25.04.2000 6/2000

Viranomaisen henkilörekisteri - Luovuttaminen - Henkilötunnus - Toimivalta - Perintä - Oikeutettu etu

Perintätoimintaa harjoittavalle yritykselle myönnettiin lupa käsitellä velallisten henkilötietojen selvittämisessä väestötietojärjestelmän THS-tunnistuskyselyn avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, joiden osalta yhtiöllä ei ollut perintätoimeksiantoa. Mainittu kyselyohjelma mahdollisti väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden suorakäyttöyhteyden avulla ja annettujen hakuehtojen perusteella voitiin saada vastauksena samalla usean henkilön tietoja. Vastauksena saatiin mm. tieto syntymäajasta. Siltä osin kuin kysymys oli yrityksen oikeudesta käsitellä niiden henkilöiden tietoja, joiden osalta yrityksellä oli perintätoimeksianto, hakemus hylättiin tarpeettomana. Yrityksellä ei ollut henkilötietolain 13 §:n perusteella oikeutta saatavan perinnässä käsitellä muiden kuin niiden henkilöiden henkilötunnuksia, joiden osalta hakijalla oli perintätoimeksianto.

Ks. myös 5/27.3.2000

ASIA
Henkilötietojen luovuttamista väestötietojärjestelmästä koskeva hakemus ja hakemus saada käsitellä väestötietojärjestelmästä saatavia henkilötietoja

HAKIJA
OK Perintä Oy

HAKEMUS
Hakija pyytää poikkeuslupaa väestötietolain 29 §:n nojalla saada käyttää ensisijaisesti väestötietojärjestelmän HTU-tunnistusohjelmaa (nykyisin THA-tunnistusohjelmaa) tai toissijaisesti supistettua NIM-tunnistusohjelmaa (nykyisin THS-tunnistusohjelmaa).

Hakemuksen perustelut

Hakija on harjoittanut ammattimaista perimistoimintaa vuodesta 1991 lukien. Yhtiölle on myönnetty lupa harjoittaa perimistoimintaa 25.10.1999. Hakija on Perimistoimistojen liiton jäsenyritys.

Hakijalla on toimistot Vaasassa, Tampereella ja Helsingissä ja yhtiön palveluksessa on 15 työntekijää.

Hakija suorittaa toimeksiantojen perusteella sekä vapaaehtoista että oikeudellista perintää. Perintätoimeksiannon yhteydessä saadaan myös velallisen henkilötiedot, jotka ovat saattaneet muuttua velallisen ja toimeksiantajayrityksen tekemän sopimuksen tekemisen jälkeen. Tämän vuoksi hakijayritys selvitää velallisten puutteelliset tai virheelliset tiedot pääosin väestötietojäjestelmästä aatavien tietojen avulla.

Perintätyötä vaikeuttaa se, että velallinen voi melko vapaasti muuttaa nimeään. Velallisen oikeussuojan kannalta sekä nopean ja asianmukaisen perintätyön kannalta on erittäin tärkeää saada selville oikeat henkilö- ja osoitetiedot, jotta perintätoimenpiteet voidaan kohdistaa oikeaan henkilöön. Myös ulosottoviranomaisilta saatujen tietojen mukaan täytäntöönpanotoimiin on hankalaa ryhtyä ilman velallisen henkilötunnusta ja viimeisintä osoitetietoa.

Hakijayritys kerää ja rekisteröi vain tarpeellisia tietoja velallisista lainmukaisen perintätyön suorittamiseksi ja sen henkilökuntaa sitoo salassapitovelvollisuus kaikista velallisten ja toimeksiantajien tiedoista. Lisäksi tietojärjestelmä on suojattu siten, että ulkopuoliset eivät voi päästä tietoihin käsiksi tietoverkon tai muun teknisen keinon avulla.

Hakija korostaa, että velallisen oikeiden henkilötietojen vaivaton ja nopea selvittäminen säästää myös velallisen maksettavaksi lankeavia perintäkuluja ja velalle kertyviä viivästyskorkoja.

Hakija viittaa myös väestörekisterikeskuksen 8.3.1996 tietosuojalautakunnalle antamaan lausuntoon nro 2354/030/96, joka on annettu perintätoimisto Intrum Justitia Oy:n hakemuksesta saada käyttää väestötietojärjestelmän HTU-tunnistusohjelmaa tai toissijaisesti supistettua tunnistusohjelmaa NIM. Lausunnossaan väestörekisterikeskus katsoi, että tunnistusmenetelmällä voitaisiin huomattavasti yksinkertaistaa ja nopeuttaa perintätoimiin kuuluvaa henkilötietojen selvittelyä. Samalla vähennettäisiin puutteellisista henkilötiedoista aiheutuvaa väärinyhdistämisen riskiä.

Edellä mainittujen perusteluiden nojalla hakija katsoo välttämöttämäksi sen, että sillä olisi mahdollisuus hankkia väestötietojärjestelmästä velallisten yksilöintitietoja perintätoimeksiantojen yksinkertaistamiseksi, nopeuttamiseksi ja velallisen yksityisyyden suojan turvaamiseksi.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

THA- ja THS-tunnistusohjelmat

Väestörekisterikeskuksesta saadun tiedon mukaan HTU-tunnistusohjelman nimi on nykyään THA-tunnistusohjelma ja NIM- tunnistusohjelman nimi THS-tunnistusohjelma.

THA- ja THS-kyselyohjelmat mahdollistavat väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden suorakäyttöyhteyden avulla. Kyselyillä haetaan henkilöitä väestötietojärjestelmästä nimen perusteella. Kyselyä tarkentavina tietoina voidaan antaa henkilön syntymäaikatieto, tieto kotikunnasta tai syntymäkotikunnasta sekä tieto sukupuolesta ja elossa olosta. Kyselyjä käytettäessä voidaan saada vastauksena usean henkilön tietoja. THA- ja THS-kyselyt poikkeavat toisistaan vastausten tietosisällön perusteella.

Kummankin kyselyn vastaustietoina saadaan annettujen hakuehtojen perusteella löydetyistä henkilöistä seuraavat tiedot:

* etunimi, sukunimi (nykyinen ja entinen) * vakinainen osoite, muuttopäivä; nykyinen ja edellinen * mahdollinen tilapäinen osoite, alkamis- ja päättymispäivä * kotikunnan ja rekisteritoimiston koodi ja nimi

Edellä mainittujen tietojen lisäksi THA-kyselyllä saadaan vastaustiedoksi:

* henkilötunnus ja * paikallisen rekisteriviranomaisen koodi ja nimi

THS-kyselyllä saadaan vastaustiedoksi lisäksi:

* syntymäaika

Henkilötietojen luovutus väestötietojärjestelmästä ja tietosuojalautakunnan toimivalta

Tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta annetun lain 2 §:n mukaan tietosuojalautakunnan tehtävänä on käsitellä ja ratkaista asiat, jotka henkilötietolain mukaan kuuluvat sen päätettäviksi.

Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään,jollei muualla laissa toisin säädetä. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdan mukaan kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä, tallettamista ja luovuttamista.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan mukaan käsitellä, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 8 §:n 4 momentin mukaan oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä on voimassa, mitä viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään.

Henkilötietojen luovutuksessa väestötietojärjestelmästä on kysymys henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Henkilötietojen luovuttamisesta väestötietojärjestelmästä on säädetty väestötietolaissa (507/1993). Tietojen luovuttamisesta päättää väestörekisterikeskus tai maistraatti sen mukaisesti kuin väestötietolain 31 §:ssä säädetään. Tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa henkilötietojen luovuttamiseen väestötietojärjestelmästä.

Hakijan oikeus käsitellä tunnistuskyselyillä saatavia tietoja

Väestötietolain 25 §:n mukaan henkilötunnus voidaan luovuttaa väestötietojärjestelmästä ainoastaan silloin, jos pyytäjällä on tai voi olla henkilötunnus henkilötietolain tai muun lain perusteella hallussaan.

Hakijalle voidaan väestötietolain 29 §:n perusteella luovuttaa tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla vain jos hakijalla on henkilötietolain mukainen oikeus käsitellä kyseisiä tietoja eikä niiden luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta voi myöntää hakijalle henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa ja 43 §:ssä tarkoitetun luvan käsitellä luovutettavia tietoja, ellei hakijalla muutoin olisi lakiin perustuvaa oikeutta käsitellä niitä. Koska henkilötunnuksen käsittelystä kuitenkin säädetään tyhjentävästi henkilötietolain 13 §:ssä, tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa henkilötunnuksen muuhun käsittelyyn.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan nojalla, jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan. Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan nojalla, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötunnusta saa henkilötietolain 13 §:n mukaan käsitellä mm. saatavan perimisessä.

Hakijan tarkoituksena on käyttää väestötietojärjestelmästä tunnistuskyselyn avulla saatavia tietoja saatavien perinnässä. Koska tunnistuskyselyt mahdollistavat väestötietojärjestelmään merkittyjen henkilötietojen vapaan selailumahdollisuuden, luovuttaa väestörekisterikeskus suorakäyttöyhteyden avulla hakijalle tietoja myös henkilöistä, joiden osalta hakijalla ei ole perintätoimeksiantoa.

Henkilötunnus

Henkilötietolain 13 §:n 2 momentin mukaan henkilötunnusta saa käsitellä saatavan perimisessä. Tämän vuoksi hakijalla on oikeus käsitellä niiden henkilöiden henkilötunnuksia, joiden osalta hakijalla on perintätoimeksianto.

Tietosuojalautakunta katsoo, että edellä mainittu säännös ei kuitenkaan oikeuta käsittelemään muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden henkilötunnuksia saatavan perimisessä. Myöskään muut henkilötietolain 13 §:ssä henkilötunnuksen käsittelylle säädetyt edellytykset eivät täyty. Tämän vuoksi hakijalla ei ole oikeutta käsitellä muiden kuin niiden henkilöiden henkilötunnuksia, joiden osalta hakijalla on perint toimeksianto.

Muut tiedot

Tietosuojalautakunta katsoo, että siltä osin kuin hakijalla on rekisteröityä koskeva perintätoimeksianto, hakijalla on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitetun asiallisen yhteyden perusteella oikeus käsitellä tunnistusohjelmien avulla saatavia rekisteriöityä koskevia tietoja. Tämän vuoksi hakija ei tarvitse tietosuojalautakunnan lupaa näitä henkilöitä koskevien tietojen käsittelyyn.

Siltä osin kuin hakijalla ei ole rekisteröityä koskevaa perintätoimeksiantoa, rekisteröidyllä ei ole asiallista yhteyttä hakijan toimintaan. Koska muutkaan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1-8 kohdassa mainitut edellytykset henkilötietojen käsittelylle eivät täyty, tarvitsee hakija näitä henkilöitä koskevien tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn mm. rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Tietosuojalautakunta katsoo hakemuksessa esitetyillä perusteilla, että THS-tunnistuskyselyllä voidaan merkittävästi yksinkertaistaa ja nopeuttaa perintätoimiin kuuluvaa henkilötietojen selvittelyä. Tietosuojalautakunta katsoo, ett THS-tunnistuskyselyn avulla saatavien tietojen käsittely on tarpeen OK Perintä Oy:n oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta myöntää OK Perintä Oy:lle luvan käsitellä THS-tunnistuskyselyn avulla saatavia sellaisten henkilöiden tietoja, joiden osalta yhtiöllä ei ole perintätoimeksiantoa. Samalla tietosuojalautakunta määrää, että THS-tunnistuskyselyllä saadut tiedot on hävitettävä välittömästi kun ne eivät enää ole tarpeen saatavan perimiseksi tai viimeistään silloin, kun muu lainsäädäntö ei enää edellytä tietojen säilyttämistä.

Ottaen huomioon luovutettavien tietojen laatu ja käyttötarkoitus sekä edellä asetettu lupamääräys, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntäminen vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa.

Siltä osin kuin on kysymys hakijan oikeudesta käsitellä niiden henkilöiden tietoja, joiden osalta hakijalla on perintätoimeksianto, lautakunta hylkää hakemuksen tarpeettomana. Siltä osin kuin kysymys on hakijan oikeudesta käsitellä muiden kuin niiden henkilöiden henkilötunnuksia, joiden osalta hakijalla on perintätoimeksianto, tietosuojalautakunta jättää hakemuksen edellä lausutun mukaisesti toimivaltaansa kuulumattomana tutkimatta.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 2 §
Henkilötietolaki 2 § 1 mom
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 8 §
Henkilötietolaki 13 §
Henkilötietolaki 43 §
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom
Väestötietolaki 25 §
Väestötietolaki 27 §
Väestötietolaki 29 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.