20.12.2004 5/2004

Perintä - Yhteysvaatimus - Oikeutettu etu - Lupa

Perintätoimintaa harjoittavalle yritykselle myönnettiin lupa käsitellä velallisten henkilötietojen selvittämisessä ja perintätoimen kohdentamisessa oikeaan henkilöön väestötietojärjestelmän THS-tunnistuskyselyn avulla saatavia, muidenkin kuin velallisten henkilöiden tietoja. Mainittu kyselyohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden suorakäyttöyhteyden avulla, ja annettujen hakuehtojen perusteella voidaan saada vastuksena samalla usean henkilön tietoja.

Ks. myös päätökset T:5/2000, T:6/2000, T:2/02, T:7/03 ja T:6/04.

ASIA
Hakemus saada käsitellä väestötietojärjestelmästä saatavia henkilötietoja

HAKIJA
Lakitoimisto Pappila & Penkkala

Hakija harjoittaa ammattimaista perintätoimintaa Etelä-Suomen lääninhallituksen 18.1.2000 myöntämän perintätoimiluvan nojalla. Hakija suorittaa toimeksiantojen perusteella vapaaehtoista ja oikeudellista perintää toimeksiantajien, pääasiassa kuntien, yritysten ja vakuutusyhdistysten lukuun.

HAKEMUS

Hakija pyytää, että sille myönnetään lupa käsitellä väestötietojärjestelmän THS-kyselyn avulla saatavia henkilötietoja myös sellaisten henkilöiden osalta, joihin perintätoimet eivät kohdistu.

Hakemuksen perustelut

Perintätoiminnassa velallisen yksilöinti on tärkeää, jotta perintätoimet kohdistetaan oikeaan henkilöön. Velallisen oikea yksilöinti sekä virheetön ja ajantasainen nimi ja osoite ovat olennaisia tietoja sekä perinnän onnistumisen että velallisen oikeussuojan kannalta. Velallisen yksilöinti on välttämätöntä oikeudellisen perinnän ja ulosottoperinnän toteuttamiseksi, sillä myös tuomioistuimet ja ulosottoviranomaiset edellyttävät toimissaan henkilön täsmällistä yksilöintiä. Yksilöinnissä tarpeellisia ovat usein henkilön nimen ja osoitetietojen lisäksi henkilötunnus tai vähintään syntymäaika.

Hakija saa toimeksiantajilta toimeksiannon yhteydessä velallisen henkilötiedot, joiden täsmällisyys ja ajantasaisuus vaihtelevat toimeksiantajasta ja saatavan vanhuudesta riippuen. Mikäli velallisen henkilötiedot ovat puutteelliset tai muuttuneet, pyrkii hakija selvittämään nykyiset tiedot mm. oman rekisterin, osoitepalvelukyselyjen sekä maistraattiin tehtävien osoitetiedustelujen avulla.

Osalla velallisista on osoitepalvelukielto, jolloin asiassa on lähetettävä erillinen kirjallinen tiedustelu perusteluineen maistraattiin tietojen selvittämiseksi. Tämä on työlästä ja pitkittää perintäprosessia, mistä aiheutuu myös velalliselle lisäkustannuksia. Väestörekisterin suorakäyttöoikeus nopeuttaa ja yksinkertaistaa henkilö- ja osoitetietojen selvittämistä.

Hakija katsoo, että luvan kohteena olevien tietojen käsittely ei vaaranna henkilöiden yksityisyyden suojaa tai oikeuksia. Lupahakemuksen kohteena olevia tietoja käsitellään ainoastaan velallisen tunnistusprosessin aikana. Väestötietojärjestelmästä saatuja tietoja ei tallenneta tai millään tavoin muutoin käsitellä tai rekisteröidä osittainkaan tunnistusprosessin jälkeen muiden kuin niiden henkilöiden osalta, joihin perintätoimet kohdistuvat.

Väestörekisterin käyttöoikeus on vain tietyillä, käyttäjätunnuksen saaneilla henkilöillä, joiden toimenkuvaan kuuluu velallistietojen ylläpitäminen. Tietoja ei luovuteta muille kuin viranomaisille ja asianosaisille. Asiakirjat, jotka eivät ole tarpeellisia perintätyössä tai joita ei palauteta toimeksiantajalle, hävitetään asianmukaisesti.

Kaikki hakijan työntekijät ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen, jonka mukaan he eivät saa luovuttaa työssään hankkimiaan tietoja ulkopuolisille tahoille. Sitoumus velvoittaa työntekijöitä myös työsuhteen päättymisen jälkeen. Lisäksi hakijan yhteistyökumppanit ovat sopimuksilla sitoutuneet pitämään saamansa tiedot luottamuksellisina.

Hakijan tietojärjestelmän tietosuoja on korkeatasoinen, eivätkä ulkopuoliset pääse käsiksi järjestelmän tietoihin. Tietojärjestelmän käyttäminen edellyttää kirjautumista käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Lisäksi hakijan toimitiloissa on järjestetty sisäinen kulunvalvonta, jolloin ulkopuoliset eivät pääse myöskään hakijan toimitiloihin ilman lupaa.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

THS-tunnistusohjelma

Väestötietojärjestelmän suorakäyttösovelluksen THS-tunnistusohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden. THS-tunnistushaulla haetaan henkilöitä väestötietojärjestelmästä nimen perusteella. Hakua tarkentavina tietoina voidaan antaa esimerkiksi henkilön syntymäaikatietoja, kotikunta, syntymäkotikunta tai edellinen kotikunta.

THS-tunnistusohjelma antaa vastaustietona hakuehtojen perusteella löydetyistä kaikista henkilöistä seuraavat tiedot:

* syntymäaika
* etunimet
* sukunimi (nykyinen ja entinen)
* vakinainen osoite
* muuttopäivä
* mahdollinen nykyinen tai entinen tilapäinen osoite, sen alkamis- ja päättymispäivät
* kotikunta
* maistraatin koodi ja nimi

Hakijan oikeus käsitellä tunnistuskyselyillä saatavia tietoja

Henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä.

Väestötietolain 29 §:n perusteella hakijalle voidaan luovuttaa tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla vain jos hakijalla on henkilötietolain mukainen oikeus käsitellä kyseisiä tietoja eikä niiden luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta voi myöntää hakijalle henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa ja 43 §:ssä tarkoitetun luvan käsitellä luovutettavia tietoja, ellei hakijalla muutoin olisi lakiin perustuvaa oikeutta käsitellä niitä.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan nojalla, jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan. Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan nojalla, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Luvan tarve

Hakijan tarkoituksena on käyttää väestötietojärjestelmästä THS-tunnistuskyselyn avulla saatavia tietoja perintätoiminnassaan velallisten henkilötietojen selvittelyyn ja perintätoimen kohdentamiseen oikeaan henkilöön. Perintätoimen kohteena olevilla velallisilla on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys hakijan toimintaan, eikä hakija tämän vuoksi tarvitse lupaa heitä koskevien THS-kyselyllä saatavien tietojen käsittelyyn.

Koska tunnistuskysely mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden, luovuttaisi väestörekisterikeskus kuitenkin suorakäyttöyhteyden avulla hakijalle tietoja myös henkilöistä, joiden osalta hakijalla ei ole perintätoimeksiantoa. Näillä muilla henkilöillä ei ole asiallista yhteyttä hakijan toimintaan, eivätkä muutkaan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdassa mainitut edellytykset henkilötietojen käsittelylle täyty heidän osaltaan. Tämä vuoksi hakija tarvitsee heitä koskevien, THS-kyselyllä saatavien tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan luvan.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös
Tietosuojalautakunta katsoo, että THS-tunnistuskyselyllä voidaan yksinkertaistaa ja nopeuttaa perintätoimiin kuuluvaa henkilötietojen selvittelyä sekä auttaa perintätoimen kohdentamista oikeaan henkilöön. Tietosuojalautakunta katsoo, että THS-tunnistuskyselyn avulla saatavien tietojen käsittely on tarpeen Lakitoimisto Pappila & Penkkalan oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Ottaen huomioon luovutettavien tietojen laatu ja käyttötarkoitus sekä jäljempänä asetettu lupamääräys, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta myöntää Lakitoimisto Pappila & Penkkalalle luvan käsitellä ammattimaisessa perintätoiminnassaan THS-kyselyn avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, joiden osalta yhtiöllä ei ole perintätoimeksiantoa.

Lupamääräys

THS-tunnistuskyselyllä saatujen tietojen käsittelyssä on tarkoin noudatettava henkilötietolain 5 §:n mukaista huolellisuusvelvoitetta niin, ettei rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja heidän oikeuksiaan vaaranneta. Tiedot on hävitettävä välittömästi kun ne eivät enää ole tarpeen perintätoimen kohdentamiseksi oikeaan henkilöön.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilötietolaki_2_§_1_mom
Henkilötietolaki_3_§_2_kohta
Henkilötietolaki_5_§
Henkilötietolaki_8_§
Henkilötietolaki_43_§

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.