15.11.2001 5/2001
Henkilötietolain soveltamisala - Henkilötieto - Elinkeinotoiminta - Yhteysvaatimus - Asiallisuusvaatimus - Tarpeellisuusvaatimus
| Diaarinumero: | 19/91/2001 |
|---|---|
| Antopäivä: | 15.11.2001 |
| Taltio: | 5/2001 |
Henkilötietolakia sovellettiin yhtiön asiakas- ja kontaktirekisteriin sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn.
ASIA
Henkilötietojen käsittelyä koskeva hakemus
HAKIJA
Trio Network Solutions Oy
HAKEMUS
Hakija pyytää lupaa asiakas- ja kontaktirekisterin ylläpitämiselle. Rekisterin ylläpitoon käytetään ACT!2000-sovellusta. Rekisteriin tallennetaan tietoja: - asiakkaista - potentiaalisista asiakkaista, joiden kanssa neuvottelut meneillään - muut yrityksen sidosryhmät (mm. yhteistyökumppanit, tavarantoimittajat,
alihankkijat, tilitoimisto)
Sekä varsinaiset että potentiaaliset asiakkaat ovat matkapuhelinoperaattoreita ympäri maailman, pääasiassa kuitenkin Pohjoismaista sekä Euroopasta.
Käsiteltävät henkilötiedot ovat:
- henkilön nimi - henkilön nimike - yrityksen nimi - yksikkö/osasto - yrityksen osoite - yrityksen puhelin- ja fax-numerot - yrityksen sähköpostiosoite Asiakasrekisterin tietoja käytetään vain asiakasyhteydenpitoon ja suorapostituksiin (esim. newsletter, joka kertoo yrityksen kuulumisia, joulukortit, press releasit). Yhteystiedot on saatu henkilökohtaisten tapaamisten yhteydessä. Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Hakemuksen perustelut
Asiakasrekisteri on perustettu pääasiassa myynnin tueksi, jotta myynti pystyy paremmin seuraamaan asiakasprojekteissa meneillä olevia asioita ja pysymään ajan tasalla kontaktien kanssa. Neuvotteluprosessit asiakkaiden kanssa ovat erittäin pitkiä ja rekisterin päätarkoitus onkin olla muistin tukena. Rekisteri helpottaa paljon myös suorapostitusten tekemistä.
Hakija katsoo, että luvan myöntämisen edellytykset täyttyvät, koska hakija ei rekisteröi arkaluonteisia tietoja, asiakkaille ja sidosryhmille lähtevä posti on asiallista yritystä koskevaa informaatiota, eikä rekisterin tietoja luovuteta muille.
Kyseessä oleva tietojen käsittely ei hakijan mielestä vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa tai oikeuksia.
TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT
Sovellettavat säännökset
Henkilötietolain 1 §:n mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä. Henkilötietolakia sovelletaan mm. henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn.
Henkilötiedolla tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 1 kohdassa kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskevaksi.
Henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä säädetään henkilötietolain 8 §:ssä. Pykälän 1 momentin 5 kohdan mukaan henkilötietoja saa käsitellä, jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus). Henkilötietolain 6 §:n mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Lain 9 §:n 1 momentin mukaan käsiteltävien henkilötietojen tulee olla määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia.
Päätös
Hakemuksessa tarkoitettuun rekisteriin talletetaan tietoja hakijan asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista, joiden kanssa hakijalla on neuvottelut meneillään. Lisäksi rekisteriin talletetaan tietoja muista hakijan sidosryhmistä, kuten yhteistyökumppaneista, tavarantoimittajista, alihankkijoista ja tilitoimistosta. Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetussa henkilötietojen käsittelyssä täyttyy henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus.
Hakemuksessa tarkoitetun rekisterin käyttötarkoitus huomioon ottaen tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu henkilötietojen käsittely on asiallisesti perusteltua hakijan toiminnan kannalta ja että käsiteltävät henkilötiedot ovat tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia.
Edellä mainituista syistä hakija ei tarvitse tietosuojalautakunnan lupaa hakemuksessa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen tarpeettomana.
SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET
Henkilötietolaki 6 §
Henkilötietolaki 8 § 1 mom 5 kohta
Henkilötietolaki 9 § 1 mom