31.01.2000 1/2000

Vuokraustoiminta - Rekisterinpitäjä - Suostumus - Yhteysvaatimus - Luovuttaminen - Henkilötunnus - Tarpeellisuusvaatimus - Oikeutettu etu

Teknisen Kaupan Liitto ry:een kuuluville rakennuskonevuokraamoille myönnettiin määräaikainen lupa saada ylläpitää yhteistä sulkulistaa henkilöistä, jotka ovat jättäneet vuokraamansa rakennuskoneen palauttamatta taikka ovat laiminlyöneet vuokranmaksunsa.

ASIA
Henkilötietojen käsittelyä koskeva lupahakemus

HAKIJA
Teknisen Kaupan Liitto r.y. siihen kuuluvien rakennuskonevuokraamoiden puolesta

HAKEMUS
Hakijat pyytävät lupaa saada ylläpitää rekisteriä henkilöistä, jotka ovat syyllistyneet liiton jäsenyrityksinä oleviin rakennuskonevuokraamoihin kohdistuviin väärinkäytöksiin.

Tietosuojalautakunta on myöntänyt hakijoille poikkeusluvan 26.1.1998 ylläpitää rekisteriä väärinkäytöksiin syyllistyneistä luonnollisista henkilöistä. Poikkeuslupa päättyy 29.2.2000. Hakijat pyytävät uutta poikkeuslupaa tai määräajan jatkamista.

Hakijat esittävät, että prosessi toteutettaisiin vastaavalla tavalla kuin tähän mennessä eli seuraavasti:

Väärinkäytöksen esiintyessä vuokraamo ilmoittaa tapahtumasta telefaxilla tehtävään valitulle perintätoimistolle, joka lähettää varoitustelefaxit kaikille muille vuokraamoille. Perintätoimisto laatii sulkulistan ilmoitetuista tapauksista ja toimittaa päivitetyn listan yrityksille kerran kuukaudessa. Kukin yritys tekee sopimuksen perintätoimiston kanssa ja sitoutuu huolellisesti hävittämään saapuneet varoitustelefaxit aina kun perintätoimisto toimittaa uuden sulkulistan.

Hakijat pyytävät lupaa saada kerätä varoitustelefaxeille ja niiden perusteella kuukausittain laadittavalle sulkulistalle seuraavia tietoja:

- Ilmoituksen tehneen yrityksen nimi ja toimipisteen paikkakunta ja yhteystiedot - Ilmoituspäivä ja kellonaika - Ilmoittavan henkilön allekirjoitus ja nimenselvennys - Vuokrauksen kohde (koneen/laitteen nimike) - Vuokralleottajan nimi, osoite ja puhelinnumero - Vuokralleottajan henkilötunnus tai syntymäaika tai henkilötunnuksen loppuosa - Maininta siitä, ovatko ilmoitetut henkilötiedot vuiokralleottajan todelliset henkilötiedot vai väärät - Väärinkäytetyt todelliset henkilötiedot (kyseisen henkilön kirjallisella suostumuksella) - Väärinkäytetyt vainajien henkilötiedot (vainajan omaisen kirjallisella suostumuksella) - Väärinkäytettyjen henkilötietojen kohdalle tallennettaisiin maininta siitä, että kyseisiä henkilötietoja käyttää oikeudettomasti joku muu kuin asianomainen henkilö - Vuokraesineiden nimikkeet - Tapahtumapäivä

- Tieto tapahtumasta seuraavasti (rasti ruutuun valinnat):

1. Vuokraamo kieltäytynyt vuokraamasta, koska vuokralleottaja on sulkulistalla 2. Vuokraamo kieltäytynyt vuokraamasta, vaikka vuokralleottaja ei ole sulkulistalla 3. Vuokraesinettä ei palautettu ajoissa 4. Vuokra kokonaan maksamatta 5. Loppuvuokra maksamatta

Lisäksi ilmoituslomakkeella ilmoitettaisiin aikaisemman ilmoituksen peruutuksesta seuraavasti:

Peruutuksen syy:

1. Ei enää syytä kieltäytyä vuokraamasta 2. Vuokraesineet palautettu 3. Vuokrarästi maksettu 4. Ilmoitus perustui väärinkäsitykseen 5. Tapaus on sovittu

Tietoja esitetään säilytettäväksi sulkulistalla kolme vuotta rekisteröinnin aiheuttaneesta tapahtumasta, ellei ilmoittaja peruuta ilmoitustaan aikaisemmin.

Hakijat ovat myöhemmin luopuneet hakemuksesta siltä osin kuin tapahtumaa kuvaavina tietoina on haluttu kerätä tietoja siitä, että vuokraamo on kieltäytynyt vuokraamasta laitetta.

Hakemuksen perustelut

Rakennuskonevuokraamoille aiheutuu hakemuksen mukaan väärinkäytöksistä suuret vuotuiset taloudelliset menetykset (arviolta 10-20 Mmk/v). Eniten väärinkäytöksiä tekevät luonnolliset henkilöt. Väärinkäytökset tehdään pääasiassa tietoisesti ja ne ovat toistuvia joidenkin henkilöiden kohdalla (ammattirikolliset). Koska vuokrattavat koneet ovat kalliita, ei vuokraajalta voida käytännössä vaatia kattavaa takuumaksua.

Saadut kokemukset ovat osoittaneet rekisterin tarpeellisuuden. Nykyisestä käytännöstä saadut kokemukset ovat erittäin myönteiset. Menettely on ehkäissyt rikosten syntymistä ja helpottanut niiden selvittämistä.

Rakennuskonevuokraamot ovat arvioineet väärinkäytöksiä tai niiden yrityksiä olevan n. 2000 kpl vuodessa. Kyseessä on jatkuva ongelma, joka ajoittuu erityisesti keväälle kun rakennustoiminta vilkastuu.

Hakijat viittaavat myös siihen, että Ruotsissa rakennuskonevuokraamot ovat saaneet viranomaisilta luvan sulkulistan pitämiseen ja Suomessa pankeilla ja vakuutusyhtiöillä on vastaavat luvat.

KUULEMINEN

Tietosuojalautakunta on pyytänyt asiassa tietosuojavaltuutetun lausunnon. Lausuntoa on pyydetty erityisesti siitä, minkälaisia kokemuksia tietosuojalautakunnan mainituille rakennuskonevuokraamoille aiemmin myöntämän poikkeusluvan nro 3/26.1.1998 toimivuudesta on saatu. Lausuntoa on pyydetty erityisesti myös siltä osin, kuin hakijat esittävät muutoksia poikkeusluvan 3/98 oikeuttamaan järjestelyyn.

Lausunnossaan 3.1.2000 tietosuojavaltuutettu pitää erityisen ongelmallisena rekisteröintiperusteena nykyisen käytännön mukaista, hakemuksessa alun perin ollutta kohtaa vuokraamo kieltäytynyt vuokraamasta, vaikka vuokralleottaja ei ole sulkulistalla . Hakija on edellä kerrotun mukaisesti myöhemmin luopunut hakemuksesta tältä osin.

Tietosuojavaltuutettu esittää, että tietosuojalautakunta määrittelisi mikä olisi riittävä määräaika eräpäivästä, jonka jälkeen merkintä voitaisiin tehdä. Tahattomien viivästysten välttämiseksi voitaisiin edellyttää jonkinlaista yhteydenottoa tai sen yritystä.

Tietosuojavaltuutettu katsoo, että tietojen nykyisessä jakelutavassa ei pystytä kunnolla huolehtimaan siitä, että tiedot olisivat vain niitä kulloinkin tarvitsevien käytössä. Parempi ratkaisu olisi kyselypohjainen järjestelmä, jossa tietoja käsiteltäisiin vain tarpeen tullen. Tietosuojavaltuutettu esittää, että lautakunta pyytäisi hakijoilta lisäselvitystä siitä, miten voitaisiin luopua nykyisestä moninkertaisesta ja tarpeettomasta henkilötietojen jakelusta.

Hakijoiden antama selitys ja lisäselvitys

Hakijoille on varattu tilaisuus selityksen antamiseen tietosuojavaltuutetun lausunnosta.

Selityksessään 14.1.2000 Teknisen Kaupan Liitto ilmoittaa, että hakijat luopuvat edellä kerrotuin tavoin hakemuksesta siltä osin kuin tapahtumaa kuvaavina tietoina on haluttu käsitellä tietoa siitä, että vuokraamo on kieltäytynyt vuokraamasta laitetta (kohdat 1-2). Myös rekisteröitävän puhelinnumeron merkitsemisestä luovutaan.

Liitto ilmoittaa, että sen tavoitteena on kehittää internetpohjainen käyttäjätunnuksiin perustuva järjestelmä, jonka avulla voidaan toteuttaa tietosuojavaltuutetun esittämä kyselypohjainen järjestelmä. Järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön kuluvan vuoden aikana.

Sulkulistasta saadut kokemukset ovat olleet myönteiset ja se on ollut omiaan ehkäisemään väärinkäytöksiä. Vertailuaineiston puuttumisen vuoksi tarkkoja lukuja väärinkäytösten määrässä tapahtuneista muutoksista ei voida toistaiseksi antaa. Sulkulistalle on tehty sen voimassaoloaikana 18.6.1998 - 14.1.2000 yhteensä 208 ilmoitusta, joista vuoden 1999 aikana 147 kappaletta.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 4 kohdassa yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetun sulkulistan rekisterinpitäjänä ovat Teknisen Kaupan Liitto r.y:een kuuluvat rakennuskonevuokraamot yhdessä.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 2 kohdassa kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, mm. henkilötietojen keräämistä, tallettamista, yhdistämistä, luovuttamista ja säilyttämistä.

Henkilötietolain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan 8 §:n 1 momentin 1-9 kohdassa mainituilla edellytyksillä.

Henkilötietoja saa käsitellä 8 §:n 1 momentin 1 kohdan nojalla rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella. Suostumuksella tarkoitetaan henkilötietolain 3 §:n 7 kohdassa kaikenlaista vapaaehtoista, yksilöityä ja tietoista tahdon ilmaisua, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn.

Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan nojalla, jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus). Henkilötietojen luovuttaminen voi kuitenkin tapahtua 1 momentin 5 kohdan nojalla vain, jos henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana kysymyksessä olevan toiminnan harjoittamiseen edellyttäen, että tarkoitus, johon tiedot luovutetaan, ei ole yhteensopimaton henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa ja että rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta.

Henkilötietoja saa käsitellä henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 9 kohdan nojalla, jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn henkilötietolain 43 §:n 1 momentissa tarkoitetun luvan.

Henkilötietolain 13 §:n 2 momentin mukaan henkilötunnusta saa käsitellä vuokraustoiminnassa.

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilötietolain 9 §:n 1 momentin mukaan käsiteltävien henkilötietojen tulee olla määritellyn henkilötietojen käsittelyn kannalta tarpeellisia. Henkilötietoja voidaan pitää käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisina silloin, kun ne ovat asianmukaisia ja olennaisia eivätkä liian laajoja siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty ja missä niitä myöhemmin käsitellään.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettuja henkilötietoja voidaan pitää tarpeellisina hakemuksessa tarkoitetun käsittelyn kannalta.

Luvan tarve

Siltä osin kuin hakijoilla on edellä mainittu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohdassa tarkoitettu rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn, eivät hakijat tarvitse käsittelyyn tietosuojalautakunnan lupaa.

Lupaa ei tarvita myöskään siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyssä täyttyy henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus. Tietosuojalautakunta katsoo, että yhteysvaatimus toteutuu vuokraajan ja vuokranantajana olevan rakennuskonevuokraamon välillä. Yhteysvaatimus voi kuitenkin katketa esimerkiksi sen jälkeen kun saatava on suoritettu. Muilta osin yhteysvaatimus ei toteudu rakennuskonevuokraamoiden ja rekisteröitävien välillä.

Siltä osin kuin tarkoituksena on käsitellä niiden vuokraamon omien asiakkaiden henkilötietoja, joiden osalta yhteysvaatimus ei täyty ja siltä osin kuin tarkoituksena on käsitellä toisen rakennuskonevuokraamon asiakkaita koskevia tietoja, tarvitsevat hakijat tietojen käsittelyyn tietosuojalautakunnan henkilötietolain 43 §:ssä tarkoitetun luvan.

Siltäkin osin kuin yhteysvaatimus täyttyy, voi henkilötietojen luovuttaminen toiselle hakijayhtiölle tapahtua henkilötietolain 8 §:n 2 momentin mukaan vain, jos henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana kysymyksessä olevan toiminnan harjoittamiseen edellyttäen, että tarkoitus, johon tiedot luovutetaan, ei ole yhteensopimaton henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa ja että rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta.

Tietosuojalautakunta katsoo, että vuokraajia koskevien henkilötietojen luovuttaminen ei kuulu tavanomaisena osana rakennuskonevuokraustoiminnan harjoittamiseen. Rekisteröityjen ei myöskään voida olettaa tietävän henkilötietojensa tällaisesta luovuttamisesta. Näin ollen hakijat tarvitsevat tietosuojalautakunnan luvan myös tietojen luovuttamiseen yhtiöiden välillä yhteistä sulkulistaa varten.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijat eivät tarvitse tietosuojalautakunnan lupaa niiden henkilöiden henkilötunnusten käsittelyyn, joita koskevien tietojen käsittely on sallittua joko suoraan lain nojalla tai tietosuojalautakunnan luvan perusteella. Suoraan lain nojalla henkilötunnuksen käsittely on sallittua vain siltä osin kuin vuokraamo käsittelee omia asiakkaitaan koskevia tietoja niin kauan kuin asiakkaan ja vuokraamon välillä on vuokrasuhde.

Luvan myöntämisen edellytykset

Henkilötietolain 43 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa 8 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun luvan henkilötietojen käsittelyyn mm., jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeutetun edun toteuttamiseksi edellyttäen, ettei tietojen tällainen käsittely vaaranna henkilön yksityisyyden suojaa ja oikeuksia.

Henkilötietolain 43 §:n 3 momentin mukaan lupa voidaan antaa määräajaksi tai toistaiseksi ja siihen on liitettävä rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tarpeelliset määräykset.

Päätös

Hakijoiden antaman selvityksen mukaan rakennuskonevuokraamoihin kohdistuneista väärinkäytöksistä saattaisi aiheutua vuosittain huomattavia taloudellisia menetyksiä rakennuskonevuokraamoille. Hakijoiden ilmoituksen mukaan hakemuksessa tarkoitetusta rekisteristä saadut kokemukset ovat erittäin myönteiset. Menettely on ehkäissyt rikosten syntymistä ja helpottanut niiden selvittämistä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetulla sulkulistalla, jolle kerätään tietoja vuokraesineen palauttamatta jättäneistä ja vuokranmaksunsa laiminlyöneistä, on mahdollista ehkäistä rakennuskonevuokraamoihin kohdistuvia väärinkäytöksiä. Tämän vuoksi hakemuksessa tarkoitettu henkilötietojen käsittely sulkulistaa varten on tarpeen hakijoiden oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijana oleville rakennuskonevuokraamoille luvan hakemuksessa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuttaa hakijat ylläpitämään yhteistä sulkulistaa henkilöistä, jotka ovat jättäneet vuokraamansa koneen palauttamatta taikka ovat laiminlyöneet vuokranmaksunsa.

Lupamääräykset

Rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi tietosuojalautakunta määrää, että:

1) Rakennuskonevuokraamoiden on vuokraussopimuksia tehdessään ilmoitettava vuokraajalle hakemuksessa tarkoitetusta sulkulistasta ja sen käyttötarkoituksesta sekä siitä, millä perusteella sulkulistalle voi joutua.

2) Tietoa vuokran maksamatta jättämisestä ei saa rekisteröidä ennen kuin erääntynyt vuokra on ollut maksamatta 14 vuorokautta.

3) Rekisteröidylle on ilmoitettava viipymättä häntä koskevasta sulkulistalle tehdystä merkinnästä.

4) Rekisteröidylle on viipymättä ilmoitettava, jos vuokrasopimuksen syntymättä jääminen johtuu tämän luvan nojalla käsiteltävistä häntä koskevista tiedoista.

5) Rekisteröidyllä on oikeus saada sulkulistalle merkintä siitä, että vuokrasaatava on riitautettu.

6) Sulkulistalla olevat ja sille ilmoitetut tiedot on hävitettävä kolmen vuoden kuluttua rekisteröinnin aiheuttaneesta tapahtumasta.

Määräysten perustelut

1) Lupamääräys on asetettu, jotta vuokraaja saisi henkilötietolain 24 §:ssä tarkoitetun yleisen informaation lisäksi tiedon tässä luvassa tarkoitetusta sulkulistasta ja siihen tehtäviä merkintöjä koskevasta menettelystä.

2) Lupamääräyksellä halutaan varmistaa, ettei rekisteriin talleteta tahattomia tai tilapäisistä maksuvaikeuksista johtuvia maksun viivästymisiä.

3-4) Lupamääräykset on asetettu, jotta rekisteröity saisi tiedon rekisterimerkinnän käyttämisestä häntä koskevassa päätöksenteossa.

5) Ottaen huomioon sen, että tietoja on tarkoitus käyttää rekisteröityä koskevassa päätöksenteossa, rekisteröidyllä tulee olla oikeus saada rekisteriin merkintä vuokrasaatavan riitauttamisesta.

6) Tieto on poistettava asetetussa määräajassa, koska tiedon voidaan arvioida tässä ajassa useimmissa tapauksissa menettäneen merkityksensä kyseessä olevan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta ja jotta rekisteröinnin vaikutukset eivät kohtuuttoman kauan vaikeuttaisi rekisteröidyn mahdollisuuksia vuokrata rakennuskone.

Luvan määräaikaisuus

Lupa myönnetään olemaan voimassa 31.1.2003 asti. Lupa myönnetään määräaikaisena, jotta luvan nojalla toteutetun järjestelyn toimivuus ja lupamääräysten riittävyys voidaan tarvittaessa arvioida uudelleen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilötietolaki 3 § 2 kohta
Henkilötietolaki 3 § 4 kohta
Henkilötietolaki 3 § 7 kohta
Henkilötietolaki 8 § 1 mom
Henkilötietolaki 8 § 2 mom
Henkilötietolaki 8 § 3 mom
Henkilötietolaki 9 § 1 mom
Henkilötietolaki 13 § 2 mom
Henkilötietolaki 43 § 1 mom
Henkilötietolaki 43 § 3 mom

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.