27.03.2000 4/2000

Henkilötunnus - Tilastointi

Pohjois-Karjalan TE-keskuksen ty voimaosastolla ja Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu Oy:llä oli oikeus käsitellä oppilaiden henkilötunnuksia vuosittaisen sijoittumisseurantakyselyn tekemistä varten, koska oppilaiden yksiselitteinen yksilöiminen oli tärkeää tilastointia varten. Työvoimaosastolla oli oikeus käsitellä väestörekisterikeskukselta henkilötunnusten perusteella saatavia oppilaiden nimi- ja osoitetietoja ilman tietosuojalautakunnan lupaa, koska edellytykset henkilötietojen käsittelylle tilastotarkoituksia varten täyttyivät.

Ks. myös 20/19.5.1998

ASIA
Henkilötietojen käsittelyä koskeva hakemus

HAKIJAT
Pohjois-Karjalan TE-keskuksen työvoimaosasto ja Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu Oy

HAKEMUS
Pohjois-Karjalan TE-keskuksen työvoimaosasto (jälj. TE-keskus) pyytää lupaa saada käyttöönsä Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu Oy:stä, Joensuun ammatti-instituutista ja Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymästä vuodesta 1998 alkaen valmistuneiden opiskelijoiden henkilötunnukset osoitetietojen ajantasaistamiseen. Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu Oy:lle pyydetään lupaa saada luovuttaa henkilötunnukset TE-keskuksen työvoimaosastolle. Lisäksi pyydetään lupaa sille, että TE-keskus saisi hoitaa osoitteiden tilaamisen väestörekisterikeskuksesta.

Hakijan edustaja osastopäällikkö Paavo Rissanen on puhelimitse 17.3.2000 vahvistanut, että TE-keskus pyytää hakemuksessa mainituilta oppilaitoksilta ainoastaan opiskelijoiden henkilötunnukset. TE-keskuksella ei ole ennestään hallussaan opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja. Oppilaitoksilta saatavien henkilötunnusten avulla väestörekisterikeskuksesta on tarkoitus pyytää opiskelijoiden ajan tasalla olevat nimet ja osoitteet.

TE-keskuksen työvoimaosasto tarvitsee tietoja, jotta se voi yhdessä oppilaitosten kanssa toteuttaa vuosittaisen sijoittumisseurantakyselyn maakunnan ammatillisista oppilaitoksista ja AMK:sta kaksi vuotta sitten valmistuneille. Vastaavaa tutkimusta on tehty Pohjois-Karjalassa vuodesta 1988 lähtien ja se on osoittautunut hyödylliseksi osaksi alueen ennakointijärjestelmää. Tuloksia on käytetty mm. koulutuksen suunnittelussa ja opinto-ohjauksessa sekä työhallinnossa että oppilaitoksissa.

Lupaa anotaan toistaiseksi voimassa olevaksi, sillä TE-keskuksille on määrätty pysyvä vastuu koordinoida alueensa ammatillisen koulutuksen ja työvoimatarpeiden ennakointia. Myös oppilaitosten osalta on kyse pysyvien lakisääteisten tehtävien hoidosta, eli vaikuttavuuden arvioinnista.

Tietoja käytetään ainoastaan seurantakyselyjen tekemiseen, eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille. Henkilötiedot hävitetään heti kyselyiden suorittamisen jälkeen. Valmistettavissa tilastollisissa aineistoissa ja raporteissa yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilötunnuksen käsittely

Hakemuksessa on kysymys PK:n TE-keskuksen työvoimaosaston ja Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu Oy:n oikeudesta käsitellä henkilötunnuksia.

Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään,jollei muualla laissa toisin säädetä. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä, tallettamista ja luovuttamista.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan 8 §:n 1 momentin 1-9 kohdassa mainituilla edellytyksillä. Momentin 9 kohdan mukaan henkilötietoja saa käsitellä, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 8 §:n 3 momentin mukaan henkilötunnuksen käsittelystä säädetään henkilötietolain 3 luvussa. Henkilötietolain 13 §:ssä on määritelty tyhjentävästi ne tilanteet, joiden vallitessa henkilötunnuksen käsittely on sallittua. Tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa henkilötunnuksen muuhun käsittelyyn.

Henkilötunnusta saa henkilötietolain 13 §:n mukaan käsitellä mm., jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää tilastointia varten. Hakemuksen mukaan opiskelijoiden henkilötunnuksia tarvitaan tilastollisten aineistojen ja raporttien laatimista varten.

Koska rekisteröityjen yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää tilastointia varten, hakijoilla on oikeus käsitellä oppilaitoksista valmistuneiden henkilötunnuksia henkilötietolain 13 §:n 1 momentin 3 kohdan nojalla. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta hylkää henkilötunnusten käsittelyä koskevan hakemuksen tarpeettomana.

TE-keskuksen oikeus käsitellä väestörekisterikeskukselta saatavia nimi- ja osoitetietoja

Hakemuksessa on kysymys myös TE-keskuksen oikeudesta käsitellä väestörekisterikeskukselta saatavia opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja.

Hakemuksen mukaan opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja käsitellään tilastojen laatimista varten.

Henkilötietolain 15 §:n mukaan tilastotarkoituksia varten saa henkilötietoja käsitellä muilla kuin 8 §:n 1 momentissa säädetyillä perusteilla, jos:

1) tilastoa ei voida tuottaa tai sen tarkoituksena olevaa
tiedontarvetta toteuttaa ilman henkilötietojen käsittelyä;
2) tilaston tuottaminen kuuluu rekisterinpitäjän toimialaan;
sekä
3) tilastorekisteriä käytetään vain tilastollisiin
tarkoituksiin eikä siitä luovuteta tietoja siten, että tietty
henkilö on niistä tunnistettavissa, ellei tietoja luovuteta
julkista tilastoa varten.

Tietosuojalautakunta katsoo, että pykälässä mainitut edellytykset henkilötietojen käsittelylle täyttyvät.

Koska TE-keskuksella on oikeus käsitellä opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja henkilötietolain 15 §:n nojalla, tietosuojalautakunta hylkää opiskelijoiden nimi- ja osoitetietojen käsittelyä koskevan hakemuksen tältäkin osin tarpeettomana.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilötietolaki 2 § 1 mom
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 8 § 1 mom
Henkilötietolaki 8 § 3 mom
Henkilötietolaki 8 § 4 mom
Henkilötietolaki 13 §
Henkilötietolaki 15 §
Laki työvoima- ja elinkeinokeskuksista 1 § 1 mom
Laki työvoima- ja elinkeinokeskuksista 3 § 3 kohta
Asetus työvoima- ja elinkeinokeskuksista 4 §
Laki ammattikorkeakouluopinnoista 8 § 1 mom

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.