25.09.2006 3/2006

Rekisterinpitäjä - Henkilötunnus - Toimivalta - Oikeutettu etu - Lupa

Ylivieskan teknologiakylä YTEK Oy:lle myönnettiin lupa käsitellä oppilaitoksilta pyydettäviä henkilötietoja valmistuneista, jotka ovat kotoisin ja/tai ovat opiskelleet Keski-Pohjanmaalla ja eteläisellä Pohjois-Pohjanmaalla. Tietojen avulla heidän osoitetietonsa voitiin päivittää Väestörekisterikeskuksesta ja heille voitiin postittaa kysely, jossa tiedustellaan heidän kiinnostustaan tulla alueella toimivien tai aloittavien yritysten palvelukseen tai kiinnostusta perustaa yritys tälle alueelle. Tietosuojalautakunnalla ei ollut toimivaltaa myöntää lupaa henkilötunnusten käsittelyyn.

Ks. myös päätökset T:2/98, T:17/99 ja T:9/2000

ASIA
Henkilötietojen käsittelyä koskeva lupahakemus

HAKIJA
RFM-Polis/Ylivieskan teknologiakylä YTEK Oy (jälj. YTEK Oy)
Vierimaantie 5 (PL 87)
84100 YLIVIESKA

HAKEMUS
Hakija anoo lupaa, millä oppilaitokset voivat luovuttaa omista rekistereistään oppilaitoksissa vuosina 1999-2005 valmistuneiden henkilöiden seuraavat tiedot:

- nimi ja henkilötunnus
- syntymäkotikunta
- opintosuunta
- valmistumisvuosi

Hakija haluaa tiedot valmistuneista, jotka ovat kotoisin ja/tai ovat opiskelleet Keski-Pohjanmaalla ja eteläisellä Pohjois-Pohjanmaalla.

Tiedot halutaan seuraavista oppilaitoksista:

- Oulun yliopisto
- Tampereen teknillinen yliopisto
- Helsingin teknillinen korkeakoulu
- Oulun seudun ammattikorkeakoulu
- Tekniikan yksikkö
- Raahen tekniikan ja talouden yksikkö
- Kajaanin ammattikorkeakoulu
- Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulu
- Tekniikan yksikkö
- Ylivieskan yksikkö

Rekisterinpitäjänä toimisi RFM-Polis/YTEK Oy.

Hakemuksen taustaa

Vastaava henkilötietojen käsittely toteutettiin tietosuojalautakunnan luvalla (Päätös Nro 2/26.1.10998) ns. INSY-projektissa. Sen jatkona on ollut RFM-Poliksen käynnistyshanke (vuosina 2000-2003) ja nyt on meneillään RFM-Poliksen kehittämishanke, johon on valtion ja EU:n rahoitus tämän vuoden loppuun. Hankkeen yksi tärkeimmistä tehtävistä on seutukunnan yritystoiminnan edistäminen yritysten työvoiman saatavuuden ja rekrytoinnin avulla, yrittäjyyden lisäämisellä sekä yritysten etabloitumisen kautta. Yrittäjyyden edistämiseksi YTEK Oy hallinnoi myös Yrityshautomotoiminnan käynnistämishanke 2005-2006:tta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Saadut henkilötiedot päivitetään ensin Väestörekisterikeskuksessa osoitetietojen osalta. Jotta hakija saisi oikeiden henkilöiden osoitteet, on pyydetyissä tiedoissa oltava yksiselitteinen tunniste (henkilötunnus). Saatuihin osoitteisiin postitetaan kysely, missä kysytään henkilöiden kiinnostusta tulla alueella toimivien tai aloittavien yritysten palvelukseen sekä myös kiinnostusta perustaa yritys tälle alueelle. Samoin tiedustellaan koulutus, työkokemus ja ammatilliset kiinnostusalueet. Kyselyssä kysytään lupa yhteystietojen luovuttamiseen.

Henkilöt, jotka haluavat mukaan hakijan rekisteriin, voivat vastata kyselyyn joko paperilla tai täyttämällä saman lomakkeen netissä.

Hakemuksen perustelut

RFM-Polis on perustanut rekisterin, johon on tähän mennessä luovuttanut tietonsa noin 560 henkilöä. Viikoittain tulee lisää henkilöitä avoimen nettiversion kautta. Jokainen tietonsa luovuttanut saa netissä omat tunnukset, jotka ovat vain hänen tiedossaan.

Kyselyn avulla saatuja tuloksia käytetään tutkimustoimintaan. Vastauksista tutkitaan mm. mitä odotuksia vastaajille on suurten keskuksien ulkopuolella oleville teknologiakeskittymille, halukkuutta palata takaisin synnyinseudulleen/opiskelupaikkakunnalle sekä ammatillisia kiinnostuksen kohteita.

Rekisterinpitäjän tavoitteena on myös auttaa Teknologiakylässä jo olevia yrityksiä sekä aloittavia yrityksiä työvoiman hankinnassa. Rekisteri on jo osoittanut toimivuutensa ja sen avulla on saatu avainhenkilöt lähes kaikkiin ICT-alan yrityksiin Teknologiakylässä. Rekisteristä on saatu rekrytoitua henkilöitä yrityksiin laajemmaltikin Ylivieskassa sekä Oulun Eteläisen alueella. Yritykset ovat myös käyttäneet palvelua aktiivisesti ja pitävät sitä hyvänä.

Aikaisemmin suoritetun kyselyn pohjalta voidaan myös todeta, että kysely sai vastaajilta hyvän vastaanoton. Saatu palaute oli pelkästään positiivista.

Ammattitaitoinen työvoima on keskeisin resurssi yritysten ja sitä kautta myös teknologiakeskittymien kehittymiselle ja kansainvälistymiselle. On todistettu tosiasia, että työntekijät, joilla on siteitä yrityksen sijaintialueeseen, viihtyvät paremmin sekä sitoutuvat yrityksen toimintaan pitkäjänteisesti.

Tutkimuksen tulokset antava hakijalle vahvan pohjan kehittää Teknologiakylän toimintaa. Tutkimustiedon pohjalta hakija voi myös välittää tietoa alueen palveluntarjoajille ja koulutusyksiköille.

Hakijalta saatu lisäselvitys

Hakijan 31.8.2006 sähköpostitse antaman lisäselvityksen mukaan Ylivieskan teknologiakylä YTEK Oy on Ylivieskan teknologiakyläyhtiön virallinen nimi. RFM-Polis on yhtiön aputoiminimi. Ylivieskan teknologiakylä YTEK Oy:n nimen alla
hoidetaan yhtiön kiinteistötoimintaa ja RFM-Poliksen nimen alla kehittämistoiminnot. Tämän vuoksi insinöörirekisteriä markkinoidaan RFM-Poliksen nimellä. Hakija on liittänyt lisäselvitykseensä Ylivieskan Teknologiakylä YTEK Oy:n kaupparekisteriotteen.

Hakijan 19.9.2006 sähköpostitse antaman lisäselvityksen mukaan tietojen ollessa nykyään sähköisessä muodossa, valmistuneille ei enää lähetetä paperikaavaketta. Valmistuneille lähetetään kirje, jossa kerrotaan ajankohtaista tietoa alueesta ja alueen kehityksestä sekä sillä hetkellä kiireellisimmistä työvoimatarpeista. Sellaisia valmistuneita, jotka ovat kiinnostuneita alueen tarjoamista työpaikoista ja ovat halukkaita paluumuuttoon, pyydetään täyttämään RFM-Poliksen nettisivuilla oleva Rekrytointikysely/Avoin hakemus -lomake. Lomakkeen tiedot tallentuvat Oulusouth CV-pankki -nimiseen henkilörekisteriin.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

1. Rekisterinpitäjä

Henkilötietolain 3 §:n 4 kohdan mukaan rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettujen, osoitetietojen päivittämistä ja kyselylomakkeen lähettämistä varten oppilaitoksilta saatavien tietojen rekisterinpitäjä on Ylivieskan Teknologiakylä YTEK Oy.

2. YTEK Oy:n oikeus käsitellä oppilaitoksista valmistuneita koskevia muita tietoja kuin henkilötunnuksia osoitetietojen päivitystä ja kyselyn lähettämistä varten

YTEK Oy:n tarkoituksena on käsitellä oppilaitoksilta saamiaan henkilötietoja osoitteiden päivitystä varten, jotta henkilöille voidaan postittaa kysely, jossa kysytään heidän kiinnostustaan tulla alueella toimivien tai aloittavien yritysten palvelukseen sekä myös kiinnostusta perustaa yritys tälle alueelle.

Luvan tarve

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä ja tallettamista.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan 8 §:n 1 momentin 1-9 kohdassa mainituilla edellytyksillä. Henkilötietoja saa henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan mukaan käsitellä, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Koska henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdissa säädetyt edellytykset oppilaitoksilta saatavien henkilötietojen käsittelylle eivät täyty, tarvitsee YTEK Oy tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan henkilötietojen käsittelyyn, jos käsittely on tarpeen

- rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi muussa kuin yksittäistapauksessa
- yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi

- sellaisen julkisen vallan käyttämiseksi, joka kuuluu rekisterinpitäjälle tai sivulliselle, jolle tiedot luovutetaan.

Lupa voidaan myöntää myös rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

Henkilötietolain 43 §:n 3 momentin mukaan lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös

Oppilaitoksilta pyydettävien tietojen avulla on tarkoitus saada tiedot niistä oppilaitoksissa valmistuneista, jotka ovat kotoisin ja/tai ovat opiskelleet Keski-Pohjanmaalla ja eteläisellä Pohjois-Pohjanmaalla, jotta heidän osoitetietonsa voitaisiin päivittää Väestörekisterikeskuksesta ja heille voitaisiin postittaa kysely, jossa tiedustellaan heidän kiinnostustaan tulla alueella toimivien tai aloittavien yritysten palvelukseen sekä myös kiinnostusta perustaa yritys tälle alueelle. Kyselyyn vastaamalla edellä mainitut henkilöt voivat antaa tietonsa hakijan ylläpitämään Oulusouth CV-nimiseen henkilörekisteriin, josta työnantajat yhteistyössä hakijan kanssa voivat etsiä itselleen sopivan työntekijän.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu henkilötietojen käsittely on tarpeen hakijan sekä Keski-Pohjanmaalla ja eteläisellä Pohjois-Pohjanmaalla aloittavien tai jo toimivien yritysten oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta myöntää YTEK Oy:lle luvan käsitellä oppilaitoksesta valmistuneita koskevia muita hakemuksessa tarkoitettuja henkilötietoja kuin henkilötunnuksia osoitetietojen päivittämistä ja hakemuksessa tarkoitetun kyselyn lähettämistä varten.

Ottaen huomioon jäljempänä asetetut lupamääräykset, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa.

3. YTEK Oy:n oikeus saada oppilaitoksilta henkilötunnuksia osoitetietojen päivitystä ja kyselyn lähettämistä varten

Hakijan tarkoituksena on pyytää oppilaitoksilta myös rekisteröitävien henkilötunnukset.

Henkilötunnusta saa henkilötietolain 13 §:n mukaan käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella tai, jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää:

1) laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi;
2) rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi; tai
3) historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten.

Henkilötunnusta saa käsitellä myös luotonannossa tai saatavan perimisessä, vakuutus-, luottolaitos-, vuokraus- ja lainaustoiminnassa, luottotietotoiminnassa, terveydenhuollossa, sosiaalihuollossa ja muun sosiaaliturvan toteuttamisessa tai virka- työ- ja muita palvelussuhteita ja niihin liittyviä etuja koskevissa asioissa.

Sen lisäksi henkilötunnuksen saa luovuttaa osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä.

Päätös

Henkilötietolain 13 §:ssä säädetään tyhjentävästi tilanteista, joissa henkilötunnusta saa luovuttaa tai muuten käsitellä. Tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa henkilötunnuksen käsittelyyn, minkä vuoksi tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen tältä osin.

LUPAMÄÄRÄYS

Rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tietosuojalautakunta määrää, että luvan nojalla käsiteltäviä tietoja ei saa käyttää muuhun kuin osoitetietojen päivittämiseen ja kyselyn lähettämiseen. Kyselyn lähettämisen jälkeen tiedot on hävitettävä.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 3 § 4 kohta
Henkilötietolaki 8 §
Henkilötietolaki 13 §
Henkilötietolaki 43 § 1 mom
Henkilötietolaki 43 § 3 mom

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.