13.03.2000 3/2000

Viranomaisen henkilörekisteri - Luovuttaminen - Toimivalta

Tietosuojalautakunnalla ei ollut toimivaltaa myöntää Suomen Lukiolaisten Liitto ry:lle lupaa oppilaiden nimi- ja osoitetietojen saamiseen opetushallituksen opiskelijavalintarekisteristä "Tervemenoa Lukioon"-lehden postittamista varten. Lautakunnalla ei ollut myöskään toimivaltaa myöntää liitolle lupaa tallettaa ja käyttää niiden oppilaiden tietoja, jotka eivät olleet antaneet suostumustaan tietojensa luovuttamiseen. Siltä osin kuin oppilaat olivat antaneet suostumuksensa tietojensa luovuttamiseen liiton hakemus saada tallettaa ja käyttää nimi- ja osoitetietoja hylättiin tarpeettomana.

ASIA
Henkilötietojen luovuttamista viranomaisen henkilörekisteristä sekä henkilötietojen tallettamista ja käyttämistä koskeva lupahakemus

HAKIJA
Suomen Lukiolaisten Liitto r.y.

HAKEMUS
Hakija pyytää lupaa saada vuoden 2000 yhteishaussa ensisijaisesti lukioon ehdotettujen oppilaiden nimi- ja osoitetiedot opetushallituksen yhteishakurekisteristä.

Hakija tarvitsee oppilaiden nimi- ja osoitetietoja "Tervemenoa Lukioon" -lehden postittamista varten. Hakijan tarkoituksena on lähettää lehti kaikille lukion aloittaville elokuun 2000 alussa. Lehti sisältää artikkeleita mm. opiskelusta luokattomassa lukiossa, uudesta lukiolaista, hajautetusta ylioppilastutkinnosta, opiskelijan oikeusturvasta ja opintososiaalisista kysymyksistä sekä lukio-opintojen valinnasta ylioppilastutkinnon jälkeisiä opintoja silmällä pitäen. Lehti esittelee myös Suomen Lukiolaisten Liitto r.y.:n toimintaa ja sen tarjoamia palveluja lukiolaisille.

Hakemuksen mukaan lehden tarjoamaa hyödyllistä tietoa lukio-opintojen aloittamisesta ja tehokkaasta suunnittelusta on vaikeata välittää lukiossa opiskelunsa aloittaville ilman kyseisten henkilöiden nimi- ja osoitetietoja.

Yhteishakurekisteristä saatavia nimi- ja osoitetietoja käytettäisiin ainoastaan kerran "Tervemenoa Lukioon" -lehden postituksen yhteydessä, jonka jälkeen osoitetiedosto hävitettäisiin.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishakurekisteri

Hakija on pyytänyt lupaa saada lukioon ehdotettujen oppilaiden tietoja opetushallituksen yhteishakurekisteristä.

Opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain (1058/1998) 1 §:n mukaan ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishakurekisteri on osa opetushallituksen pitämää opiskelijavalintarekisteriä. Lain 3 §:n 1 momentin mukaan opiskelijavalintarekisteriin talletetaan mm. hakijan nimi ja tarpeelliset yhteystiedot sekä hakijan suostumus tai kielto nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten.

Henkilötietojen luovutus viranomaisen henkilörekisteristä ja tietosuojalautakunnan toimivalta

Tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta annetun lain 2 §:n mukaan tietosuojalautakunnan tehtävänä on käsitellä ja ratkaista asiat, jotka henkilötietolain mukaan kuuluvat sen päätettäviksi.

Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä, tallettamista ja luovuttamista.

Henkilötietolain 8 §:n 4 momentin mukaan oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä on voimassa, mitä viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään.

Hakemuksessa tarkoitetussa luovutuksessa on kysymys henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Opiskelijavalintarekisterin käyttötarkoituksesta on säädetty opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain 2 §:ssä ja tietojen luovuttamisesta opiskelijavalintarekisteristä lain 5 §:ssä. Lain 3 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan rekisteriin talletetaan hakijan suostumus tai kielto nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten. Tietojen luovuttamisesta ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishakurekisteristä on siten säädetty edellä mainituin tavoin erikseen laissa.

Tietosuojalautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää lupaa henkilötietojen luovuttamiseen viranomaisen henkilörekisteristä. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta jättää tietojen luovutusta koskevan hakemuksen toimivaltaansa kuulumattomana tutkimatta.

Hakijan oikeus tallettaa ja käyttää hakemuksessa tarkoitettuja oppilaiden nimi- ja osoitetietoja

Vaikkei tietosuojalautakunnalla ole toimivaltaa päättää tietojen luovutuksesta viranomaisen henkilörekisteristä, tietosuojalautakunta voi myöntää luovutuksensaajalle henkilötietolain 43 §:ssä tarkoitetun luvan tallettaa ja käyttää luovutettavia tietoja, ellei luovutuksensaajalla muutoin olisi lakiin perustuvaa oikeutta tallettaa ja käyttää niitä. Näin tietosuojalautakunta voi poistaa esteen tietojen luovutukselta tapauksissa, joissa luovutus olisi muutoin sallittua, mutta luovutuksensaajalla ei olisi oikeutta tallettaa ja käyttää luovutettavia tietoja.

Tietosuojalautakunta katsoo, että opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain säänösten perusteella oppilaiden nimi- ja osoitetietojen luovuttaminen hakijalle on sallittua vain, jos oppilas on antanut lain 3 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitetun suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa luovuttamiseen. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta katsoo, ettei sillä ole toimivaltaa myöntää lupaa tallettaa ja käyttää niiden henkilöiden nimi- ja osoitetietoja, jotka eivät ole antaneet suostumustaan nimi- ja osoitetietojensa luovuttamiseen. Tietosuojalautakunta jättää hakemuksen toimivaltaansa kuulumattomana tutkimatta siltä osin kuin kysymys on hakijan oikeudesta tallettaa ja käyttää muiden kuin suostumuksensa antaneiden oppilaiden tietoja.

Siltä osin kuin rekisteröitävät ovat antaneet suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa luovuttamiseen, on myös hakijalla tähän suostumukseen perustuva oikeus tallettaa ja käyttää näitä tietoja henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohdan nojalla. Mainitun lainkohdan mukaan henkilötietoja saa käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella. Tämän vuoksi hakija ei tarvitse tietosuojalautakunnan lupaa niiden oppilaiden nimi- ja osoitetietojen tallettamiseen ja käyttämiseen, jotka ovat antaneet suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa luovuttamiseen. Tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen tältä osin tarpeettomana.

SOVELLETUT S NN KSET

Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 2 §
Henkilötietolaki 2 §
Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 8 § 1 mom
Henkilötietolaki 8 § 2 mom
Henkilötietolaki 8 § 4 mom
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom
Laki opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteris-
tä 1 §
Laki opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteris-
tä 3 § 1 mom
Laki opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteris-
tä 5 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.