kaikissa tapauksissa hakijan toimeksiantajalla ei kuitenkaan ole tiedossa velallisena olevan yksityishenkilön tietoja, joiden perusteella hakija voi kohdistaa perintätoimet varmuudella oikeaan velalliseen. Tällaisissa tapauksissa hakija joutuu tarkistamaan velallisen tiedot väestörekisteristä. Tietojen hankkiminen kohdistuu sellaisiin henkilöihin, joiden henkilötunnus ja/tai kotiosoite ei ole hakijan toimeksiantajan eikä näin ollen hakijan tiedossa. Tietojen saaminen väestörekisteristä on välttämätöntä perintätoimeksiannon tarkoituksenmukaisen hoitamisen varmistamiseksi.

Hakijan tarkoituksena on käyttää väestötietojärjestelmästä suorakyselyn avulla saatavia tietoja perintätoiminnassa velallisen henkilötietojen selvittelyyn ja perintätoimien kohdistamiseen oikeaan henkilöön. Henkilötietojen käsittelyllä voidaan auttaa perintätoimien kohdistamista oikeaan henkilöön sekä helpottaa ja nopeuttaa perintätoimiin kuuluvaa henkilötietojen selvittelyä. Velallisen tarkka yksilöinti on välttämätöntä, jotta pystytään varmistamaan perinnän kohdistuminen oikeaan velalliseen. Koska hakutuloksissa saattaa olla muitakin henkilöitä kuin hakijan perintätoiminnan kohteena oleva henkilö, tarvitsee hakija tietojen käyttöön tietosuojalautakunnan luvan. Tietojen hakeminen ei vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa, koska lupahakemuksen tarkoittamia tietoja käytetään vain tunnistusprosessissa.

Hakijan toimialaan kuuluvat muun muassa perintä- ja lakipalvelut sekä niihin liittyvien toimeksiantojen hoitaminen. Hakijan toiminta on perintälain sekä hyvän perintätavan mukaista. Toimintaa harjoittavat perintäneuvojat ja lakimiehet. Hakijalla on Etelä-Suomen aluehallintoviraston myöntämä toimilupa perintätoiminnan harjoittamiseen.

KUULEMINEN

Tietosuojavaltuutetun lausunto 8.5.2017

Tietosuojalautakunta on varannut tietosuojavaltuutetulle mahdollisuuden antaa lausunto lupahakemuksesta. Tietosuojavaltuutettu viittaa lausunnossaan henkilötietolain 36 §:n 3 momenttiin, jonka mukaan se joka harjoittaa elinkeinona perimistoimintaa tai markkina- tai mielipidetutkimusta taikka hoitaa toisen lukuun henkilöstön valintaan ja soveltuvuuden arviointiin liittyviä tehtäviä tai tietojenkäsittelytehtäviä ja tässä toiminnassa käyttää tai käsittelee henkilörekistereitä ja niissä olevia tietoja, on velvollinen tekemään ilmoituksen toiminnastaan tietosuojavaltuutetulle. Henkilötietolain 37 §:ssä säädetään, mitä tietosuojavaltuutetulle toimitettavasta ilmoituksesta tulee käydä ilmi ja milloin ilmoitus tulee lähettää.

Tietosuojavaltuutetun toimiston asianhallintajärjestelmästä löytyy hakusanalla ”KTI” ainoastaan yksi asia. KTI Partners Oy, joka on yritys- ja yhteisötietojärjestelmän mukaan hakijan aputoiminimi, on 3.1.2017 toimittanut tietosuojavaltuutetun toimistoon puutteellisesti täytetyn toimintailmoituslomakkeen. Yhtiölle on 30.1.2017 ja 17.2.2017 lähetetty sähköpostiviestit, joissa hakijaa on pyydetty lähettämään täydennetty ilmoitus. Hakija ei kuitenkaan ole tällaista ilmoitusta tietosuojavaltuutetulle toimittanut. Hakijalle on 9.3.2017 lähetetty kirje, jossa todetaan, että henkilötietolain mukainen ilmoitusvelvollisuus perimistoiminnasta ei ole täyttynyt.

Tietosuojavaltuutettu katsoo, että rekisterinpitäjän etu käsitellä henkilötietoja ei voi olla oikeutettu, jos käsittelyssä rikotaan lakia. Tietosuojavaltuutetun toimistolla olevien tietojen perusteella näyttäisi siltä, ettei hakija ole täyttänyt lakisääteistä ilmoitusvelvollisuuttaan. Koska hakija ei näytä kyenneen noudattamaan henkilötietolakia tältä osin tietosuojavaltuutettu katsoo, ettei hakijalle tulisi myöntää henkilötietolain 43 §:n mukaista lupaa.

Hakijan selitys 18.5.2017

Tietosuojalautakunta on varannut hakijalle mahdollisuuden selityksen antamiseen tietosuojavaltuutetun lausunnon johdosta. Hakija toteaa 18.5.2017 tietosuojalautakunnalle toimittamassaan sähköpostiviestissä, että KTI Partners Oy ja KTI Laki ja Perintä Oy ovat eri yhtiöitä, joilla on myös eri y-tunnus. Lisäksi hakija kertoo, että se on tehnyt toiminnastaan ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle eli täyttänyt lakisääteisen ilmoitusvelvollisuutensa.

Tietosuojavaltuutetun lisäselvitys 30.5.2017

Tietosuojalautakunta on pyytänyt tietosuojavaltuutetulta tietoja siitä, onko hakija täyttänyt lakisääteisen ilmoitusvelvollisuutensa tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutettu kertoo lisäselvityksessään, että hakijan edustaja on ollut yhteydessä tietosuojavaltuutetun toimistoon. Hakija on yhteydenoton jälkeen lähettänyt tietosuojavaltuutetun toimistoon toimintailmoituksen, joka on sisältänyt henkilötietolaissa edellytetyt tiedot. Hakijan toimintailmoitus on vastaanotettu 24.5.2017. Hakijalle on myös myönnetty lupa harjoittaa perimistoimintaa.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖKSEN PERUSTELUT

Sovellettava lainsäädäntö

Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä.

Henkilötietolain 5 §:n mukaan rekisterinpitäjän tulee käsitellä henkilötietoja laillisesti, noudattaa huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimia muutoinkin niin, et-tei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. Sama velvollisuus on sillä, joka itsenäisenä elinkeinon- tai toiminnanharjoittajana toimii rekisterinpitäjän lukuun.

Henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 mukaan henkilötietoja saa käsitellä muun muassa silloin, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 36 §:n 3 momentin mukaan se, joka harjoittaa elinkeinona perimistoimintaa tai markkina- tai mielipidetutkimusta taikka hoitaa toisen lukuun henkilöstön valintaan ja soveltuvuuden arviointiin liittyviä tehtäviä tai tietojenkäsittelytehtäviä ja tässä toiminnassa käyttää tai käsittelee henkilörekistereitä ja niissä olevia tietoja, on velvollinen tekemään ilmoituksen toiminnastaan tietosuojavaltuutetulle.

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan henkilötietojen käsittelyyn rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Samaisen pykälän 3 momentin mukaan lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 28 §:n mukaan väestötietojärjestelmän tietoja voidaan luovuttaa vain, jos kyseisessä laissa säädetyt edellytykset tietojen luovuttamiselle ovat olemassa eikä henkilön oikeudesta kieltää tietojensa luovuttaminen muuta johdu. Väestötietojärjestelmästä luovutettavan tiedon tulee olla tarpeellinen siihen käyttötarkoitukseen, johon se luovutetaan. Tietoja ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan perustellusta syystä epäillä loukkaavan henkilön yksityiselämän tai henkilötietojen suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka vaarantavan valtion turvallisuutta.

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 31 §:n 2 momentin mukaan väestötietojärjestelmästä voidaan lisäksi luovuttaa saatavien perinnästä annetussa laissa (513/1999) tarkoitettua perintätoimintaa varten tarpeelliset tiedot toiminnan kohteena olevan henkilön etu- ja sukunimestä, henkilötunnuksesta tai syntymäajasta, osoite- ja muista yhteystiedoista, syntymäkotikunnasta ja syntymäpaikasta, holhoustoimen edunvalvonnasta ja sen sisällöstä sekä kuolinajasta tai kuolleeksi julistamisajasta.

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 34 §:n 3 momentin mukaan väestötietojärjestelmän tietoja voidaan luovuttaa muutoin kuin kyseisessä laissa on säädetty vain, jos hakijalla on oikeus käsitellä luovutettavia tietoja henkilötietolain tai muun lain perusteella.

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 47 §:n 1 momentin mukaan Väestörekisterikeskus päättää väestötietojärjestelmän tietojen luovuttamisesta, jos luovuttaminen tapahtuu teknisen käyttöyhteyden välityksellä tai kysymys on muiden kuin yksittäisten tietojen luovuttamisesta ulkomaille.

Luvan tarve ja edellytykset

Tietosuojalautakunta tutkii asian hakemuksena käsitellä teknisen käyttöyhteyden välityksellä saatavia väestötietojärjestelmän THS-kyselyjen tietoja myös sellaisten henkilöiden osalta, joihin ei kohdistu perintää.

VTJkyselyn suorakysely on verkossa toimiva reaaliaikainen väestötietojärjestelmän suorakäyttösovellus. Sen avulla käyttäjät voivat hakea tarvitsemiaan väestötietojärjestelmän tietoja omalta työasemaltaan. VTJkyselyn suorakyselyn käyttöönottoon vaadittavaa tietolupaa haetaan Väestörekisterikeskukselta. Tietolupahakemuksessa on ilmoitettava haettavien tietojen käyttötarkoitus ja hakemuksen yhteydessä on annettava selvitys tietojen käytöstä ja suojauksesta. Hakija on hakenut lupaa THS-kyselyjen avulla saatavien tietojen käsittelyyn. THS-kyselyllä viitataan VTJkyselyn suppeaan näkymään.

Hakijan tarkoituksena on käyttää väestötietojärjestelmästä suorakyselyn avulla saatavia tietoja perintätoiminnassaan velallisen henkilötietojen selvittelyyn ja perintätoimen kohdentamiseen oikeaan henkilöön. Perintätoimen kohteena olevilla velallisilla on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys hakijan toimintaan, eikä hakija tämän vuoksi tarvitse lupaa heitä koskevien suorakyselyllä saatavien tietojen käsittelyyn. Lisäksi hakijalla on väestötietojärjestelmistä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 31 §:n 2 momentin perusteella henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettu oikeus käsitellä tietoja, sillä kyseisten tietojen käsittelystä on säädetty laissa.

Väestöjärjestelmästä ja Väestörekisterin varmennepalveluista annetun lain 31 §:n 2 momentin mukaan tarpeellisia tietoja on mahdollista luovuttaa nimenomaan toiminnan kohteena olevasta henkilöstä. Näin ollen kyseinen lainkohta ei vaikuta oikeuteen käsitellä sellaisten henkilöiden tietoja, joihin perintätoimet eivät kohdistu.

Koska suorakysely mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden, luovuttaisi Väestörekisterikeskus kuitenkin suorakäyttöyhteyden avulla hakijalle tietoja myös henkilöistä, joiden osalta hakijalla ei ole perintätoimeksiantoa eikä suoraan lakiin perustuvaa oikeutta käsitellä henkilötietoja. Tällaisilla muilla henkilöillä ei ole asiallista yhteyttä hakijan toimintaan, eikä heitä voi myöskään pitää toiminnan kohteena olevina henkilöinä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa tarkoitetulla tavalla. Myöskään muut henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1–8 kohdassa mainitut edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty tällaisten henkilöiden tietojen käsittelyn osalta. Näin ollen hakija tarvitsee tällaisia henkilöitä koskevien, suorakyselyllä saatavien tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan luvan.

Suorakyselyn avulla voidaan auttaa perintätoimen kohdentamista oikeaan henkilöön sekä yksinkertaistaa ja nopeuttaa perintätoimiin kuuluvaa henkilötietojen selvittelyä. Tietosuojalautakunta katsoo, että suorakyselyn avulla saatavien tietojen käsittely on tarpeen hakijan oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Tietosuojalautakunnan saamien tietojen mukaan hakija on täyttänyt lakisääteisen ilmoitusvelvollisuutensa tietosuojavaltuutetulle. Ottaen huomioon luovutettavien tietojen laatu ja käyttötarkoitus sekä lupaan liitetty lupamääräys, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

Luvan määräaikaisuus

Lupa on voimassa niin kauan kuin hakijalla on toimilupa perintätoiminnan harjoittamiseen. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta) on kuitenkin tulossa sovellettavaksi jäsenvaltioissa 25.5.2018. Asetusta on sovellettava sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.

Yleisen tietosuoja-asetuksen myötä henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja valvontaviranomaisten toimivalta tulee Suomessa muuttumaan. Näin ollen tietosuojalautakunta pitää perusteltuna luvan myöntämistä määräaikaisena siten, että luvan voimassaolo päättyy kuitenkin viimeistään, kun tietosuoja-asetus tulee sovellettavaksi.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET         

Henkilötietolaki (523/1999) 2 §:n 1 momentti, 5 §, 8 §, 36 §:n 3 momentti ja 43 §

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentti

Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista 28 §, 31 §:n 2 momentti, 34 §:n 3 momentti ja 47 §:n 1 momentti

Päätöksen tekemiseen ovat ottaneet osaa tietosuojalautakunnan puheenjohtaja Pekka Nurmi sekä jäsenet Ahti Saarenpää, Pertti Saloranta, Lea Mäntyniemi, Eila Ratasvuori, Tuula Sario ja Hannu Rautiainen.

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.