06.10.2003 8/2003

Lupa - Viranomaisen henkilörekisteri - Luovuttaminen - Toimivalta - Yhteysvaatimus - Oikeutettu etu - Yleistä etua koskeva tehtävä

Työeläkevakuutusyhtiölle myönnettiin lupa käsitellä väestötietojärjestelmän THS-tunnistuskyselyn avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, jotka eivät ole yhtiön asiakkaita. Mainittu kyselyohjelma mahdollisti väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden suorakäyttöyhteyden avulla, ja annettujen hakuehtojen perusteella voitiin saada vastuksena samalla usean henkilön tietoja. Tietosuojalautakunta katsoi, että tunnistusohjelman käytöllä voitiin yksinkertaistaa ja nopeuttaa eläkevakuuttamistoimintaan kuuluvaa henkilö- ja työsuhdetietojen käsittelyä ja tiedot auttoivat kohdentamaan oikein työsuhteen perusteella kertyvät lakisääteiset etuudet. Tietosuojalautakunta katsoi, että ohjelmalla saatavien tietojen käsittely oli tarpeen yhtiön oikeutetun edun toteuttamiseksi ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Ks. myös päätökset 5/27.3.2000, 6/25.4.2000, 2/25.3.2002 ja 1/13.1.2003

ASIA
Hakemus saada väestötietojärjestelmän suorakäyttöoikeus THS-tunnistusnäytön kautta saataviin tietoihin

HAKIJA
Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Tapiola (Eläke-Tapiola)

Eläke-Tapiola on lakisääteisiä työeläkevakuutuksia hoitava keskinäinen eläkevakuutusyhtiö, jonka toimintaa säätelee laki työeläkevakuutusyhtiöistä (354/1997) ja vakuutusyhtiölaki (1062/1979). Yhtiön toimintaa valvovat sosiaali- ja terveysministeriö sekä vakuutusvalvontavirasto.

HAKEMUS
Eläke-Tapiola pyytää lupaa saada väestötietojärjestelmän suorakäyttöoikeus THS-tunnistusnäytön kautta saataviin tietoihin. Väestörekisterikeskus on edellyttänyt tietosuojalautakunnan lupaa voidakseen jatkossa myöntää Eläke-Tapiolalle tämän oikeuden.

Hakemuksen perustelut

Työntekijöiden lakisääteinen eläketurva määräytyy työsuhderekisteriin merkittyjen työsuhdetietojen perusteella. Työsuhteet merkitään työsuhderekisteriin työnantajien tekemien ilmoitusten perusteella. THS-tunnistusnäyttö on tässä rekisteröintityössä tarpeellinen.

Työntekijäin eläkelain (TEL) 17 §:n 1 momentin mukaan työnantaja on velvollinen antamaan eläkelaitokselle ja eläketurvakeskukselle tämän lain mukaisessa työsuhteessa työskentelevien työntekijöidensä nimet, henkilötunnukset, työsuhteiden alkamis- ja päättymispäivät sekä palkka- ja palvelusaikatiedot. Lisäksi työnantaja on velvollinen antamaan tiedot kalenterivuoden päättyessä jatkuvista työsuhteista sekä muista työnantajan vakuuttamisvelvollisuuteen ja vakuutusmaksuun vaikuttavista seikoista. Ilmoitusliikenteen yhteydessä työsuhderekisteriin päivitetään vuosittain noin 166 000 työsuhteen tiedot.

Työsuhdetietoja ei usein voida viedä rekisteriin suoraan työnantajan tekemän ilmoituksen perusteella, koska ilmoitetuissa työntekijöiden henkilötiedoissa on virheitä tai puutteita. Henkilötietojen virheellisyys voi aiheutua työnantajan ilmoituksessa tekemästä virheestä tai siitä, että työnantajalla ei ole työntekijästä tarvittavia tai oikeita henkilötietoja. Esimerkiksi ulkomaalaisia työntekijöitä ilmoitetaan työsuhderekisteriin useilla eri nimillä. Työsuhderekisteriin merkittävät uudet tiedot koskevat usein jo päättyneitä työsuhteita, mikä vaikeuttaa työntekijöiden henkilötietojen selvittämistä.

Työntekijän yksilöinti työsuhteen rekisteröintiä varten tapahtuu keskeisesti henkilötunnuksen avulla. Jos työnantajalta ei saada työntekijän oikeaa henkilötunnusta tai voimassaolevia yhteystietoja, työntekijän eläketurva kyseisestä työsuhteesta on vaarassa jäädä kokonaan järjestämättä. Näissä tapauksissa väestötietojärjestelmän THS-tunnistuskysely voi olla ainoa keino selvittää tarvittavat henkilötiedot työsuhteen päättymisen jälkeen. Muissakin tapauksissa THS-tunnistusnäytön käyttäminen nopeuttaa merkittävästi työsuhdeilmoitusten käsittelyä.

Työsuhteiden rekisteröinnissä työntekijän henkilöllisyyden nopea selvittäminen on tärkeää ennen kaikkea lakisääteisen eläketurvan voimaansaattamisen vuoksi. Henkilöllisyyden nopea selvittäminen on tärkeää myös laadukkaan asiakaspalvelun ja toiminnan tehokkuuden kannalta. Puutteellisiksi jäävät rekisteritiedot aiheuttavat myöhemmin uusia selvittelyjä ja maksunkorjauksia.

THS-tunnistusnäyttöä on tarvittu myös eläkehakemusten käsittelyn yhteydessä. Eläkehakemusten vireille saattaminen viivästyy tarvittavien tunnistetietojen puuttuessa. Postitse saapuu paljon kansainvälisiä eläkkeitä koskevia asiakirjoja, joista puuttuu suomalainen henkilötunnus tai muita tunnistetietoja. Hakija katsoo, että THS-tunnistusnäytön käyttömahdollisuus on tärkeä työntekijöiden lakisääteisen eläkeoikeuden toteuttamisessa. THS-tunnistusnäytön käyttömahdollisuus osaltaan nopeuttaa ja yksinkertaistaa eläkehakemusten käsittelyä ja eläke-etuuksien oikeaa kohdentamista.

Tietosuoja

Hakemuksen mukaan tietosuoja on järjestetty Eläke-Tapiolassa asianmukaisesti. Kaikki Eläke-Tapiolan työntekijät ovat työsopimuksessa sitoutuneet olemaan luovuttamatta työssään hankkimiaan tietoja ulkopuolisille. Eläke-Tapiolalle toimitettuja asiakirjoja luovutetaan ainoastaan viranomaisille tai asianosaisille. Työeläkeasioissa sovelletaan erityislaissa TEL:ssa olevia tietosuojasäännöksiä sekä yleislakeina henkilötietolakia ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia.

Ulkopuolisilla ei ole pääsyä Eläke-Tapiolan atk-järjestelmien tietoihin. Järjestelmiin kirjaudutaan salasanojen avulla, minkä lisäksi väestötietojärjestelmän tiedostoihin siirtyminen edellyttää erityisen salasanan käyttöä. Sisäisellä kulunvalvonnalla on varmistettu, etteivät ulkopuoliset pääse Eläke-Tapiolan toimitiloihin ilman lupaa. Asiakkaita ei tuoda työtiloihin.

THS-tunnistusnäytön käyttöoikeuksia tullaan hakemaan väestörekisterikeskukselta vain niille yhtiön työntekijöille, jotka perustellusti tarvitsevat THS-tunnistusnäyttöä työtehtäviensä hoitamiseen.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

THS-tunnistusohjelma

Väestötietojärjestelmän suorakäyttösovelluksen THS-tunnistusohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden. THS-tunnistushaulla haetaan henkilöitä väestötietojärjestelmästä nimen perusteella. Hakua tarkentavina tietoina voidaan antaa esimerkiksi henkilön syntymäaikatietoja, kotikunta, syntymäkotikunta tai edellinen kotikunta.

THS-tunnistusohjelma antaa vastaustietona hakuehtojen perusteella löydetyistä kaikista henkilöistä seuraavat tiedot:

* syntymäaika
* etunimet
* sukunimi (nykyinen ja entinen)
* vakinainen osoite
* muuttopäivä
* mahdollinen nykyinen tai entinen tilapäinen osoite, sen alkamis- ja päättymispäivät
* kotikunta
* maistraatin koodi ja nimi

Henkilötietojen luovutus väestötietojärjestelmästä ja tietosuojalautakunnan toimivalta

Tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta annetun lain 2 §:n mukaan tietosuojalautakunnan tehtävänä on käsitellä ja ratkaista asiat, jotka henkilötietolain mukaan kuuluvat sen päätettäviksi.

Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdan mukaan kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä, tallettamista ja luovuttamista.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan mukaan käsitellä, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 8 §:n 4 momentin mukaan oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä on voimassa, mitä
viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään.

Henkilötietojen luovutuksessa väestötietojärjestelmästä on kysymys henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Henkilötietojen luovuttamisesta väestötietojärjestelmästä on säädetty väestötietolaissa (507/1993). Tietojen luovuttamisesta päättää väestörekisterikeskus tai maistraatti sen mukaisesti kuin väestötietolain 31 §:ssä säädetään. Tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa henkilötietojen luovuttamiseen väestötietojärjestelmästä.

Hakijan oikeus käsitellä THS-tunnistuskyselyillä saatavia tietoja

Väestötietojärjestelmästä saa väestötietolain 29 §:n perusteella luovuttaa hakijalle tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla vain jos hakijalla on henkilötietolain mukainen oikeus käsitellä kyseisiä tietoja eikä niiden luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta voi myöntää hakijalle henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa ja 43 §:ssä tarkoitetun luvan käsitellä luovutettavia tietoja, ellei hakijalla muutoin olisi lakiin perustuvaa oikeutta käsitellä niitä.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä mm., jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan taikka jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Henkilötietojen käsittely on sallittua myös, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Luvan tarve

Hakijan tarkoituksena on käyttää väestötietojärjestelmän THS-tunnistusohjelmaa asiakkaidensa yksilöintiin ja heitä koskevien tietojen päivittämiseen. Koska tunnistusohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden, se antaa vastauksena kaikkien hakuehdot täyttävien henkilöiden tiedot. Näin ollen väestörekisterikeskus luovuttaisi suorakäyttöyhteyden avulla hakijalle tietoja myös sellaisista henkilöistä, jotka eivät ole asiakassuhteessa hakijaan.

Siltä osin kuin kysymys on hakijan asiakkaita koskevista THS-tunnistusohjelmalla saatavista tiedoista, hakijalla on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitetun asiallisen yhteyden perusteella oikeus käsitellä THS-tunnistusohjelman avulla saatavia tietoja. Tämän vuoksi hakija ei tarvitse tietosuojalautakunnan lupaa asiakkaitaan koskevien THS-tunnistusohjelman avulla saatavien tietojen käsittelyyn.
Siltä osin kuin THS-tunnistushaku antaa vastauksena tietoja myös muista henkilöistä kuin hakijan asiakkaista hakijan ja rekisteröityjen välillä ei ole henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettua asiallista yhteyttä. Näitä henkilöitä koskevien tietojen käsittely ei myöskään johdu hakijalle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Koska muutkaan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdassa mainitut edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty, tarvitsee hakija näitä henkilöitä koskevien tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Lupa voidaan myöntää myös mm. rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

Lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös
Tietosuojalautakunta katsoo, että THS-tunnistusohjelman käytöllä voidaan yksinkertaistaa ja nopeuttaa eläkevakuuttamistoimintaan kuuluvaa henkilö- ja työsuhdetietojen käsittelyä. Näin ollen THS-tunnistusohjelmalla saatavien tietojen käsittely on tarpeen hakijan oikeutetun edun toteuttamiseksi. Koska THS-tunnistusohjelman avulla saatavat tiedot auttavat kohdentamaan oikein työsuhteen perusteella kertyvät lakisääteiset etuudet, tietosuojalautakunta katsoo, että tietojen käsittely on tarpeen myös yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Ottaen huomioon luovutettavien tietojen laatu ja käyttötarkoitus sekä jäljempänä asetettu lupamääräys, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa.

Edellä mainituista syistä tietosuojalautakunta myöntää Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Tapiolalle luvan käsitellä hakemuksessa mainitussa tarkoituksessa THS-tunnistusohjelman avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, jotka eivät ole yhtiön asiakkaita.

Lupamääräys

THS-tunnistuskyselyllä saatujen tietojen käsittelyssä on tarkoin noudatettava henkilötietolain 5 §:n mukaista huolellisuusvelvoitetta niin, ettei rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja heidän oikeuksiaan vaaranneta. Tiedot on hävitettävä välittömästi kun niitä ei enää tarvita työsuhteen perusteella kertyvien lakisääteisten etuuksien kohdentamisessa oikeille henkilöille.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 2 §
Henkilötietolaki 2 § 1 mom
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 5 §
Henkilötietolaki 8 §
Henkilötietolaki 43 §
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom
Väestötietolaki 29 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.