31.5.2016 6/2016

Henkilötietojen käsittely - Perintä - Oikeutettu etu - Lupamääräys

Perintätoimintaa harjoittavalle yritykselle myönnettiin lupa käsitellä velallisten henkilötietojen selvittämisessä väestötietojärjestelmän VTJkyselyn suorakyselyn avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, joiden osalta yhtiöllä ei ole perintätoimeksiantoa. Mainittu kyselyohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen selailumahdollisuuden suorakäyttöyhteyden avulla ja annettujen hakuehtojen perusteella voidaan näin ollen saada vastauksena samalla usean henkilön tietoja. Tietosuojalautakunta katsoi, että VTJkyselyn suorakyselyn avulla saatavien tietojen käsittely on tarpeen hakijan oikeutetun edun toteuttamiseksi ja että luvan myöntäminen ei lupaan liitetty lupamääräys huomioiden vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

HAKIJA   Visma Duetto Oy (jäljempänä myös hakija)

HAKEMUS

Hakija pyytää tietosuojalautakunnalta henkilötietolain 43 §:n mukaista lupaa saada käsitellä väestörekisterikeskukselta teknisen käyttöyhteyden välityksellä saatavia tietoja myös sellaisten henkilöiden osalta, joihin ei kohdistu perintää.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaisen luvan jäljempänä esitetyin perustein.

Lupaan liitetään lupamääräys, jonka mukaan VTJkyselyn suorakyselyn saatujen tietojen käsittelyssä on tarkoin noudatettava henkilötietolain 5 §:n mukaista huolellisuusvelvoitetta niin, ettei rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja heidän oikeuksiaan vaaranneta. Tiedot on hävitettävä välittömästi, kun ne eivät ole enää tarpeen perintätoimen kohdentamiseksi oikeaan henkilöön.

Lupa myönnetään määräaikaisena siten, että lupa on voimassa niin kauan kun hakijalla on voimassa oleva toimilupa perintätoiminnan harjoittamiseen. Luvan voimassaolo päättyy kuitenkin viimeistään, kun EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee jäsenvaltioissa sovellettavaksi eli 25.5.2018.

HAKEMUKSEN TAUSTA JA PERUSTELUT

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perustelut

Hakija on hakemassa väestörekisterikeskukselta tunnuksia sähköisten nimi-, osoite- ja henkilötunnuskyselyjen suorittamiseksi.

Hakija on suomalainen perintä- ja lakipalveluyritys, joka on toiminut 1990-luvulta lähtien. Hakija käsittelee kuukausittain useiden tuhansien luonnollisten henkilöiden ja oikeushenkilöiden henkilö-, yritys- ja osoitetietoja. Hakijan toiminnan luonteesta johtuen sen tietojen säilytyksen ja käsittelyn kontrollit ovat erittäin korkealla tasolla, eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille. Hakijalla on voimassa oleva Etelä-Suomen aluehallintoviraston myöntämä perintätoimilupa.

Tällä hetkellä hakijan prosessit oikeudellisessa perinnässä oleviin toimeksiantoihin liittyen kaipaavat virtaviivaistamista, ja hakija toivookin voivansa käyttää väestörekisterikeskuksen sähköistä hakupalvelua, jotta se voi jatkossa varmistua helpommin oikean henkilön olevan esimerkiksi haastehakemuksen kohteena niissä tapauksissa, joissa sen saamat tiedot toimeksiantajilta ovat vaillinaisia. Hakijan nykyisessä prosessissa se hakee puuttuvat henkilötunnukset maistraateista perinteisen postin välityksellä ja puuttuvat osoitetiedot väestörekisterikeskuksen puhelinpalvelusta. Esimerkiksi vuonna 2015 hakija lähetti 424 kappaletta kirjallisia henkilötunnuskyselyä maistraateille. Nykyinen prosessi on hidas, kallis ja turhaa työtä aiheuttava verrattuna samojen tietojen hakemiseen sähköisesti.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖKSEN PERUSTELUT

Sovellettava lainsäädäntö

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä tässä laissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä.

Henkilötietolain 5 §:n mukaan rekisterinpitäjän tulee käsitellä henkilötietoja laillisesti, noudattaa huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimia muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. Sama velvollisuus on sillä, joka itsenäisenä elinkeinon- tai toiminnanharjoittajana toimii rekisterinpitäjän lukuun.

Henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 mukaan henkilötietoja saa käsitellä muun muassa silloin, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan henkilötietojen käsittelyyn rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Samaisen pykälän 3 momentin mukaan lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 28 §:n mukaan väestötietojärjestelmän tietoja voidaan luovuttaa vain, jos kyseisessä laissa säädetyt edellytykset tietojen luovuttamiselle ovat olemassa eikä henkilön oikeudesta kieltää tietojensa luovuttaminen muuta johdu. Väestötietojärjestelmästä luovutettavan tiedon tulee olla tarpeellinen siihen käyttötarkoitukseen, johon se luovutetaan. Tietoja ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan perustellusta syystä epäillä loukkaavan henkilön yksityiselämän tai henkilötietojen suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka vaarantavan valtion turvallisuutta.

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 31 §:n 2 momentin mukaan väestötietojärjestelmästä voidaan lisäksi luovuttaa saatavien perinnästä annetussa laissa (513/1999) tarkoitettua perintätoimintaa varten tarpeelliset tiedot toiminnan kohteena olevan henkilön etu- ja sukunimestä, henkilötunnuksesta tai syntymäajasta, osoite- ja muista yhteystiedoista, syntymäkotikunnasta ja syntymäpaikasta, holhoustoimen edunvalvonnasta ja sen sisällöstä sekä kuolinajasta tai kuolleeksi julistamisajasta.

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 34 §:n 3 momentin mukaan väestötietojärjestelmän tietoja voidaan luovuttaa muutoin kuin kyseisessä laissa on säädetty vain, jos hakijalla on oikeus käsitellä luovutettavia tietoja henkilötietolain tai muun lain perusteella.

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 47 §:n 1 momentin mukaan Väestörekisterikeskus päättää väestötietojärjestelmän tietojen luovuttamisesta, jos luovuttaminen tapahtuu teknisen käyttöyhteyden välityksellä tai kysymys on muiden kuin yksittäisten tietojen luovuttamisesta ulkomaille.

Luvan tarve ja edellytykset

VTJkyselyn suorakysely on verkossa toimiva reaaliaikainen väestötietojärjestelmän suorakäyttösovellus. Sen avulla käyttäjät voivat hakea tarvitsemiaan väestötietojärjestelmän tietoja omalta työasemaltaan. Palvelu on toiminnassa ympäri vuorokauden. VTJkyselyn suorakyselyn käyttöönottoon vaadittavaa tietolupaa haetaan Väestörekisterikeskukselta. Tietolupahakemuksessa on ilmoitettava haettavien tietojen käyttötarkoitus ja hakemuksen yhteydessä on annettava selvitys tietojen käytöstä ja suojauksesta

Hakijan tarkoituksena on käyttää väestötietojärjestelmästä VTJkyselyn suorakyselyn avulla saatavia tietoja perintätoiminnassaan velallisen henkilötietojen selvittelyyn ja perintätoimen kohdentamiseen oikeaan henkilöön. Perintätoimen kohteena olevilla velallisilla on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys hakijan toimintaan, eikä hakija tämän vuoksi tarvitse lupaa heitä koskevien VTJkyselyllä saatavien tietojen käsittelyyn. Lisäksi hakijalla on väestötietojärjestelmistä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 31 §:n 2 momentin perusteella henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettu oikeus käsitellä tietoja, sillä kyseisten tietojen käsittelystä on säädetty laissa.

Väestöjärjestelmästä ja Väestörekisterin varmennepalveluista annetun lain 31 §:n 2 momentin mukaan tarpeellisia tietoja on mahdollista luovuttaa nimenomaan toiminnan kohteena olevasta henkilöstä. Näin ollen kyseinen lainkohta ei vaikuta oikeuteen käsitellä sellaisten henkilöiden tietoja, joihin perintätoimet eivät kohdistu.

Koska VTJkyselyn suorakysely mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden, luovuttaisi Väestörekisterikeskus kuitenkin suorakäyttöyhteyden avulla hakijalle tietoja myös henkilöistä, joiden osalta hakijalla ei ole perintätoimeksiantoa eikä suoraan lakiin perustuvaa oikeutta käsitellä henkilötietoja. Tällaisilla muilla henkilöillä ei ole asiallista yhteyttä hakijan toimintaan, eikä heitä voi myöskään pitää toiminnan kohteena olevina henkilöinä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa tarkoitetulla tavalla. Myöskään muut henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1–8 kohdassa mainitut edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty tällaisten henkilöiden tietojen käsittelyn osalta. Näin ollen hakija tarvitsee heitä koskevien, VTJkyselyn suorakyselyllä saatavien tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan luvan.

VTJkyselyn suorakyselyllä voidaan auttaa perintätoimen kohdentamista oikeaan henkilöön sekä yksinkertaistaa ja nopeuttaa perintätoimiin kuuluvaa henkilötietojen selvittelyä. Tietosuojalautakunta katsoo, että VTJkyselyn suorakyselyn avulla saatavien tietojen käsittely on tarpeen hakijan oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Ottaen huomioon luovutettavien tietojen laatu ja käyttötarkoitus sekä lupaan liitetty lupamääräys, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

Luvan määräaikaisuus

Lupa on voimassa niin kauan kuin hakijalla on toimilupa perintätoiminnan harjoittamiseen. EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta) on kuitenkin tulossa sovellettavaksi jäsenvaltioissa 25.5.2018. Asetusta on sovellettava sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.

Yleisen tietosuoja-asetuksen myötä henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja valvontaviranomaisten toimivalta tullee Suomessa muuttumaan. Näin ollen tietosuojalautakunta pitää perusteltuna luvan myöntämistä määräaikaisena siten, että luvan voimassaolo päättyy kuitenkin viimeistään, kun tietosuoja-asetus tulee sovellettavaksi.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET       

Henkilötietolaki (523/1999) 2 §:n 1 momentti, 5 §, 8 ja 43 §

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentti

Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista 28 §, 31 §:n 2 momentti, 34 §:n 3 momentti ja 47 §:n 1 momentti

Päätöksen tekemiseen ovat ottaneet osaa tietosuojalautakunnan puheenjohtaja Pekka Nurmi sekä jäsenet Ahti Saarenpää, Lea Mäntyniemi, Tuula Sario, Pertti Saloranta ja Hannu Rautiainen.

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.