09.05.2006 2/2006

Vakuutustoiminta - Oikeutettu etu - Lupa

Kahdelle vakuutusyhtiölle myönnettiin lupa käsitellä vakuutussopimuslain mukaisen edunsaajan yksilöimiseksi THS-tunnistusohjelman avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja joilla ei ole asiallista yhteyttä hakijoiden toimintaan. Mainittu kyselyohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden suorakäyttöyhteyden avulla, ja annettujen hakuehtojen perusteella voidaan saada vastauksena samalla usean henkilön tietoja.

Ks. myös päätökset T:5/2000, T:6/2000, T:2/02, T:7/03, T:5/04, T:6/04, T 2/05, T 3/05 ja T 4/05.

ASIA
Hakemus saada käsitellä väestötietojärjestelmästä saatavia henkilötietoja

HAKIJAT
Vakuutusosakeyhtiö Henki-Sampo ja Keskinäinen Vakuutusyhtiö Kaleva

HAKEMUS
Hakijat pyytävät, että niille myönnetään lupa käsitellä väestötietokantaan tehtävän THS -kyselyn avulla saatavia tietoja myös sellaisten henkilöiden osalta, joilla ei ole vakuutusta yhtiöissä, mutta jotka on merkitty vakuutuskorvauksen, vakuutuksen perusteella maksettavan säästösumman tai eläkkeen saajiksi eli vakuutussopimuslain mukaisiksi edunsaajiksi.

Hakemuksen perustelut

Vakuutus-, korvaus- ja eläkekäsittelyssä tulee vakuutusyhtiön noudattaa vakuutussopimuslain 71 §:n mukaista huolellisuutta, että korvaus maksetaan oikealle saajalle.

Vakuutuksenottaja määrää edunsaajan. Hänen antamansa tiedot ovat usein kuitenkin puutteellisia. Oikean korvauksensaajan yksilöimiseksi on ehdottoman tärkeää saada tieto, että suorituksensaaja on varmasti oikea vakuutuksen edunsaaja.

Yksilöitymättä jääneitä hakemuksia on pyritty tunnistamaan manuaalisesti käyttäen hyväksi omaa rekisteriä, osoitepalvelunumeroa ja osoitekyselyjä kihlakunnan rekisteritoimistoon. Menettelyistä johtuen omaa rekisteriä ei ole kuitenkaan pystytty pitämään halutulla korkealla tasolla.

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen käsittely vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Oikea yksilöinti, virheetön ja ajantasainen nimi ja osoite ovat keskeisimpiä tekijöitä korvaustoiminnan oikeellisuuden ja edunsaajien oikeusturvan osalta.

Tietojen käsittely ei vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Lupahakemuksen tarkoittamien henkilöiden tietoja käytetään vain tunnistusprosessissa. Tietoja käsitellään vain väestörekisterin näytöillä eikä niitä käsitellä missään muussa yhteydessä tai muodossa. Tietoja ei käsitellä automaattisesti eikä niistä muodosteta rekisteriä tai sen osaa.

Kaikki Vakuutusosakeyhtiö Henki-Sammon ja Keskinäinen Vakuutusyhtiö Kalevan työntekijät ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen, jonka mukaan he eivät saa luovuttaa työssään hankkimiaan tietoja ulkopuolisille. Tämä sitoumus sitoo myös työsuhteen päättymisen jälkeen. Väestörekisterin suorakäyttöoikeus olisi vain erikseen nimetyillä henkilöillä, joiden toimenkuvaan vakuutuksen perusteella maksettavien suoritusten ulosmaksatus kuuluu. Yhtiölle luovutettuja asiakirjoja ei myöskään luovuteta muille kuin viranomaisille tai asianosaisille. Myös sähköisessä muodossa oleva tieto suojataan käyttöympäristön tarjoamilla menetelmillä. Ne asiakirjat, joita ei tarvita vakuutus-, korvaus- tai eläkekäsittelyssä ja joita ei palauteta toimeksiantajalle, tuhotaan asianmukaisesti.

Ulkopuoliset eivät pääse käsiksi yhtiön tietojärjestelmiin rekisteröityihin tietoihin. Järjestelmiin kirjaudutaan käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Henkilöstö on sitoutunut noudattamaan yhtiön tietohallinnon ylläpitämää tietoturvaohjeistusta. Sisäisellä kulunvalvonnalla on varmistettu, etteivät ulkopuoliset pääse Vakuutusosakeyhtiö Henki-Sammon ja Keskinäinen Vakuutusyhtiö Kalevan toimitiloihin ilman lupaa. Kaikki yhtiöiden yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet luottamuksellisuussopimuksilla turvaamaan heidän vastuullaan olevat tiedot.

THS-tunnistusohjelma

Väestötietojärjestelmän suorakäyttösovelluksen THS-tunnistusohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden. THS-tunnistushaulla haetaan henkilöitä väestötietojärjestelmästä nimen perusteella. Hakua tarkentavina tietoina voidaan antaa esimerkiksi henkilön syntymäaikatieto, kotikunta, syntymäkotikunta tai edellinen kotikunta.

THS-tunnistusohjelma antaa vastaustietona hakuehtojen perusteella löydetyistä kaikista henkilöistä seuraavat tiedot:

* syntymäaika
* etunimet
* sukunimi (nykyinen, myös entinen nimi jos sitä on käytetty hakuperusteena)
* vakinainen osoite
* muuttopäivä
* mahdollinen nykyinen tai entinen tilapäinen osoite, sen alkamis- ja päättymispäivät
* kotikunta
* maistraatin koodi ja nimi

Hakijoiden oikeus käsitellä THS-tunnistusohjelman avulla saatavia tietoja ja luvan tarve

Väestötietolain 29 §:n perusteella hakijoille voidaan luovuttaa tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla vain jos hakijoilla on henkilötietolain mukainen oikeus käsitellä kyseisiä tietoja eikä niiden luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta voi myöntää hakijoille henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa ja 43 §:ssä tarkoitetun luvan käsitellä luovutettavia tietoja, ellei hakijoilla muutoin olisi henkilötietolakiin perustuvaa oikeutta käsitellä niitä.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä mm., jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan taikka jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Henkilötietojen käsittely on sallittua myös, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Hakijoiden tarkoituksena on käyttää väestötietojärjestelmästä THS-tunnistusohjelman avulla saatavia tietoja vakuutussopimuslain mukaisten edunsaajien yksilöimiseksi. Tietosuojalautakunta katsoo, että edellä mainituilla edunsaajilla on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys hakijoiden toimintaan, eivätkä hakijat tämän vuoksi tarvitse lupaa heitä koskevien THS-tunnistusohjelmalla saatavien tietojen käsittelyyn.

Koska tunnistusohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden, luovuttaisi väestörekisterikeskus kuitenkin suorakäyttöyhteyden avulla hakijoille tietoja myös muista henkilöistä kuin hakijoiden asiakkaista ja vakuutussopimuslain mukaisista edunsaajista. Näillä muilla henkilöillä ei välttämättä ole asiallista yhteyttä hakijoiden toimintaan. Näitä henkilöitä koskevien tietojen käsittely ei myöskään johdu hakijoille laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Koska muutkaan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdassa mainitut edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty, tarvitsevat hakijat näitä henkilöitä koskevien, THS-tunnistusohjelmalla saatavien tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan luvan.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Lupa voidaan myöntää myös mm. jos käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös

Hakijoiden tulee käsitellessään henkilötietoja vakuutustoiminnassaan noudattaa henkilötietolain 5 §:n mukaista huolellisuusvelvoitetta ja huolehtia osana normaalia vakuutustoimintaansa muun muassa siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä.

Asianmukaisesta henkilötietojen käsittelystä huolimatta vakuutussopimuslain mukaisen edunsaajan henkilöllisyys saattaa joissakin tapauksissa jäädä epäselväksi.
Näissä tapauksissa THS-tunnistusohjelman avulla saatavat tiedot auttavat yksilöimään edunsaajan ja kohdentamaan vakuutuskorvaukset oikeille henkilöille. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta katsoo, että THS-tunnistusohjelmalla saatavien tietojen käsittely on tarpeen hakijoiden oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Ottaen huomioon luovutettavien tietojen laatu ja käyttötarkoitus sekä jäljempänä asetettu lupamääräys, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa.

Edellä mainituista syistä tietosuojalautakunta myöntää Vakuutusosakeyhtiö Henki-Sammolle ja Keskinäinen Vakuutusyhtiö Kalevalle luvan käsitellä vakuutussopimuslain mukaisen edunsaajan yksilöimiseksi THS-tunnistusohjelman avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja joilla ei ole asiallista yhteyttä hakijoiden toimintaan.

Lupamääräys

THS-tunnistusohjelmalla saatujen tietojen käsittelyssä on tarkoin noudatettava henkilötietolain 5 §:n mukaista huolellisuusvelvoitetta niin, ettei rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja heidän oikeuksiaan vaaranneta. Tietoja saa käsitellä näytöllä vain niin kauan kuin tiedot ovat tarpeen vakuutussopimuslain mukaisen edunsaajan yksilöimiseksi ja vakuutuskorvauksen kohdentamiseksi oikealle henkilölle.

Luvan määräaikaisuus

Lupa on voimassa niin kauan kuin hakijoilla on lupa vakuutustoiminnan harjoittamiseen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 2 § 1 kohta
Henkilötietolaki 2 § 1 mom
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 5 §
Henkilötietolaki 8 §
Henkilötietolaki 9 § 2 mom
Henkilötietolaki 38 § 2 mom
Henkilötietolaki 43 §
Väestötietolaki 29 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.