24.03.2003 3/2003

Rekisterinpitäjä - Yhteysvaatimus - Luovuttaminen - Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Tietosuojalautakunta myönsi kahdelle Turun kaupungin omistamalle vuokra-asuntoyhtiölle määräaikaisen luvan käsitellä yhteisen rekisterin avulla tietoja sellaisista yhtiöiden vuokralaisista, joiden vuokrasuhde on purettu tuomioistuimen lainvoimaisella tuomiolla.

Ks. myös päätös 21/8.11.1999

ASIA
Henkilötietojen käsittelyä koskeva lupahakemus

HAKIJAT
TVT Asunnot Oy ja Kiinteistö Oy Lehtolaakso

Hakijat ovat Turun kaupungin omistamia vuokra-asuntoyhtiöitä, joiden tehtävänä on luoda ja ylläpitää riittävä, kohtuullinen ja laatutasoltaan asukkaiden tarpeita vastaava vuokra-asuntokanta Turun alueella siten, että kaupunkiin suuntautuva muuttoliike mahdollistuu.

TVT Asunnot Oy:llä on vuokrattavana 6 356 asuntoa ja Kiinteistö Oy Lehtolaaksolla 3 425 asuntoa. TVT Asunnot Oy:n liikevaihto vuonna 2002 oli 30.685.800 euroa ja Kiinteistö Oy Lehtolaakson 18.127.718 euroa.

HAKEMUS

Tietosuojalautakunta on 8.11.1999 myöntänyt TVT Asunnot Oy:lle ja Kiinteistö Oy Lehtolaaksolle luvan (nro 21/8.11.1999, dnro 31/91/99) käsitellä yhteisen rekisterin avulla tietoja yhtiöiden asunnoissa asuneista vuokralaisista, joiden vuokrasuhde on purettu tuomioistuimen lainvoimaisella tuomiolla asuinhuoneiston vuokrauksesta annetun lain 8 luvun 61 §:ssä mainitun purkuperusteen johdosta ja vuokrasuhteen perusteella velasta vastuussa olevista henkilöistä. Luvan voimassaolo on päättynyt 31.12.2002.

Hakijat pyytävät, että luvan voimassaoloa jatkettaisiin 31.12.2005 saakka siltä osin kuin kysymys on niitä henkilöitä koskevista tiedoista, joiden vuokrasuhde on purettu tuomioistuimen lainvoimaisella tuomiolla. Hakijat pyytävät lupaa saada käsitellä mainittuja henkilöitä koskevia seuraavia tietoja:

- nimi
- henkilötunnus
- tiedot oikeuden päätöksestä ja purkuperusteesta
- velan määrä
- osoite, jossa vuokralainen on asunut
- vuokrasuhteen purkua hoitaneen henkilön yhteystiedot

Hakijoiden tietosuojalautakunnalle toimittamista kirjallisista lisäselvityksistä 24.2.2003 ja 17.3.2003 ja hakijoiden edustajalta hallintopäällikkö Marja Laiteelta puhelimitse saadusta selvityksestä käy ilmi, että aikaisemmassa luvassa asetettuja lupaehtoja on noudatettu. Lisäselvitysten mukaan

- rekisteriin viedään tietoja ainoastaan sellaisista vuokralaisista, joiden vuokrasuhde on purettu tuomioistuimen lainvoimaisella tuomiolla asuinhuoneiston vuokrauksesta annetun lain 8 luvun 61 §:ssä mainitun purkuperusteen johdosta,
- rekisteriin ei viedä riitautettuja saatavia,
- asunnonhakijalle kerrotaan, jos vuokrasopimusta ei tehdä rekisteritiedon vuoksi,
- rekisteröityä koskevat tiedot hävitetään, kun oikeuden päätöksestä on kulunut kolme vuotta.

Hakijoiden mukaan yhteisen rekisterin avulla on pystytty karsimaan jonkin verran sellaisia henkilöitä, jotka ovat esimerkiksi velkaa yhtiöille tai jotka on irtisanottu "pahantapaisen elämän" perusteella.

Lisäselvitykseen 24.2.2003 liitetystä rekisteriselosteesta käy ilmi, että rekisterin tietoihin on pääsy vain yhtiöiden asuntojen vuokrausta hoitavilla henkilöillä eikä rekisterin tietoja luovuteta ulkopuolisille. Tietojärjestelmä on yhtiöiden oma suljettu järjestelmä, johon käyttöoikeudet myönnetään yhtiöittäin.

Hakijoiden ilmoituksen mukaan hakemuksen perustiedot ja perustelut ovat soveltuvin osin samat kuin aikaisemman hakemuksen yhteydessä esitetyt.

Aikaisemman hakemuksen yhteydessä annettu selvitys ja esitetyt perustelut

Hakijat ovat aikaisemman luvan myöntämiseen johtaneessa hakemuksessaan esittäneet mm. seuraavaa.

Yhtiöillä on yhteinen toimisto. Myös hallinto on asukasedustajia lukuun ottamatta yhteinen. Yhtiöiden isännöinti on hajautettu kolmelle yhtiöiden palveluksessa olevalle isännöitsijälle ja kymmenelle isännöintipalveluja tarjoavalla yritykselle.

Turun kaupunki on asettanut yhtiöille nollatulostavoitteen. Kaupunki edellyttää yhtiöiden huolehtivan asuntojen asukasvalinnasta sekä sosiaalinen monipuolisuus että viihtyvyystekijät huomioon ottaen. Tarkoituksena on taata mahdollisimman monelle kuntalaiselle edullinen asunto.

Rekisterin avulla on tarkoitus nopeuttaa yhtiöiden asukasvalintaa ja asukkaiden palvelua sekä pienentää yhtiöiden luottotappioita. Sen avulla on tarkoitus karsia vuokralaisten joukosta pois sellaiset henkilöt, jotka eivät kykene asumaan asuntokohteessa muita asukkaita häiritsemättä ja jotka eivät halua hoitaa maksuvelvollisuuksiaan.

Toiminnan luonteesta ja tarkoituksesta johtuen ei vuokranantajalla ole mahdollisuutta turvata asemaansa vuokrasuhteissa tavanomaisin sopimusehdoin. Tavanomaista pienempi vuokravakuus ei kata toiminnan riskeistä aiheutuvia menetyksiä. Koska vahingon torjumisen ja sen pienentämisen mahdollisuudet ovat sopimuksen päättyessä heikot, tulee vahingonvaaran torjumisen kohdistua sopimuksen tekohetkeen.

Yhteisen rekisterin avulla voitaisiin estää luottotappioiden kasvu ja näin voitaisiin varmistaa vuokratason pysyminen mahdollisimman matalana. Näin ollen rekisteröinti olisi myös asiakkaiden edun mukaista.

Tietojen säilyttäminen vuokrasuhteen päättymisen jälkeen on tarpeellista ja oleellista rekisterin käytön ja siitä saatavan hyödyn kannalta. Rekisteristä olisi huomattavaa hyötyä, sillä nykyisin henkilö saattaa päästä muuttamaan asuntokohteesta toiseen.

KUULEMINEN

Tietosuojalautakunta on pyytänyt tietosuojavaltuutetun lausuntoa siitä, onko tietosuojavaltuutetulla huomautettavaa luvan 21/8.11.1999 nojalla toteutetusta järjestelystä. Erityisesti on pyydetty lausuntoa siitä, onko tietosuojavaltuutetun tietoon
tullut luvan nojalla toteutettuun henkilötietojen käsittelyyn liittyviä epäkohtia.

Lausunnossaan 24.2.2003 tietosuojavaltuutettu toteaa, ettei hänen toimistoonsa ole tullut kirjallisia yhteydenottoja hakijoiden vuokralaisilta tai muiltakaan henkilöiltä tietosuojalautakunnan myöntämän luvan käsittävän yhteisen rekisterin johdosta. Muutoinkaan kysymyksessä olevien hakijoiden rekisterinpidon suhteen ei tietosuojavaltuutettuun ole oltu yhteydessä. Näin ollen tietosuojavaltuutetulla ei ole huomautettavaa toteutetun järjestelyn johdosta.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 4 kohdassa mm. yhtä tai useampaa yhteisöä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä. Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetun rekisterin rekisterinpitäjänä ovat hakijayhtiöt yhdessä.

Henkilötietojen käsittelyn edellytykset

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä, tallettamista, luovuttamista, yhdistämistä ja säilyttämistä.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan 8 §:n 1 momentin 1-9 kohdassa mainituilla edellytyksillä.

Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan nojalla, jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus). Henkilötietojen luovuttaminen voi kuitenkin tapahtua 1 momentin 5 kohdan nojalla vain, jos henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana kysymyksessä olevan toiminnan harjoittamiseen edellyttäen, että tarkoitus, johon tiedot luovutetaan, ei ole yhteensopimaton henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa ja että rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta.

Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan nojalla, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötunnuksen käsittelyn edellytyksistä säädetään henkilötietolain 13 §:ssä. Pykälän mukaan henkilötunnusta saa käsitellä muun muassa vuokraustoiminnassa.

Luvan tarve

Hakijat eivät tarvitse tietosuojalautakunnan lupaa siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyssä täyttyy henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus.

Henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus täyttyy siltä osin kuin yhtiö käsittelee omia nykyisiä vuokralaisiaan koskevia tietoja. Tietosuojalautakunta katsoo, että yhteysvaatimus täyttyy myös yhtiölle vuokrasuhteen perusteella velasta vastuussa olevan yhtiön entisen vuokralaisen välillä niin kauan kunnes velka on maksettu. Sen sijaan yhteysvaatimus ei täyty siltä osin kuin tarkoituksena on käsitellä toisen yhtiön asunnossa asuvien tai asuneiden tietoja.

Siltä osin kuin tarkoituksena on käsitellä yhtiön asunnossa asuneiden henkilöiden tietoja yhteysvaatimuksen katkeamisen jälkeen ja siltä osin kuin tarkoituksena on käsitellä toisen yhtiön asunnossa asuvien tai asuneiden tietoja, tarvitsevat hakijat tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan henkilötietolain 43 §:ssä tarkoitetun luvan.

Siltäkin osin kuin yhteysvaatimus täyttyy, voi henkilötietojen luovuttaminen toiselle hakijayhtiölle tapahtua henkilötietolain 8 §:n 2 momentin mukaan vain, jos henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana kysymyksessä olevan toiminnan harjoittamiseen edellyttäen, että tarkoitus, johon tiedot luovutetaan, ei ole yhteensopimaton henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa ja että rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta.

Tietosuojalautakunta katsoo, että asukkaita koskevien henkilötietojen luovuttamisen ei voida katsoa kuuluvan tavanomaisena osana asunnonvuokraustoiminnan harjoittamiseen. Rekisteröityjen ei myöskään voida olettaa tietävän henkilötietojensa tällaisesta luovuttamisesta. Näin ollen hakijat tarvitsevat tietosuojalautakunnan luvan tietojen luovuttamiseen yhtiöiden välillä yhteisen rekisterin perustamista ja ylläpitoa varten.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan henkilötietojen käsittelyyn mm., jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

Henkilötietolain 43 §:n 2 momentin mukaan lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijoilla on tarve saada säilyttää tietoja niiden asunnoissa asuneista henkilöistä, joiden vuokrasuhde on purettu tuomioistuimen lainvoimaisella tuomiolla asuinhuoneiston vuokrauksesta annetun lain (481/1995) 8 luvun 61 §:ssä mainitun purkuperusteen johdosta, myös tilanteissa, joissa henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus ei täyty. Hakijoilla on tarve säilyttää tietoja, koska asianomainen voi hakeutua uudelleen asumaan jommankumman yhtiön asuntoon. Asiassa saadun selvityksen mukaan hakemuksessa tarkoitetun hakijayhtiöiden yhteisen rekisterin avulla on voitu karsia vuokralaisten joukosta sellaisia henkilöitä, joiden vuokrasuhde on jouduttu aikaisemmin purkamaan mainitun purkuperusteen johdosta. Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu henkilötietojen käsittely hakijoiden yhteisen rekisterin avulla on tarpeen hakijoiden oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Tämän vuoksi ja koska tietosuojavaltuutetulla ei ole huomautettavaa toteutetun järjestelyn johdosta, tietosuojalautakunta myöntää hakijoille luvan hakemuksen mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Luvan määräaikaisuus

Lupa myönnetään hakemuksen mukaisesti olemaan voimassa 31.12.2005 asti.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilötietolaki 3 § 1 kohta
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 3 § 3 kohta
Henkilötietolaki 3 § 4 kohta
Henkilötietolaki 3 § 5 kohta
Henkilötietolaki 8 § 1 mom
Henkilötietolaki 8 § 2 mom
Henkilötietolaki 8 § 3 mom
Henkilötietolaki 9 § 1 mom
Henkilötietolaki 43 § 1 mom
Henkilötietolaki 43 § 3 mom

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.