9.3.2015 1/2015

Perintä - Väestötietojärjestelmä - Henkilötietojen käsittely - Oikeutettu etu - Lupa

ASIA               Hakija pyytää lupaa saada käyttää väestötietojärjestelmän THS-kyselyjen avulla saatavia tietoja perintätoimeksiantojen hoitamisessa myös sellaisten henkilöiden osalta, joihin ei kohdistu perintää

HAKIJA      Sergel Oy

HAKEMUS   Sergel Oy harjoittaa luvanvaraista perintätoimintaa sekä omaan että toimeksiantajan lukuun. Etelä-Suomen aluehallintovirasto on myöntänyt hakijalle toimiluvan perintätoiminnan harjoittamiseen 10.10.2011 alkaen. Hakija suorittaa sekä vapaaehtoista että oikeudellista perintää ja käsittelee vuosittain satojatuhansia uusia saatavan perintätoimeksiantoja.

Perinnässä käsitellään keskeisesti tietoja velkojasta, velallisesta sekä velan määrästä ja perusteesta. Nämä tiedot saadaan toimeksiantajalta. Velallisen tarkka yksilöinti on tarpeen sen varmistamiseksi, että perintä kohdistuu oikeaan velalliseen. Velallisista toimeksiantajilta saatavien tietojen taso ja ajantasaisuus vaihtelevat kuitenkin huomattavasti toimialan ja toimijan mukaan. Joskus tieto saattaa olla vanhaa, epätarkkaa tai riittämätöntä, eikä velallisen yksilöiminen näiden tietojen perusteella ole mahdollista riittävän luotettavalla tavalla.

Velallisen oikea yksilöinti sekä virheetön ja ajantasainen nimi ja osoite ovat keskeisimpiä tekijöitä niin perinnän asianmukaisen suorittamisen ja onnistumisen kuin velallisten oikeussuojankin kannalta. Täten lähtökohtana tulee olla, että kaikille velallisille pyritään selvittämään virheettömät nimi-, osoite- ja kuolintiedot. Väestörekisterin suorakäyttöyhteyden käyttäminen mahdollistaisi rekisterin tarkoituksenmukaisen ja virheettömän ylläpidon.

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen käsittely vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Saatavien perinnän on vakiintuneesti katsottu olevan oikeutettujen etujen toteuttamista ja lupa on tarpeen perinnän toteuttamiseksi. Oikeus käsitellä myös muiden kuin perinnän kohteena olevien henkilöiden tietoja mahdollistaa velallisen oikean yksilöinnin.

Tietojen käsittely ei vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Lupahakemuksen tarkoittamien henkilöiden tietoja käytetään vain tunnistusprosessissa. Tietoja käsitellään vain väestörekisterin näytöllä eikä niitä käsitellä missään muussa yhteydessä tai muodossa. Tietoja ei käsitellä automaattisesti, eikä niistä muodosteta rekisteriä tai sen osaa.

Hakija kerää ja rekisteröi ainoastaan tarpeellisia tietoja velallisista lainmukaisen perintätyön suorittamiseksi, ja sen henkilökuntaa sitoo salassapitovelvollisuus kaikista velallisten ja toimeksiantajien tiedoista. Tämä sitoumus sitoo myös työsuhteen päättymisen jälkeen. Väestörekisterin suorakäyttöyhteys olisi vain erikseen nimetyillä henkilöillä, joiden toimenkuvaan myös henkilötietojen ylläpito olennaisesti kuuluu. Henkilöt saavat koulutuksen tietojen käytöstä. Yhtiölle luovutettuja asiakirjoja ei myöskään luovuteta muille kuin viranomaisille tai asianosaisille.

Lisäksi hakijan tietojärjestelmä on suojattu siten, etteivät ulkopuoliset voi päästä tietoihin käsiksi tietoverkon tai muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmiin kirjaudutaan käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Ne asiakirjat, joita ei tarvita perinnän suorittamiseksi ja joita ei palauteta toimeksiantajalle, tuhotaan asianmukaisesti. Keskeiset yhtiön yhteistyökumppanit ovat osaltaan sitoutuneet luottamuksellisuussopimuksella turvaamaan heidän vastuullaan olevat tiedot.

Hakija pyytää edellä esitetyin perustein, että tietosuojalautakunta myöntää sille luvan saada käyttää väestötietojärjestelmän THS –kyselyjen avulla saatavia tietoja perintätoimeksiantojen hoitamisessa myös sellaisten henkilöiden osalta, joihin ei kohdistu perintää.  

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

THS-tunnistusohjelma

Väestötietojärjestelmän suorakäyttösovelluksen THS-tunnistusohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden. THS-tunnistushaulla henkilön tiedot haetaan väestötietojärjestelmästä ilman henkilötunnusta nimellä tai muilla henkilön tunnistamisen mahdollistavilla tiedoilla. Näyttö antaa vastaustietona hakuehtojen perusteella löydetyistä kaikista henkilöistä seuraavat tiedot:

* syntymäaika
* sukunimi
* etunimet
* mahdollinen kuolinpäivä
* kotikunta
* nykyinen osoite / muuttopäivä
* entinen osoite / muuttopäivä
* nykyinen tai entinen tilanpäinen osoite
* maistraatin koodi ja nimi

1. Hakemus saada henkilötietoja väestötietojärjestelmästä ja tietosuojalautakunnan toimivalta

Tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta annetun lain 2 §:n 1 kohdan mukaan tietosuojalautakunnan tehtävänä on käsitellä ja ratkaista ne asiat, jotka henkilötietolain mukaan kuuluvat sen päätettäväksi.

Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 1 kohdassa kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssa yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietolain 8 §:n 4 momentin mukaan oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisten henkilörekisteristä on voimassa, mitä viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään.

Henkilötietojen luovutuksessa väestötietojärjestelmästä on kysymys henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksen saajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Henkilötietojen luovuttamisesta väestötietojärjestelmästä on säädetty laissa väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009). Lain 47 §:n mukaan väestörekisterikeskus päättää väestötietojärjestelmän tietojen luovuttamisesta, jos luovuttaminen tapahtuu teknisen käyttöyhteyden välityksellä.

Siltä osin kuin kyseessä on hakijan mainitsema väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 31 §:ssä mainittu käyttötarkoitus, on hakijalla suoraan lakiin perustuva oikeus käsitellä toiminnan kohteena olevan henkilön henkilötietoja. Hakijalla ei kuitenkaan ole oikeutta käsitellä niiden henkilöiden tietoja, joihin perintätoimet eivät kohdistu. Tätä tarkoitusta varten hakija tarvitsee tietosuojalautakunnan luvan voidakseen hakea perintätoiminnan kohteena olevan henkilön henkilötietoja THS-tunnistusohjelman avulla.

2. Hakijan oikeus käsitellä THS –tunnistusohjelman avulla saatavia tietoja

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 31 §:n 2 momentin mukaan väestötietojärjestelmästä voidaan luovuttaa saatavien perinnästä annetussa laissa tarkoitettua perintätoimintaa varten tarpeelliset tiedot toiminnan kohteena olevan henkilön etu- ja sukunimestä, henkilötunnuksesta tai syntymäajasta, osoite- ja muista yhteystiedoista, syntymäkotikunnasta ja syntymäpaikasta, holhoustoimen edunvalvonnasta ja sen sisällöstä sekä kuolinajasta tai kuolleeksi julistamisesta.

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 34 §:n 2 momentin perusteella muutoin kuin saman lain 29 § - 33 § määritellyissä tapauksissa voidaan väestötietojärjestelmästä luovuttaa tietoja vain, jos hakijalla on oikeus käsitellä luovutettavia tietoja henkilötietolain tai muun lain perusteella.

Lain 28 §:ssä säädetään tietojen luovuttamisen yleisistä edellytyksistä. Lainkohdan mukaan väestötietojärjestelmästä tietoja voidaan luovuttaa vain, jos tässä laissa säädetyt edellytykset tietojen luovuttamiselle ovat olemassa eikä henkilön oikeudesta kieltää tietojensa luovuttamista muuta johdu. Väestötietojärjestelmästä luovutetun tiedon tulee olla tarpeellinen siihen käyttötarkoitukseen, johon se luovutetaan. Tietoja ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan perustellusta syystä epäillä loukkaavan henkilön yksisyiselämän tai henkilötietojen suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka vaarantavan valtion turvallisuutta.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaan jos käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan nojalla, jos rekisteröidyllä on asiakas –tai palvelusuhteen, jäsenyyden tai niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan. Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan nojalla, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Luvan tarve

Tietosuojalautakunta voi myöntää hakijalle henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa ja 43 §:ssä tarkoitetun luvan käsitellä luovutettuja tietoja, ellei hakijalla muutoin olisi lakiin perustuvaa oikeutta käsitellä niitä.

Hakijan tarkoituksena on käyttää väestötietojärjestelmästä THS – tunnistusohjelman avulla saatavia tietoja perintätoiminnassaan velallisen henkilötietojen selvittelyyn ja perintätoimen kohdentamiseen oikeaan henkilöön. Perintätoimen kohteena olevilla velallisilla on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys hakijan toimintaan, eikä hakija tämän vuoksi tarvitse lupaa heitä koskevien THS-tunnistusohjelmalla saatavien tietojen käsittelyyn. Lisäksi hakijalla on väestötietojärjestelmistä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 31 §:n 2 momentin perusteella henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettu oikeus käsitellä tietoja, sillä kyseisten tietojen käsittelystä on säädetty laissa.

Väestöjärjestelmästä ja Väestörekisterin varmennepalveluista annetun lain 31 §:n 2 momentin mukaan tarpeellisia tietoja on mahdollista luovuttaa toiminnan kohteena olevasta henkilöstä. Näin ollen kyseinen lainkohta ei vaikuta oikeuteen käsitellä niiden henkilöiden tietoja, joihin perintätoimet eivät kohdistu.

Koska tunnistusohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden, luovuttaisi Väestörekisterikeskus kuitenkin suorakäyttöyhteyden avulla hakijalle tietoja myös henkilöistä, joiden osalta hakijalla ei ole perintätoimeksiantoa eikä lakiin perustuvaa oikeutta käsitellä henkilötietoja. Näillä muilla henkilöillä ei ole asiallista yhteyttä hakijan toimintaan, eikä heitä voi myöskään pitää toiminnan kohteena olevina henkilöinä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa tarkoitetulla tavalla. Myöskään muut henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdassa mainitut edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty heidän osaltaan ja hakija tarvitsee tämän vuoksi heitä koskevien, THS-tunnistusohjelmalla saatavien tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan luvan.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 4 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Lupa voidaan siis antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.  

Päätös             Tietosuojalautakunta toteaa, että THS-tunnistusohjelmalla voidaan auttaa perintätoimen kohdentamista oikeaan henkilöön sekä yksinkertaistaa ja nopeuttaa perintätoimiin kuuluvaa henkilötietojen selvittelyä. Tietosuojalautakunta katsoo, että THS-tunnistusohjelman avulla saatavien tietojen käsittely on tarpeen Sergel Oy:n oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Ottaen huomioon luovutettavien tietojen laatu ja käyttötarkoitus sekä jäljempänä asetettu lupamääräys tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta myöntää Sergel Oy:lle luvan käsitellä ammattimaisessa perintätoiminnassaan edellä mainitussa perintätoimen kohdentamistarkoituksessa THS-tunnistusohjelman avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, joiden osalta yhtiöllä ei ole perintätoimeksiantoa.

Lupamääräys

THS-tunnistusohjelmalla saatujen tietojen käsittelyssä on tarkoin noudatettava henkilötietolain 5 §:n mukaista huolellisuusvelvoitetta niin, ettei rekisteröityjen yksisyisyyden suojaa ja heidän oikeuksiaan vaaranneta. Tiedot on hävitettävä välittömästi, kun ne eivät ole enää tarpeen perintätoimen kohdentamiseksi oikeaan henkilöön.

Luvan määräaikaisuus

Lupa on voimassa niin kauan kuin hakijalla on toimilupa perintätoiminnan harjoittamiseen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 2 §:n 1 kohta

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 mom.

Henkilötietolaki 2 §:n 1 mom., 3 §:n 1 ja 2 kohta, 8 §, 38 §:n 2 mom. ja 43 §

Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista 28 §, 31 §:n 2 mom., 34 § ja 47 §

Päätöksen tekemiseen ovat osallistuneet tietosuojalautakunnan puheenjohtaja Pekka Nurmi sekä jäsenet Sanna Helopuro, Eila Ratasvuori, Hannu Rautiainen, Ahti Saarenpää, Pertti Saloranta ja Tuula Sario.

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.