13.01.2003 1/2003

Lupa - viranomaisen henkilörekisteri - Luovuttaminen - Toimivalta - Oikeutettu etu - Yleistä etua koskeva tehtävä

Työeläkevakuutusyhtiölle myönnettiin lupa käsitellä väestötietojärjestelmän THS-tunnistuskyselyn avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, jotka eivät ole yhtiön asiakkaita. Mainittu kyselyohjelma mahdollisti väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden suorakäyttöyhteyden avulla, ja annettujen hakuehtojen perusteella voitiin saada vastuksena samalla usean henkilön tietoja. Tietosuojalautakunta katsoi, että tunnistusohjelman käytöllä voitiin yksinkertaistaa ja nopeuttaa eläkevakuuttamistoimintaan kuuluvaa henkilö- ja työsuhdetietojen käsittelyä ja tiedot auttoivat kohdentamaan oikein työ- tai yrittäjätoiminnan perusteella kertyvät lakisääteiset etuudet. Tietosuojalautakunta katsoi, että ohjelmalla saatavien tietojen käsittely oli tarpeen yhtiön oikeutetun edun toteuttamiseksi ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

ASIA

Hakemus luvan saamiseksi käsitellä väestötietojärjestelmästä saatavia henkilötietoja

HAKIJA

Keskinäinen eläkevakuutusyhtiö Varma-Sampo

Varma-Sampo on keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö, jonka toimintaa säätelee laki työeläkevakuutusyhtiöistä (354/1997) ja vakuutusyhtiölaki (1062/1979). Yhtiön toimintaa valvovat sosiaali- ja terveysministeriö sekä vakuutusvalvontavirasto.

HAKEMUS
Hakija pyytää, että tietosuojalautakunta myöntää sille luvan jatkaa väestörekisterikeskuksen ylläpitämän väestötietokannan (VäestöSuora) THS-tunnistusnäytön (suppea nimitunnistus) suorakäytöllä saatavien henkilötietojen käsittelyä.

Väestörekisterikeskus on myöntänyt Varma-Sampolle 29.7.1998 luvan väestötietojärjestelmän tietojen suorakäyttöön NIM-tunnistusohjelman avulla. NIM-tunnistusohjelma on nykyisin THS-tunnistusohjelma. Väestörekisterikeskus edellyttää tietosuojalautakunnan lupaa THS-tunnistusohjelmalla saatujen tietojen käsittelyyn voidakseen jatkossa myöntää yhtiölle käyttöoikeuden ohjelmaan.

Hakemuksen liitteenä on neljä rekisteriselostetta yhtiön asiakasrekistereistä, joiden päivittämisessä käytetään väestörekisterin tietoja.

Hakemuksen perustelut

Varma-Sammossa THS-tunnistusohjelmaa on käytetty eläkehakemusten kirjaamistilanteissa, mikäli jokin tieto esim. henkilötunnus tai osoite on ollut puutteellinen. Kansainvälisten eläkkeiden (eläkkeet, joihin liittyy työskentelyä ulkomailla) käsittelyyn saadaan jatkuvasti postia ja mm. muiden maiden antamia eläkepäätöksiä, joissa on puutteelliset tunnistustiedot. Ulkomaalaisten työntekijöiden rekisteröinti saattaa aiheuttaa ongelmia mm. siksi, että sama henkilö saatetaan ilmoittaa yhtiölle eri nimillä. Jos näissä tapauksissa henkilötunnusta tai edes syntymäaikaa ei saada selville ja henkilö rekisteröidään väliaikaisella "tunnuksella", samalla henkilöllä voi olla rekisteröitynä sama työsuhde useampaan kertaan.

Yhtiön lakisääteiset työsuhderekisterit päivitetään vuosi-ilmoituksin. Ilmoitusliikenteen aikana päivitetään käytännöllisesti katsoen kaikkien jatkuvien ja edellisen vuoden aikana päättyneiden työsuhteiden (yli 430.000 henkilöä) tiedot. Ilmoituksiin sisältyy aina jonkin verran virheitä tai puutteita esim. henkilötunnuksen loppuosan puuttumisesta tai kirjoitusvirheistä johtuen. Pätkätöiden yleistyessä edellisen vuoden aikana päättyneiden työsuhteiden selvittely jää tarkkojen henkilötietojen osalta käytännössä eläkevakuutusyhtiön huolehdittavaksi.

Vakuutustoiminnassa voidaan henkilötietolain 13 §:n nojalla käsitellä vakuutetun henkilötunnusta. Mikäli henkilötunnusta ei ole käytettävissä, on vakuutetun yksilöiminen joka tapauksessa tärkeää laissa säädetyn tehtävän toteuttamiseksi.

Hakija katsoo, että THS-kyselyllä voidaan yksinkertaistaa ja nopeuttaa eläkevakuuttamistoimintaan kuuluvaa henkilö- ja työsuhdetietojen käsittelyä ja auttaa kohdentamaan oikein työ- tai yrittäjätoiminnan perusteella kertyvät lakisääteiset etuudet. Joissakin edellä kuvatuissa tilanteissa kyselyn käyttö on suorastaan välttämätöntä lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi.

Vaitiolovelvollisuus ja tietojen suojaaminen

Hakemuksen mukaan kaikki yhtiön työntekijät ovat antaneet vaitiolositoumuksen, vaikka heitä muissa kuin työeläkelakien toimeenpanoon liittyvissä asioissa sitoo vakuutusyhtiölain 18 §:n 6 momentin mukainen vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvat lakisääteisiä tehtäviä hoidettaessa myös sivullisista saadut tiedot. Työntekijäin eläkelaki sääntelee tietojen antamisen ja saamisen edellytykset sekä salassapidon eläkevakuuttamisessa. Eläketurvakeskus on antanut yksityiskohtaiset ohjeet lain soveltamisesta yleiskirjeellä 27/2002. Muilta osin salassapito määräytyy työeläkeasioita hoidettaessa julkisuuslain (621/1999) mukaisesti.

Yhtiö toteuttaa tietojensa suojaamisessa tietoturvaa, jolla estetään asiattomien pääsy atk-järjestelmiin ja rekistereihin. Yhtiön kanssa sopimus- tai toimeksiantosuhteessa olevat allekirjoittavat sitoumuksen, jolla sitoudutaan samantasoiseen tietojen suojaamiseen mihin yhtiö on itse velvollinen. Kulunvalvonnalla estetään asiattomien pääsy yhtiön tiloihin.

Käyttöoikeuksia haetaan väestörekisterikeskukselta vain niille yhtiön työntekijöille, jotka perustellusti tarvitsevat THS-näyttöä.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

THS-tunnistusohjelma

Väestötietojärjestelmän suorakäyttösovelluksen THS-tunnistusohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden. THS-tunnistushaulla haetaan henkilöitä väestötietojärjestelmästä nimen perusteella. Hakua tarkentavina tietoina voidaan antaa esimerkiksi henkilön syntymäaikatietoja, kotikunta, syntymäkotikunta tai edellinen kotikunta.

THS-tunnistusohjelma antaa vastaustietona hakuehtojen perusteella löydetyistä kaikista henkilöistä seuraavat tiedot:

* syntymäaika
* etunimet
* sukunimi (nykyinen ja entinen)
* vakinainen osoite
* muuttopäivä
* mahdollinen nykyinen tai entinen tilapäinen osoite, sen alkamis- ja päättymispäivät
* kotikunta
* maistraatin koodi ja nimi

Hakijan oikeus käsitellä THS-tunnistuskyselyillä saatavia tietoja

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä.

Väestötietojärjestelmästä saa väestötietolain 29 §:n perusteella luovuttaa hakijalle tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla vain jos hakijalla on henkilötietolain mukainen oikeus käsitellä kyseisiä tietoja eikä niiden luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta voi myöntää hakijalle henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa ja 43 §:ssä tarkoitetun luvan käsitellä luovutettavia tietoja, ellei hakijalla muutoin olisi lakiin perustuvaa oikeutta käsitellä niitä.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä mm., jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan taikka jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Henkilötietojen käsittely on sallittua myös, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Luvan tarve

Hakijan tarkoituksena on käyttää väestötietojärjestelmän THS-tunnistusohjelmaa asiakkaidensa yksilöintiin ja heitä koskevien tietojen päivittämiseen. Koska tunnistusohjelma mahdollistaa väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden, se antaa vastauksena kaikkien hakuehdot täyttävien henkilöiden tiedot. Näin ollen väestörekisterikeskus luovuttaisi suorakäyttöyhteyden avulla hakijalle tietoja myös sellaisista henkilöistä, jotka eivät ole asiakassuhteessa hakijaan.

Siltä osin kuin kysymys on hakijan asiakkaita koskevista THS-tunnistusohjelmalla saatavista tiedoista, hakijalla on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitetun asiallisen yhteyden perusteella oikeus käsitellä THS-tunnistusohjelman avulla saatavia tietoja. Tämän vuoksi hakija ei tarvitse tietosuojalautakunnan lupaa asiakkaitaan koskevien THS-tunnistusohjelman avulla saatavien tietojen käsittelyyn.

Siltä osin kuin THS-tunnistushaku antaa vastauksena tietoja myös muista henkilöistä kuin hakijan asiakkaista hakijan ja rekisteröityjen välillä ei ole henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettua asiallista yhteyttä. Näitä henkilöitä koskevien tietojen käsittely ei myöskään johdu hakijalle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Koska muutkaan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdassa mainitut edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty, tarvitsee hakija näitä henkilöitä koskevien tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Lupa voidaan myöntää myös mm. rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

Lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös
Tietosuojalautakunta katsoo, että THS-tunnistusohjelman käytöllä voidaan yksinkertaistaa ja nopeuttaa eläkevakuuttamistoimintaan kuuluvaa henkilö- ja työsuhdetietojen käsittelyä. Näin ollen THS-tunnistusohjelmalla saatavien tietojen käsittely on tarpeen hakijan oikeutetun edun toteuttamiseksi. Koska THS-tunnistusohjelman avulla saatavat tiedot auttavat kohdentamaan oikein työ- tai yrittäjätoiminnan perusteella kertyvät lakisääteiset etuudet, tietosuojalautakunta katsoo, että tietojen käsittely on tarpeen myös yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Ottaen huomioon luovutettavien tietojen laatu ja käyttötarkoitus sekä jäljempänä asetettu lupamääräys, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa.

Edellä mainituista syistä tietosuojalautakunta myöntää Keskinäinen eläkevakuutusyhtiö Varma-Sammolle luvan käsitellä hakemuksessa mainitussa tarkoituksessa THS-tunnistusohjelman avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, jotka eivät ole yhtiön asiakkaita.

Lupamääräys

THS-tunnistuskyselyllä saatujen tietojen käsittelyssä on tarkoin noudatettava henkilötietolain 5 §:n mukaista huolellisuusvelvoitetta niin, ettei rekisteröityjen yksityisyyden suojaa ja heidän oikeuksiaan vaaranneta. Tiedot on hävitettävä välittömästi kun niitä ei enää tarvita eläkevakuuttamistoimintaan kuuluvassa henkilö- ja työsuhdetietojen käsittelyssä tai työ- tai yrittäjätoiminnan perusteella kertyvien lakisääteisten etuuksien kohdentamisessa oikeille henkilöille taikka viimeistään silloin, kun muu lainsäädäntö ei enää edellytä tietojen säilyttämistä.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilötietolaki 2 § 1 mom
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 8 §
Henkilötietolaki 43 §
Väestötietolaki 29 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.